Hướng dẫn thay đổi người đại diện theo pháp luật

Khi doanh nghiệp cần thay đổi người đại diện theo pháp luật, đây là một trong những thủ tục pháp lý quan trọng nhất, đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ đúng quy định. Việc thay đổi này có thể xuất phát từ nhiều lý do khác nhau, từ việc bổ nhiệm một lãnh đạo mới, thay đổi cơ cấu quản lý, hoặc đơn giản là người cũ không còn phù hợp. Tuy nhiên, nếu không thực hiện đúng trình tự, doanh nghiệp có thể gặp phải nhiều rủi ro pháp lý. Bài viết này của Luật Việt An sẽ hướng dẫn chi tiết các bước cần thiết để thay đổi người đại diện theo pháp luật một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Thế nào là người đại diện theo pháp luật?

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật

Căn cứ khoản 1 Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP mới về đăng ký kinh doanh áp dụng từ 01/07/2025, hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật bao gồm các giấy tờ sau đây:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty hoặc của Hội đồng quản trị trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty ngoài nội dung thông tin cá nhân và chữ ký của người đại diện theo pháp luật quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020.

Trường hợp, công ty TNHH có hai thành viên, nếu có thành viên là cá nhân làm người đại diện theo pháp luật của công ty chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật bao gồm: giấy đề nghị thay đổi người đại diện theo pháp luật, bản sao hoặc bản chính nghị quyết về việc thay đổi về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Lưu ý: Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên được thay thế bằng bản sao văn bản xác nhận việc người đại diện theo pháp luật của công ty chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định. Đồng thời, người có thẩm quyền ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật là thành viên còn lại của công ty.

Các bước hướng dẫn thay đổi người đại diện theo pháp luật

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Công ty chuẩn bị hồ sơ nêu trên hoặc thông qua dịch vụ của Luật Việt An để được hỗ trợ soạn thảo toàn bộ hồ sơ theo quy định.

Bước 2: Nộp hồ sơ và lệ phí

Nộp hồ sơ thông qua hình thức trực tiếp, hoặc qua hình thức điện tử hoặc dịch vụ bưu chính tùy thuộc vào từng nơi đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ và giải quyết

Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ kiểm tra hồ sơ:

• Nếu hồ sơ hơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
• Nếu chưa hợp lệ, sẽ thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp

Thẩm quyền giải quyết thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

• Cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cấp đăng ký doanh nghiệp đối với doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh có địa chỉ tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trong phạm vi địa phương quản lý trừ Ban quản lý khu công nghệ cao. Cơ quan đăng ký kinh doanh có thể tổ chức các điểm để tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thuộc Cơ quan đăng ký kinh doanh tại các địa điểm khác nhau trên địa bàn cấp tỉnh.
• Ban quản lý khu công nghệ cao cấp đăng ký doanh nghiệp đối với doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh có địa chỉ đặt trong khu công nghệ cao.
• Cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và Ban quản lý khu công nghệ cao gọi chung là Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.

Lưu ý thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

Về điều kiện làm người đại diện theo pháp luật của công ty

• Từ đủ 18 tuổi trở lên;
• Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
• Không bị treo mã số thuế trên dữ liệu quản lý thuế và quản lý doanh nghiệp;
• Người đại diện không nhất thiết phải là người góp vốn tại Công ty;
• Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam.

Về chức danh người đại diện theo pháp luật của công ty

Giám đốc/ Tổng giám đốc công ty được làm giám đốc/ Tổng giám đốc của doanh nghiệp khác (trừ doanh nghiệp nhà nước và công ty đại chúng).

Công ty có thể lựa chọn các chức danh cho người đại diện theo pháp luật như sau:

• Giám đốc công ty;
• Tổng Giám đốc công ty;
• Chủ tịch Hội đồng quản trị – đối với công ty cổ phần;
• Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc/Giám đốc – Đối với công ty cổ phần;
• Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Tổng giám đốc/Giám đốc – đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
• Chủ tịch Hội đồng thành viên – đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
• Chủ tịch công ty – đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;
• Hoặc các chức danh khác theo quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy định pháp luật.Trước 06 tháng tính đến ngày Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm hết hạn, tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh thực phẩm phải nộp hồ sơ xin cấp lại Giấy chứng nhận trong trường hợp tiếp tục sản xuất, kinh doanh. Hồ sơ, trình tự, thủ tục cấp lại được thực hiện theo quy định tại Điều 36 của Luật an toàn thực phẩm 2010.

Về số lượng người đại diện theo pháp luật của một số công ty

• Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 thì công ty cổ phần và công ty TNHH có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật;
• Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Ngoài ra, trong quá trình thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty còn một số lưu ý như sau:

• Khi doanh nghiệp tiến hành thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật nếu trên đăng ký doanh nghiệp chưa có thông tin số điện thoại hoặc chưa cập nhật thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc chưa phân mã ngành theo hệ thống mã ngành kinh tế quốc dân doanh nghiệp cần thực hiện, bổ sung để tiến hành thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là một trong các cá nhân sau đây:
  • Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với loại hình công ty tương ứng;
  • Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên/ Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật thì người ký thông báo là Chủ tịch Hội đồng thành viên/ Chủ tịch Hội đồng quản trị mới được bầu.

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật là một thủ tục quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn pháp luật doanh nghiệp, Luật Việt An tự hào là đơn vị đồng hành đáng tin cậy của quý khách hàng trong quá trình này. Trong bài viết này, Luật Việt An sẽ giúp quý khách hiểu rõ quy trình, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng, chính xác, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp

Một số lưu ý sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật

Sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, công ty cần thực hiện các thủ tục sau:

• Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp cần lưu ý việc đăng ký thay đổi thông tin chủ tài khoản tại ngân hàng;
• Trường hợp đại diện pháp luật cũ là trưởng chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nếu có nhu cầu thay đổi thì công ty cần làm thủ tục thay đổi;
• Thông báo với bạn hàng, đối tác, cơ quan bảo hiểm, các cơ quan liên quan khác về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;
• Đối với công ty có giấy phép kinh doanh như giấy phép kinh doanh lữ hành, giấy phép kinh doanh dịch vụ vận tải, giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự phải thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đại diện trên các giấy phép này;
• Lưu ý khi thay đổi người đại diện theo pháp luật có gắn liền với việc chuyển nhượng vốn cho người đại diện theo pháp luật mới cần lưu ý thủ tục kê khai thuế thu nhập cá nhân của người chuyển nhượng, nộp thuế thu nhập (nếu phát sinh thu nhập chịu thuế).

Một số câu hỏi liên quan

Người đại diện theo pháp luật có phải ở Việt Nam?

Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì người đó phải cư trú ở Việt Nam và phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

Công ty có thể có nhiều đại diện theo pháp luật được không?

Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật.

Đại diện theo pháp luật nhưng không góp vốn có được không?

Công ty có thể thuê người khác làm đại diện theo pháp luật. Người đại diện theo pháp luật có thể không phải là người góp vốn trong doanh nghiệp.

Đại diện theo pháp luật có thể ủy quyền cho người khác?

Đại diện theo pháp luật có thể ủy quyền cho người khác quản lý doanh nghiệp thông qua văn bản ủy quyền.

Dịch vụ của Công ty Luật Việt An về thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

• Tư vấn, kiểm tra điều kiện đối với người đại diện theo pháp luật mới của công ty;
• Tư vấn chức danh của người đại diện theo pháp luật phù hợp với nhu cầu của công ty, loại hình công ty;
• Soạn thảo hồ sơ thay đổi người đại diện cho công ty;
• Đại diện Qúy khách hàng nộp hồ sơ và theo dõi quá trình thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký doanh nghiệp tới khi ra kết quả và bàn giao cho Qúy khách hàng;
• Đại diện Qúy khách hàng thực hiện công bố thông tin thay đổi đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin Quôc gia về đăng ký doanh nghiệp;
• Tư vấn cho Qúy khách hàng các thủ tục sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật như: cách thức thông báo cho khách hàng, đối tác, ngân hàng và thay đổi các loại giấy phép con có ghi nhận thông tin của người đại diện theo pháp luật cũ.

Nếu quý khách cần hướng dẫn thay đổi người đại diện theo pháp luật chi tiết hơn, vui lòng liên hệ Công ty luật Việt An để được tư vấn chi tiết và cung cấp dịch vụ trọn gói.