Thủ tục thay đổi tên viết tắt của công ty

Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi tên viết tắt của công ty để phù hợp hơn với định hướng kinh doanh, nhận diện thương hiệu hoặc yêu cầu đối tác. Việc thay đổi này không chỉ mang ý nghĩa về mặt hình ảnh mà còn liên quan trực tiếp đến thủ tục pháp lý theo quy định hiện hành. Để tránh rắc rối và đảm bảo hồ sơ được phê duyệt nhanh chóng, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình và những lưu ý quan trọng. Bài viết dưới đây Luật Việt An sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục thay đổi tên viết tắt của công ty theo đúng pháp luật, giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí.

Quy định của pháp luật về tên viết tắt của công ty

Tên viết tắt không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với công ty khác

Theo Khoản 1 Điều 14 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp không được đăng ký tên doanh nghiệp trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp khác đã đăng ký trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc, trừ những doanh nghiệp đã giải thể hoặc đã có quyết định có hiệu lực của Tòa án tuyên bố doanh nghiệp bị phá sản.

Tên viết tắt phải có tên loại hình công ty

Theo Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020, sửa đổi bổ sung 2025 quy định:

“Tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành tố theo thứ tự sau đây:

..a) Loại hình doanh nghiệp;

…b) Tên riêng.

…2. Loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; được viết là “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần; được viết là “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh; được viết là “doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân.

…3. Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.

…4. Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.

…5. Căn cứ vào quy định tại Điều này và các điều 38, 39 và 41 của Luật này, Cơ quan đăng ký kinh doanh có quyền từ chối chấp thuận tên dự kiến đăng ký của doanh nghiệp.”

Tên viết tắt của doanh nghiệp thường được lấy từ tên bằng tiếng nước ngoài. Khi đặt tên viết tắt, doanh nghiệp bắt buộc phải kèm theo loại hình công ty, tương tự như đối với tên bằng tiếng Việt.

Hồ sơ thay đổi tên viết tắt công ty

Theo quy định của Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thành phần hồ sơ bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp với nội dung thay đổi tên viết tắt của công ty (theo mẫu mới của Thông tư 68/2025/TT-BTC);
• Bản sao hợp lệ biên bản họp về việc thay đổi tên viết tắt của công ty: biên bản họp Đại hội đồng cổ đông (công ty Cổ phần), biên bản họp Hội đồng thành viên (công ty TNHH 2 thành viên trở lên), biên bản họp của các thành viên hợp danh (Công ty hợp danh);
• Quyết định thay đổi tên công ty của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng thành viên, của các thành viên hợp danh, của chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH 1 thành viên);
• Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (áp dụng với doanh nghiệp đã thành lập trước 01/07/2025 mà chưa bổ sung thông tin này trước đó)
• Giấy ủy quyền (nếu có);

Thủ tục thay đổi tên viết tắt công ty

Bước 1: Tra cứu tên viết tắt mới

Trước khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần tra cứu tên viết tắt dự định thay đổi trên Cổng Thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo không trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên đã đăng ký của doanh nghiệp khác trên phạm vi toàn quốc.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua hai hình thức:

• Trực tiếp tại Phòng Đăng ký Kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Trực tuyến thông qua Cổng Thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Bước 3: Xử lý hồ sơ và nhận kết quả

Theo Điều 41 Nghị định 168/2025/NĐ-CP cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ tiếp nhận hồ sơ, cấp giấy biên nhận, và hẹn trả kết quả.

Trong 3 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan sẽ xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với tên viết tắt đã được thay đổi. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, sẽ có thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung bằng văn bản.

Bước 4: Công bố và cập nhật sau khi thay đổi

Trong 30 ngày kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, thông tin thay đổi (bao gồm tên viết tắt mới) sẽ được công bố công khai trên Cổng Thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần làm gì sau khi thay đổi tên viết tắt?

Khắc và sử dụng con dấu mới

Sau khi thay đổi tên viết tắt, doanh nghiệp cần tiến hành khắc lại con dấu nếu trên mẫu dấu trước đây có hiển thị tên viết tắt cũ. Việc này nhằm đảm bảo tính thống nhất và hợp pháp khi sử dụng trong các văn bản, hợp đồng. Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải thực hiện thông báo mẫu dấu mới theo quy định để cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin.

Cập nhật trên các loại giấy tờ, hồ sơ pháp lý

Tên viết tắt mới cần được thay đổi đồng bộ trên toàn bộ hồ sơ và giấy tờ pháp lý của công ty. Doanh nghiệp phải rà soát và điều chỉnh trên hợp đồng kinh tế, hóa đơn, chứng từ, biểu mẫu và các tài liệu nội bộ để tránh nhầm lẫn. Việc cập nhật này không chỉ mang tính hình thức mà còn giúp đảm bảo tính pháp lý của mọi giao dịch.

Thông báo với cơ quan liên quan

• Ngân hàng: cập nhật tên viết tắt trên tài khoản, ủy nhiệm chi, séc…
• Cơ quan thuế: để bảo đảm tính hợp lệ trong kê khai và xuất hóa đơn.
• Cơ quan bảo hiểm xã hội (nếu có liên quan đến hồ sơ lao động).

Cập nhật trên các phương tiện truyền thông, nhận diện thương hiệu

Tên viết tắt mới cần được đồng bộ trên toàn bộ hệ thống nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp. Điều này bao gồm biển hiệu công ty, bảng tên trụ sở, website chính thức, fanpage mạng xã hội, danh thiếp và tài liệu truyền thông. Việc cập nhật kịp thời giúp doanh nghiệp duy trì tính chuyên nghiệp và nhất quán trong mắt khách hàng, đối tác.

Thông báo cho đối tác, khách hàng

Cuối cùng, doanh nghiệp nên chủ động thông báo về sự thay đổi tên viết tắt đến toàn bộ đối tác và khách hàng. Việc này có thể thực hiện qua văn bản chính thức, email thông báo hoặc đăng tải công khai trên website, fanpage. Thông báo kịp thời sẽ giúp đối tác nắm bắt thông tin chính xác, tránh nhầm lẫn trong giao dịch hoặc ký kết hợp đồng.

Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến thủ tục thay đổi tên viết tắt của công ty của Luật Việt An. Quý khách hàng có nhu cầu cần tư vấn pháp lý, vui lòng liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ kịp thời!