Quy định mới về hoạt động công chứng, chứng thực

Mới đây, Chính Phủ đã ban hành Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Công chứng 2024, thay thế Nghị định 29/2015/NĐ-CP. Nghị định này sẽ chính thức có hiệu lực từ ngày 01/7/2025 với nhiều quy định mới trong hoạt động công thức, chứng thực so với quy định trước đây. Sau đây, Luật Việt An sẽ cập nhật Quy định mới về hoạt động công chứng, chứng thực.

Lộ trình chuyển đổi, giải thể các Phòng công chứng trước 1/1/2029

Điều 15 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định cụ thể lộ trình hoàn thành việc chuyển đổi, giải thể các Phòng công chứng như sau:

• Đối với các Phòng công chứng tự bảo đảm toàn bộ chi thường xuyên và chi đầu tư: Chậm nhất là ngày 31 tháng 12 năm 2026;
• Đối với các Phòng công chứng tự bảo đảm toàn bộ chi thường xuyên: Chậm nhất là ngày 31 tháng 12 năm 2027;
• Đối với các Phòng công chứng không thuộc điểm a và điểm b khoản 1 Điều 15 Nghị định 104/2025/NĐ-CP: Chậm nhất là ngày 31 tháng 12 năm 2028.

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh căn cứ quy định của Luật Công chứng 2024, Nghị định 104/2025/NĐ-CP, pháp luật về tổ chức, sắp xếp lại đơn vị sự nghiệp công lập và tình hình thực tế tại địa phương để quyết định việc chuyển đổi, giải thể các Phòng công chứng của địa phương phù hợp với lộ trình quy định.

Như vậy, lộ trình hoàn thành việc chuyển đổi, giải thể các Phòng công chứng được thực hiện trước ngày 01/01/2029.

Nếu như Điều 6, Điều 7 Nghị định 29/2015/NĐ-CP trước đây không quy định mốc thời gian cụ thể, mà giao địa phương căn cứ điều kiện thực tế để xây dựng Kế hoạch và Đề án chuyển đổi thì Nghị định 104/2025/NĐ-CP đã quy định rất rõ về lộ trình chuyển đổi. Cùng với đó, nếu như quy định cũ tại Nghị định 29/2015/NĐ-CP thủ tục chuyển đổi Phòng công chứng phải thực hiện theo 2 bước: xây dựng Kế hoạch chuyển đổi (Điều 6) và Đề án chuyển đổi (Điều 7), thì tại Điều 9 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, bỏ bước lập Kế hoạch, chỉ yêu cầu xây dựng Đề án chuyển đổi trực tiếp.

Điều 14 Nghị định 104/2025/NĐ-CP cũng quy định rõ: Phòng công chứng không chuyển đổi được thì phải giải thể. Việc giải thể chỉ được thực hiện khi đáp ứng điều kiện tại Khoản 2 Điều 22 Luật Công chứng và sau khi giải quyết chế độ cho công chứng viên, người lao động.

Hướng dẫn cụ thể về văn phòng công chứng loại hình doanh nghiệp tư nhân

Trước đây, Luật Công chứng 2014 chỉ quy định Văn phòng công chứng là loại hình công ty hợp danh. Tuy nhiên, từ ngày 01/7/2025, theo quy định mới tại khoản 1, khoản 2 Điều 23 Luật Công chứng 2024, văn phòng công chứng có thể được tổ chức dưới loại hình công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân. Điều này phù hợp tại các đơn vị hành chính cấp huyện có mật độ dân số thấp, cơ sở hạ tầng và dịch vụ chưa phát triển và khó khăn trong việc thành lập Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh.

Nhằm hướng dẫn quy định mới này, Điều 17 Nghị định 104/2025/NĐ-CP đã quy định rõ về Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân:

• Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành danh mục địa bàn cấp huyện được thành lập Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân của địa phương mình.
• Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân có thể chuyển đổi thành Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh. Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh không được chuyển đổi thành Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân.
• Điều kiện, hồ sơ, thủ tục chuyển đổi cũng được hướng dẫn chi tiết tại Điều 17 Nghị định 104/2025/NĐ-CP.

Hướng dẫn quy định về công chứng điện tử từ 1/7/2025

Nghị định 104/2025/NĐ-CP đã cụ thể hoá nhiều quy định mới về hoạt động công chứng, chứng thực của Luật Công chứng 2024, đặc biệt về công chứng điện tử, cụ thể:

Giá trị pháp lý của công chứng điện tử

Công chứng điện tử là việc công chứng được thực hiện bằng phương tiện điện tử để tạo lập văn bản công chứng điện tử, tuân thủ nguyên tắc quy định tại Điều 5 Luật Công chứng 2024.

Theo Điều 47 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, bản công chứng điện tử là văn bản được tạo lập trực tiếp trên môi trường điện tử theo một trong hai quy trình: Công chứng điện tử trực tiếp hoặc trực tuyến.

• Văn bản công chứng giấy được được chuyển đổi thành văn bản điện tử có chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng cũng được coi là văn bản công chứng điện tử.
• Các văn bản công chứng giấy được được chuyển đổi thành văn bản điện tử có chữ ký số hợp lệ cũng được coi là văn bản công chứng điện tử.
• Văn bản công chứng điện tử phải có QR-Code hoặc đường link hoặc mã số hoặc hình thức ký hiệu riêng khác để thực hiện việc tham chiếu, kiểm tra tính xác thực.

Theo đó, văn bản công chứng điện tử là văn bản được lập trên môi trường điện tử, có chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng, có giá trị tương đương văn bản công chứng giấy.

Di chúc không được công chứng điện tử trực tuyến

Về phạm vi áp dụng công chứng điện tử: Công chứng điện tử trực tiếp được áp dụng đối với tất cả các giao dịch dân sự. Đối với công chứng điện tử trực tuyến được áp dụng với các giao dịch dân sự, trừ di chúc và giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác.

Điều kiện cung cấp và sử dụng dịch vụ công chứng điện tử

Điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng điện tử:

• Tài khoản để thực hiện việc công chứng điện tử (của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, viên chức ngoại giao, Cơ quan đại diện ngoại giao phải được tạo lập trên nền tảng công chứng điện tử.
• Chữ ký số có sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian để thực hiện công chứng điện tử của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, viên chức ngoại giao, Cơ quan đại diện ngoại giao do tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy của Việt Nam cung cấp theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng phải đăng ký chữ ký số để thực hiện công chứng điện tử tại Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng đăng ký hoạt động.
• Tổ chức hành nghề công chứng cung cấp dịch vụ công chứng điện tử phải bảo đảm điều kiện về máy tính, đường truyền mạng, thiết bị điện tử và các điều kiện cần thiết khác.
• Việc cung cấp dịch vụ công chứng điện tử tại Cơ quan đại diện ngoại giao được thực hiện theo điều kiện thực tế của Cơ quan đại diện ngoại giao đó.

Điều kiện sử dụng dịch vụ công chứng điện tử:

• Người tham gia giao dịch công chứng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cung cấp theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc chữ ký số, chứng thư chữ ký số nước ngoài được công nhận tại Việt Nam, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.
• Tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch công chứng điện tử có thể đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử trên nền tảng công chứng điện tử hoặc được xác thực cấp chứng thư chữ ký số qua ứng dụng VNeID hoặc ứng dụng khác tại thời điểm tham gia giao dịch để đồng bộ tài khoản và cấp chứng thư chữ ký số theo quy định của pháp luật. Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ hướng dẫn tổ chức, cá nhân đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử và tuân thủ các quy định của pháp luật có liên quan.

Quy định hướng dẫn có thể chụp ảnh, kết hợp quay phim khi công chứng

Theo quy định tại khoản 1 Điều 50 Luật Công chứng 2024 thì người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào từng trang của giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên. Việc ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên phải được chụp ảnh và lưu trữ trong hồ sơ công chứng.

Hướng dẫn chi tiết quy định này, Điều 46 Nghị định 104/2025/NĐ-CP nêu rõ ảnh chụp phải đáp ứng các yêu cầu:

• Nhận diện được người ký văn bản công chứng và công chứng viên thực hiện việc công chứng;
• Rõ ràng, sắc nét, không dễ bay màu hoặc phai mực; không được cắt ghép, chỉnh sửa, thêm, bớt chi tiết hoặc bối cảnh;
• Được in màu hoặc đen trắng trên giấy A4; trường hợp sử dụng giấy in ảnh chuyên dụng thì kích thước ảnh tối thiểu là 13cm x 18cm.

Trường hợp việc công chứng có người làm chứng, người phiên dịch thì việc chụp ảnh người làm chứng, người phiên dịch ký hoặc điểm chỉ trước sự chứng kiến của công chứng viên cũng phải đảm bảo các yêu cầu như trên.

Trường hợp có nhiều người tham gia giao dịch ký văn bản công chứng tại cùng một thời điểm và cùng một địa điểm thì có thể chụp ảnh từng người ký trước sự chứng kiến công chứng viên hoặc chụp ảnh chung tất cả những người ký trước sự chứng kiến công chứng viên; ảnh chụp phải bảo đảm các yêu cầu nêu trên. Nếu công chứng tại các thời điểm hoặc địa điểm khác nhau thì việc chụp ảnh được chụp trước sự chứng kiến của công chứng viên tại các thời điểm hoặc địa điểm tương ứng.

Bổ sung rõ các trường hợp được xem là “lý do chính đáng khác” để thực hiện công chứng ngoài trụ sở

Trước đây, Nghị định 29/2015/NĐ-CP không liệt kê cụ thể các trường hợp được coi là lý do chính đáng khác theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Công chứng 2014.

Tại Điều 43 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, đã liệt kê rõ 4 nhóm trường hợp được coi là “lý do chính đáng khác”, bao gồm:

• Phụ nữ mang thai hoặc đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi;
• Người cao tuổi, người khuyết tật hoặc gặp khó khăn trong đi lại;
• Người làm nhiệm vụ trong lực lượng vũ trang, đang thi hành công vụ không thể rời khỏi vị trí;
• Các trường hợp bất khả kháng, trở ngại khách quan khác.

Ngoài ra, việc công chứng ngoài trụ sở phải được thực hiện tại địa điểm có địa chỉ cụ thể, phù hợp với lý do nêu ra.

Quy định cụ thể về bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên

Chương III Nghị định 29/2015/NĐ-CP quy định nguyên tắc mua bảo hiểm, phạm vi bảo hiểm và điều kiện chi trả. Tuy nhiên, số tiền bảo hiểm tối thiểu, thời hạn bảo hiểm, mức khấu trừ… chưa cụ thể.

Nghị định 104/2025/NĐ-CP từ Điều 28 đến Điều 35 đã quy định chi tiết:

• Phạm vi bảo hiểm: Doanh nghiệp bảo hiểm bồi thường cho tổ chức hành nghề công chứng khoản tiền mà tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm bồi thường cho người yêu cầu công chứng và cá nhân, tổ chức khác do lỗi của công chứng viên của tổ chức mình gây ra trong quá trình thực hiện việc công chứng, trừ các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 28.
• Thời hạn bảo hiểm: tối thiểu 5 năm kể từ ngày hợp đồng bảo hiểm có hiệu lực.
• Phí bảo hiểm: không thấp hơn 3 triệu đồng/năm/công chứng viên
• Số tiền bảo hiểm: tối thiểu 400 triệu đồng và phải được quy định rõ trong hợp đồng bảo hiểm.
• Mức khấu trừ: tối thiểu 2 triệu đồng cho một trường hợp bồi thường bảo hiểm và phải được quy định rõ trong hợp đồng bảo hiểm.
• Quy định về nguyên tắc bồi thường; trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng và doanh nghiệp bảo hiểm; Hợp đồng bảo hiểm; Hồ sơ bồi thường bảo hiểm;…

Trên đây là một số quy định mới về hoạt động công chứng, chứng thực. Qúy khách hàng có thắc mắc liên quan hay có nhu cầu tư vấn pháp luật chuyên sâu, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được tư vấn, hỗ trợ tốt nhất!