Điều kiện đăng ký đặt trụ sở công ty

Công ty muốn hoạt động và kinh doanh đòi hỏi phải có trụ sở công ty. Trụ sở chính được xem là tài sản hợp pháp của các đơn vị, doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều khách hàng gặp khó khăn khi không thể xác định các điều kiện trụ sở công ty dẫn đến việc không thể thực hiện tiếp thủ tục thành lập công ty. Để hỗ trợ khách hàng, công ty Luật Việt An xin đưa ra bài viết điều kiện đăng ký đặt trụ sở công ty sau đây.

Căn cứ pháp lý

• Luật Nhà ở năm 2014;
• Luật Doanh nghiệp năm 2020.
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
• Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt phạm vi hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.

Trụ sở công ty là gì?

Trụ sở công ty  hiểu là nơi công ty tiến hành giao dịch kinh doanh. Trụ sở chính có thể chỉ là nơi để công ty đăng ký trên Giấy phép kinh doanh, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp với khách hàng mà không nhất thiết phải là nơi diễn ra hoạt động kinh doanh. Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp, theo đó, trụ sở chính của công ty đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của công ty và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Các công ty thành lập và đang hoạt động đòi hỏi phải có trụ sở chính. Và đồng thời việc lựa chọn trụ sở chính đảm bảo được tính ổn định và lâu dài cho công ty là một trong các vấn đề cần hết sức lưu ý khi thành lập công ty.

Điều kiện đăng ký đặt trụ sở công ty

Trụ sở chính của công ty có thể được đặt ở những nơi mà chủ sở hữu mong muốn, tuy nhiên khi đặt trụ sở chính của công ty cần phải tuân theo những nguyên tắc nhất định. Những quy định về trụ sở công ty đã được Luật Doanh nghiệp 2020, Luật Nhà ở năm 2014 và các văn bản pháp luật có liên quan khác quy định, với nội dung cụ thể như sau:

• Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Căn cứ khoản khoản 3 Điều 3, khoản 11 Điều 6 Luật Nhà ở năm 2014:

• Đối với trường hợp chung cư, nhà tập thể chỉ được sử dụng với mục đích để ở: Trụ sở chính của doanh nghiệp không được đặt địa chỉ tại chung cư, nhà tập thể được xây với mục đích để ở. Điều này nhằm đảm bảo sự an toàn trong việc phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự cũng như là đảm bảo được lợi ích sinh hoạt của những hộ dân khác.
• Đối với trường hợp nhà chung cư sử dụng vào mục đích hỗn hợp mà có phân định khu vực để sử dụng cho mục đích kinh doanh, thương mại riêng và khu vực để ở riêng thì công ty được phép đặt trụ sở chính tại các căn hộ chung cư thuộc phần diện tích có mục đích kinh doanh, thương mại.

Trước đó, cơ quan nhà nước cũng đã ra quy định về vấn đề này trong bối cảnh mô hình nhà chung cư cao tầng phát triển và bị lạm dụng chuyển đổi cho mục đích kinh doanh, thành lập công ty một cách tràn lan. Cụ thể, Công văn 2544/BXD-QLN của Bộ Xây dựng ngày 19/11/2009 đã nêu rõ “chủ sở hữu chuyển đổi mục đích sử dụng từ nhà ở sang làm văn phòng, cơ sở sản xuất, kinh doanh là trái với mục đích sử dụng, không đảm bảo an toàn. Pháp luật về quản lý sử dụng nhà chung cư không cho phép chủ sở hữu nhà ở sử dụng hoặc cho người khác sử dụng phần sở hữu riêng trái mục đích quy định. Ngoài ra, việc sử dụng văn phòng, cơ sở sản xuất, kinh doanh xen lẫn với nhà ở gây xáo trộn, mất trật tự và ảnh hưởng trực tiếp đến sinh hoạt của các hộ dân sống ở các nhà chung cư.”

Có thể thấy, các quy định về địa điểm đặt trụ sở công ty cụ thể hóa trong Luật Nhà ở hiện hành đã góp phần hướng dẫn các nhà đầu tư thực hiện đúng quy định của luật nhà ở khi thành lập công ty kinh doanh sản xuất. Theo đó trụ sở thành lập công ty có thể là nhà riêng hoặc văn phòng cho thuê có mục đích sử dụng là kinh doanh hoặc khu văn phòng, công trình kinh doanh dịch vụ trong tổ hợp nhà nhiều tầng có mục đích sử dụng hỗn hợp. Thông thường đối với loại hình khu văn phòng phổ biến ở các thành phố lớn thì đều có ban quản lý riêng để phục vụ công tác thành kiểm tra các điều kiện cho thuê bất động sản theo quy định của pháp luật.

Lưu ý cho doanh nghiệp

Hiện nay pháp luật về doanh nghiệp và quản lý thuế không cho phép doanh nghiệp đăng ký trụ sở dưới dạng văn phòng ảo. Chính vì vậy doanh nghiệp cần chú ý đáp ứng các quy định về lựa chọn trụ sở phù hợp.

Việc đặt trụ sở sẽ chịu ảnh hưởng từ một số ngành nghề doanh nghiệp dự kiến kinh doanh. Ví dụ, trong trường hợp doanh nghiệp kinh doanh những ngành nghề sản xuất, chế biến, nuôi trồng… thì doanh nghiệp không được đặt trụ sở chính tại khu dân cư, trung tâm thành phố mà chỉ đặt ở các vùng lân cận, xa khu dân cư, hoặc khu công nghiệp (đặc biệt với các ngành sản xuất).

Chọn được địa điểm phù hợp thì trụ sở doanh nghiệp sẽ đóng vai trò là “thành trì vững chắc” cho sự phát triển lâu dài và bền vững tạo thuận lợi lớn trong việc giao dịch, kinh doanh, mở rộng thị trường sau này. Với đội ngũ tư vấn ưu tú và kinh nghiệm chuyên môn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp, Việt An luôn cung cấp cho khách hàng những giải pháp tốt nhất đáp ứng nhu cầu hoạt động của khách hàng.

Thay đổi địa điểm đặt trụ sở công ty

Việc lựa chọn trụ sở chính không những thuận tiện cho hoạt động kinh doanh của công ty mà còn giúp công ty có sự ổn định lâu dài. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp, do điều kiện hoàn cảnh thay đổi dẫn đến việc công ty phải tiến hành thay đổi địa điểm đặt trụ sở công ty. Việc công ty thay đổi trụ sở chính đồng nghĩa phát sinh thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Căn cứ Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty được quy định cụ thể như sau:

• Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi đặt trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.
• Trường hợp chuyển địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ được quy định tại khoản 2 Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
• Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp theo quy định.

Lưu ý: Khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty, quyền và nghĩa vụ của công ty không thay đổi.

Một số câu hỏi liên quan

Việc cố tình kê khai không trung thực, sai sự thật về địa chỉ trụ sở chính có trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bị xử phạt như thế nào?

Căn cứ Điều 43 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi kê khai không trung thực, không chính xác nội dung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Việc vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở công ty ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh bị xử phạt như thế nào?

Căn cứ Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, việc vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sẽ bị phạt cảnh cáo hoặc bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng, mức tiền phạt được quy định dựa trên thời hạn vi phạm.

Hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty được quy định như thế nào?

Căn cứ Khoản 2 Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thay đổi trụ sở chính của công ty bao gồm các loại tài liệu giấy tờ cụ thể như sau:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

Quy định về gắn tên công ty và lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính?

Căn cứ khoản 4 Điều 37 Luật Doanh nghiệp, tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, Điều 11 Luật Doanh nghiệp cũng nêu rõ doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều 11 Luật Doanh nghiệp tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật.

Dịch vụ tư vấn điều kiện đăng ký đặt trụ sở công ty của Luật Việt An

• Tư vấn cho khách hàng về điều kiện, thủ tục đăng ký địa điểm đặt trụ sở công ty;
• Tư vấn thủ tục thay đổi địa điểm đặt trụ sở công ty;
• Tư vấn cho khách hàng về hồ sơ, điều kiện thành lập công ty;
• Soạn thảo hồ sơ đăng ký thành lập công ty cho khách hàng;
• Đại diện khách hàng thực hiện thủ tục thành lập công ty tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Tư vấn pháp lý thường xuyên cho doanh nghiệp khi đi vào hoạt động.

Trụ sở công ty có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty. Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn về điều kiện đăng ký đặt trụ sở công ty, xin vui lòng liên hệ Công ty Việt An để được hỗ trợ tốt nhất.