Thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài của nhà thầu 2026 hiện nay đóng vai trò tối quan trọng đối với các dự án có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam. Nhu cầu huy động chuyên gia, giám đốc điều hành và lao động kỹ thuật người nước ngoài của các nhà thầu tại Việt Nam để thực hiện dự án ngày càng gia tăng, đặc biệt là trong các gói thầu xây dựng, công nghệ và năng lượng quy mô lớn. Tuy nhiên, để đưa nhân sự sang làm việc hợp pháp, các doanh nghiệp trúng thầu bắt buộc phải thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động nhà thầu theo quy định pháp luật. Việc tuân thủ các quy định mới nhất có hiệu lực trong năm 2026, trọng tâm là Nghị định 219/2025/NĐ-CP (thay thế cho Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP), là yêu cầu bắt buộc để tránh các rủi ro pháp lý, đình chỉ thi công hoặc trục xuất người lao động. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn toàn bộ quy trình, hồ sơ và những lưu ý pháp lý quan trọng để các doanh nghiệp thực hiện thành công thủ tục cấp giấy phép lao động 2026 một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí nhất.
Điều kiện để cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài của nhà thầu tại Việt Nam
- Năng lực hành vi dân sự: Người lao động phải từ đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Tiêu chuẩn sức khỏe: Phải có sức khỏe phù hợp với yêu cầu công việc, được chứng nhận bởi các cơ sở y tế có thẩm quyền tại nước ngoài hoặc các bệnh viện, phòng khám tại Việt Nam được Bộ Y tế cấp phép khám sức khỏe cho người nước ngoài.
- Lý lịch tư pháp trong sạch: Người lao động không được là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích, hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam.
- Trình độ chuyên môn và kinh nghiệm: Theo quy định mới của Nghị định 219/2025/NĐ-CP áp dụng cho năm 2026, yêu cầu về chuyên gia và lao động kỹ thuật đã được điều chỉnh linh hoạt hơn. Đối với chuyên gia, người lao động chỉ cần có bằng Đại học trở lên và có ít nhất 02 năm kinh nghiệm (thay vì 03 năm như trước đây) phù hợp với vị trí công việc. Một số lĩnh vực ưu tiên như khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia chỉ yêu cầu 01 năm kinh nghiệm.
- Đặc thù đối với nhà thầu: Vị trí công việc mà nhà thầu dự kiến sử dụng người lao động nước ngoài phải được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chấp thuận bằng văn bản. Nhà thầu chỉ được phép tuyển dụng lao động nước ngoài vào những vị trí mà lao động Việt Nam chưa đáp ứng được yêu cầu về trình độ và kỹ năng để thực hiện gói thầu.
Quy trình xin giấy phép lao động cho người nước ngoài của nhà thầu 2026
Bước 1: Đăng ký và xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động của nhà thầu
Trước khi tiến hành nộp hồ sơ xin cấp phép, nhà thầu phải thực hiện việc giải trình và xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động của nhà thầu. Bước này cực kỳ quan trọng và là tiền đề bắt buộc.
- Xác nhận của Chủ đầu tư: Trước khi tuyển dụng người lao động nước ngoài, nhà thầu có trách nhiệm kê khai cụ thể về số lượng, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, mức lương, thời gian và địa điểm làm việc của từng vị trí công việc cần huy động cho gói thầu. Bản kê khai này trước tiên phải được Chủ đầu tư dự án xem xét và xác nhận.
- Đăng tuyển dụng lao động Việt Nam: Theo quy định hiện hành, trước thời điểm nộp hồ sơ giải trình ít nhất 15 ngày, nhà thầu phải đăng thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam vào các vị trí dự kiến tuyển người nước ngoài trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Nội vụ (Cục Việc làm) hoặc Cổng thông tin của Trung tâm dịch vụ việc làm cấp tỉnh.
- Cơ quan tiếp nhận giải trình: Sau khi hết thời gian đăng tuyển mà không tuyển được lao động Việt Nam đáp ứng yêu cầu, nhà thầu nộp hồ sơ giải trình xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động của nhà thầu đến Ủy ban nhân dân (UBND) cấp tỉnh nơi thực hiện gói thầu. Thời gian xem xét giải quyết thường kéo dài từ 15 ngày làm việc.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động nhà thầu
Sau khi có được văn bản chấp thuận của UBND cấp tỉnh, nhà thầu bước vào giai đoạn trọng tâm là chuẩn bị tài liệu. Một bộ hồ sơ xin giấy phép lao động nhà thầu hoàn chỉnh bao gồm rất nhiều loại giấy tờ mang tính pháp lý cao. Cụ thể, hồ sơ xin giấy phép lao động nhà thầu theo quy định năm 2026 bao gồm:
- Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài (Mẫu số 11/PLI hoặc mẫu mới nhất theo quy định).
- Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài (Bản gốc hoặc bản sao y công chứng đã xin ở Bước 1).
- Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe do cơ quan, tổ chức y tế có thẩm quyền của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp có giá trị trong thời hạn 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
- Phiếu lý lịch tư pháp cấp không quá 06 tháng kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ. Có thể dùng lý lịch tư pháp do nước ngoài cấp hoặc lý lịch tư pháp Việt Nam (nếu người lao động đang cư trú hợp pháp tại Việt Nam).
- Giấy tờ chứng minh trình độ chuyên môn: Bằng đại học, thạc sĩ, chứng chỉ đào tạo chuyên môn và văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc (từ 01 đến 02 năm tùy lĩnh vực theo quy định mới 2026) do cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài xác nhận.
- Văn bản của nhà thầu (hoặc công ty mẹ ở nước ngoài) cử người lao động sang làm việc tại Việt Nam để thực hiện hợp đồng thầu.
- Bản sao có chứng thực Hộ chiếu (còn giá trị theo quy định của pháp luật).
- 02 ảnh chân dung màu, kích thước 4x6cm, phông nền trắng, không đeo kính, chụp không quá 06 tháng.
- Lưu ý pháp lý bắt buộc: Mọi giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp (Bằng cấp, giấy xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp, quyết định cử đi công tác) bắt buộc phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, sau đó dịch thuật công chứng sang tiếng Việt mới được công nhận tính pháp lý tại Việt Nam.
Bước 3: Nộp hồ sơ và nhận kết quả xin work permit 2026
Trong năm 2026, nhờ các chính sách cải cách hành chính số, việc xin work permit 2026 (giấy phép lao động) đã được tối ưu hóa về mặt thời gian và cách thức nộp.
- Thời điểm nộp: Nhà thầu cần nộp hồ sơ trước ít nhất 10 – 15 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc tại công trường hoặc văn phòng dự án.
- Hình thức nộp: Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh, nộp qua dịch vụ bưu chính công ích, hoặc hình thức ưu tiên hiện nay là nộp trực tuyến (online) qua Cổng Dịch vụ công quốc gia/Cổng dịch vụ công của tỉnh.
- Thời gian xử lý xin work permit 2026: Theo tinh thần tinh gọn thủ tục hành chính, thời gian thẩm định và cấp giấy phép được quy định rất rõ ràng. Thông thường, trong khoảng từ 05 đến 10 ngày làm việc kể từ khi nộp đủ bộ hồ sơ hợp lệ, cơ quan nhà nước sẽ cấp giấy phép lao động. Trường hợp hồ sơ bị từ chối, cơ quan tiếp nhận bắt buộc phải có văn bản trả lời nêu rõ lý do trong vòng 03 ngày làm việc để nhà thầu kịp thời bổ sung, sửa đổi.
Lệ phí và thời hạn của giấy phép lao động nhà thầu
Một vấn đề mà các doanh nghiệp thường quan tâm khi lên ngân sách nhân sự là chi phí và thời hạn sử dụng của giấy phép lao động nhà thầu.
- Về thời hạn: Thời hạn của giấy phép lao động được cấp theo thời gian của hợp đồng thầu, văn bản cử sang làm việc hoặc hợp đồng lao động, nhưng pháp luật giới hạn tối đa không quá 02 năm. Đối với các dự án kéo dài, trước khi giấy phép hết hạn từ 05 đến 45 ngày, nhà thầu phải chủ động làm thủ tục gia hạn.
- Về lệ phí nhà nước: Lệ phí thẩm định và cấp phép do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định nên sẽ có sự khác biệt nhất định giữa các địa phương (ví dụ Hà Nội, TPHCM, Bình Dương, Bắc Ninh). Mức lệ phí nhà nước thường dao động từ 400.000 VNĐ đến 1.000.000 VNĐ cho một lần cấp mới hoặc cấp lại giấy phép lao động nhà thầu.
Những việc nhà thầu cần làm ngay sau khi có giấy phép lao động
Việc cầm trên tay tờ giấy phép lao động chưa phải là bước cuối cùng. Để đảm bảo người lao động cư trú và làm việc hoàn toàn hợp pháp, tránh bị phạt nguội trong năm 2026, nhà thầu phải hoàn tất các thủ tục hậu cấp phép sau:
- Ký kết hợp đồng lao động: Nếu người lao động sang Việt Nam theo hình thức thực hiện hợp đồng lao động, hai bên phải ký kết hợp đồng bằng văn bản. Sau đó, nhà thầu bắt buộc gửi bản sao hợp đồng đã ký về cơ quan nhà nước đã cấp giấy phép lao động.
- Xin cấp Thẻ tạm trú (TRC): Giấy phép lao động là cơ sở pháp lý quan trọng nhất để người nước ngoài xin Thẻ tạm trú mang ký hiệu LĐ1 hoặc LĐ2 tại Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh. Thẻ tạm trú sẽ có thời hạn tương đương với thời hạn của giấy phép lao động (tối đa 02 năm), giúp chuyên gia xuất nhập cảnh Việt Nam nhiều lần mà không cần xin visa.
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động: Nhà thầu phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ báo cáo định kỳ (6 tháng đầu năm và hàng năm) về tình hình sử dụng lao động nước ngoài cho Cơ quan chuyên môn quản lý lao động cấp tỉnh nơi đặt trụ sở và nơi trực tiếp thực hiện dự án.
Tại sao nên sử dụng dịch vụ cấp giấy phép lao động nhà thầu Luật Việt An?
Thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài của nhà thầu 2026 chứa đựng rất nhiều khâu trung gian mang tính xét duyệt. Từ việc xin xác nhận của chủ đầu tư dự án, đăng tin tuyển dụng tìm kiếm nguồn nhân lực trong nước, xin chấp thuận của UBND, cho đến việc hợp pháp hóa lãnh sự các loại giấy tờ phức tạp mang tính quốc tế. Đối với các nhà thầu lớn cần huy động số lượng lớn nhân sự trong thời gian ngắn để kịp tiến độ thi công công trình, việc tự thực hiện sẽ gặp nhiều rủi ro sai sót hồ sơ, dẫn đến chậm trễ tiến độ dự án và thậm chí bị phạt vi phạm hợp đồng thầu.
Để giải quyết triệt để bài toán này, dịch vụ cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài của nhà thầu tại Công ty Luật Việt An chính là sự lựa chọn đáng tin cậy của các doanh nghiệp. Với nhiều năm kinh nghiệm thực chiến trong lĩnh vực tư vấn pháp lý doanh nghiệp, đầu tư và giấy phép lao động, Luật Việt An mang đến giải pháp thủ tục trọn gói, chuyên nghiệp và tối ưu.
Luật Việt An trực tiếp hỗ trợ nhà thầu từ khâu đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ ban đầu, soạn thảo văn bản giải trình, đại diện liên hệ với cơ quan chức năng để xin chấp thuận nhu cầu, hỗ trợ dịch thuật công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự thần tốc, cho đến việc trực tiếp nộp và nhận kết quả cuối cùng.
Đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm của Luật Việt An am hiểu sâu sắc những thay đổi của pháp luật, đảm bảo tỷ lệ thành công hồ sơ cao. Việc trao trọn niềm tin cho Luật Việt An sẽ giúp nhà thầu loại bỏ gánh nặng hành chính, an tâm tập trung 100% nguồn lực vào chuyên môn thi công và phát triển dự án tại Việt Nam.
Câu hỏi thường gặp
Nhà thầu có thể gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài không?
Có. Theo quy định pháp luật lao động, nhà thầu hoàn toàn được phép gia hạn giấy phép lao động cho nhân sự nước ngoài khi gói thầu kéo dài. Mỗi giấy phép được gia hạn duy nhất 01 lần với thời hạn tối đa là 02 năm. Lưu ý cực kỳ quan trọng của thủ tục cấp giấy phép lao động 2026 là hồ sơ gia hạn phải được nộp đúng hạn (trước khi giấy phép cũ hết hạn ít nhất 05 ngày). Nếu để quá thời hạn này, nhà thầu bắt buộc phải làm thủ tục cấp mới từ đầu rất tốn kém và mất thời gian.
Giấy tờ chứng minh chuyên gia/lao động kỹ thuật năm 2026 có gì thay đổi?
Điểm sáng đáng chú ý nhất của pháp luật năm 2026 (Nghị định 219/2025/NĐ-CP) là việc nới lỏng điều kiện chứng minh chuyên gia. Thay vì yêu cầu bằng đại học và 03 năm kinh nghiệm như các năm trước, hiện nay chuyên gia nước ngoài chỉ cần có bằng đại học và 02 năm kinh nghiệm. Đặc biệt, nếu làm trong các lĩnh vực ưu tiên như khoa học công nghệ, tài chính, chuyển đổi số quốc gia thì chỉ cần 01 năm kinh nghiệm. Điều này giúp các nhà thầu công nghệ dễ dàng đưa nhân tài trẻ, chất lượng cao sang Việt Nam làm việc.
Trên đây là những tư vấn liên quan đến thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài của nhà thầu 2026. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, xin vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!
