Lưu ý địa chỉ trụ sở chính khi thành lập công ty

Trong quá trình thành lập và hoạt động của công ty, địa chỉ nơi đặt trụ sở chính là một yếu tố vô cùng quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý. Hiện nay vẫn còn một số các cá nhân, doanh nghiệp chưa đặt nhiều sự quan tâm tới yếu tố này, dẫn tới tình trạng vi phạm quy định của pháp luật về địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây, Luật Việt An sẽ tổng hợp các lưu ý địa chỉ trụ sở chính khi thành lập công ty.

Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp 2020;
• Luật Nhà ở 2023;
• Luật Quảng cáo 2012, sửa đổi, bổ sung 2018;
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư;
• Nghị định 98/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động thương mại, sản xuất, buôn bán hàng giả, hàng cấm và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng; được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 17/2022/NĐ-CP.

Quy định về địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp phải được đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính. Ngoài ra, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp bao gồm số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp cần phải được thể hiện rõ ràng, cụ thể theo 4 cấp đơn vị hành chính, gồm: Số nhà + tên đường + tên thị trấn/phường/xã + thị xã/quận/huyện/thành phố thuộc tỉnh + tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương.

Ví dụ: Đối với trường hợp doanh nghiệp đặt trụ sở chính là nhà nguyên căn, có thể ghi địa chỉ như sau:

• Số nhà 068 Đường An Phú, Phường An Lạc, Quận An Phúc, Thành phố Hà Nội.

Đối với trường hợp doanh nghiệp đặt trụ sở chính tại tòa nhà văn phòng/chung cư có mục đích thương mại, có thể ghi địa chỉ như sau:

• Tầng 68, tòa nhà Tân Mỹ, số 9, phố Thái Thịnh, phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.

Ngoài ra, trong trường hợp doanh nghiệp có địa chỉ trụ sở chính không có số nhà rõ ràng, doanh nghiệp có thể ghi như sau:

• Thôn Quảng Bá, xã Quảng Bình, huyện An Lạc, tỉnh Hòa Bình.

Điều kiện về trụ sở công ty

Chủ sở hữu doanh nghiệp không được đặt trụ sở chính tại nhà chung cư có mục đích để ở.

Căn cứ vào quy định tại khoản 3 Điều 2 Luật Nhà ở năm 2023, nhà chung cư được chia thành 02 loại, đó là: nhà chung cư được xây dựng với mục đích để ở và nhà chung cư được xây dựng với mục đích hỗn hợp để ở và kinh doanh.

Ngoài ra, theo quy định tại điểm c Khoản 8 Điều 3 Luật Nhà ở 2023, hành vi sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở là một hành vi bị nghiêm cấm.

Như vậy, có thể hiểu rằng, chủ sở hữu doanh nghiệp được đặt trụ sở chính tại nhà chung cư có mục đích hỗn hợp là ở và kinh doanh nhưng không được đặt trụ sở chính tại nhà chung cư có mục đích để ở.

Điều kiện về diện tích, cơ sở vật chất đối với trụ sở

Ngoài ra, một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện cần phải đặt trụ sở chính tại nơi đáp ứng được các điều kiện theo quy định của pháp luật về diện tích, cơ sở – vật chất,…

Ví dụ: theo quy định tại Điều 22 Nghị định 168/2017/NĐ-CP, đối với doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực khách sạn, phải có tối thiểu 10 buồng ngủ; có quầy lễ tân và phòng vệ sinh chung.

Điều kiện về treo biển công ty tại trụ sở

Theo quy định tại Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có nghĩa vụ gắn bảng tên tại trụ sở chính. Hiện nay, trong Luật Doanh nghiệp chưa có quy định rõ ràng về hình thức của việc treo biển tên công ty tại trụ sở.

Tuy nhiên theo quy định tại Điều 34 Luật Quảng cáo 2012, sửa đổi, bổ sung 2018, biển hiệu của công ty phải bao gôm các nội dung sau:

• Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có);
• Tên cơ sở sản xuất, kinh doanh theo đúng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
• Địa chỉ, điện thoại.

Lưu ý khi thay đổi trụ sở chính của công ty

Hiện nay, trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể thực hiện thay đổi địa chỉ trụ sở chính nếu như có nhu cầu. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh và nộp hồ sơ gửi tới cơ quan đăng ký kinh doanh của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở theo quy định tại Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Thủ tục thay đổi trụ sở chính của công ty được tiến hành như sau:

Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ gửi tới Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới.

Hồ sơ bao gồm các thành phần sau:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

Bước 2: Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận và xử lý hồ sơ theo quy định của pháp luật

Lưu ý, nếu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi đặt trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, trước khi thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần phải thực hiện các thủ tục về việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.

Xử phạt vi phạm liên quan đến trụ sở chính công ty

Trên thực tế, trụ sở chính của doanh nghiệp được thể hiện trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền đăng ký kinh doanh cấp. Hiện nay, hành vi doanh nghiệp không hoạt động tại trụ sở chính được thể hiện trong giấy phép kinh doanh được cấp là một hành vi bị nghiêm cấm.

Trong trường hợp doanh nghiệp không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, doanh nghiệp có thể chịu mức phạt tiền lên tới 40.000.000 đồng đến 60.000.000 theo quy định tại khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP và buộc thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả là gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 98/2020/NĐ-CP, với các ngành nghề phải xin Giấy phép kinh doanh để được hoạt động, trong trường hợp doanh nghiệp hoạt động không đúng địa bàn, địa điểm ghi trong giấy phép kinh doanh thì có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng, mức phạt gấp đôi đối với tổ chức. Trong trường hợp doanh nghiệp vi phạm nhiều lần hoặc tái phạm, doanh nghiệp còn có thể chịu hình thức xử phạt bổ sung là bị tước quyền sử dụng giấy phép kinh doanh đã được cấp trong thời hạn từ 01 tháng đến 03 tháng.

Dịch vụ thành lập doanh nghiệp của Luật Việt An

• Tư vấn về hồ sơ, thủ tục thành lập công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân;
• Tư vấn doanh nghiệp về đặt địa chỉ trụ sở chính của công ty;
• Tư vấn hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty;
• Đại diện khách hàng làm việc với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong quá trình thành lập doanh nghiệp;
• Dịch vụ xin cấp Giấy phép con liên quan đến các lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp;
• Tư vấn thường xuyên, toàn diện cho khách hàng sau khi công ty được thành lập.

Trên đây là tư vấn của Luật Việt An về lưu ý địa chỉ trụ sở chính khi thành lập công ty. Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hay tìm hiểu kỹ hơn về thủ tục pháp lý để thành lập công ty, xin vui lòng liên hệ Công ty Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất.

Bài viết được cập nhật đến tháng 4/2024, bất kỳ sự thay đổi về pháp luật nào chưa được cập nhật, vui lòng liên hệ đến Luật Việt An để được hỗ trợ.