Hồ sơ & những lưu ý khi bảo hộ thương hiệu

Bảo hộ thương hiệu tại Việt Nam là thủ tục hành chính nhằm xác lập quyền cho thương hiệu của người nộp đơn thông qua việc được Cục Sở hữu trí tuệ cấp Văn bằng bảo hộ cho thương hiệu đó. Bài viết nhằm giúp người nộp đơn hiểu rõ hơn các quy định liên quan đến thủ tục bảo hộ thương hiệu  tại Việt Nam (hay nói theo đúng quy định của pháp luật là thủ tục đăng ký nhãn hiệu). Tuy nhiên, tại bài viết này Công ty Luật Việt An xin được tiếp cận theo tiêu đề “Thủ tục bảo hộ thương hiệu ” như trên thực tế rất nhiều người vẫn hay tiếp cận với cách gọi thân quen này.

Thủ tục bảo hộ thương hiệu tại Việt Nam

Trước khi nộp đơn đăng ký bảo hộ nhãn hiệu, người nộp đơn có thể tiến hành tra cứu thương hiệu trên dữ liệu của Cục Sở hữu trí tuệ và Tổ chức sở hữu trí tuệ thế giới. Tra cứu để đánh giá khả năng cấp văn bằng bảo hộ cho thương hiệu cần đăng ký. Quý khách hàng có thể thông qua Luật Việt An để được tra cứu thương hiệu miễn phí và tra cứu thương hiệu chuyên sâu bởi các chuyên viên và người đại diện sở hữu công nghiệp nhằm có kết quả tra cứu và đánh giá về khả năng đăng ký thương hiệu được cấp văn bằng bảo hộ cao nhất.

Sau khi tra cứu đánh giá thương hiệu có khả năng cấp văn bằng bảo hộ, người nộp đơn tiến hành đăng ký bảo hộ thương hiệu theo các bước như sau:

Bước 1: Nộp đơn đăng ký bảo hộ thương hiệu tại Cục Sở hữu trí tuệ

• Người nộp đơn đăng ký bảo hộ thương hiệu có thể nộp tại Cục Sở hữu trí tuệ tại Hà Nội hoặc văn phòng đại diện của Cục Sở hữu trí tuệ tại Đà Nẵng và Hồ Chí Minh.
• Sau khi nộp đơn đăng ký thương hiệu Cục sẽ cấp số nhận đơn và đồng thời ghi nhận ngày nộp đơn của nhãn hiệu.
• Số đơn và ngày nộp đơn là cơ sở pháp lý quan trọng nhất để xác định đơn hợp lệ và ngày ưu tiên của đơn đăng ký nhãn hiệu.
• Chủ đơn sẽ theo dõi tiến trình đơn thông qua số đơn và ngày nộp đơn cho đến khi thương hiệu được cấp văn bằng bảo hộ.

Bước 2: Thẩm định hình thức đơn đăng ký bảo hộ nhãn hiệu

• Cục Sở hữu trí tuệ thẩm định đơn và ra thông báo kết quả xét nghiệm đơn hợp lệ hình thức trong thời gian từ 01 đến 02 tháng.
• Kết thúc xét nghiệm hình thức Cục Sở hữu trí tuệ sẽ ra thông báo xét nghiệm hình thức của đơn.
• Xét nghiệm hình thức của đơn đảm bảo đơn đã được khai đúng, xác định đúng nhóm đăng ký bảo hộ, tư cách pháp lý của chủ đơn.
• Xét nghiệm hình thức chưa là cơ sở xác định thương hiệu được cấp văn bằng bảo hộ.

Bước 3: Cục Sở hữu trí tuệ công bố đơn đăng ký bảo hộ thương hiệu trên Công báo của Cục Sở hữu trí tuệ

Trong vòng 02 tháng kể từ ngày có thông báo kết quả xét nghiệm đơn hợp lệ hình thức Cục Sở hữu trí tuệ phải thực hiện thủ tục công bố đơn đăng ký thương hiệu trên Công báo của Cục Sở hữu trí tuệ

Bước 4: Cục Sở hữu trí tuệ thẩm định nội dung đơn bảo hộ nhãn hiệu

• Mục đích của việc thẩm định nội dung đơn là đánh giá khả năng được bảo hộ của đối tượng nêu trong đơn theo các điều kiện bảo hộ, xác định phạm vi (khối lượng) bảo hộ tương ứng.
• Thời gian thẩm định nội dung của nhãn hiệu: 09-12 tháng.
• Trong quá trình thẩm định nội dung đơn, người nộp đơn có quyền chủ động sửa đổi đơn.
• Cục Sở hữu trí tuệ có thể yêu cầu chủ đơn tiến hành việc sửa chữa đơn, bổ sung tài liệu hoặc giải trình.
• Khi sửa đổi đơn thì thời hạn thẩm định nội dung được kéo dài thêm tương ứng với thời hạn dành cho người nộp đơn thực hiện các công việc đó.

Bước 5: Thông báo kết quả xét nghiệm nội dung cấp hoặc không cấp văn bằng bảo hộ nhãn hiệu

• Trường hợp văn bằng bảo hộ được cấp, chủ đơn thực hiện đóng phí cấp văn bằng trong thời hạn khoảng 02 tháng sẽ được nhận văn bằng bảo hộ nhãn hiệu.
• Trường hợp đơn bị từ chối cấp bằng, chủ đơn xem xét nếu chưa thấy thỏa đáng làm thủ tục phúc đáp với Cục Sở hữu trí tuệ để trao đổi khả năng cấp bằng của mình.

Bước 6: Nộp lệ phí cấp văn bằng bảo hộ

Nếu thương hiệu được cấp văn bằng bảo hộ, chủ đơn nộp lệ phí để Cục Sở hữu trí tuệ cấp văn bằng bảo hộ cho thương hiệu đã đăng ký.

Bước 7: Cục Sở hữu trí tuệ cấp văn bằng bảo hộ nhãn hiệu

Trong vòng 01-02 tháng kể từ ngày chủ đơn nộp lệ phí Cục Sở hữu trí tuệ cấp văn bằng bảo hộ cho nhãn hiệu.

Tổng thời gian từ khi nộp đơn đến khi thương hiệu được cấp văn bằng bảo hộ thường kéo dài từ 18-24 tháng.

Hồ sơ bảo hộ thương hiệu

Hồ sơ bảo hộ thương hiệu nộp thông qua Tổ chức đại diện

Công ty Luật Việt An là một Tổ chức đại diện sở hữu trí tuệ do đó mọi thủ tục bảo hộ thương hiệu của Quý khách hàng chỉ cần ký Ủy quyền (theo mẫu) và cung cấp cho Công ty Luật Việt An thông tin như sau:

• Mẫu thương hiệu định đăng ký;
• Danh mục sản phẩm, dịch vụ thương hiệu dự kiến đăng ký.

Hồ sơ bảo hộ thương hiệu tự nộp

Hồ sơ tự nộp đơn đăng ký bảo hộ thương hiệu gồm:

• Tờ khai đăng ký bảo hộ nhãn hiệu: gồm 02 bản: 01 bản Cục Sở hữu trí tuệ lưu thực hiện thủ tục, 01 bản còn lại đóng dấu, dán mã vạch trả lại cho người nộp đơn.
• Mẫu nhãn hiệu: Mẫu thương hiệu nộp theo đơn: 09 mẫu kèm theo, ngoài 1 mẫu được Chứng từ nộp lệ phí nộp đơn (01 bản);
• Tài liệu chứng minh quyền sử dụng.
• Các tài liệu khác (nếu có).

Tuy nhiên, chỉ cá nhân, tổ chức Việt Nam mới có thể tự nộp đơn đăng ký nhãn hiệu. Đối với tổ chức, cá nhân nước ngoài chỉ có thể nộp đơn đăng ký bảo hộ thương hiệu tại Việt Nam thông qua một tổ chức Đại diện sở hữu trí tuệ như Công ty luật Việt An.

Phạm vi bảo hộ thương hiệu tại Việt Nam

• Mỗi đơn đăng ký bảo hộ thương hiệu có thể đăng ký được nhiều nhóm sản phẩm, dịch vụ theo bảng phân loại quốc tế về đăng ký nhãn hiệu (Bảng phân loại Ni-xơ).
• Cách tính phí khi đăng ký bảo hộ thương hiệu được tính theo nhóm hàng hóa, dịch vụ đăng ký. Do đó, Quý khách hàng càng đăng ký nhiều nhóm, hoặc một nhóm hàng hóa với nhiều sản phẩm, dịch vụ sẽ bị tính phí càng cao. Bởi vậy, khi đăng ký bảo hộ thương hiệu Quý khách hàng cần xác định rõ phạm vi thương hiệu đó dùng cho sản phẩm dịch vụ gì của mình trong tương lai để hạn chế nhất chi phí phát sinh.
• Sau khi thương hiệu đã được đăng ký hoặc được cấp văn bằng bảo hộ nếu chủ sở hữu có phát sinh sử dụng thương hiệu cho các sản phẩm, dịch vụ mới thì lúc đó lại phải đăng ký bởi đơn đăng ký mới. Chủ đơn không thể kê khai danh mục sản phẩm, dịch vụ thêm vào đơn đã nộp, văn bằng bảo hộ đã được cấp.
• Một công ty có thể đăng ký nhiều thương hiệu khác nhau mà không có bất kỳ hạn chế nào.
• Sau khi thương hiệu được cấp văn bằng bảo hộ chủ thương hiệu phải thực hiện sử dụng thương hiệu trong vòng 05 năm liên tiếp. Nếu chủ sở hữu không sử dụng có thể sẽ bị các chủ thể khác yêu cầu chấm dứt hiệu lực văn bằng bảo hộ.

Một số lưu ý khi đăng ký bảo hộ thương hiệu tại Việt Nam

• Nên tra cứu tình trạng sử dụng thương hiệu định đăng ký trước khi nộp đơn đăng ký bảo hộ. Tra cứu nhằm tránh xâm phạm thương hiệu của người khác đồng thời lãng phí chi phí nộp đơn cũng như mất thời gian chờ đợi không được cấp văn bằng bảo hộ.
• Nên đăng ký bảo hộ thương hiệu khi bắt đầu hoạt động kinh doanh để tránh chủ thể khác xâm phạm thương hiệu của mình, thậm chí “đánh cắp” thương hiệu của mình.
• Dù thời gian cấp văn bằng bảo hộ khá lâu nhưng chủ thương hiệu cần nộp đơn đăng ký bảo hộ thương hiệu càng sớm càng tốt. Khi nộp đơn sớm ngày nào là quyền ưu tiên thuộc về chủ đơn ngày đó. Các đơn nộp sau ngày nộp đơn sẽ bị từ chối cấp bởi đơn có ngày nộp sớm hơn.
• Nếu chỉ đăng ký bảo hộ một phương án, nộp một đơn đăng ký bảo hộ quý khách hàng nên lựa chọn màu sắc của thương hiệu là đen trắng. Khi đăng ký nhãn hiệu đen trắng sẽ được bảo hộ tất cả các gam màu cơ bản trong quá trình sử dụng thương hiệu sau này.
• Nên lựa chọn các công ty tư vấn đăng ký thương hiệu là các Tổ chức Đại diện sở hữu trí tuệ như Công ty luật Việt An. Vì các tổ chức này có các chuyên gia, luật sư có uy tín, kinh nghiệm, trình độ tư vấn hỗ trợ. Mặt khác, chủ đơn chỉ cần ký ủy quyền cho Tổ chức Đại diện sở hữu trí tuệ nộp đơn, giao dịch với Cục Sở hữu trí tuệ. Từ đó, tránh sự thất lạc hồ sơ trong quá trình nộp đơn dẫn tới thương hiêu bị từ chối cấp bằng độc quyền do đơn vị tư vấn không có chức năng đại diện hợp pháp để trao đổi chính thức với cơ quan nhà nước.

Các câu hỏi thường gặp khi thực hiện thủ tục bảo hộ nhãn hiệu

Tại sao cần bảo hộ nhãn hiệu?

Đây là câu hỏi của rất nhiều Khách hàng của Công ty luật Việt An. Sau đây là một số lý do cần bảo hộ nhãn hiệu:

• Khi đăng ký bảo hộ thương hiệu doanh nghiệp, sẽ được pháp luật bảo vệ.
• Tránh khả năng nhầm lẫn với các thương hiệu của người khác có cùng lĩnh vực với mình.
• Yên tâm hoạt động quảng bá sản phẩm, dịch vụ của mình nhanh nhất tới khách hàng.
• Tránh được các vấn đề tranh chấp, phát sinh trong quá trình sử dụng thương hiệu và đặc biệt có quyền sở hữu độc quyền thương hiệu đó tại vùng lãnh thổ quốc gia đã được đăng ký.
• Có quyền yêu cầu các chủ thể khác xâm phạm, sử dụng thương hiệu giống hoặc tương tự với mình đã được bảo hộ.

Cơ quan nào có thẩm quyền đăng ký bảo hộ thương hiệu tại Việt Nam?

Cục Sở hữu trí tuệ là cơ quan tiếp nhận và xử lý đơn đăng ký bảo hộ nhãn hiệu tại Việt Nam.

Cục Sở hữu trí tuệ tại Hà Nội

Địa chỉ: 384-386, đường Nguyễn Trãi, quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội.

Văn phòng đại diện Cục Sở hữu trí tuệ tại Thành phố Hồ Chí Minh

Địa chỉ: Lầu 7, tòa nhà Hà Phan, số 17 – 19 Tôn Thất Tùng, phường Phạm Ngũ Lão, quận 1, TP. Hồ Chí Minh.

Văn phòng đại diện Cục Sở hữu trí tuệ tại thành phố Đà Nẵng

Địa chỉ: Tầng 3, số 135 đường Minh Mạng, phường Khuê Mỹ, quận Ngũ Hành Sơn, thành phố Đà Nẵng.

Ai có quyền đăng ký bảo hộ nhãn hiệu?

• Tổ chức hoặc cá nhân Việt Nam hoặc nước ngoài tiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh đăng ký tên thương hiệu dùng cho hàng hóa hoặc dịch vụ do mình sản xuất hoặc kinh doanh;
• Tổ chức hoặc cá nhân Việt Nam hoặc nước ngoài khác tiến hành hoạt động thương mại có quyền nộp đơn làm thủ tục đăng ký bảo hộ thương hiệu do mình đưa ra thị trường nhưng do người khác sản xuất. Điều kiện người sản xuất không sử dụng thương hiệu đó cho sản phẩm tương ứng và không phản đối việc nộp đơn nói trên.
• Quyền nộp đơn, kể cả đơn đã nộp, có thể được chuyển giao cho cá nhân hoặc các chủ thể khác thông qua văn bản chuyển giao quyền nộp đơn đăng ký bảo hộ nhãn hiệu.
• Sau khi thương hiệu được cấp văn bằng bảo hộ phải luôn được sử dụng liên tục trong 5 năm liền. Trường hợp không sử dụng thì các chủ thể khác có quyền hủy bỏ hiệu lực văn bằng bảo hộ thương hiệu không sử dụng 5 năm liên tục.

Khi nào thương hiệu sẽ bị từ chối cấp văn bằng bảo hộ?

Thương hiệu sẽ bị từ chối cấp văn bằng bảo hộ khi:

• Trùng hoặc tương tự tới mức gây nhầm lẫn với thương hiệu (nhãn hiệu) của người khác đã được đăng ký hoặc nộp đơn đăng ký sớm hơn, hoặc được coi là nổi tiếng hoặc được thừa nhận rộng rãi.
• Trùng hoặc tương tự với những đối tượng đã thuộc quyền của người khác, gồm tên thương mại, chỉ dẫn địa lý, kiểu dáng công nghiệp,quyền tác giả.
• Trùng với tên riêng, biểu tượng, hình ảnh của quốc gia, địa phương, danh nhân, tổ chức của Việt Nam và nước ngoài (trừ trường hợp được phép của các cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền).

Tra cứu thương hiệu tại đâu?

• Công báo Sở hữu công nghiệp do Cục Sở hữu trí tuệ phát hành;
• Đăng bạ quốc gia và Đăng bạ quốc tế về thương hiệu hàng hoá (lưu giữ tại Cục Sở hữu trí tuệ);
• Cơ sở dữ liệu điện tử về thương hiệu tại Tổ chức Sở hữu trí tuệ thế giới;
• Cơ sở dữ liệu điện tử về thương hiệu hàng hoá công bố trên mạng Internet;
• Người nộp đơn cũng có thể sử dụng dịch vụ tra cứu thông tin của Cục Sở hữu trí tuệ, với điều kiện phải nộp tiền phí dịch vụ theo quy định.
• Giải pháp tốt nhất, người nộp đơn có thể thông qua đơn vị Đại diện sở hữu trí tuệ để tra cứu thương hiệu và đánh giá khả năng bảo hộ của nhãn hiệu.

Thời hạn bảo hộ thương hiệu tại Việt Nam là bao lâu?

Tại Việt Nam và đa số các nước trên thế giới văn bằng bảo hộ thương hiệu có thời hạn là 10 năm tính từ ngày ưu tiên (ngày nộp đơn). Thương hiệu sẽ được gia hạn liên tục khi hết hạn. Nếu chủ sở hữu thương hiệu liên tục gia hạn văn bằng bảo hộ thì thời hạn bảo hộ của thương hiệu là vĩnh viễn, không giới hạn.

Dịch vụ của Công ty Luật Việt An về tư vấn bảo hộ nhãn hiệu

Nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí cho các doanh nghiệp, Công ty Luật Việt An cung cấp dịch vụ đăng ký bảo hộ thương hiệu cho Quý khách hàng bao gồm:

• Tư vấn pháp luật về thủ tục và điều kiện bảo hộ thương hiệu độc quyền;
• Tư vấn tính khả thi khi bảo hộ nhãn hiệu;
• Tra cứu sơ bộ khả năng bảo hộ nhãn hiệu;
• Đại diện đăng ký bảo hộ thương hiệu cho khách hàng trong quá trình đăng ký bảo hộ;
• Soạn thảo, ký hồ sơ bảo hộ nhãn hiệu;
• Nộp hồ sơ và theo dõi tiến trình đăng ký, xét nghiệm đơn tại Cục Sở hữu trí tuệ;
• Đại diện cho khách hàng trong toàn bộ quá trình xác lập quyền và phúc đáp công văn trao đổi với Cục Sở hữu trí tuệ về việc bảo hộ nhãn hiệu;
• Trao đổi, cung cấp thông tin cho khách hàng trong tiến trình đăng ký bảo hộ nhãn hiệu.