Tuân thủ pháp luật lao động tại Việt Nam năm 2026: Chi phí và các vấn đề công ty FDI cần lưu ý

Năm 2026 đánh dấu bước ngoặt lớn trong quy trình tuân thủ pháp luật lao động tại Việt Nam, đặc biệt đối với các công ty FDI. Sự thay đổi đồng thời của ba hệ thống lớn: lao động, bảo hiểm và thuế, kết hợp cùng việc vận hành hạ tầng dữ liệu số quốc gia đã tạo ra tác động kép đến chi phí lao động thực tế đối với các công ty vốn nước ngoài. Việc nắm bắt kịp thời các quy định mới là yếu tố sống còn để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa chi phí vận hành. Bài viết dưới đây của Luật Việt An sẽ phân tích chi tiết các vấn đề pháp lý trọng tâm mà doanh nghiệp FDI cần lưu ý trong năm 2026.

Tóm tắt các mốc thay đổi chi phí lao động tại Việt Nam năm 2026

Cơ sở pháp lý pháp luật lao động Việt Nam hiện hành 2026

Dựa trên nền tảng Bộ luật Lao động 2019, hệ thống văn bản mới điều chỉnh từ 2026 bao gồm các các văn bản pháp luật dưới đây:

• Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15.
• Luật Việc làm số 74/2025/QH15.
• Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 (cùng Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15).
• Các Nghị định hướng dẫn chuyên ngành quan trọng: Nghị định 158/2025/NĐ-CP, Nghị định 274/2025/NĐ-CP, Nghị định 293/2025/NĐ-CP, Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Nghị định 374/2025/NĐ-CP, Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Thay đổi lớn thứ nhất: Mở rộng đối tượng bảo hiểm bắt buộc tại Việt Nam

Trước đây, các công ty tại Việt Nam có thể tiếp cận những người lao động có hình thức làm việc nằm ngoài quy định BHXH bắt buộc, đặc biệt là trong một số trường hợp việc làm ngắn hạn, bán thời gian. Tuy nhiên, từ năm 2026, cách thức này đã bị thu hẹp đáng kể.

• Theo Luật BHXH 2024 và văn bản hướng dẫn thi hành: Đối tượng tham gia bắt buộc đã bao gồm người làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên, không xét đến hình thức giao kết hợp đồng là dịch vụ hay cộng tác viên; và áp dụng đồng thời với cá nhân là chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh.
• Theo Điều 31 Luật Việc làm 2025: Mở rộng tương ứng đối tượng tham gia Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN). Đặc biệt, luật quy định rõ: Hợp đồng mang tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì vẫn thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm bắt buộc.

à Hệ quả pháp lý: Cơ quan chức năng sẽ nhìn vào bản chất của quan hệ lao động (có quản lý, điều hành, trả lương) chứ không phụ thuộc vào tên gọi của hợp đồng (ví dụ: hợp đồng dịch vụ, hợp đồng CTV).

Để tìm hiểu về ngoại lệ các loại hợp đồng không thuộc trường hợp phải đóng BHXH bắt buộc, doanh nghiệp tham khảo bài viết tư vấn của Luật Việt An tại: https://luatvietan.vn/6-loai-hop-dong-lao-dong-khong-phai-dong-bao-hiem-xa-hoi-tai-viet-nam.html

Rủi ro phân loại sai quan hệ lao động tại Việt Nam – bẫy “Hợp đồng dịch vụ”

Trong giai đoạn đầu thành lập, nhiều công ty FDI thường ký kết “Hợp đồng dịch vụ” hoặc “Hợp đồng tư vấn” với cá nhân nhằm tiết giảm chi phí bảo hiểm và đơn giản hóa thủ tục. Tuy nhiên, như đã đề cập, tên hợp đồng sẽ không còn là yếu tố quyết định, thay vào đó là bản chất của hợp đồng giao dịch.

Bộ tiêu chí nhận diện quan hệ lao động trên thực tế (Dấu hiệu rủi ro):

• Cá nhân phải báo cáo công việc định kỳ cho quản lý công ty;
• Bị ràng buộc bởi thời giờ làm việc cố định (ví dụ: 8h – 17h);
• Sử dụng tài sản, hệ thống email, hoặc công cụ làm việc do công ty cấp phát;
• Nhận thù lao mang tính chất cố định, đều đặn hàng tháng;
• Phải tuân thủ quy trình xin phép nghỉ ngơi của công ty;
• Đảm nhiệm các chức năng vận hành thường xuyên, cốt lõi của doanh nghiệp.

Hệ quả rủi ro pháp lý

• Truy thu toàn bộ số tiền BHXH, BHTN, BHYT chưa đóng;
• Tính tiền lãi chậm đóng 0,03%/ngày theo Nghị định 274/2025/NĐ-CP;
• Xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi vi phạm pháp luật lao động, bảo hiểm;
• Phải đối mặt với rủi ro hình sự về tội trốn đóng BHXH, BHYT, BHTN;
• Rủi ro về thuế TNCN (phải quyết toán lại do áp dụng sai biểu thuế lũy tiến thay vì khấu trừ 10%);
• Tiềm ẩn nguy cơ giải quyết tranh chấp lao động kéo dài về trợ cấp thôi việc và quyền lợi bảo hiểm.

Lưu ý từ Luật Việt An: Cần phân biệt rõ hành vi “Chậm đóng” (Điều 38) và “Trốn đóng” (Điều 39) theo Luật BHXH 2024. Ranh giới xác định là quá 60 ngày kể từ ngày phải đóng theo quy định. Nghị định 274/2025/NĐ-CP có quy định cụ thể 04 trường hợp không bị coi là trốn đóng mà doanh nghiệp cần nắm vững để giải trình khi cần thiết.

Thay đổi lớn thứ hai: Tác động của quy định tăng lương tối thiểu vùng tại Việt Nam 2026

Nghị định 293/2025/NĐ-CP quy định mức lương tối thiểu vùng mới. Mức tăng cụ thể được ghi nhận tại bài viết cập nhật: Mức lương tối thiểu vùng – Luật Việt An.

Tác động của quy định tăng lương tối thiểu vùng lên chi phí doanh nghiệp:

Tăng mức trần đóng BHTN

Trần đóng BHTN = 20 × Mức lương tối thiểu vùng

(khoản 2 Điều 34 Luật Việc làm 2025).

Như vậy, khi lương tối thiểu vùng tăng (ví dụ Vùng I lên 5,31 triệu VNĐ), trần đóng BHTN sẽ tăng lên 106,2 triệu VNĐ. Các công ty trả lương cao (ngay cả khi không có nhân sự hưởng lương tối thiểu) vẫn sẽ phát sinh tăng chi phí đóng BHTN cho nhóm nhân sự cấp cao.

Quy định chuyển tiếp tại địa bàn sáp nhập: Một điểm đặc biệt quan trọng mà nhiều FDI sản xuất bỏ qua: Nếu doanh nghiệp nằm trên địa bàn vừa có sự điều chỉnh sáp nhập đơn vị hành chính khiến mức lương tối thiểu vùng mới thấp hơn mức đang áp dụng tại thời điểm 31/12/2025, người sử dụng lao động bắt buộc phải tiếp tục áp dụng mức cũ cao hơn cho những lao động đã tuyển dụng từ 31/12/2025 trở về trước.

Thay đổi lớn thứ ba: Từ 01/07/2026, Việt Nam áp dụng mức trần BHXH và Thuế TNCN mới

Nửa cuối năm 2026 chứng kiến biến động ngân sách thứ hai trong năm, một loạt quy định mới có hiệu lực đã ảnh hưởng lớn đến chi phí lao động doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sử dụng nhiều chuyên gia nước ngoài và quản lý cấp cao.

Trần đóng BHXH/BHYT theo lương cơ sở mới

Theo Nghị định 161/2026/NĐ-CP, mức lương cơ sở đã tăng lên 2,53 triệu VNĐ, dẫn tới trần đóng BHXH, BHYT bắt buộc sẽ tăng lên mức 50,6 triệu VNĐ/tháng (điểm đ khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024).

Biểu Thuế TNCN mới & Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15

• Biểu thuế theo quy định của Luật thuế TNCN 2025 rút gọn từ 7 bậc xuống còn 5 bậc, ngưỡng chịu thuế suất cao nhất 35% được nâng lên trên 100 triệu VNĐ/tháng.
• Mức giảm trừ gia cảnh tăng lên 15,5 triệu VNĐ (người nộp thuế) và 6,2 triệu VNĐ (người phụ thuộc).

Thay đổi lớn thứ tư: Số hóa quản lý lao động tại Việt Nam: quy định và tuân thủ

Từ năm 2026, phương thức thanh tra hậu kiểm về lao động tại các doanh nghiệp sẽ thay đổi phương thức tiếp cận dựa trên nền tảng dữ liệu số.

• Hệ thống dữ liệu tập trung: Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định Nền tảng HĐLĐ điện tử quốc gia sẽ cấp 01 mã ID duy nhất cho mỗi HĐLĐ. Hợp đồng phải được gửi về Nền tảng trong vòng 24 giờ kể từ khi các bên hoàn tất ký kết và được lưu trữ 10 năm.
• Liên thông dữ liệu: Dữ liệu HĐLĐ sẽ được liên thông tự động với hệ thống của Cơ quan BHXH, Cơ quan Thuế (để đối chiếu bảng lương, quyết toán thuế TNCN), Cơ quan đăng ký kinh doanh và dữ liệu cấp Giấy phép lao động.
• Chuyển đổi trọng tâm kiểm soát: Doanh nghiệp không thể quản lý các hồ sơ nhân sự, bảo hiểm, thuế một cách rời rạc. Câu hỏi thanh tra sẽ chuyển từ “Hồ sơ này lập đúng không?” sang “Dữ liệu của 6 hệ thống có khớp nhau không?”.

Hướng dẫn tuân thủ pháp luật lao động tại Việt Nam năm 2026

Nghĩa vụ tuân thủ đối với Quản lý cấp cao và Chuyên gia nước ngoài tại Việt Nam

Nhân sự cấp cao luôn là bài toán phức tạp nhất khi tư vấn pháp luật doanh nghiệp cho khối FDI do cấu trúc thù lao đa quốc gia.

Đối với Giám đốc nước ngoài, Người đại diện theo pháp luật (dù cư trú hay không cư trú), và Quản lý nhận lương từ công ty mẹ, doanh nghiệp cần đối chiếu chéo các yếu tố sau:

Rà soát mức lương Net – Gross

Hợp đồng “Net Salary” là phương thức cực kỳ phổ biến trong các doanh nghiệp FDI. Khi các quy định về mức trần bảo hiểm, giảm trừ gia cảnh và biểu thuế thay đổi đồng thời, doanh nghiệp áp dụng lương Net phải tính toán lại toàn bộ quy trình bảng lương.

Sẽ có hai bộ tham số tính toán khác nhau trong cùng một năm 2026. Do vậy, doanh nghiệp cần khẩn trương rà soát lại các điều khoản trong HĐLĐ và Thư mời làm việc (Offer Letter) để xác định rõ ai là người chịu phần chi phí gia tăng này.

Quy định mới về Giấy phép lao động

• Nghị định 219/2025/NĐ-CP (thay thế Nghị định 152/2020 và Nghị định 70/2023) mang đến nhiều điểm mới:
• Tích hợp bước “Giải trình nhu cầu sử dụng NLĐ nước ngoài” vào trực tiếp hồ sơ cấp GPLĐ.
• Rút ngắn thời gian xử lý xuống còn 10 ngày làm việc.
• Mở rộng diện miễn GPLĐ cho chuyên gia làm việc dưới 90 ngày/năm, nhưng siết chặt quy định phải thông báo trước ít nhất 03 ngày làm việc.
• Quy định cứng yêu cầu 03 năm kinh nghiệm đối với vị trí Giám đốc điều hành.
• Bắt buộc nộp hồ sơ qua hệ thống trực tuyến.

Tuân thủ lao động trong hoạt động M&A và thẩm định dự án tại Việt Nam

Trong bối cảnh dòng vốn FDI dịch chuyển qua các thương vụ M&A, rủi ro lao động tại doanh nghiệp mục tiêu (Target Company) có thể gây rủi ro lớn cho cả thương vụ.

• Trách nhiệm thanh toán các khoản nợ bảo hiểm của người lao động trong quá khứ của doanh nghiệp mục tiêu sẽ bị đẩy sang bên mua (Buyer) nếu không thực hiện Due Diligence (Thẩm định chi tiết) kỹ lưỡng.
• Do vậy, Bên mua cần kiểm tra các nội dung trọng yếu sau:
  • Tỷ lệ đăng ký HĐLĐ và tham gia BHXH so với thực tế sử dụng.
  • Bản chất nhóm hợp đồng nhà thầu độc lập/tư vấn cá nhân.
  • Sự khớp đúng giữa Bảng lương chi trả thực tế – Số liệu khai thuế TNCN – Nền tiền lương đóng BHXH.
  • Tính hợp pháp của đội ngũ quản lý và chuyên gia nước ngoài (GPLĐ).
  • Việc tuân thủ mức lương tối thiểu vùng qua các năm.
  • Định lượng cụ thể các nghĩa vụ tài chính lao động đang tồn đọng.
• Xử lý rủi ro trong Hợp đồng mua bán (SPA): thiết kế các điều khoản ràng buộc chặt chẽ, chẳng hạn: đưa việc khắc phục nợ bảo hiểm làm Điều kiện tiên quyết (Conditions Precedent) trước ngày hoàn tất (Closing Date); lập quỹ phong tỏa (Escrow/Holdback) để cấn trừ rủi ro; và yêu cầu các cam đoan bảo đảm (Reps & Warranties) cùng cơ chế bồi thường đặc định.

Lộ trình rà soát tuân thủ lao động – Khuyến nghị từ Luật Việt An

Để chủ động thích ứng với sự thay đổi pháp luật lao động từ năm 2026, dịch vụ kế toán thuế và pháp chế nội bộ của doanh nghiệp FDI cần triển khai tức thời quy trình 5 bước:

• Bước 1: Lập danh sách tổng thể tất cả các cá nhân đang cung cấp sức lao động cho doanh nghiệp (bao gồm cả nhân sự trong bảng lương và nhóm cộng tác viên, nhà thầu cá nhân, chuyên gia phái cử).
• Bước 2: Đánh giá bản chất quan hệ pháp lý đối với từng nhóm “phi điển hình” dựa trên các tiêu chí nhận diện quan hệ lao động thực tế.
• Bước 3: Tiến hành đối chiếu chéo (Cross-check) 06 bộ hồ sơ: Hợp đồng – Bảng lương – Quyết toán Thuế TNCN – Hồ sơ BHXH – Đăng ký doanh nghiệp – Giấy phép lao động.
• Bước 4: Lượng hóa bằng con số các nghĩa vụ tài chính đang tồn đọng trong quá khứ và dự phóng chi phí ngân sách lao động năm 2026 dựa trên 2 mốc thay đổi chính (01/01 và 01/07).
• Bước 5: Lập hồ sơ khắc phục các sai sót. Lưu ý: Biên bản rà soát, kế hoạch khắc phục và các chứng từ nộp bổ sung là tài liệu pháp lý cực kỳ quan trọng chứng minh thiện chí tuân thủ, giúp giảm trừ yếu tố tăng nặng khi thanh tra.

Câu hỏi thường gặp khi tư vấn pháp luật lao động tại Việt Nam

Công ty chúng tôi ký Hợp đồng Cộng tác viên trả thù lao khoán việc hàng tháng thì có phải đóng BHXH không?

Theo quy định mới, nếu Hợp đồng Cộng tác viên có nội dung thể hiện việc trả công đều đặn và cá nhân đó chịu sự quản lý, điều hành, giám sát của công ty (như quy định giờ làm, báo cáo tiến độ), bản chất quan hệ này sẽ được cơ quan chức năng xác định là quan hệ lao động, dẫn tới bắt buộc phải tham gia BHXH, BHTN.

Khi nào nền tảng HĐLĐ điện tử quốc gia bắt buộc áp dụng cho mọi doanh nghiệp?

Theo lộ trình, hệ thống sẽ đi vào vận hành từ 01/07/2026. Tuy nhiên việc triển khai trong thực tế sẽ cần theo dõi thêm. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hạ tầng chữ ký số và quy trình nội bộ để đảm bảo khả năng báo cáo tự động, đồng bộ hóa HĐLĐ lên hệ thống của nhà nước trong vòng 24 giờ.

Giám đốc công ty FDI được công ty mẹ trả lương tại nước ngoài thì kê khai thuế TNCN tại Việt Nam thế nào?

Cá nhân này phải xác định tình trạng cư trú tại Việt Nam. Nếu là cá nhân cư trú, thu nhập từ công ty mẹ ở nước ngoài (phát sinh do công việc điều hành tại Việt Nam hoặc toàn cầu) đều phải được tổng hợp để kê khai và nộp thuế TNCN tại Việt Nam, trừ khi có quy định khác trong Hiệp định tránh đánh thuế hai lần.

Vì sao chọn dịch vụ rà soát tuân thủ lao động tại Luật Việt An?

Khi các quy định về lao động, bảo hiểm và thuế giao thoa ngày càng phức tạp, doanh nghiệp cần một đơn vị tư vấn có tầm nhìn tổng thể. Dịch vụ của Luật Việt An mang đến lợi thế vượt trội:

• Năng lực liên ngành: Đội ngũ chuyên gia kết hợp nhuần nhuyễn giữa luật sư lao động và chuyên gia dịch vụ kế toán thuế, đảm bảo mọi rủi ro về luật pháp và tài chính đều được bóc tách đồng bộ.
• Am hiểu đặc thù FDI: kinh nghiệm xử lý cấu trúc thù lao phức tạp của chuyên gia nước ngoài, vấn đề giấy phép lao động và hợp đồng lao động.
• Phòng ngừa từ sớm: Thiết lập cơ chế kiểm soát nội bộ, giúp doanh nghiệp tạo ra nguồn dữ liệu hồ sơ nhân sự chuẩn mực, vượt qua các kỳ thanh tra liên ngành một cách an toàn nhất.

Thị trường lao động Việt Nam năm 2026 đang chuyển mình mạnh mẽ theo hướng minh bạch, chuyên nghiệp và số hóa. Việc chủ động rà soát và thiết lập hệ thống tuân thủ nội bộ trước khi cơ quan quản lý tiến hành thanh tra là chiến lược bảo vệ doanh nghiệp tốt nhất. Liên hệ Công ty Luật Việt An để được cung cấp dịch vụ rà soát pháp lý lao động chuyên sâu, đồng hành cùng doanh nghiệp FDI phát triển bền vững tại Việt Nam.