Bắt đầu quy trình bảo hộ tài sản trí tuệ luôn đòi hỏi sự cẩn trọng, trong đó việc sử dụng đúng mẫu đơn tờ khai đăng ký sáng chế mới nhất là bước đi mang tính quyết định. Sử dụng sai biểu mẫu hoặc điền thiếu thông tin là nguyên nhân phổ biến khiến đơn bị cơ quan nhà nước từ chối hợp lệ về mặt hình thức. Bài viết dưới đây, Luật Việt An sẽ hướng dẫn chi tiết cách điền tờ khai chuẩn pháp lý, cập nhật theo những quy định hiện hành nhất để giúp Quý khách hàng khởi đầu quy trình một cách thuận lợi.
Mẫu đơn tờ khai đăng ký sáng chế
Để bảo đảm tính thống nhất trong quản lý nhà nước về sở hữu trí tuệ, hệ thống biểu mẫu luôn được pháp luật cập nhật liên tục. Việc sử dụng chính xác biểu mẫu hiện hành là yêu cầu bắt buộc đối với mọi chủ thể.
Cụ thể, theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 11 Thông tư 10/2026/TT-BKHCN, khi nộp hồ sơ, người nộp đơn bắt buộc phải sử dụng tờ khai đăng ký sáng chế theo Mẫu số 01 tại Phụ lục I của Thông tư này. Việc tự ý thay đổi cấu trúc tờ khai hoặc sử dụng các biểu mẫu đã hết hiệu lực sẽ dẫn đến hậu quả văn bản bị đánh giá là không hợp lệ về mặt hình thức.
Hướng dẫn cách điền tờ khai đăng ký sáng chế chuẩn pháp lý
Khai mẫu tờ khai đăng ký sáng chế đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về mặt thuật ngữ và thông tin. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách khai báo các trường thông tin trọng yếu nhất:
Phân loại sáng chế quốc tế
Bảng phân loại quốc tế về sáng chế (dựa trên Thỏa ước Strasbourg) là một hệ thống phân cấp chuyên sâu được thiết kế để phân nhóm các giải pháp kỹ thuật theo từng lĩnh vực cụ thể (ví dụ: hóa học, cơ khí, luyện kim, điện, vật lý…).
Việc hệ thống hóa này đóng vai trò bản lề, giúp chuyên viên thẩm định dễ dàng khoanh vùng và tra cứu tình trạng kỹ thuật của sáng chế trên phạm vi toàn cầu. Nhằm bảo đảm tính hợp lệ của tờ khai, việc phân loại cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
Căn cứ theo khoản 4 Điều 12 Thông tư 10/2026/TT-BKHCN, tại mục “Phân loại sáng chế quốc tế”, người nộp đơn cần nêu chính xác chỉ số phân loại giải pháp kỹ thuật cần bảo hộ theo Bảng phân loại mới nhất được công bố trên Công báo sở hữu công nghiệp.
Cấu trúc ghi phân loại phải thể hiện đầy đủ các cấp độ từ vĩ mô đến vi mô, bao gồm: phần, lớp, phân lớp và nhóm (nhóm chính hoặc phân nhóm).
Trong trường hợp nhà sáng chế gặp khó khăn trong việc xác định mã phân loại dẫn đến việc để trống mục này hoặc ghi không chính xác, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ chủ động tiến hành phân loại lại.
Tuy nhiên, khi cơ quan nhà nước phải thực hiện việc phân loại thay, người nộp đơn sẽ bắt buộc phải nộp thêm một khoản phí dịch vụ phân loại theo quy định.
Khai báo thông tin người nộp đơn và tác giả
Thông tin tại mục này phải bảo đảm sự trùng khớp tuyệt đối với các giấy tờ chứng thực cá nhân hoặc pháp nhân đã được nhà nước công nhận:
- Đối với tác giả sáng chế: Phải khai báo chính xác thông tin của người trực tiếp tạo ra sáng chế bằng lao động trí tuệ của mình.
- Đối với người nộp đơn là cá nhân: Điền đầy đủ họ tên, địa chỉ thường trú, số căn cước, số điện thoại và email liên hệ.
- Đối với người nộp đơn là tổ chức: Tên tổ chức phải ghi đúng theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập.
Khai báo mục yêu cầu hưởng quyền ưu tiên
Nếu người nộp đơn muốn hưởng quyền ưu tiên dựa trên các đơn đã nộp trước đó (theo Công ước Paris hoặc các điều ước quốc tế khác), phần khai báo cần lưu ý:
- Tích chọn chính xác vào ô yêu cầu hưởng quyền ưu tiên trên tờ khai.
- Ghi rõ và đầy đủ thông tin về số đơn gốc, ngày nộp đơn gốc và quốc gia nơi đơn gốc được nộp.
Bảng so sánh cách khai thông tin giữa cá nhân và tổ chức
Nhằm tránh nhầm lẫn trong quá trình định danh chủ thể trên tờ khai, dưới đây là bảng so sánh những điểm khác biệt cốt lõi khi khai đơn:
| Tiêu chí | Khai đơn đối với Cá nhân | Khai đơn đối với tổ chức/doanh nghiệp |
| Mục định danh | Bắt buộc khai báo rõ số Căn cước. | Bắt buộc khai báo rõ Mã số thuế hoặc Mã quan hệ ngân sách (đối với cơ quan nhà nước). |
| Tư cách đại diện | Tự mình ký tên hoặc thông qua cá nhân/tổ chức được ủy quyền. | Bắt buộc thông qua người đại diện theo pháp luật của tổ chức hoặc cá nhân/tổ chức được ủy quyền. |
| Phần Ký tên và Đóng dấu | Cá nhân chỉ cần ký và ghi rõ họ tên. | Người đại diện theo pháp luật phải ký, ghi rõ chức vụ và đóng dấu pháp nhân của tổ chức (nếu có). |
Những lưu ý quan trọng khi khai mẫu tờ khai đăng ký sáng chế
Để bảo đảm tờ khai được tiếp nhận và xử lý nhanh chóng, hình thức trình bày văn bản là yếu tố cực kỳ quan trọng. Người nộp đơn cần rà soát kỹ các quy định sau:
Quy định về hình thức và văn phong trình bày
Việc soạn thảo các tài liệu trong đơn đăng ký, bao gồm tờ khai, phải tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn về văn bản hành chính theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Thông tư 10/2026/TT-BKHCN:
- Về ngôn ngữ, tờ khai và các tài liệu giao dịch bắt buộc phải được làm bằng tiếng Việt.
- Về văn phong, thuật ngữ sử dụng trong đơn phải thống nhất và là thuật ngữ phổ thông, tuyệt đối không được dùng tiếng địa phương, từ hiếm, từ tự tạo hay các dạng “từ lóng”.
- Về định dạng trang, tài liệu phải được trình bày theo chiều dọc trên một mặt giấy khổ A4 (kích thước 210mm x 297mm).
- Về căn lề và phông chữ, văn bản phải chừa lề theo bốn phía với mỗi lề rộng 20mm, sử dụng phông chữ Times New Roman và cỡ chữ không được nhỏ hơn 13.
- Về đánh số trang, nếu tài liệu gồm nhiều trang thì mỗi trang đều phải ghi số thứ tự bằng chữ số Ả-rập.
- Đối với trường hợp nộp đơn điện tử qua hệ thống, tài liệu của đơn bắt buộc phải được định dạng theo tệp “.pdf”.
Quy định về việc ký tên, đóng dấu và sửa chữa sai sót
Quá trình ký duyệt và chỉnh sửa lỗi trên tờ khai cũng được quy định rất cụ thể nhằm tránh tình trạng giả mạo hoặc sai lệch thông tin hồ sơ:
- Tài liệu phải được đánh máy hoặc in bằng loại mực khó phai mờ, bảo đảm trình bày rõ ràng, sạch sẽ, không được tẩy xóa hay sửa chữa chắp vá theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 12 Thông tư 10/2026/TT-BKHCN.
- Đối với các tài liệu yêu cầu chữ ký và đóng dấu mà có độ dài từ 02 trang trở lên, người nộp đơn hoặc cơ quan ban hành phải ký xác nhận trên từng trang hoặc đóng dấu giáp lai để bảo đảm tính toàn vẹn của văn bản.
- Trong trường hợp phát hiện có sai sót nhỏ về chính tả trước thời điểm tiếp nhận đơn, pháp luật cho phép người nộp đơn trực tiếp sửa chữa trên văn bản. Tuy nhiên, tại vị trí sửa chữa đó, người nộp đơn bắt buộc phải ký xác nhận (và đóng dấu, nếu có) và việc sửa chữa này không được làm che khuất nội dung gốc của tài liệu.
- Khi nộp đơn dưới dạng điện tử, cá nhân có thể sử dụng chữ ký số để ký trực tiếp trên tệp văn bản, hoặc ký ướt trên văn bản giấy rồi quét (scan) màu để nộp qua ứng dụng VNeID theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 12 Thông tư 10/2026/TT-BKHCN.
Câu hỏi thường gặp về khai mẫu đăng ký sáng chế
Mẫu tờ khai đăng ký sáng chế hiện hành được quy định tại đâu?
Theo điểm a khoản 1 Điều 11 Thông tư 10/2026/TT-BKHCN, mẫu tờ khai đăng ký sáng chế hiện hành là Mẫu số 01 tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này.
Nếu tôi không biết cách phân loại quốc tế cho sáng chế của mình thì tờ khai có bị từ chối không?
Căn cứ khoản 4 Điều 12 Thông tư 10/2026/TT-BKHCN, nếu bạn không phân loại hoặc phân loại không chính xác, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ thực hiện phân loại thay, tuy nhiên bạn sẽ phải nộp thêm phí dịch vụ phân loại.
Tờ khai đăng ký sáng chế có được phép viết tay không?
Căn cứ theo điểm c khoản 1 Điều 12 Thông tư 10/2026/TT-BKHCN, tài liệu nộp lên cơ quan nhà nước phải được đánh máy hoặc in bằng loại mực khó phai mờ.
Nếu tờ khai dạng giấy của tôi bị sai lỗi chính tả thì có được lấy bút xóa để sửa không?
Bạn tuyệt đối không được dùng bút xóa hay tẩy xóa cơ học. Theo điểm c khoản 1 Điều 12 Thông tư 10/2026/TT-BKHCN, với sai sót nhỏ về chính tả, bạn có thể sửa trực tiếp nhưng bắt buộc phải ký xác nhận (và đóng dấu nếu có) ngay tại vị trí sửa chữa sao cho không làm che khuất nội dung.
Có thể dùng chữ ký số điện tử trên tờ khai đăng ký sáng chế được không?
Điểm d khoản 1 Điều 12 Thông tư 10/2026/TT-BKHCN quy định người nộp đơn có thể sử dụng chữ ký số ký trực tiếp trên văn bản điện tử “.pdf”, hoặc ký trên văn bản giấy rồi quét (scan) bản màu để nộp qua VNeID.
Trên đây là một số nội dung cập nhật liên quan đến Mẫu đơn Tờ khai đăng ký sáng chế năm 2025. Quý khách hàng có nhu cầu đăng ký sáng chế, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất.
