Thành lập công ty tại Nam Phi

Nam Phi từ lâu đã được xem là nền kinh tế phát triển nhất tại châu Phi, mang đến một môi trường đầu tư đầy triển vọng cho các doanh nghiệp toàn cầu. Nam Phi như một trung tâm kết nối, mở ra cánh cửa tiếp cận dễ dàng đến thị trường rộng lớn và đang phát triển nhanh chóng của toàn lục địa châu Phi. Hơn nữa, Nam Phi sở hữu cơ sở hạ tầng vượt trội so với nhiều quốc gia trong khu vực, từ hệ thống cảng biển, đường bộ, đường sắt hiện đại đến mạng lưới viễn thông. Vì vậy ngày càng có nhiều nhà đầu tư có nhu cầu thành lập công ty tại Nam Phi, Luật Việt An xin hướng dẫn quý khách hàng thủ tục thành lập công ty tại Nam Phi qua bài viết dưới đây.

Chuẩn bị thông tin để thực hiện thủ tục thành lập công ty tại Nam Phi

Lựa chọn loại hình công ty

Luật pháp Nam Phi quy định nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau, mỗi loại có những đặc điểm và yêu cầu riêng biệt. Dưới đây là thông tin loại hình phổ biến nhà đầu tư nước ngoài hay chọn khi thành lập và các loại hình khác:

• Công ty Tư nhân (Private Company – (Pty) Ltd): Đây là loại hình doanh nghiệp được thành lập phổ biến nhất tại Nam Phi, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs). Đặc điểm tiêu biểu là trách nhiệm của cổ đông được giới hạn trong phần vốn góp của họ vào công ty, tách biệt tài sản cá nhân của chủ sở hữu khỏi các khoản nợ và nghĩa vụ kinh doanh của công ty.
• Công ty Đại chúng (Public Company – Ltd): Loại hình này phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn hơn hoặc có kế hoạch phát triển mạnh mẽ thông qua việc huy động vốn từ công chúng. Khác với công ty tư nhân, Công ty Đại chúng có thể chào bán cổ phiếu ra công chúng và thường niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán. Tuy nhiên, đi kèm với khả năng tiếp cận nguồn vốn này là yêu cầu phải tuân thủ các quy định báo cáo và quản lý nghiêm ngặt hơn đáng kể từ các cơ quan quản lý và công chúng. Tương tự công ty tư nhân, cổ đông của công ty đại chúng cũng có trách nhiệm hữu hạn đối với phần vốn góp.
• Công ty Phi Lợi nhuận (Non-Profit Company – NPC): Đúng như tên gọi, loại hình này được thành lập không vì mục đích kiếm lợi nhuận cho các thành viên hay chủ sở hữu, mà dành cho các tổ chức hoạt động nhằm phục vụ mục đích xã hội, từ thiện, văn hóa, tôn giáo hoặc các lợi ích công cộng khác. Mọi khoản thu nhập vượt quá chi phí đều được tái đầu tư cho các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu phi lợi nhuận của công ty.
• Công ty Trách nhiệm Cá nhân (Personal Liability Company – Inc): Loại hình này ít phổ biến hơn và thường dành cho các ngành nghề đặc thù – nơi yếu tố năng lực và uy tín cá nhân đóng vai trò quan trọng, ví dụ như các công ty luật, phòng khám bác sĩ hoặc công ty kế toán.

Đặt tên cho công ty

Điều kiện để đặt tên công ty tại Nam Phi

• Tính duy nhất
• Không gây nhầm lẫn với bất kỳ tên công ty nào đã được đăng ký trước đó.
• Ngoài ra tên được chọn cũng không được chứa các từ ngữ tục tĩu hoặc mang tính phân biệt đối xử, cũng như không được gợi ý sai lệch về bản chất hoặc mối liên hệ của công ty.

Để đảm bảo tên bạn dự định sử dụng chưa được đăng ký, bạn cần kiểm tra tính khả dụng của tên này trên cổng thông tin chính thức của Ủy ban Công ty và Sở hữu Trí tuệ (CIPC). CIPC là cơ quan chịu trách nhiệm đăng ký công ty và bảo vệ sở hữu trí tuệ tại Nam Phi và hệ thống của họ cho phép tra cứu các tên đã đăng ký. Bên cạnh đó, hệ thống cũng hỗ trợ bạn đăng ký giữ trước tên công ty (name reservation). Sau khi kiểm tra và xác nhận tên mong muốn có thể dự định đặt, bạn có thể nộp đơn lên CIPC để “đặt chỗ” cho tên đó trong 6 tháng. Bạn có thể thực hiện việc tra cứu và đặt tên qua đường dẫn dưới đây: https://eservices.cipc.co.za/

Cuối cùng, một yêu cầu quan trọng về mặt hình thức là tên công ty đã đăng ký phải kết thúc bằng hậu tố tương ứng với loại hình công ty mà bạn đã lựa chọn. Ví dụ:

• (Pty) Ltd đối với Công ty Tư nhân (Private Company).
• Ltd đối với Công ty Đại chúng (Public Company).
• NPC đối với Công ty Phi Lợi nhuận (Non-Profit Company).
• Inc đối với Công ty Trách nhiệm Cá nhân (Personal Liability Company).

Soạn thảo điều lệ thành lập công ty

Điều lệ Công ty (Memorandum of Incorporation – MOI) là một văn bản pháp lý nền tảng và có vai trò tối quan trọng trong việc thành lập và vận hành một công ty tại Nam Phi. Nó không chỉ đơn thuần là một tài liệu hành chính mà còn là “hiến pháp” của công ty, chi phối mối quan hệ giữa công ty với các cổ đông, giữa các cổ đông với nhau, và giữa công ty với các giám đốc. Có 2 loại MOIs bạn có thể sự dụng khi thành lập công ty:

• Mẫu MOI Tiêu chuẩn (Standard MOI): CIPC cung cấp các mẫu MOI tiêu chuẩn (còn gọi là “short standard form MOIs”) cho các loại hình công ty phổ biến, đặc biệt là công ty tư nhân (Pty) Ltd và công ty phi lợi nhuận (NPC). Bạn có thể tham khảo qua đường dẫn sau: https://www.cipc.co.za/?page_id=1148. Việc sử dụng MOI tiêu chuẩn thường giúp quy trình đăng ký công ty nhanh hơn và ít tốn kém hơn vì không cần soạn thảo phức tạp. Tuy nhiên, MOI tiêu chuẩn có thể không giải quyết được các nhu cầu hoặc cấu trúc quản trị đặc thù mà một số công ty mong muốn. Nó là một bộ quy tắc chung, có thể không linh hoạt cho các thỏa thuận phức tạp giữa các cổ đông hoặc các yêu cầu quản trị riêng biệt.
• MOI Tùy chỉnh (Customised MOI): Các công ty có quyền tự soạn thảo cho phù hợp. Tuy nhiên, việc soạn thảo hoặc tùy chỉnh MOI là một công việc phức tạp, đòi hỏi sự hiểu biết về Đạo luật Công ty và các quy định pháp lý liên quan. Một MOI tùy chỉnh được soạn thảo không đúng cách có thể dẫn đến các điều khoản không hợp lệ, mâu thuẫn nội bộ gây ra tranh chấp và các vấn đề pháp lý sau này.

Thực hiện thủ tục thành lập công ty tại Nam Phi

Sau khi đã chuẩn bị các thông tin cần thiết, bước tiếp theo là tiến hành quy trình đăng ký chính thức với Ủy ban Công ty và Sở hữu Trí tuệ (CIPC) của Nam Phi. Quy trình này thường được thực hiện thông qua cổng thông tin trực tuyến của CIPC và bao gồm các bước chính sau:

Bước 1: Tạo Tài khoản trên Cổng thông tin CIPC

Bạn cần truy cập vào website chính thức của CIPC tại địa chỉ www.cipc.co.za. Trên trang web này, bạn sẽ cần thực hiện việc đăng ký một tài khoản khách hàng (customer account). Tài khoản này sẽ là nơi bạn thực hiện tất cả các giao dịch liên quan đến đăng ký và quản lý công ty với CIPC về sau.

Bước 2: Đăng ký Giữ Tên Công ty (Name Reservation) (Khuyến nghị)

Đây là một bước không bắt buộc nhưng rất được khuyến nghị để đảm bảo tên công ty bạn mong muốn được bảo lưu trước khi nộp hồ sơ đăng ký chính thức.

Đầu tiên, bạn cần đăng nhập vào tài khoản CIPC mà bạn vừa tạo. Sau đó, bạn sẽ nộp đơn xin giữ tên công ty, sử dụng Mẫu đơn CoR 9.1. Trong đơn này, bạn sẽ đề xuất tên công ty mong muốn. Sau khi nộp đơn và thanh toán lệ phí, bạn sẽ chờ CIPC xem xét và phê duyệt tên. Nếu tên bạn đề xuất đáp ứng các tiêu chí, CIPC sẽ phê duyệt và giữ tên đó cho bạn. Nếu tên bị từ chối (ví dụ: bị trùng hoặc không phù hợp), bạn sẽ cần đề xuất các tên khác cho đến khi có tên được chấp thuận. Tên được giữ sẽ có hiệu lực trong một khoảng thời gian là 6 tháng.

Bước 3: Nộp Hồ sơ Đăng ký Công ty

Bạn có thể tiến hành bước này sau khi tên công ty đã được CIPC chấp thuận thông qua việc giữ tên, hoặc nếu bạn quyết định bỏ qua bước giữ tên và đăng ký trực tiếp với tên đã chọn. Bạn cần chuẩn bị và nộp bộ hồ sơ đăng ký thông qua cổng thông tin trực tuyến của CIPC. Bộ hồ sơ này bao gồm các tài liệu chính sau:

• Đơn Đăng ký Thành lập Công ty (Notice of Incorporation): Đây là mẫu đơn chính thức để thông báo việc thành lập công ty. Đối với Công ty Tư nhân tiêu chuẩn, bạn sẽ sử dụng Mẫu CoR 15.1A. Đối với các loại hình công ty khác, sẽ có các mẫu đơn tương ứng.
• Điều lệ Công ty (Memorandum of Incorporation – MOI): Bạn cần đính kèm bản MOI đã được ký bởi tất cả những người sáng lập (Incorporators).
• Bản sao công chứng giấy tờ tùy thân: Cần có bản sao công chứng chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của tất cả những người sáng lập và các cá nhân được đề cử làm giám đốc.
• Văn bản đồng ý làm giám đốc (Director’s Consent Letter): Mỗi cá nhân được đề cử giữ vị trí giám đốc trong công ty phải cung cấp văn bản xác nhận sự đồng ý của họ đối với việc bổ nhiệm này.
• Giấy ủy quyền (Power of Attorney): Nếu bạn không tự mình thực hiện toàn bộ thủ tục mà ủy quyền cho một bên thứ ba, thì cần cung cấp giấy ủy quyền hợp lệ để bên được ủy quyền có thể thay mặt bạn làm việc với CIPC.

Bước 4: Xử lý hồ sơ và nhận kết quả

Khi hồ sơ đăng ký đã được nộp thành công trên hệ thống CIPC, bạn sẽ được yêu cầu thanh toán các khoản lệ phí theo quy định.

Sau khi thanh toán lệ phí, hồ sơ của bạn sẽ được chuyển đến bộ phận xử lý của CIPC để xem xét và thẩm định. Các chuyên viên của CIPC sẽ kiểm tra tính đầy đủ, chính xác và hợp lệ của các thông tin và tài liệu bạn đã cung cấp theo yêu cầu của Luật Công ty Nam Phi.

Nếu hồ sơ của bạn được CIPC chấp thuận, CIPC sẽ tiến hành cấp Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh (Certificate of Incorporation). Cùng với việc cấp Giấy chứng nhận, CIPC cũng sẽ chỉ định cho công ty của bạn một số đăng ký công ty (company registration number) duy nhất. Số này là mã định danh riêng biệt cho doanh nghiệp của bạn và sẽ được sử dụng trong tất cả các giao dịch pháp lý và hành chính liên quan đến công ty về sau.