Hướng dẫn đặt tên doanh nghiệp khi thành lập công ty

Khi tiến hành thủ tục đăng ký thành lập công ty, tổ chức cá nhân có nhu cầu thành lập cần chuẩn bị các điều kiện từ tên gọi, địa chỉ, ngành nghề, vốn điều lệ, hồ sơ đăng ký,… Trong đó tên công ty là một trong những điều kiện cần phải lưu ý. Tên doanh nghiệp không chỉ là yếu tố nhận diện thương hiệu mà còn gắn liền với hình ảnh, giá trị và uy tín của công ty trong suốt quá trình hoạt động. Tuy nhiên, tên công ty cần phải đáp ứng các điều kiện theo quy định pháp luật để đảm bảo tính hợp pháp. Sau đây, Luật Việt An sẽ hướng dẫn đặt tên doanh nghiệp khi thành lập công ty. 

Hướng dẫn đặt tên doanh nghiệp khi thành lập công ty

Theo Điều 37, 38, 39, 41 của Luật Doanh nghiệp năm 2020, tên doanh nghiệp khi thành lập công ty phải đáp ứng các điều kiện như sau: 

Tên doanh nghiệp bằng tiếng Việt 

Tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành tố theo thứ tự sau đây:

• Loại hình doanh nghiệp;
• Tên riêng.

Loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; được viết là “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần; được viết là “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh; được viết là “doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân.

Tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài

• Tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Khi dịch sang tiếng nước ngoài, tên riêng của doanh nghiệp có thể giữ nguyên hoặc dịch theo nghĩa tương ứng sang tiếng nước ngoài.
• Trường hợp doanh nghiệp có tên bằng tiếng nước ngoài, tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp hoặc trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.

Địa điểm gắn tên doanh nghiệp 

Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.

Những điều cấm trong đặt tên doanh nghiệp

• Đặt tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký được quy định.
• Sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó.
• Sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Không được đặt tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn 

Tên trùng là tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký được viết hoàn toàn giống với tên tiếng Việt của doanh nghiệp đã đăng ký.

Các trường hợp được coi là tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký bao gồm:

• Tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký được đọc giống tên doanh nghiệp đã đăng ký;
• Tên viết tắt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp đã đăng ký;
• Tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đề nghị đăng ký trùng với tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đã đăng ký;
• Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một số tự nhiên, một số thứ tự hoặc một chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, chữ F, J, Z, W được viết liền hoặc cách ngay sau tên riêng của doanh nghiệp đó;
• Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một ký hiệu “&” hoặc “và”, “.”, “,”, “+”, “-”, “_”;
• Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi từ “tân” ngay trước hoặc từ “mới” được viết liền hoặc cách ngay sau hoặc trước tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký;
• Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một cụm từ “miền Bắc”, “miền Nam”, “miền Trung”, “miền Tây”, “miền Đông”;
• Tên riêng của doanh nghiệp trùng với tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký.

Lưu ý sử dụng tên doanh nghiệp đối với doanh nghiệp hoạt động theo giấy phép đầu tư  

Theo Khoản 3 Điều 18 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư (đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương được cấp trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 được tiếp tục sử dụng tên doanh nghiệp đã đăng ký và không bắt buộc phải đăng ký đổi tên doanh nghiệp trong trường hợp có tên trùng, tên gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Xử lý tên doanh nghiệp bị trùng, nhầm và vi phạm quy định về đặt tên doanh nghiệp

Theo Khoản 2 Điều 18 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, Phòng Đăng ký kinh doanh có quyền chấp thuận hoặc từ chối tên dự kiến đăng ký của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. 

• Để tránh tên doanh nghiệp bị trùng, nhầm và vi phạm quy định về đặt tên doanh nghiệp, ý kiến Phòng Đăng ký kinh doanh là quyết định cuối cùng. 
• Trường hợp không đồng ý với quyết định của Phòng Đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp có thể khởi kiện theo quy định của pháp luật về tố tụng hành chính.

Xử lý tên doanh nghiệp xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp

Theo Điều 19 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, quy định doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu đặt tên doanh nghiệp mà xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp. Trường hợp tên doanh nghiệp xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp thì doanh nghiệp có tên vi phạm phải đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp. Đồng thời chủ thể quyền sở hữu công nghiệp có quyền gửi văn bản đề nghị đến Phòng Đăng ký kinh doanh để yêu cầu doanh nghiệp có tên xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp phải thay đổi tên doanh nghiệp cho phù hợp.

Cũng tại Điều 19 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định xử lý đối với trường hợp tên doanh nghiệp xâm phạm đến quyền sở hữu công nghiệp, như sau:

Bước 1: Chủ thể bị xâm phạm gửi văn bản đề nghị xử lý 

Chủ thể quyền sở hữu công nghiệp có quyền gửi văn bản đề nghị đến Phòng Đăng ký kinh doanh để yêu cầu doanh nghiệp có tên xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp phải thay đổi tên doanh nghiệp cho phù hợp.

Kèm theo văn bản đề nghị của chủ thể quyền sở hữu công nghiệp phải có bản sao các giấy tờ sau đây:

• Văn bản kết luận của cơ quan có thẩm quyền về việc sử dụng tên doanh nghiệp là xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp. Thông thường, chủ thể quyền cần thực hiện giám định xâm phạm sở hữu công nghiệp trước khi yêu cầu Phòng Đăng ký kinh doanh xử lý vi phạm hoặc có thể tiến hành các thủ tục pháp lý tại các cơ quan tố tụng như trọng tài, tòa án về tranh chấp quyền sở hữu trí tuệ và nộp quyết định/ bản án đã được ban hành;
• Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu, Giấy chứng nhận đăng ký chỉ dẫn địa lý; bản trích lục Sổ đăng ký quốc gia về nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý được bảo hộ do cơ quan quản lý nhà nước về sở hữu công nghiệp cấp; Giấy chứng nhận nhãn hiệu đăng ký quốc tế được bảo hộ tại Việt Nam do cơ quan quản lý nhà nước về sở hữu công nghiệp cấp;
• Hợp đồng sử dụng đối tượng quyền sở hữu công nghiệp trong trường hợp người yêu cầu là người được chuyển quyền sử dụng đối tượng sở hữu công nghiệp đó.

Bước 2: Cơ quan tiếp nhận và xử lý đơn đề nghị

• Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ giấy tờ, Phòng Đăng ký kinh doanh ra thông báo yêu cầu doanh nghiệp có tên xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp phải thay đổi tên doanh nghiệp và tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp trong thời hạn 02 tháng kể từ ngày ra thông báo. Kèm theo thông báo phải có các giấy tờ quy định tại khoản 3 Điều 19 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
• Sau thời hạn trên, nếu doanh nghiệp không đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp theo yêu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền để xử lý theo quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ. 
• Trường hợp cơ quan có thẩm quyền xử lý vi phạm ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính: Áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là buộc thay đổi tên doanh nghiệp; Buộc loại bỏ yếu tố vi phạm trong tên doanh nghiệp.
• Tuy nhiên, cá nhân vi phạm không thực hiện trong thời hạn do pháp luật quy định thì cơ quan có thẩm quyền xử lý vi phạm thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh để yêu cầu doanh nghiệp báo cáo theo quy định tại Điều 216 Luật Doanh nghiệp.
• Đối với doanh nghiệp không báo cáo, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Điều 212 Luật Doanh nghiệp.

Bước 3: Cơ quan thông báo kết quả xử lý 

Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo kết quả xử lý đối với trường hợp tên doanh nghiệp xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp cho chủ thể quyền sở hữu công nghiệp quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Lưu ý tên gọi Phòng Đăng ký kinh doanh: Hiện nay, theo quy định sáp nhập, tên Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nội được sáp nhập thành Sở Tài chính, do đó, một số Phòng Đăng ký kinh doanh đã được đổi tên. Quý khách hàng cần lưu ý cập nhật thông tin thay đổi tùy theo địa bàn tỉnh, thành. 

Một số lưu ý về đặt tên công ty cho công ty

• Trên thực tế tên công ty ngày càng hạn chế do số lượng doanh nghiệp ngày một nhiều. Tuy nhiên, để có thể đặt được tên công ty theo mong muốn rất đơn giản bằng cách thêm các tiền tố hoặc hậu tố vào tên công ty là có thể đăng ký được.
• Khi đặt tên công ty cần tránh các tên riêng có thành tố riêng nổi tiếng ví dụ như: Samsung, Nokia, Honda,… hoặc các nhãn hiệu đã đăng ký độc quyền vì có thể doanh nghiệp có nguy cơ bị yêu cầu đổi tên do trùng với nhãn hiệu đã được bảo hộ độc quyền tại Việt Nam trước thời điểm doanh nghiệp đăng ký tên công ty bị trùng lặp.
• Ngoài ra, đặt tên công ty cũng nên tính đến việc tên riêng công ty có khả năng đăng ký nhãn hiệu, tên miền để nhận diện thương hiệu doanh nghiệp trong tương lai mang tính đồng bộ, chuyên nghiệp và cũng tránh xâm phạm quyền của các doanh nghiệp đã thành lập trước.

Trên đây là hướng dẫn đặt tên doanh nghiệp khi thành lập công ty. Công ty luật Việt An luôn sẵn sàng đồng hành, hỗ trợ thủ tục thành lập doanh nghiệp/thành lập công ty và các thủ tục sau thành lập cho doanh nhân trong nước và nước ngoài, cung cấp các dịch sau thành lập doanh nghiệp. Mọi khó khăn, vướng mắc Quý khách hàng vui lòng liên hệ hoặc gửi email để được chúng tôi hỗ trợ nhanh nhất và kịp thời nhất