Thủ tục thay đổi người đại diện chi nhánh công ty

Trong quá trình hoạt động, vì lý do nhân sự hay vì lý do khách quan mà dẫn đến việc thay đổi người đại diện chi nhánh công ty. Người đại diện của của nhánh giữ vai trò quan trọng, đại diện cho chi nhánh thực hiện các hoạt động  kinh doanh, sản xuất, tham gia các quan hệ khác nhau. Vì vậy, việc thay đổi này phải được thông báo đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền để cập nhật thông tin pháp lý về chi nhánh và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý. Sau đây, Luật Việt An sẽ tư vấn về thủ tục thay đổi người đại diện chi nhánh công ty.

Người đại diện chi nhánh công ty là ai?

Hiện nay, pháp luật không có quy định cụ thể người đại diện (người đứng đầu chi nhánh công ty) là ai. Khoản 5 Điều 84 Bộ Luật Dân sự 2015 quy định: Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền.

Về chức danh, trong Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh không quy định rõ chức danh mà chỉ ghi là người đứng đầu chi nhánh. Người đứng đầu chi nhánh không bắt buộc phải là thành viên của công ty.

Về vai trò, quyền hạn, theo quy định tại khoản 5 Điều 84 Bộ Luật Dân sự 2015, người đứng đầu chi nhánh đại diện thực hiện nhiệm vụ của công ty theo uỷ quyền. Như vậy, giữa giám đốc chi nhánh và phía công ty sẽ tiến hành lập một văn bản uỷ quyền, trong đó quy định chi tiết quyền và nghĩa vụ, vai trò, phạm vi công việc của giám đốc chi nhánh.

Lưu ý:

• Người đứng đầu chi nhánh đại diện cho các giao dịch của chi nhánh trong phạm vi uỷ quyền.
• Theo đó, người đứng đầu chi nhánh không đương nhiên có quyền đại diện cho chi nhánh mà quyền này chỉ phát sinh khi có ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của công ty.
• Phạm vi ủy quyền như thế nào là do người đại diện theo pháp luật của công ty quyết định. Và trong bất cứ hoàn cảnh nào, công ty cũng có quyền hủy việc ủy quyền cho người đứng đầu chi nhánh.
• Khi chi nhánh ký kết một số hợp đồng hoặc thực hiện một số công việc mà cần sự cho phép của công ty, người đứng đầu chi nhánh phải xuất trình được văn bản uỷ quyền của công ty cho chi nhánh.
• Người đại diện của chi nhánh mới phải đáp ứng một số điều kiện như về năng lực chủ thể, năng lực trình độ chuyên môn đối với một số lĩnh vực cho thuê lại lao động, dịch vụ kiểm toán.

Thủ tục thay đổi người đại diện chi nhánh công ty

Thủ tục chính phải thực hiện

Người đứng đầu chi nhánh là một trong những nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, do đó, khi thay đổi người đại diện chi nhánh công ty, cần tiến hành thủ tục Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh.

Thành phần hồ sơ

Theo Khoản 4 điều 56 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ thay đổi người đại diện chi nhánh công ty bao gồm những giấy tờ sau:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh (trường hợp cá nhân chưa có số định danh cá nhân, áp dụng cho hồ sơ sau ngày 01/07/2025);
• Văn bản ủy quyền cho Luật Việt An (trong trường hợp người đại diện của doanh nghiệp không trực tiếp nộp hồ sơ).

Lưu ý nội dung của thông báo phải bao gồm những thông tin như sau:

• Thông tin về doanh nghiệp: tên doanh nghiệp; Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế; Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/mã số thuế);…
• Thông tin về chi nhánh: Tên chi nhánh; Mã số chi nhánh; Số Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh;…
• Nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh: Ghi rõ nội dung về thay đổi người đứng đầu chi nhánh.

Ký và ghi rõ họ tên người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp/người đứng đầu chi nhánh: Trường hợp thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh trực thuộc doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký trực tiếp vào phần này. Trường hợp Tòa án hoặc Trọng tài chỉ định người thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì người được chỉ định ký trực tiếp vào phần này.

Các bước tiến hành thủ tục

Bước 1: Nộp hồ sơ

Khi thay đổi người đứng đầu của chi nhánh, doanh nghiệp gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh.

Các hình thức nộp hồ sơ: Qua mạng điện tử tại Cổng Thông tin Đăng ký doanh nghiệp Quốc gia.

Bước 2: Cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận và xử lý hồ sơ

• Khi nhận được Thông báo của doanh nghiệp, Cơ quan Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, thay đổi thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Cơ quan Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh.

Lưu ý tên gọi Cơ quan đăng ký kinh doanh

• Trước đây, Cơ quan đăng ký kinh doanh là Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư có thẩm quyền tiếp nhận và tiến hành thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh.
• Tuy nhiên sau quá trình sáp nhập, ở nhiều tỉnh thành, Sở Kế hoạch và Đầu tư và Sở Tài chính đã hợp nhất với tên gọi mới là Sở Tài chính.
• Theo đó, cần lưu ý cập nhật tên gọi cơ quan đăng ký kinh doanh của các tỉnh thành sau sáp nhập hiện nay.

Lưu ý thủ tục thay đổi người đại diện chi nhánh công ty của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Thủ tục chính

Theo Điều 15 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Chi nhánh trong trường hợp thay đổi người đứng đầu Chi nhánh.

Thành phần hồ sơ

Theo Điều 16 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, hồ sơ 01 bộ bao gồm:

• Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập lChi nhánh do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
• Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu mới của Chi nhánh; bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu mới của Chi nhánh; giấy tờ chứng minh người đứng đầu cũ của Chi nhánh đã thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân đến thời điểm thay đổi.
• Bản chính Giấy phép thành lập Chi nhánh.

Thủ tục thực hiện

Theo Điều 17 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, trong thời hạn 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi, thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Chi nhánh.

• Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép (Bộ Công thương).
• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
• Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp Giấy phép điều chỉnh hoặc không điều chỉnh Giấy phép thành lập Chi nhánh. Trường hợp không điều chỉnh phải có văn bản nêu rõ lý do.

Trên đây là tư vấn về thủ tục thay đổi người đại diện chi nhánh công ty. Qúy khách hàng có thắc mắc liên quan hay có nhu cầu tư vấn thủ tục về doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được tư vấn, hỗ trợ tốt nhất!