Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

  • Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh.
  • Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
  • Văn phòng đại diện được quyền đăng ký con dấu riêng để thuận tiện cho quá trình hoạt động, không phải đặt cùng tỉnh, thành phố trực thuộc trung nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
  • Doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện.

Do bản chất văn phòng đại diện không có chức năng kinh Doanh, không được phát sinh doanh thu cũng như ký kết hợp đồng với khách hàng mà chỉ được thực hiện các công việc xúc tiến, giao dịch thay cho công ty mẹ. Vì vậy, ưu điểm lớn nhất của văn phòng đại diện là không phát sinh các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế cũng như không phải nộp thuế môn bài. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại điện cùng tỉnh thành phố hoặc khác tỉnh thành phố đều được.

Tuy nhiên, trong năm 2019, nếu doanh nghiệp có nhu cầu thực hiện hoạt động kinh doanh khác tỉnh có thêm lựa chọn là thành lập địa điểm kinh doanh. Điều khác biệt của địa điểm kinh doanh so với văn phòng đại diện là địa điểm kinh doanh được tiến hành hoạt động kinh doanh và chỉ phải đóng thuế môn bài cho 01 địa điểm là 1.000.000 đồng/năm. Địa điểm kinh doanh cũng không phải kê khai và mở sổ sách kế toán, mọi hoạt động của địa điểm kinh doanh hoạch toán chi phí, doanh thu về công ty mẹ.

Do vậy doanh nghiệp cân nhắc giữa việc thành lập văn phòng đại diện hoặc thành lập địa điểm kinh doanh.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện được tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ, soạn thảo hồ sơ và ký hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:

Sau khi nhận được thông tin về tên, vị trí đặt, số điện thoại của văn phòng đại diện, người đứng đầu văn phòng đại diện, và chứng minh thư công chứng của trưởng văn phòng đại diện Việt An sẽ soạn hồ sơ và chuyển cho Quý khách hàng ký đóng dấu.

Lưu ý:

Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).

Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận.

Thành phần hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm:

  • Thông báo lập văn phòng đại diện;
  • Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn);
  • Quyết định thành lập văn phòng đại diện;
  • Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;
  • 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
  • Bản sao công chứng Giấy CN ĐKKD/Giấy CN ĐKDN của công ty mẹ;
  • Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;
  • 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở

Sau khi nhận được hồ sơ có đầy đủ chữ ký của Quý khách hàng, Việt An sẽ tiến hành nộp hồ sơ và theo dõi cho tới khi ra kết quả cho Quý khách.

Bước 3: Hoàn thành thủ tục và trả kết quả cho Khách hàng:

Kết quả khách hàng nhận được khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện:

  • Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện;
  • Hồ sơ nội bộ để lưu tại văn phòng đại diện;
  • Dấu của Văn phòng đại diện (nếu có nhu cầu khắc con dấu);
  • Tư vấn các thủ tục sau thành lập văn phòng đại diện.

Lưu ý:

  • Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh.
  • Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
    Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
  • Theo Nghị định 139/2016/TT-BTC có hiệu lực từ 01/01/2017 quy định về lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện kê khai nộp thuế môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm. Tuy nhiên, theo Công văn số 658/TCT-CS của Tổng cục thuế (có tính chất tham khảo) cũng nêu rõ đối với trường hợp Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài; trường hợp Văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định. Thực tế Văn phòng đại diện không phát sinh hoạt động kinh doanh được vì vậy không phải nộp thuế môn bài theo quy định tại Nghị định 139/2016/TT-BTC.

Hiện nay nhiều chi Cục thuế vì các lý do khách quan vẫn yêu cầu doanh nghiệp nộp thuế môn bài cho Văn phòng đại diện nên Quý khách hàng nên trao đổi lại nội dung cơ sở pháp lý nêu trên với quản lý thuế để không phải nộp thuế môn bài cho văn phòng đại diện.

CÔNG TY LUẬT - ĐẠI DIỆN SỞ HỮU TRÍ TUỆ Việt An

Luật sư: Đỗ Thị Thu Hà

Văn phòng tại Hà Nội

Mobile: 0979 05 77 68

Mobile: 0976 18 66 08

Email: info@luatvietan.vn

Yahoo Online

Mr Dong

Văn phòng tại TP. HCM

Mobile: 0966 83 66 08

Mobile: 0975 58 79 58

Email: saigon@luatvietan.vn

Skype Online

Hotline:

Vietnamese speaking: 0913 380 750 (Zalo, Viber, Whatsapp)

English speaking: (+84) 9 61 67 55 66 (Mr.Alex Thuc) (Zalo, Viber, Whatsapp)

Tin tức doanh nghiệp

Thành lập cơ sở in ấn xuất bản phẩm

Theo định nghĩa của Luật Xuất bản 2012 thì in là việc sử dụng thiết bị in để tạo ra xuất bản phẩm từ bản mẫu. Trong số các xuất bản phẩm thì sách...

Nhà đầu tư Nhật Bản thành lập công ty tại Việt Nam

Hiện nay, Nhật Bản là một trong những quốc gia đầu tư chiến lược quan trọng nhất của Việt Nam. Thông qua Hiệp định đối tác kinh tế Việt Nam – Nhật...

Thành lập văn phòng điều hành của nhà đầu tư nước ngoài trong hợp đồng BCC

Hợp đồng hợp tác kinh doanh hay còn được gọi tắt là hợp đồng BCC là hợp đồng được ký kết giữa các nhà đầu tư nhằm hợp tác kinh doanh phân chia lợi...
Công ty tư vấn luật - Đại diện sở hữu trí tuệ Việt An

Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động số: 01010266/TP/ĐKHĐ, cấp lần đầu ngày 23/10/2007 tại Sở Tư pháp Thành phố Hà Nội.

Giấy đăng ký hoạt động của Chi Nhánh Luật Việt An tại TP Hồ Chí Minh

Đại diện bởi: Bà Đỗ Thị Thu Hà (Giám đốc Công ty)

Mã số thuế: 0102392370