Thay đổi địa chỉ của địa điểm kinh doanh

Việc thay đổi địa chỉ của một địa điểm kinh doanh là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động và sự phát triển của doanh nghiệp. Điều này có thể xuất phát từ nhiều lý do khác nhau như mở rộng quy mô, tìm kiếm một vị trí thuận lợi hơn, hoặc đơn giản là cần thay đổi môi trường kinh doanh để phù hợp với chiến lược mới. Tuy nhiên, việc thay đổi địa chỉ không chỉ đơn thuần là chuyển nơi đặt cửa hàng hay văn phòng mà còn liên quan đến nhiều thủ tục hành chính, pháp lý và sự thay đổi trong việc tiếp cận khách hàng. Chính vì vậy, bài viết dưới đây, Luật Việt An sẽ cung cấp cho quý khách những vấn đề pháp lý liên quan đến thay đổi địa chỉ của địa điểm kinh doanh.

Địa điểm kinh doanh là gì? Các trường hợp được thay đổi địa điểm kinh doanh

Căn cứ theo khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể

Tại khoản 2 Điều 65 Nghị định 01/2020/NĐ-CP thì các trường hợp được thay đổi địa điểm kinh doanh gồm:

• Doanh nghiệp đã có biện pháp khắc phục những vi phạm theo yêu cầu trong Thông báo về việc vi phạm và được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận.
• Doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi một số nội dung đăng ký doanh nghiệp để phục vụ quá trình giải thể và hoàn tất bộ hồ sơ giải thể theo quy định. Trong trường hợp này, hồ sơ đăng ký thay đổi phải kèm theo văn bản giải trình của doanh nghiệp về lý do đăng ký thay đổi;
• Có ý kiến chấp thuận bằng văn bản của các tổ chức, cá nhân gửi yêu cầu quy định tại điểm c khoản 1 Điều này về việc cho phép tiếp tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
• Doanh nghiệp đã được chuyển tình trạng pháp lý từ “Không còn hoạt động kinh doanh tại địa chỉ đã đăng ký” sang “Đang hoạt động”.

Hồ sơ thủ tục thay đổi địa chỉ của địa điểm kinh doanh

Căn cứ theo khoản 2, 3 Điều 62 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về hồ sơ trình tự, thủ tục đăng ký thay đổi địa điểm kinh doanh như sau:

Trường hợp 1: Thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý 

Khi chuyển địa điểm kinh doanh cùng quận, cùng tỉnh/thành phố trực Trung ương với địa chỉ đăng ký cũ (không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý) thì quý khách chỉ cần làm hồ sơ với Sở Tài chính (Sở KHĐT trước đây).

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của địa điểm kinh doanh theo mẫu Phụ lục II-9 kèm theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP;
• Văn bản ủy quyền cho Luật Việt An.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Nộp hồ sơ đã nêu trên đến cơ quan có thẩm quyền 

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh và Tài chính doanh nghiệp thuộc Sở Tài chính (đối với Thành phố Hà Nội, các tỉnh thành khác sẽ nộp ở Phòng có tên gọi khác nhau) nơi đặt địa điểm kinh doanh hoặc nộp online trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thông qua tài khoản đăng ký kinh doanh;

Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Trong thời gian 03 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, thay đổi thông tin đăng ký thay đổi địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia và cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh.

Trường hợp hồ sơ không hợp lệ phải có văn bản từ chối và nêu rõ lý do

Bước 4: Nhận kết quả

Doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh

Trường hợp 2: Thay đổi địa chỉa địa điểm kinh doanh làm thay đổi cơ quan thuế quản lý

Khi chuyển địa điểm kinh doanh khác quận hoặc khác tỉnh/thành phố với địa chỉ đăng ký cũ, dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý thì quý khách cần làm thủ tục thông báo với cơ quan thuế.

Bước 1: Thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Sở Tài Chính

Doanh nghiệp gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh và Tài chính doanh nghiệp thuộc Sở Tài chính (đối với Thành phố Hà Nội, các tỉnh thành khác sẽ nộp ở Phòng có tên gọi khác nhau) nơi đặt địa điểm kinh doanh. Thành phần hồ sơ bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh.
• Giấy uỷ quyền nộp hồ sơ.

Thời hạn giải quyết: 03 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ

Bước 2: Thực hiện hồ sơ tại cơ quan thuế

Trường hợp thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý của địa điểm kinh doanh khi:

• Địa điểm kinh doanh khác tỉnh/ thành phố trực thuộc trung ương với công ty/ chi nhánh chủ quản: thay đổi khác quận hoặc khác tỉnh/ thành phố với địa điểm điểm kinh doanh.
• Địa điểm kinh doanh cùng tỉnh/ thành phố trực thuộc trung ương với công ty/ chi nhánh chủ quản: thay đổi khác tỉnh/ thành phố với địa điểm điểm kinh doanh.

Tại cơ quan thuế chuyển đi. 

• Địa điểm kinh doanh nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế cụ thể như sau:

• Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế theo mẫu 
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh.

Tại cơ quan thuế nơi chuyển đến:

• Địa điểm kinh doanh nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế tại cơ quan thuế nơi chuyển đến trong thời hạn 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nơi chuyển đi ban hành Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm. Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế tại cơ quan thuế chuyển đến gồm:

• Văn bản đăng ký chuyển địa điểm tại cơ quan thuế nơi người nộp thuế chuyển đến.
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh.

Một số lưu ý về trụ sở địa điểm kinh doanh

• Theo khoản 2 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định hiện nay Doanh nghiệp có thể lập địa điểm kinh doanh tại địa chỉ khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh.
• Phải làm thủ tục thông báo lập địa điểm kinh doanh đến cơ quan có thẩm quyền nơi lập địa điểm kinh doanh;
• Phải là nơi diễn ra hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp;

Doanh nghiệp không được phép lập địa điểm kinh doanh tại nhà tập thể hoặc chung cư có chức năng để ở

Theo khoản 3 Điều 2, Luật Nhà ở năm 2023 định nghĩa: 

“nhà chung cư là nhà ở có từ 02 tầng trở lên, có nhiều căn hộ, có lối đi, cầu thang chung, có phần sở hữu riêng, phần sở hữu chung và hệ thống công trình hạ tầng sử dụng chung cho gia đình, cá nhân, tổ chức, bao gồm nhà chung cư được xây dựng với mục đích để ở và nhà chung cư được xây dựng có mục đích sử dụng hỗn hợp.”

Bên cạnh đó, điểm c và điểm d khoản 8 Điều 3 Luật Nhà ở 2023 quy định nghiêm cấm hành vi sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở; thay đổi mục đích sử dụng phần diện tích làm dịch vụ trong nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp mà không được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép chuyển đổi mục đích sử dụng.

Do đó, nếu tổ chức, cá nhân muốn lấy địa chỉ nhà chung cư của mình để làm địa điểm kinh doanh thì cần xác định rõ là nhà chung cư của mình thuộc loại nào (nhà chung cư có mục đích để ở hay có mục đích sử dụng hỗn hợp). Vì chỉ khi là nhà chung cư có mục đích hỗn hợp thì mới có thể sử dụng để làm địa điểm kinh doanh.

• Trong trường hợp này doanh nghiệp khi muốn thành lập địa điểm kinh doanh cần xuất trình các tài liệu chứng minh nhà chung cư mà mình đang sử dụng là “nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp” để được cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp nhận hồ sơ. Ngoài ra, còn bổ sung thêm các hồ sơ giấy tờ sau: hợp đồng thuê nhà hoặc bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu căn hộ …
• Địa điểm kinh doanh phải đáp ứng được hoạt động trên thực tế. Yếu tố này rất quan trọng, nhất là khi doanh nghiệp kinh doanh các ngành, nghề có điều kiện theo quy định pháp luật. Ví dụ: muốn mở nhà hàng lẩu/nướng, địa điểm kinh doanh phải có hệ thống PCCC đạt yêu cầu. Nếu địa điểm kinh doanh không đáp ứng được điều kiện để bố trí phương án PCCC thì sẽ không được cấp phép hoạt động bị phạt hoặc phải chuyển địa điểm, gây thất thoát tiền của, thời gian, công sức không cần thiết.

Trên đây là tư vấn của Luật Việt An về thay đổi địa chỉ của địa điểm kinh doanh. Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hay có nhu cầu tư vấn pháp lý liên quan về doanh nghiệp, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất.