Trong bối cảnh dòng vốn đầu tư nước ngoài (FDI) liên tục đổ mạnh vào Việt Nam, nhu cầu điều chuyển nhân sự cấp cao từ tập đoàn mẹ xuyên quốc gia sang các công ty con tại Việt Nam ngày càng gia tăng. Việc nắm rõ quy định về di chuyển nội bộ không thuộc diện cấp giấy phép lao động năm 2026 là giải pháp then chốt giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sử dụng lao động, tiết kiệm chi phí và thời gian vận hành hệ thống pháp lý. Bài viết dưới đây của Luật Việt An sẽ phân tích chi tiết toàn bộ các quy định, điều kiện, hồ sơ và thủ tục hành chính mới nhất liên quan đến diện miễn giấy phép lao động này.
Khái niệm và phạm vi áp dụng diện di chuyển nội bộ doanh nghiệp năm 2026
Di chuyển nội bộ không thuộc diện cấp giấy phép lao động là gì?
Di chuyển nội bộ không thuộc diện cấp giấy phép lao động là hình thức người lao động nước ngoài thuộc diện miễn trừ nghĩa vụ phải xin cấp Giấy phép lao động khi được tập đoàn mẹ cử sang làm việc tại các công ty con, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện đang hoạt động hợp pháp trên lãnh thổ Việt Nam. Thay vì thực hiện quy trình cấp giấy phép lao động thông thường, doanh nghiệp chỉ cần làm thủ tục xin xác nhận miễn giấy phép lao động tại cơ quan có thẩm quyền.
Thế nào là di chuyển nội bộ doanh nghiệp theo quy định năm 2026?
Căn cứ theo quy định mới nhất tại điểm b khoản 13 Điều 7 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp được hiểu là việc nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật của một doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam, di chuyển tạm thời sang hiện diện thương mại đó và đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục.
Doanh nghiệp nước ngoài có hiện diện thương mại tại Việt Nam được hiểu thế nào?
Theo quy định tại điểm b khoản 13 Điều 7 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, hiện diện thương mại của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam bao gồm các hình thức pháp lý cụ thể sau:
- Tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài (Ví dụ: Công ty TNHH, Công ty Cổ phần do nước ngoài thành lập).
- Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
- Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
- Văn phòng điều hành của nhà đầu tư nước ngoài trong hợp đồng hợp tác kinh doanh (Hợp đồng BCC).
Lưu ý: Hiện diện thương mại của doanh nghiệp nước ngoài phải thuộc phạm vi 11 ngành dịch vụ theo Biểu cam kết cụ thể về dịch vụ của Việt Nam với Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) mới được áp dụng diện di chuyển nội bộ này.
Điều kiện để người nước ngoài di chuyển nội bộ được miễn giấy phép lao động
Để người nước ngoài được cơ quan nhà nước chấp thuận diện miễn giấy phép lao động diện di chuyển nội bộ, cả doanh nghiệp và người lao động phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn khắt khe về thời gian công tác và chức danh công việc.
Vị trí công việc được áp dụng diện di chuyển nội bộ doanh nghiệp
Theo Điều 3 và điểm b khoản 13 Điều 7 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, chỉ có 04 vị trí công việc sau đây được áp dụng cơ chế di chuyển nội bộ doanh nghiệp:
- Nhà quản lý: Người quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp hoặc người đứng đầu, cấp phó của cơ quan, tổ chức.
- Giám đốc điều hành: Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, hoặc người trực tiếp điều hành một lĩnh vực của doanh nghiệp và có từ 3 năm kinh nghiệm phù hợp.
- Chuyên gia: Người có bằng đại học trở lên hoặc tương đương và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến làm việc tại Việt Nam.
- Lao động kỹ thuật: Người được đào tạo ít nhất 1 năm và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm, hoặc có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc dự kiến.
Người lao động nước ngoài phải làm việc bao lâu tại doanh nghiệp nước ngoài trước khi sang Việt Nam?
Tại điểm b khoản 13 Điều 7 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP nêu rõ:
Người lao động nước ngoài bắt buộc phải được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng và làm việc liên tục ít nhất là 12 tháng ngay trước khi điều chuyển sang Việt Nam.
Quy định này nhằm ngăn chặn tình trạng doanh nghiệp tuyển dụng “ký gửi” nhân sự tại nước ngoài để lách luật xin miễn giấy phép lao động tại Việt Nam.
Hồ sơ chứng minh người nước ngoài di chuyển nội bộ doanh nghiệp
Thành phần hồ sơ:
Doanh nghiệp bảo lãnh cần chuẩn bị đầy đủ các văn bản tài liệu chứng minh mối quan hệ sở hữu giữa công ty nước ngoài và hiện diện thương mại tại Việt Nam theo Điều 8 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, bao gồm:
- Văn bản đề nghị theo mẫu.
- Giấy khám sức khỏe: Do cơ sở y tế có thẩm quyền cấp theo quy định, thời hạn không quá 12 tháng.
- Ảnh màu: 02 ảnh kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng.
- Hộ chiếu: Bản sao hộ chiếu còn thời hạn.
- Văn bản cử người lao động nước ngoài sang Việt Nam làm việc: Quyết định điều chuyển nội bộ do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp nước ngoài ký tên, đóng dấu, nêu rõ thời gian, vị trí công việc.
- Giấy tờ chứng minh quan hệ giữa công ty nước ngoài và hiện diện thương mại tại Việt Nam:
- Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp,
- Giấy phép thành lập Chi nhánh/Văn phòng đại diện.
- Tài liệu chứng minh thời gian làm việc:
- Hợp đồng lao động ký với công ty mẹ;
- Văn bản xác nhận kinh nghiệm hoặc bảng lương chứng minh đã làm việc tại công ty nước ngoài đủ 12 tháng liên tục.
Lưu ý khi chuẩn bị tài liệu
- Hợp pháp hóa lãnh sự các tài liệu nước ngoài (trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế).
- Bắt buộc phải dịch sang tiếng Việt.
- Phải thực hiện chứng thực bản dịch/bản sao theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam.
Quy trình thủ tục xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động
Di chuyển nội bộ có phải xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động không?
Căn cứ khoản 4 Điều 9 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, trường hợp người lao động nước ngoài di chuyển nội bộ bắt buộc phải thực hiện thủ tục xin cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động trước khi bắt đầu làm việc.
Thủ tục thực hiện chi tiết
Quy trình thực hiện thủ tục xin miễn giấy phép lao động đôi với người lao động di chuyển nội bộ được thực hiện theo 3 bước chính như sau:
- Người sử dụng lao động nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia;
- Hồ sơ sẽ được chuyển tự động về Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương.
- Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền sẽ thông báo kết quả như sau:
- Hồ sơ hợp lệ: Cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động;
- Hồ sơ không hợp lệ: Thông báo từ chối cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, nội dung nêu rõ lý do từ chối cấp.
Thời hạn nộp hồ sơ xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động
Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đề nghị trong thời hạn tối trước 60 ngày và ít nhất là 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam.
Thời hạn của giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động cho người di chuyển nội bộ
Theo Điều 10 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, thời hạn của giấy xác nhận được cấp dựa trên thời hạn của văn bản cử nhân sự sang Việt Nam làm việc hoặc giấy phép hoạt động của doanh nghiệp nhưng tối đa không quá 02 năm.
Giấy xác nhận này chỉ được gia hạn một lần duy nhất với thời hạn tối đa tiếp theo là 02 năm theo Điều 17.
Trường hợp di chuyển nội bộ làm việc tại nhiều tỉnh, thành phố
Trường hợp làm việc tại các pháp nhân tại Việt Nam
Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, nếu nhân sự làm việc tại nhiều tỉnh, thành phố khác nhau, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính sẽ có thẩm quyền cấp giấy xác nhận.
Đồng thời, trước ít nhất 3 ngày làm việc kể từ ngày nhân sự đến làm việc tại địa phương khác, doanh nghiệp phải gửi thông báo bằng văn bản đến cơ quan thẩm quyền nơi đó theo quy định tại khoản 5 Điều 22 Nghị định này.
Trường hợp làm việc tại các chi nhánh, văn phòng đại diện của pháp nhân nước ngoài tại Việt Nam
Căn cứ khoản 1 Điều 4 và khoản 5 Điều 9 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, công ty nước ngoài cần chọn một chi nhánh làm đầu mối xin Giấy xác nhận không thuộc trường hợp miễn giấy phép lao động tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi chi nhánh, văn phòng đại diện đó hoạt động.
Sau đó gửi thông báo bằng văn bản đến cơ quan thẩm quyền của các tỉnh, thành phố khác trước ít nhất 03 ngày khi người lao động luân chuyển đến làm việc.
Phân biệt di chuyển nội bộ doanh nghiệp và lao động theo hợp đồng
Để giúp doanh nghiệp có cái nhìn trực quan, tránh nhầm lẫn dẫn đến sai sót pháp lý nghiêm trọng, Luật Việt An lập bảng so sánh chi tiết dưới đây:
| Tiêu chí so sánh | Diện di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp | Diện làm việc theo Hợp đồng lao động |
| Cơ sở pháp lý | Khoản 2 Điều 2, Điểm b khoản 13 Điều 7 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP | Khoản 1 Điều 2 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, Điều 13 Bộ luật Lao động |
| Quan hệ lao động | Duy trì quan hệ lao động trực tiếp với công ty mẹ ở nước ngoài, được điều chuyển sang Việt Nam. | Ký kết hợp đồng lao động mới trực tiếp với pháp nhân tại Việt Nam. |
| Yêu cầu thời gian | Phải làm việc tại công ty mẹ ít nhất 12 tháng liên tục trước khi sang Việt Nam. | Không bắt buộc thời gian làm việc trước đó tại nước ngoài. |
| Hình thức văn bản | Xin cấp Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động. | Xin cấp Giấy phép lao động thông thường. |
| Nhu cầu sử dụng lao động | Không bắt buộc báo cáo giải trình nhu cầu trước 15 ngày trên Cổng thông tin (áp dụng theo quy định miễn trừ tùy thuộc điều ước WTO). | Bắt buộc phải thực hiện đăng ký giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài. |
Lỗi thường gặp khi xác định người nước ngoài thuộc diện di chuyển nội bộ
Qua quá trình tư vấn, Luật Việt An thường thấy các doanh nghiệp gặp những lỗi như sau khi xác định người nước ngoài thuộc diện di chuyển nội bộ theo pháp luật lao động Việt Nam hiện nay.
Cụ thể:
- Sai vị trí công việc: Đăng ký diện di chuyển nội bộ cho nhân viên thông thường, không thuộc nhóm được quy định, gồm:
- Nhà quản lý,
- Giám đốc điều hành,
- Chuyên gia,
- Lao động kỹ thuật.
- Thiếu thời gian làm việc: Người lao động làm việc tại công ty nước ngoài chưa đủ 12 tháng liên tục tính đến ngày điều chuyển.
- Ngành nghề không tương thích: Hiện diện thương mại tại Việt Nam hoạt động ngoài 11 ngành dịch vụ đã cam kết với WTO.
- Hồ sơ chưa hợp pháp hóa: Sử dụng quyết định bổ nhiệm hoặc văn bản cử nhân sự của công ty mẹ mà không thực hiện thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự.
Chế tài xử phạt vi phạm hành chính
Doanh nghiệp tự ý xác định sai đối tượng di chuyển nội bộ mà không xin giấy phép lao động hoặc không có giấy xác nhận hợp pháp sẽ bị xử phạt nghiêm khắc theo Nghị định số 12/2022/NĐ-CP:
- Đối với người lao động:
- Bị phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng do hành vi làm việc không có giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận
- Bị áp dụng hình thức xử phạt bổ sung là trục xuất khỏi Việt Nam
- Đối với người sử dụng lao động: Bị phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng tùy thuộc vào số lượng người lao động nước ngoài vi phạm.
Dịch vụ xin giấy xác nhận miễn giấy phép lao động diện di chuyển nội bộ của Luật Việt An
Là một trong những tổ chức hành nghề luật uy tín hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực tư vấn lao động nước ngoài, Luật Việt An mang đến dịch vụ pháp lý toàn diện cho doanh nghiệp:
- Tư vấn, đánh giá chính xác điều kiện nhân sự nước ngoài có thuộc diện di chuyển nội bộ theo đúng quy định pháp luật và cam kết WTO hay không.
- Hướng dẫn, hỗ trợ soạn thảo văn bản cử nhân sự, quyết định điều chuyển đúng thể thức legal chuẩn mực.
- Đại diện theo ủy quyền thực hiện dịch thuật, chứng thực, nộp hồ sơ trực tuyến và nhận Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động từ cơ quan nhà nước.
- Hỗ trợ toàn diện các thủ tục sau khi có giấy xác nhận như xin Thẻ tạm trú, chuyển đổi thị thực dài hạn cho chuyên gia nước ngoài.
Các câu hỏi thường gặp:
Công ty mẹ tại nước ngoài mới thành lập được 6 tháng thì có thể cử nhân sự sang Việt Nam theo diện di chuyển nội bộ không?
Vì điều kiện tiên quyết là người lao động nước ngoài phải được tuyển dụng và làm việc tại công ty nước ngoài ít nhất 12 tháng liên tục ngay trước khi điều chuyển sang Việt Nam.
Do công ty mẹ mới hoạt động 6 tháng nên không thể đáp ứng điều kiện về thời gian làm việc của nhân sự.
Thời hạn tối đa của Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động diện di chuyển nội bộ là bao lâu?
Thời hạn tối đa cho mỗi lần cấp là 02 năm. Theo quy định mới, doanh nghiệp chỉ được phép gia hạn một lần duy nhất với thời hạn tối đa tiếp theo là 02 năm.
Sau khi hết thời gian gia hạn, nếu nhân sự vẫn tiếp tục làm việc, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động mới.
Giấy khám sức khỏe do bệnh viện nước ngoài cấp có được chấp nhận trong hồ sơ di chuyển nội bộ doanh nghiệp không?
Theo Điều 8 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, Giấy khám sức khỏe nước ngoài được chấp nhận nếu được cấp bởi cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài, còn thời hạn không quá 12 tháng kể từ ngày cấp, đã được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật chứng thực sang tiếng Việt.
Ngoài ra, quốc gia cấp phải có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau về y tế với Việt Nam.
Nếu chuyên gia nước ngoài diện di chuyển nội bộ thay đổi số hộ chiếu thì có phải làm lại thủ tục từ đầu không?
Trường hợp thay đổi số hộ chiếu khi giấy xác nhận còn thời hạn, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ tục cấp lại giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo quy định tại khoản 2 Điều 11 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.
Thời gian giải quyết là 03 ngày làm việc.
Doanh nghiệp có văn phòng đại diện tại Việt Nam thì văn phòng đại diện đó có được đứng tên bảo lãnh nhân sự di chuyển nội bộ không?
Căn cứ điểm b khoản 13 Điều 7 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được công nhận là một hình thức hiện diện thương mại hợp pháp. Do đó, văn phòng đại diện hoàn toàn có tư cách pháp lý để đứng tên trên hồ sơ bảo lãnh điều chuyển nhân sự từ công ty mẹ sang làm việc.
Quý khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động xin vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!
