Xử lý hàng tồn kho thiếu khi kiểm kê

Hàng tồn kho là gì? Tại sao doanh nghiệp cần kiểm kê hàng tồn kho và đưa ra các phương án phù hợp? Cách xử lý hàng tồn kho thiếu khi kiểm kê? Hãy cùng đại lý thuế Việt An đi tìm hiểu sâu về các vấn đề này nhé.

Hàng tồn kho là gì?

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 02) thì hàng tồn kho được định nghĩa như sau:

• Hàng hóa được mua về và lưu giữ trong kho để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Hàng hóa đang trong quy trình sản xuất, kinh doanh dở dang của doanh nghiệp.
• Nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, công cụ dụng cụ mua về phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Hàng tồn kho bao gồm:

• Hàng gửi đi bán, hàng mua đang đi đường và hàng hóa được gửi sang bên gia công chế biến.
• Công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu.
• Sản phẩm dở dang.
• Thành phẩm, hàng hóa tồn kho.

Tại sao phải kiểm kê hàng tồn kho?

Kiểm kê hàng hóa tồn trong kho là công việc kiểm đếm cả về số lượng và chất lượng nhằm đối chiếu số liệu tồn kho trên sổ kế toán và thủ kho. Hàng tồn kho có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đặc biệt đối với loại hình doanh nghiệp thương mại. Vì vậy, công việc kiểm kê hàng tồn kho đóng vai trò rất quan trọng. Công việc này sẽ giúp chủ doanh nghiệp:

• Phát hiện kịp thời sự chênh lệch hàng hóa thực tế trong kho với sổ sách kế toán, tìm ra nguyên nhân chênh lệch và lên phương án xử lý kịp thời.
• Cập nhật kịp thời hàng hóa trong kho: Hàng lỗi, hư hỏng, có dấu hiệu suy giảm về chất lượng hàng hóa để có phương án bảo quản, vận chuyển, thanh lý hàng hóa làm cơ sở để ghi nhận tài khoản 2294 (Tài khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho) được hợp lý.
• Làm cơ sở để lập BCTC, số liệu trên báo cáo tài chính phản ánh trung thực hơn giá trị tài sản của doanh nghiệp tạo điều kiện cho người quản lý đưa ra quyết định đúng đắn cho phương án sản xuất kinh doanh trong tương lai.

Cách xử lý hàng tồn kho thiếu khi kiểm kê như thế nào

Khi kiểm kê kho phát hiện thiếu hụt hàng hóa tức là con số ghi nhận trong sổ kế toán nhiều hơn so với con số thống kê được từ thủ kho. Nguyên nhân hàng tồn kho bị thiếu hụt so với sổ sách có thể do hao hụt tự nhiên của hàng hóa, hoặc các nguyên nhân khác. Vì vậy, khi kiểm kê phát hiện thiếu hàng hóa, các bộ phận liên quan cần phối hợp để tìm nguyên nhân, đưa ra phương án xử lý kịp thời, hạn chế rủi ro tối đa trong tương lai.

Kế toán phát hiện số lượng hàng thiếu trên biên bản kiểm kê, chưa xác định rõ nguyên nhân và đang chờ xử lý

Trong trường hợp này, kế toán sẽ sử dụng tài khoản 1381 (Tài sản thiếu chờ xử lý).

Nợ Tk 1381: Trị giá hàng hóa thiếu so với số liệu trên sổ kế toán.

Có TK 152, 156, 155, 153: Trị giá hàng hóa bị thiếu so với số sách kế toán đã ghi nhận.

Đã tìm ra nguyên nhân gây thiếu hụt hàng hóa so với sổ kế toán

Tùy thuộc vào nguyên nhân gây thiếu hụt và quyết định của ban lãnh đạo, kế toán viên sẽ thực hiện hạch toán vào sổ sách tương ứng với các trường hợp cụ thể như sau:

• TH1: Hàng thiếu do bên ban giao thiếu hàng so với hóa đơn xuất ra => Yêu cầu phía nhà cung cấp bàn giao thêm số hàng còn thiếu.

Khi nhận bàn giao, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 152, 153, 155, 156: Trị giá hàng hóa bên bán đã giao bổ sung

Có TK 1381: Trị giá hàng hóa thiếu đã được bên bán giao bổ sung

Trong trường hợp phía nhà cung cấp không có hàng để giao bổ sung, bên bán sẽ tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng hàng hóa so với hóa đơn trước xuất ra. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, kế toán công ty ghi nhận:

Nợ TK 111, 112, 331…: Số tiền bên bán hoàn trả hoặc ghi giảm trừ công nợ tương ứng với số hàng giao thiếu

Có TK 1381: Trị giá hàng thiếu chưa thuế GTGT

Có TK 1331: Số thuế GTGT của hàng thiếu ghi giảm tương ứng

• TH2: Hàng hóa thiếu hụt nằm trong phạm vi hao hụt tự nhiên, hao hụt trong định mức.

Kế toán hạch toán:

Nợ TK 632, 642, 641: Giá trị hao hụt trong định mức

Có TK 1381: Giá trị hao hụt định mức

• TH3: Phần hàng hóa bị hao hụt được quy trách nhiệm cho nhân viên kho, tổ chức và yêu cầu bồi thường thiệt hại, kế toán ghi nhận trường hợp này như sau:

Nợ TK 1388: Số tiền bồi thường mà cá nhân hay tổ chức phải nộp

Nợ TK 111: Số tiền bồi thường nộp bằng tiền mặt

Nợ TK 334: Số tiền bồi thường bằng cách trừ vào lương của cán bộ, công nhân viên

Nợ TK 632: Giá trị hao hụt hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý của ban lãnh đạo

Có TK 138: Tổng trị giá hàng hóa thiếu hụt

• TH4: Nếu không tìm được nguyên nhân dẫn đến thiếu hụt hàng hóa trong kho, kế toán ghi nhận

Nợ Tk 632: Tăng giá vốn hàng bán và tính vào tổn thất của doanh nghiệp.

Có Tk 1381

Trên đây, đại lý thuế Việt An đã giúp các bạn nhìn nhận và có cách xử lý hàng tồn kho thiếu khi kiểm kê. Hãy theo dõi thêm nhiều bài viết của chúng tôi để có thêm những kiến thức hữu ích trong nghề nhé.