Thủ tục thay đổi đăng ký khoản vay nước ngoài

Trong bối cảnh dòng vốn ngoại đang đổ mạnh vào Việt Nam năm 2026, việc làm chủ quản lý ngoại hối là chìa khóa để doanh nghiệp bứt phá. Tuy nhiên, bất kỳ sự điều chỉnh nào về lãi suất hay thời hạn vay nếu không thực hiện thay đổi đăng ký khoản vay nước ngoài kịp thời đều có thể dẫn đến rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Để giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt hành chính và tối ưu hóa quy trình, Luật Việt An xin hướng dẫn chi tiết thủ tục thay đổi đăng ký khoản vay nước ngoàingay dưới đây.

Khi nào doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi khoản vay nước ngoài?

Khi nào doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi khoản vay nước ngoài?

Các trường hợp bắt buộc phải đăng ký

Căn cứ khoản 1 Điều 17 Thông tư 12/2022/TT-NHNN, trường hợp thay đổi bất kỳ nội dung nào liên quan đến khoản vay được nêu tại văn bản xác nhận đăng ký, văn bản xác nhận đăng ký thay đổi khoản vay nước ngoài của Ngân hàng Nhà nước, bên đi vay có trách nhiệm thực hiện đăng ký thay đổi khoản vay nước ngoài với Ngân hàng Nhà nước.

7 trường hợp chỉ cần thông báo (không cần đăng ký thay đổi)

Bên đi vay thực hiện thông báo nội dung thay đổi trên Trang điện tử, không cần thực hiện đăng ký thay đổi khoản vay nước ngoài đối với các trường hợp sau đây:

• Thay đổi thời gian rút vốn/trả nợ gốc trong vòng 10 ngày làm việc.
• Thay đổi địa chỉ trụ sở nhưng không đổi tỉnh, thành phố.
• Thay đổi bên cho vay/thông tin bên cho vay trong khoản vay hợp vốn (có điều kiện).
• Thay đổi tên thương mại của ngân hàng phục vụ.
• Thay đổi kế hoạch trả lãi, phí (không thay đổi cách tính).
• Thay đổi số tiền rút vốn/trả nợ trong phạm vi 100 đơn vị tiền tệ.
• Thay đổi số tiền rút vốn/trả nợ thực tế ít hơn kế hoạch (phải đăng ký thay đổi phần còn lại trước khi thực hiện).

Lưu ý quan trọng: Đối với trường hợp số tiền thực hiện của một kỳ thấp hơn kế hoạch, trước khi rút vốn hoặc trả nợ phần còn lại, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện đăng ký thay đổi kế hoạch theo quy định tại Điều 11 Thông tư 12/2022/TT-NHNN.

Thời hạn thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký khoản vay nước ngoài để tránh bị xử phạt

Theo khoản 2 Điều 18 Thông tư 12/2022/TT-NHNN, thời hạn thực hiện thay đổi đăng ký khoản vay nước ngoài cần lưu ý mốc 30 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thay đổi.

Các mốc thời gian cụ thể kể từ ngày phát sinh thay đổi gồm:

• Ngày các bên ký thỏa thuận thay đổi nội dung khoản vay;
• Ngày tổ chức kế thừa nghĩa vụ trả nợ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc ngày ký thỏa thuận thay đổi bên đi vay;
• Ngày hoàn tất cập nhật thay đổi tên hoặc chuyển trụ sở chính sang tỉnh, thành phố khác trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
• Ngày bên cho vay, bên bảo lãnh hoặc các bên liên quan thông báo việc thay đổi tên, trước khi phát sinh giao dịch chuyển tiền liên quan.

Đối với các trường hợp buộc phải đăng ký thay đổi khoản vay nước ngoài nhưng không thực hiện đăng ký thay đổi theo đúng thời hạn trên có thể sẽ bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng theo điểm g khoản 3 Điều 23 Nghị định 88/2019/NĐ-CP.

Lưu ý: mức phạt tiền nêu trên áp dụng đối với cá nhân. Trường hợp tổ chức vi phạm thì mức phạt tiền gấp 2 lần cá nhân.

Hồ sơ đăng ký thay đổi khoản vay nước ngoài gồm những gì?

Theo khoản 2 Điều 18 Thông tư 12/2022/TT-NHNN, hồ sơ đăng ký thay đổi khoản vay nước ngoài gồm những giấy tờ sau:

Thành phần hồ sơ cơ bản

• Đơn đăng ký thay đổi theo mẫu Phụ lục 04 ban hành kèm theo Thông tư 12/2022/TT-NHNN:
• Bản sao và bản dịch tiếng Việt các thỏa thuận thay đổi liên quan đến nội dung bên đi vay đăng ký thay đổi.

Thành phần hồ sơ khác

• Hồ sơ đối với doanh nghiệp nhà nước: Văn bản chấp thuận của cấp có thẩm quyền.
• Hồ sơ tài chính: Xác nhận của ngân hàng cung ứng dịch vụ về tình hình rút vốn, trả nợ thực tế.
• Hồ sơ chứng minh mục đích vay (nếu tăng số vốn vay, thay đổi mục đích sử dụng khoản vay): Giấy chứng nhận đầu tư, phương án sản xuất kinh doanh, phương án cơ cấu nợ; Gia hạn khoản vay ngắn hạn;…

Thủ tục thay đổi đăng ký khoản vay nước ngoài tại cơ quan có thẩm quyền

Thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ

• Vụ Quản lý ngoại hối (Ngân hàng Nhà nước): Khoản vay trên 10 triệu USD.
• Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh, thành phố: Khoản vay đến 10 triệu USD (hoặc loại tiền tệ khác có giá trị tương đương

Thời gian xử lý

• 12 ngày làm việc: Nếu doanh nghiệp đã khai báo trực tuyến trên Trang điện tử của Ngân hàng Nhà nước.
• 15 ngày làm việc: Nếu doanh nghiệp nộp hồ sơ truyền thống (không khai báo trực tuyến).

Kết quả thực hiện thủ tục

Doanh nghiệp sẽ nhận được:

• Văn bản xác nhận đăng ký thay đổi khoản vay nước ngoài, hoặc
• Văn bản từ chối, nêu rõ lý do theo quy định.

Tóm tắt quy trình thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký khoản vay nước ngoài

• Rà soát nội dung thay đổi so với văn bản xác nhận đăng ký khoản vay;
• Xác định trường hợp phải đăng ký thay đổi hay chỉ cần thông báo;
• Khai báo thông tin thay đổi trên Trang điện tử;
• Chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký thay đổi theo Thông tư 12/2022/TT-NHNN;
• Theo dõi, bổ sung và nhận văn bản xác nhận đăng ký thay đổi từ Ngân hàng Nhà nước.

5 sai lầm phổ biến khiến hồ sơ thay đổi khoản vay bị trả lại

• Quá hạn 30 ngày: Doanh nghiệp đợi có văn bản chính thức mới đi đăng ký mà quên mất mốc thời gian ký thỏa thuận thay đổi.
• Số liệu không khớp: Số tiền trên xác nhận của Ngân hàng phục vụ không khớp với báo cáo tình hình rút vốn, trả nợ.
• Thiếu chứng từ mục đích sử dụng vốn: Đặc biệt là đối với các khoản vay tăng thêm để đầu tư dự án.
• Lỗi dịch thuật: Các điều khoản thay đổi trong hợp đồng tiếng Anh bị dịch sai thuật ngữ pháp lý chuyên ngành.
• Chưa báo cáo định kỳ: Doanh nghiệp “quên” báo cáo tình hình vay trả nợ hàng quý/năm dẫn đến bị dừng tiếp nhận hồ sơ thay đổi.

Rủi ro pháp lý nếu không đăng ký thay đổi khoản vay nước ngoài đúng quy định

Việc không thực hiện hoặc thực hiện không đúng thủ tục thay đổi đăng ký khoản vay nước ngoài có thể dẫn đến các rủi ro sau:

• Bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý ngoại hối theo theo điểm g khoản 3 Điều 23 Nghị định 88/2019/NĐ-CP;
• Không được ngân hàng thương mại cho phép rút vốn hoặc trả nợ;
• Giao dịch chuyển tiền ra nước ngoài bị tạm dừng hoặc từ chối;
• Phát sinh tranh chấp với bên cho vay do không đảm bảo tuân thủ pháp luật Việt Nam.

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp phải thực hiện lại toàn bộ thủ tục đăng ký, gây chậm tiến độ tài chính và ảnh hưởng đến uy tín với đối tác nước ngoài.

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ pháp lý thay đổi đăng ký khoản vay nước ngoài?

Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp khi:

• Khoản vay nước ngoài có giá trị lớn, cấu trúc phức tạp hoặc nhiều điều khoản ràng buộc;
• Nội dung thay đổi liên quan đến tăng số tiền vay, kéo dài thời hạn vay hoặc điều chỉnh mục đích sử dụng vốn;
• Khoản vay hợp vốn, có nhiều bên cho vay, bên đại diện và các bên liên quan;
• Doanh nghiệp lần đầu thực hiện thủ tục hoặc đã từng bị cơ quan có thẩm quyền yêu cầu bổ sung, trả hồ sơ.

Việc sử dụng dịch vụ pháp lý giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro và đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Ngân hàng Nhà nước.

Công ty Luật Việt An cung cấp dịch vụ trọn gói – chuyên sâu về thay đổi đăng ký khoản vay nước ngoài, bao gồm:

• Tư vấn điều kiện, trường hợp phải đăng ký thay đổi hoặc chỉ cần thông báo;
• Soạn thảo toàn bộ hồ sơ pháp lý theo đúng quy định;
• Đại diện theo ủy quyền làm việc với Ngân hàng Nhà nước;
• Theo dõi, giải trình và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thụ lý hồ sơ;
• Hỗ trợ các thủ tục ngoại hối liên quan đến đầu tư và vay vốn nước ngoài.

Với kinh nghiệm thực tiễn và sự am hiểu sâu sắc về pháp luật quản lý ngoại hối, Luật Việt An cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp từ khâu rà soát pháp lý đến khi nhận được văn bản xác nhận đăng ký thay đổi, giúp doanh nghiệp an tâm triển khai khoản vay nước ngoài đúng pháp luật và hiệu quả.