Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Do nhu cầu tiếp cận thị trường, hiện nay có nhiều doanh nghiệp muốn thành lập văn phòng đại diện. Pháp luật cho phép doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện tuy nhiên phải đáp ứng một số điều kiện nhất định. Trong bài viết này, Luật Việt An sẽ cung cấp thông tin liên quan đến điều kiện thành lập văn phòng đại diện.

Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp 2020;
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị định 139/2016/NĐ-CP quy định về lệ phí môn bài, sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 22/2020/NĐ-CP và Nghị định 126/2020/NĐ-CP;
• Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
• Thông tư 80/2021/TT-BTC hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 126/2020/NĐ-CP, sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 13/2023/TT-BTC và Thông tư 43/2023/TT-BTC.

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Hoạt động của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện của doanh nghiệp không thực hiện chức năng kinh doanh, vì vậy văn phỏng đại diện của doanh nghiệp sẽ không thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh. Thông thường, văn phòng đại diện của doanh nghiệp có thể thực hiện một số chức năng như sau:

• Thực hiện chức năng của một văn phòng liên lạc;
• Thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường, đối tác mới, thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp;
• Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh;
• Nghiên cứu, thăm dò thị trường để thúc đẩy cơ hội mua bán hàng hoá, cung ứng và tiêu dùng dịch vụ thương mại của doanh nghiệp;…

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam thực hiện hoạt động như sau:

• Văn phòng đại diện thực hiện chức năng văn phòng liên lạc;
• Tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân;
• Xúc tiến xây dựng các dự án hợp tác của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
• Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng đã ký kết với các đối tác Việt Nam hoặc liên quan đến thị trường Việt Nam của thương nhân nước ngoài mà mình đại diện.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước

Để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

Tên văn phòng đại diện

• Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu;
• Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”;
• Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện;
• Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

Địa điểm văn phòng đại diện

Theo quy định, một doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính. Có thể đặt văn phòng đại diện khác tỉnh, thành phố với nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện

• Lệ phí môn bài: Văn phòng đại diện nộp lệ phí môn bài theo quy định tại nghị định 139/2016/NĐ-CP, trừ trường hợp của văn phòng đại diện hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, và của doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tại địa bàn miền núi theo quy định. Mức thu lệ phí môn bài là 1.000.000 đồng/năm.
• Thuế giá trị gia tăng: Văn phòng đại diện không thực hiện hoạt động kinh doanh mà thực hiện chức năng đại diện cho doanh nghiệp nên không phát sinh nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng.
• Thuế thu nhập cá nhân: Văn phòng đại diện không ký hợp đồng lao động, không trả lương cho người lao động mà doanh nghiệp ký hợp đồng và chi trả tiền lương thì văn phòng đại diện không phải kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân thay cho người lao động mà doanh nghiệp phải có trách nhiệm khấu trừ, kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân theo quy định.
• Thuế thu nhập doanh nghiệp: Văn phòng đại diện hạch toán phụ thuộc thì không phải nộp hồ sơ khai thuế thu nhập doanh nghiệp.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Thương nhân nước ngoài muốn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam phải được cấp giấy phép theo quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Các điều kiện để thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài cũng sẽ có sự khác biệt với điều kiện thành lập của doanh nghiệp trong nước.

Điều kiện cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Để được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, thương nhân nước ngoài phải đáp ứng điều kiện sau:

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Thời hạn hoạt động theo Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
• Nếu nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên.

Thời hạn Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

• Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.
• Trường hợp cấp lại, thời hạn của Giấy phép cấp lại bằng thời hạn của Giấy phép đã được cấp trước đó.

Các trường hợp không cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Thương nhân nước ngoài không được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện trong những trường hợp sau:

• Không đáp ứng một trong những điều kiện đối với trường hợp đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện;
• Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện;
• Việc thành lập văn phòng đại diện bị hạn chế theo quy định của pháp luật vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng.
• Các trường hợp khác.

Hoạt động của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài thực hiện việc tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Tên văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Tên văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài  phải đảm bảo các quy định tương tự như tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước.

Chế độ báo cáo hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

• Trước ngày 30/01 hàng năm, văn phòng đại diện gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép.
• Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Người đứng đầu văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Người đứng đầu văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của văn phòng đại diện trong phạm vi được ủy quyền và không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

• Người đứng đầu chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;
• Người đứng đầu chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;
• Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;
• Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo pháp luật Việt Nam.

Nên thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh hay địa điểm kinh doanh?

Sau một thời gian hoạt động, doanh nghiệp thường có nhu cầu mở rộng quy mô kinh doanh. Khi đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh. Tùy thuộc vào yêu cầu của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể lựa chọn loại hình phù hợp.

• Nếu doanh nghiệp có nhu cầu mở một đơn vị có thể ký hợp đồng, xuất hóa đơn cho khách hàng. Đơn vị hoạt động ở các tỉnh thành phố khác với tỉnh thành phố nơi đặt trụ sở chính thì có thể lựa chọn thành lập chi nhánh.
• Nếu doanh nghiệp muốn một đơn vị thực hiện việc thăm dò, nghiên cứu thị trường, và không có nhu cầu thực hiện chức năng kinh doanh tại đơn vị này thì doanh nghiệp có thể lựa chọn thành lập văn phòng đại diện.
• Nếu doanh nghiệp có nhu cầu muốn một đơn vị thực hiện việc kinh doanh chuyên biệt một lĩnh vực, thủ tục và hoạt động đơn giản thì doanh nghiệp có thể lựa chọn thành lập địa điểm kinh doanh.

Dịch vụ tư vấn thành lập văn phòng đại diện của Luật Việt An

• Tư vấn quy định liên quan đến điều kiện, thủ tục, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện;
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại cơ quan có thẩm quyền;
• Hỗ trợ tư vấn các quy định liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp, văn phòng đại diẹn;
• Dịch vụ pháp lý khác theo yêu cầu của khách hàng.

Quý khách hàng có thắc mắc liên quan đến thành lập văn phòng đại diện, xin vui lòng liên hệ Công ty luật Việt An để được đội ngũ luật sư của chúng tôi hỗ trợ tốt nhất!