Ngôn ngữ trong hồ hồ sơ thành lập công ty / doanh nghiệp

Trong quá trình thành lập công ty/doanh nghiệp tại Việt Nam, việc chuẩn bị hồ sơ là bước quan trọng hàng đầu, quyết định đến tính hợp pháp và hiệu lực của thủ tục đăng ký kinh doanh. Bên cạnh nội dung, một yếu tố then chốt thường ít được chú ý nhưng lại có ý nghĩa pháp lý quan trọng là ngôn ngữ được sử dụng trong hồ sơ. Quy định về ngôn ngữ không chỉ đảm bảo tính thống nhất, minh bạch và dễ dàng kiểm tra, mà còn giúp cơ quan có thẩm quyền thuận lợi trong việc thẩm định, cấp phép. Việc tìm hiểu rõ ràng quy định về ngôn ngữ trong hồ sơ thành lập doanh nghiệp vì thế là cần thiết, nhằm hạn chế rủi ro pháp lý và bảo đảm quyền lợi cho nhà đầu tư cũng như tổ chức kinh doanh. Trong bài dưới viết đây, công ty Luật Việt An sẽ cung cấp các quy định pháp lý về ngôn ngữ trong hồ sơ thành lập công ty/doanh nghiệp.

Ngôn ngữ trong hồ sơ thành lập công ty/doanh nghiệp

Theo Điều 10 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp có quy định ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ thành lập công ty/doanh nghiệp phải là:

• Các giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được lập bằng tiếng Việt.
• Trường hợp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có tài liệu bằng tiếng nước ngoài thì hồ sơ phải có bản dịch tiếng Việt công chứng kèm theo tài liệu bằng tiếng nước ngoài.
• Trường hợp giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài thì nội dung tiếng Việt được sử dụng để thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Như vậy, ngôn ngữ trong hồ sơ thành lập công ty/doanh nghiệp bắt buộc phải là tiếng Việt. Trong trường hợp có tài liệu nước ngoài thì tài liệu đó phải được dịch ra tiếng Việt và công chứng. Trong trường hợp người nộp đơn nộp tài liệu bằng tiếng nước ngoài, hồ sơ sẽ bị từ chối bởi cơ quan có thẩm quyền.

Hồ sơ thành lập công ty/doanh nghiệp

Công ty cổ phần

• Giấy đề nghị đăng ký Công ty cổ phần (Mẫu số 4 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC).
• Điều lệ công ty.
• Danh sách cổ đông sáng lập (Mẫu số 7 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC).
• Danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (Mẫu số 8 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC).
• Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có) (Mẫu số 10 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC).
• Bản sao các giấy tờ sau đây:
  • Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của công ty.
  • Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức; Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.
  • Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự.
  • Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư 2020.
  • Giấy tờ pháp lý của tổ chức là một trong các loại giấy tờ sau đây: Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, tài liệu tương đương khác.

Công ty TNHH hai thành viên trở lên

• Giấy đề nghị đăng ký công ty TNHH hai thành viên trở lên (Mẫu số 3 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC).
• Điều lệ công ty.
• Danh sách thành viên công ty (Mẫu số 6 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC).
• Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có) (Mẫu số 10 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC).
• Bản sao các giấy tờ sau đây:
  • Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của công ty;
  • Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên công ty là cá nhân; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên là tổ chức; Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.
  • Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
  • Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư 2020.

Công ty TNHH một thành viên

• Giấy đề nghị đăng ký công ty TNHH một thành viên (Mẫu số 2 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC).
• Điều lệ công ty.
• Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có) (Mẫu số 10 Phụ lục I bna hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC).
• Bản sao các giấy tờ sau đây:
  • Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH một thành viên;
  • Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ sở hữu công ty là cá nhân; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với chủ sở hữu công ty là tổ chức (trừ trường hợp chủ sở hữu công ty là Nhà nước); Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.
  • Đối với chủ sở hữu công ty là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự.
  • Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư 2020.

Công ty hợp danh

• Giấy đề nghị đăng ký công ty hợp danh (Mẫu số 5 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC).
• Điều lệ của công ty.
• Danh sách thành viên (Mẫu số 9 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC).
• Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có) (Mẫu số 10 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC).
• Bản sao các giấy tờ sau đây:
  • Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên công ty là cá nhân; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên công ty là tổ chức; Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.
  • Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự.
  • Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư 2020.

Doanh nghiệp tư nhân

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp tư nhân (Mẫu số 1 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC).
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân, cụ thể là một trong các giấy tờ sau đây: thẻ CCCD, Giấy CMND hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.

Nơi nộp hồ sơ thành lập công ty/doanh nghiệp

Người nộp hồ sơ thành lập công ty/doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Lưu ý rằng tên Phòng Đăng ký kinh doanh tại mỗi tỉnh sẽ có sự khác nhau.

Dịch vụ thành lập doanh nghiệp và tư vấn pháp luật doanh nghiệp:

• Thành lập hộ kinh doanh cá thể;
• Thành lập doanh nghiệp tư nhân;
• Thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn;
• Thành lập công ty công ty cổ phần;
• Thành lập công ty hợp danh;
• Thành lập công có vốn đầu tư nước ngoài;
• Thành lập công ty FDI.

Quý Khách hàng có câu hỏi về ngôn ngữ trong hồ sơ thành lập công ty/doanh nghiệp vui lòng liên hệ Luật Việt An để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất!