Hồ sơ thành lập công ty cổ phần

Thành lập công ty cổ phần là lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp có quy mô lớn và muốn huy động vốn rộng rãi. Để quá trình này diễn ra thuận lợi, việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ theo quy định của pháp luật là yếu tố then chốt. Thông qua bài viết dưới đây, Luật Việt An sẽ hướng dẫn chi tiết về các loại giấy tờ cần thiết, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh những sai sót không đáng có.

Hồ sơ thành lập công ty cổ phần

Căn cứ khoản 4 Điều 24 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP hồ sơ gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty
• Danh sách cổ đông sáng lập; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài; danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có).
• Bản sao các giấy tờ sau đây:
  • Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật;
  • Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với cổ đông là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức.
  • Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
  • Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của pháp luật.
  • Lưu ý: Trường hợp cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức kê khai số định danh cá nhân thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của các cá nhân này.
• Trường hợp đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh, ngoài các giấy tờ nêu trên hồ sơ cần có thêm các giấy tờ sau:
  • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
  • Bản sao văn bản của Cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận về việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài (doanh nghiệp chuyển đổi từ hộ kinh doanh có nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài tham gia góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục đăng ký góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp theo quy định của Luật Đầu tư 2020).
• Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

Quy trình, thủ tục thành lập công ty cổ phần

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ và nộp hồ sơ

Người thành lập doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thực hiện đăng ký doanh nghiệp với Cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tỉnh theo phương thức sau đây:

• Đăng ký trực tiếp tại hành chính công;
• Trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Hướng dẫn đăng ký trực tuyến thông qua cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp

• Đăng nhập vào website: https://dangkykinhdoanh.gov.vn
• Chọn sử dụng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh để tiến hành kê khai thông tin, tải các văn bản đính kèm và xác thực hồ sơ đăng ký
• Thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp
• Nhận Giấy biên nhận trực tuyến

Bước 2. Theo dõi hồ sơ và chờ kết quả

• Thời hạn giải quyết hồ sơ: 3 ngày kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ thành lập doanh nghiệp
• Cấp Giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ
• Trong trường hợp khác tiến hành sửa đổi, bổ sung và không mất phí

Quy trình thực hiện hồ sơ thành lập công ty cổ phần tại Luật Việt An

Bước 1: Tài liệu Quý khách hàng cần chuẩn bị

Để thành lập công ty cổ phần quý khách hàng chỉ cần chuẩn bị duy nhất là Bản sao công chứng căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn thời hạn của cổ đông sáng lập công ty. (Trường hợp Quý khách hàng chưa có bản công chứng có thể gửi bản gốc để Luật Việt An công chứng miễn phí).

Bước 2: Luật Việt An soạn hồ sơ thành lập công ty cổ phần

Ngay sau khi tiếp nhận đủ thông tin về tên công ty, trụ sở công ty, ngành nghề kinh doanh dự kiến của công ty, thông tin về cổ đông sáng lập của công ty, vốn điều lệ công ty, thông tin người đại diện theo pháp luật của công ty. Trên cơ sở các thông tin Quý khách hàng cung cấp Luật Việt An sẽ soạn thảo hồ sơ thành lập công ty cổ phần theo quy định của pháp luật để chuyển Quý khách hàng ký trong vòng 01 ngày.

Bước 3: Nộp hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và nộp lệ phí công bố thông tin doanh nghiệp

• Cơ quan tiếp nhận và xử lý hồ sơ: Phòng đăng ký kinh doanh
• Thời gian: 03 ngày làm việc (kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ hợp lệ). Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì phải thông báo bằng văn bản cho người thành lập doanh nghiệp biết. Thông báo phải nêu rõ lý do và các yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
• Ngay khi công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì cũng đồng thời được công bố thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 4: Thủ tục sau thành lập

Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung các con dấu phải thể hiện thống nhất những thông tin sau đây:

• Tên doanh nghiệp;
• Mã số doanh nghiệp.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục trước khi vận hành chính thức như:

• Treo biển hiệu công ty
• Mua chữ ký số
• Khắc dấu tròn, dấu chức danh…
• Kê khai thuế điện tử, mua hóa đơn điện tử.

Một số câu hỏi khi chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty cổ phần

Thành lập công ty cổ phần cần có mấy người?

Để có thể thành lập công ty cổ phần hoặc duy trì hoạt động loại hình công ty cổ phần cần có ít nhất 3 cổ đông và không hạn chế số lượng cổ đông tham gia góp vốn tại công ty cổ phần.

Trên Giấy đăng ký doanh nghiệp của công ty cổ phần có tên cổ đông không?

Khác với công ty hợp danh và công ty TNHH, cổ đông của công ty cổ phần kể cả cổ đông sáng lập công ty cổ phần cũng không hiển thị thông tin (tên) trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Thành lập công ty cổ phần cần bao nhiêu vốn?

Cũng như các loại hình doanh nghiệp khác, khi thành lập công ty cổ phần đối với các ngành nghề thông thường không có yêu cầu về vốn thì các cổ đông tự kê khai và tự chịu trách nhiệm về số vốn của công ty, pháp luật không quy định mức vốn tối thiểu hay tối đa cho riêng loại hình công ty cổ phần.

Thành lập công ty sau bao nhiêu lâu phải góp đủ vốn điều lệ?

Trong vòng 90 ngày kể từ ngày công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, các cổ đông sáng lập công ty phải thực hiện góp đủ vốn điều lệ.

Việc góp vốn vào công ty được thực hiện như thế nào?

• Hình thức góp vốn đối với thành viên là doanh nghiệp: bắt buộc phải góp vốn bằng hình thức chuyển khoản vào tài khoản công ty mới thành lập.
• Hình thức góp vốn đối với thành viên là cá nhân: có quyền lựa chọn góp vốn bằng tiền mặt thông qua phiếu thu của công ty hoặc góp vốn bằng hình thức chuyển khoản vào tài khoản công ty mới thành lập.

Một số lưu ý

Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, có một số nội dung doanh nghiệp cần lưu ý để thực hiện đúng thời hạn như sau:

• Khắc dấu công ty và sử dụng con dấu công ty.
• Làm biển treo tại trụ sở đăng ký;
• Đăng ký sử dụng chữ ký số nộp thuế điện từ và Token;
• Nộp thuế môn bài trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp đăng ký kinh doanh;
• Mở tài khoản ngân hàng và thông báo tài khoản với cơ quan thuế;
• Phát hành hóa đơn và đăng ký hóa đơn điện tử.
• Thuế môn bài: căn cứ Nghị quyết 68-NQ/TW ngày 4/5/2025, Bộ Chính trị quyết nghị các nội dung về phát triển kinh tế tư nhân bãi bỏ lệ phí môn bài, miễn thuế thu nhập doanh nghiệp cho doanh nghiệp nhỏ và vừa trong 3 năm đầu thành lập và miễn toàn bộ thuế môn bài từ 01/01/2026 theo Nghị quyết 198.

Để tiến hành thủ tục thành lập công ty Quý khách hàng chỉ cần chuẩn bị duy nhất là Bản sao công chứng căn cước công dân) hoặc hộ chiếu còn thời hạn của các cổ đông sáng lập công ty, Công ty luật Việt An sẽ tư vấn và thực hiện toàn bộ thủ tục đăng ký doanh nghiệp và bàn giao kết quả tới Qúy khách hàng. Nếu có nhu cầu thành lập công ty hoặc soạn thảo hồ sơ thành lập công ty, Qúy khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ pháp lý tốt nhất.