Cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ tại Việt Nam

Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được cấp cho cá nhân có đủ trình độ chuyên môn và các điều kiện theo quy định của pháp luật để thực hiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ. Vậy để được cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ tại Việt Nam, cần lưu ý những điều kiện, hồ sơ và thủ tục như thế nào? Sau đây, Luật Việt An sẽ tư vấn và giải đáp thắc mắc cho quý khách hàng.

Các hoạt động dịch vụ lưu trữ tại Việt Nam

Theo Khoản 1 Điều 53 Luật Lưu trú 2024, các hoạt động dịch vụ lưu trữ bao gồm:

• Kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác;
• Kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
• Số hóa, tạo lập, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
• Tu bổ, khử trùng, khử axit, vệ sinh tài liệu, kho lưu trữ tài liệu;
• Tư vấn nghiệp vụ lưu trữ.

Lưu ý quy định mới về lệ phí cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ tại Việt Nam

Mới đây, Bộ Tài Chính đã ban hành Thông tư 15/2025/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp lệ phí cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Theo đó, từ 01/7/2025, mức thu lệ phí cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ như sau:

• Cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ: 300.000 đồng/chứng chỉ.
• Cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ : 200.000 đồng/chứng chỉ.
• Trường hợp cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ do lỗi của cơ quan nhà nước hoặc do thay đổi địa giới đơn vị hành chính theo quy định của cấp có thẩm quyền thì không phải nộp lệ phí cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

Theo đó, người nộp lệ phí thực hiện nộp lệ phí khi làm thủ tục cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho tổ chức thu lệ phí.

Điều kiện được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ tại Việt Nam

Hiện nay, theo khoản 1 Điều 37 Luật Lưu trữ 2011 thì cá nhân được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau đây:

• Là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
• Có lý lịch rõ ràng;
• Có bằng tốt nghiệp chuyên ngành về lưu trữ phù hợp;
• Đã trực tiếp làm lưu trữ hoặc liên quan đến lưu trữ từ 05 năm trở lên;
• Đã đạt yêu cầu tại kỳ kiểm tra nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền tổ chức.

Tuy nhiên, từ ngày 1/7/2025, theo quy định mới tại khoản 3 Điều 56 Luật Lưu trữ 2024 thì điều kiện được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bao gồm:

• Là công dân Việt Nam;
• Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
• Có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên phù hợp với hoạt động dịch vụ lưu trữ và đạt yêu cầu kiểm tra nghiệp vụ do Bộ Nội vụ tổ chức.

Trường hợp có bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên ngành lưu trữ thì chỉ cần đáp ứng 2 điều kiện đầu tiên.

Ngoài ra, người thuộc một trong các trường hợp sau đây không được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ:

• Đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự;
• Đang chấp hành hình phạt tù; đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính đưa vào cơ sở giáo dục bắt buộc, đưa vào cơ sở cai nghiện bắt buộc;
• Đã bị kết án về một trong các tội liên quan đến an ninh quốc gia; tội cố ý làm lộ bí mật nhà nước; tội chiếm đoạt, mua bán hoặc tiêu hủy tài liệu bí mật nhà nước.

Thủ tục cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ tại Việt Nam

Theo hướng dẫn tại Chương 5 Nghị định 01/2013/NĐ-CP hướng dẫn Luật lưu tr, việc xin chứng chỉ hành nghề lưu trú cần lưu ý thủ tục như sau:

Thẩm quyền cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Giám đốc Sở Nội vụ cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

Hồ sơ đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Hồ sơ đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ gồm:

• Đơn đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
• Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ.
• Giấy xác nhận thời gian làm việc từ 05 năm trở lên trong lĩnh vực lưu trữ của cơ quan, tổ chức nơi cá nhân làm việc. Người xác nhận phải chịu trách nhiệm về sự chính xác của nội dung xác nhận.
• Bản sao chứng thực Bằng tốt nghiệp chuyên ngành phù hợp từng lĩnh vực hành nghề, cụ thể:
  • Đối với các dịch vụ bảo quản, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc tài liệu lưu trữ phải có bằng tốt nghiệp chuyên ngành về lưu trữ hoặc hóa, sinh;
  • Đối với dịch vụ chỉnh lý tài liệu phải có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành về văn thư, lưu trữ; trường hợp tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền cấp;
  • Đối với dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ phải có bằng tốt nghiệp chuyên ngành về lưu trữ hoặc công nghệ thông tin. Trường hợp tốt nghiệp chuyên ngành lưu trữ phải có chứng chỉ về công nghệ thông tin do cơ quan có thẩm quyền cấp; trường hợp tốt nghiệp chuyên ngành công nghệ thông tin phải có chứng chỉ bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền cấp;
  • Đối với dịch vụ nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ phải có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành về lưu trữ; trường hợp tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền cấp.
• Sơ yếu lý lịch có xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi đăng ký hộ khẩu thường trú.
• Hai ảnh 2 x 3 cm (chụp trong thời hạn không quá 6 tháng).

Thủ tục giải quyết hồ sơ

• Người yêu cầu cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ gửi 01 bộ hồ sơ đến Sở Nội vụ nơi cá nhân đăng ký hộ khẩu thường trú.
• Sở Nội vụ có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ theo quy định và cấp Phiếu tiếp nhận hồ sơ.
• Trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ của người yêu cầu cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, Giám đốc Sở Nội vụ cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ các điều kiện theo quy định.

Lưu ý các trường hợp thu hồi, cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Theo Khoản 5, Khoàn 6 Luật Lưu trữ năm 2024, các trường hợp thu hồi, cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ như sau:

Cấp lại

Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được cấp lại trong các trường hợp sau đây:

• Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bị hỏng hoặc bị mất;
• Thay đổi thông tin cá nhân trên Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

Thu hồi

Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bị thu hồi trong trường hợp sau đây:

• Không đáp ứng điều kiện cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;
• Thuộc trường hợp không được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

Lưu ý quy định về kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ khi xin Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Một trong những điều kiện để được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là phải đạt yêu cầu kiểm tra nghiệp vụ do Bộ Nội vụ tổ chức. Cụ thể theo Điều 4 Thông tư số 09/2014/TT-BNV, được sửa đổi bổ sung bởi Thông tư số 02/2020/TT-BNV, Thông tư số 01/2023/TT-BNV, điều kiện đăng ký kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ như sau:

• Là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
• Có Bằng tốt nghiệp chuyên ngành hoặc Chứng chỉ bồi dưỡng phù hợp với lĩnh vực hành nghề theo quy định tại Khoản 4, Điều 20 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP.
• Đã trực tiếp làm lưu trữ hoặc liên quan đến lĩnh vực lưu trữ từ đủ 05 năm trở lên.

Theo đó, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ có trách nhiệm tổ chức kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ. Cá nhân đạt yêu cầu được cấp Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ.

Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp.

Trên đây là tư vấn Cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ tại Việt Nam. Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hay có nhu cầu tư vấn thủ tục xin cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được tư vấn, hỗ trợ tốt nhất!