Quy định mới về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo Nghị định 196/2025/NĐ-CP

Trong xu thế hội nhập sâu rộng và nhu cầu giao lưu pháp lý giữa các quốc gia ngày càng tăng, thủ tục chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự đóng vai trò then chốt trong việc bảo đảm giá trị pháp lý của giấy tờ khi sử dụng ở nước ngoài. Nghị định 196/2025/NĐ-CP được ban hành nhằm sửa đổi, bổ sung Nghị định 111/2011/NĐ-CP với nhiều điểm mới như xử lý hồ sơ điện tử, phân cấp thẩm quyền và tinh giản thủ tục. Nghị định này đánh dấu bước chuyển mình mạnh mẽ trong cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả và minh bạch trong công tác lãnh sự. Bài viết dưới đây của Luật Việt An sẽ giúp quý khách hàng cập nhật các điểm mới quan trọng.

Thủ tục điện tử hóa – bước tiến lớn trong cải cách hành chính

Một trong những điểm nổi bật của Nghị định 196/2025/NĐ-CP là bổ sung quy định cho phép nộp hồ sơ và xử lý thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự hoàn toàn qua môi trường điện tử.

Quy định mới này được bổ sung tại Mục 2a Chương II quy định về trình tự, thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự điện tử. Cụ thể:

• Người đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nộp hồ sơ trực tuyến theo cách thức sau:
  • Đăng nhập tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử theo quy định pháp luật về định danh và xác thực điện tử;
  • Đối với hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự, người đề nghị cần đăng tải kèm theo bản điện tử của bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên.
• Sau khi hoàn tất việc nộp hồ sơ, người đề nghị được cấp 01 mã số hồ sơ thủ tục hành chính để theo dõi, tra cứu tiến độ giải quyết hồ sơ hoặc truy cập để hoàn thiện hồ sơ khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Người đề nghị có trách nhiệm lưu giữ, bảo đảm bí mật mã số hồ sơ thủ tục hành chính.
• Ngay trong ngày làm việc, khi nhận được hồ sơ yêu cầu chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến, cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự thực hiện kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ.
  • Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa phù hợp thì yêu cầu người đề nghị bổ sung, hoàn thiện các giấy tờ cần thiết theo mẫu Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ;
  • Trường hợp hồ sơ đầy đủ và không thuộc 2 trường hợp (trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự; trường hợp các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự) thì gửi ngay thông báo nộp phí cho người đề nghị qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người đề nghị hoặc chức năng gửi tin nhắn tới người đề nghị của Cổng dịch vụ công quốc gia;
• Hồ sơ đề nghị chỉ được tiếp nhận chính thức để xử lý và cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả qua cách thức quy định tại điểm b ở trên khi đã được hoàn thiện, bổ sung, bảo đảm đầy đủ, phù hợp và nộp phí theo quy định.

Người dân và doanh nghiệp có thể thực hiện quan Cổng dịch vụ công quốc gia, sử dụng tài khoản định danh điện tử để xác thực và theo dõi tiến độ. Sự thay đổi lớn này giúp cho thời gian xử lý hồ sơ rút ngắn lại, giảm thiểu tiếp xúc trực tiếp gây rối loạn tại cơ quan nhà nước, minh bạch hóa quy trình xử lý hồ sơ. Đặc biệt, bước tiến lớn này phù hợp với định hướng xây dựng Chính phủ số.

Các giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự

Nghị định 196/2025/NĐ-CP cũng có sự điều chỉnh về trường hợp được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

Điều 9 của Nghị định 111/2011 có tên là “Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự” nhưng sang Nghị định 196/2025 tên đã được thay đổi thành: “Các giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự”. Do đó, nội dung của quy định của có sự sửa đổi, bổ sung:

• Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại;
• Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài;
• Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;
• Giấy tờ, tài liệu của nước ngoài mà cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở cơ quan đó tự xác định được tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đó.

Phân cấp thẩm quyền linh hoạt, rõ ràng

Thay vì chỉ giới hạn thẩm quyền tại Bộ Ngoại giao, Nghị định 196/2025/NĐ-CP mở rộng khái niệm “Cơ quan có thẩm quyền trong nước” bao gồm Sở Ngoại vụ các địa phương được phân cấp.

Điều này giúp giải tỏa áp lực cho trung ương, tạo điều kiện cho địa phương xử lý nhanh hơn và phù hợp với tình hình thực tiễn tại chỗ.

Đơn giản hóa yêu cầu về ngôn ngữ và mẫu giấy tờ

Ngôn ngữ sử dụng để chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự của Nghị định 111/2011/NĐ-CP là tiếng Việt, tiếng chính thức của nơi giấy tờ đó được sử dụng, tiếng Anh và tiếng Pháp. Và Nghị định cũ cũng không có quy định rõ về địa điểm, cơ quan sử dụng ngôn ngữ nào để chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Điều này khiến cho quá trình chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự trở nên khó khăn hơn.

Để giải quyết những bất cập trên, Nghị định 196/2025/NĐ-CP đã đơn giản hóa ngôn ngữ được sử dụng và quy định cụ thể ngôn ngữ được sử dụng để chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự tại từng cơ quan có thẩm quyền nhất định. Cụ thể:

• Tại Cơ quan có thẩm quyền trong nước: là tiếng Việt và tiếng Anh
• Tại Cơ quan đại diện là tiếng Việt và tiếng Anh. Cơ quan đại diện được sử dụng ngôn ngữ chính thức của nước nơi giấy tờ, tài liệu được sử dụng để thay thế cho Tiếng Anh.

Như vậy, tiếng Pháp không còn là ngôn ngữ bắt buộc để được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Quy định này giúp giảm chi phí dịch thuật, thuận tiện hơn cho công dân Việt Nam ở nước ngoài.

Hệ thống lưu trữ và công khai minh bạch

Theo Nghị định 196/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung điểm b Khoản 3 Điều 17 Nghị định 111/2011/NĐ-CP: Thời hạn lưu trữ hồ sơ thông thường được rút xuống còn 02 năm thay vì 03 năm như trước. Với các trường hợp đặc biệt như nghi làm giả, hồ sơ được lưu đến 10 năm. Ngoài ra, cơ quan thực hiện còn có trách nhiệm công khai mẫu con dấu, chữ ký, giúp người dân dễ tra cứu và xác minh.

Trên đây là một số quy định mới về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo Nghị định 196/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 111/2011/NĐ-CP. Sự thay đổi này mang lại nhiều giá trị và phù hợp hơn với mục tiêu phát triển pháp luật, phát triển đất nước hiện nay của Chính Phủ và Nhà nước.

Nếu quý khách hàng cần hiểu rõ hơn hoặc có vướng mắc các quy định mới về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo Nghị định 196/2025/NĐ-CP, hãy liên hệ với chúng tôi – Luật Việt An để được tư vấn, hỗ trợ kịp thời và chính xác.