Thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu thay đổi tên để phù hợp hơn với chiến lược kinh doanh, tái định vị thương hiệu hoặc mở rộng quy mô hoạt động. Tuy nhiên, việc thay đổi tên doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là thay một cái tên, mà còn kéo theo hàng loạt thủ tục pháp lý bắt buộc theo quy định của pháp luật hiện hành. Vậy quy trình, hồ sơ và những lưu ý khi thay đổi tên doanh nghiệp là gì? Bài viết dưới đây, Luật Việt An sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan và hướng dẫn chi tiết về thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp.

Quy định về tên doanh nghiệp

Căn cứ theo Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về tên doanh nghiệp như sau:

• Tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành tố theo thứ tự: Loại hình doanh nghiệp; Tên riêng.
• Loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; được viết là “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần; được viết là “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh; được viết là “doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân.
• Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
• Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.

Lưu ý khi đặt tên doanh nghiệp

• Tên tiếng việt và tên tiếng anh của doanh nghiệp đều không được trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trước đó trên phạm vi cả nước.
• Tên viết tắt của doanh nghiệp không được trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp đã đăng ký trên phạm vi cả nước.
• Các doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư (đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) có tên trùng, tên gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp không bắt buộc phải đăng ký đổi tên.
• Tên doanh nghiệp không nên trùng với nhãn hiệu nổi tiếng nhãn hiệu đã được cấp văn bằng hộ trước thời điểm tên doanh nghiệp được đặt.

Cách xác định tên doanh nghiệp trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn

• Tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký được đọc giống tên doanh nghiệp đã đăng ký.
• Tên viết tắt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp đã đăng ký.
• Tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đề nghị đăng ký trùng với tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đã đăng ký.
• Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một số tự nhiên, một số thứ tự hoặc một chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, chữ F, J, Z, W được viết liền hoặc cách ngay sau tên riêng của doanh nghiệp đó.
• Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một ký hiệu “&” hoặc “và”, “.”, “,”, “+”, “-”, “_”.
• Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi từ “tân” ngay trước hoặc từ “mới” được viết liền hoặc cách ngay sau hoặc trước tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký.
• Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một cụm từ “miền Bắc”, “miền Nam”, “miền Trung”, “miền Tây”, “miền Đông”.
• Tên riêng của doanh nghiệp trùng với tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký.

Hồ sơ thay đổi tên doanh nghiệp

Căn cứ tại Điều 41 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định về hồ sơ đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp từ ngày 01/7/2025 gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
• Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh; của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi tên doanh nghiệp.

Thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp

Bước 1: Nộp hồ sơ

• Doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ như đề cập trên
• Nơi tiếp nhận hồ sơ: Phòng Đăng ký Kinh doanh và Tài chính Doanh nghiệp – Sở Tài Chính (Tùy vào từng từng địa phương mà tên gọi sẽ khác nhau)
• Hình thức nộp hồ sơ: Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ bằng phương thức trực tiếp, nộp online. Tuy nhiên, Hiện nay một số địa phương chỉ tiếp nhận hồ sơ qua hình thức trực tuyến.

Bước 2: Thẩm định hồ sơ

• Thời gian giải quyết: 03 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ
• Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới
• Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ ra thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do, hướng dẫn sửa đổi bổ sung.

Bước 3: Thực hiện các thủ tục khác sau khi đổi tên doanh nghiệp

• Làm lại biển đặt tại trụ sở công ty
• Thay đổi thông tin về chữ ký số
• Thay đổi thông tin về tài khoản ngân hàng
• Thông báo cho đối tác, bạn hàng về việc thay đổi tên công ty
• Thay đổi thông tin trên các Giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận

Trường hợp doanh nghiệp có các giấy phép kinh doanh đủ điều kiện kinh doanh như: Giấy phép kinh doanh lữ hành, Giấy phép xuất khẩu lao động; Giấy phép kinh doanh tư vấn du học; Giấy chứng nhận đủ điều kiện An toàn thực phẩm; giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; …. doanh nghiệp cần làm thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp trên các giấy phép/ giấy chứng nhận này.

Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho Luật Việt An, Khách hàng chỉ cần cung cấp thông tin và ký hồ sơ do Luật Việt An soạn thảo, mọi thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp do các luật sư của Việt An hỗ trợ trọn gói, theo đó khi khách hàng sử dụng dịch vụ của Luật Việt An sẽ nhận được các kết quả là: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo tên mới; Con dấu tròn công ty; Hồ sơ nội bộ để lưu ở văn phòng; Hướng dẫn thủ tục sau khi thay đổi tên công ty;

Một số lưu ý khi thay đổi tên doanh nghiệp

Công bố thông tin sau khi thay đổi tên doanh nghiệp

Công bố thông tin là thủ tục bắt buộc khi thay đổi đăng ký doanh nghiệp.

Theo quy định tại Điều 45, Nghị định 122/2021/NĐ-CP có hiệu lực ngày 01/01/2022 quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư quy định về vi phạm về công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp như sau:

Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

• Không thông báo công khai nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
• Thông báo công khai nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp không đúng thời hạn quy định.
• Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc thông báo nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp đối với hành vi vi phạm.

Khắc con dấu của doanh nghiệp

Hiện nay, theo quy định của Luật Doanh nghiệp thì con dấu của doanh nghiệp do doanh nghiệp tự quản lý, tự khắc cơ quan nhà nước không quản lý cũng như theo dõi công bố con dấu của doanh nghiệp nữa. Do đó, sau khi doanh nghiệp đổi tên mới chỉ nên khắc lại con dấu để đảm bảo đồng nhất với tên doanh nghiệp mà không phải thủ tục doanh nghiệp bắt buộc cần thực hiện.

Xử lý hóa đơn cũ sau khi thay đổi tên doanh nghiệp

Theo khoản 4, Điều 36, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ:

• Đối với các số biên lai đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức thu phí, lệ phí vẫn có nhu cầu sử dụng biên lai đã đặt in thì thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành biên lai đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu số 02/ĐCPH-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ.
• Nếu tổ chức không có nhu cầu sử dụng số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thông báo kết quả hủy hóa đơn với cơ quan thuế quản lý và thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mới.

Trên đây là tư vấn của Luật Việt An về thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp. Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hay có nhu cầu tư vấn pháp lý xung quanh đến doanh nghiệp hoặc những vấn đề khác, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất.