Quy trình cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam

Quy trình cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam là một thủ tục hành chính thiết yếu, nhằm đảm bảo việc quản lý và sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện một cách hợp pháp, minh bạch và hiệu quả. Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam ngày càng tăng, đặc biệt trong các lĩnh vực đòi hỏi trình độ chuyên môn cao như quản lý, kỹ thuật, giáo dục và công nghệ. Bài viết này của Luật Việt An sẽ cung cấp thông tin chi tiết về cơ sở pháp lý, đối tượng áp dụng, điều kiện, quy trình, thủ tục và hồ sơ cần thiết để cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài theo các quy định pháp luật mới nhất

Cơ sở pháp lý và thẩm quyền

Quy trình cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật cụ thể, đảm bảo tính thống nhất và minh bạch trong quá trình thực hiện. Theo Điều 8, Phụ lục II mục 2, Nghị định 128/2025/NĐ-CP của Chính phủ, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025 đến ngày 01/03/2027, thẩm quyền cấp, cấp lại và gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài thuộc về Chủ tịch Ủy ban nhân dân (UBND) cấp tỉnh nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc. Quy định này cho phép cơ quan quản lý tại địa phương trực tiếp xử lý các hồ sơ, đảm bảo phù hợp với nhu cầu lao động và tình hình thực tế tại từng khu vực. Tuy nhiên, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân đã ủy quyền Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn về quản lý nhà nước về lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Vì vậy, các thủ tục liên quan đến giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài được thực hiện tại Sở Nội vụ.

Bên cạnh đó, các thủ tục hành chính liên quan được hướng dẫn chi tiết tại Quyết định 636/QĐ-BNV của Bộ Nội vụ, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025. Quyết định này cung cấp các biểu mẫu, trình tự và cách thức thực hiện thủ tục, giúp đơn giản hóa quy trình và giảm thiểu các rủi ro liên quan đến việc thiếu sót giấy tờ hoặc không tuân thủ đúng quy định. Các văn bản pháp luật này không chỉ tạo cơ sở pháp lý vững chắc mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý lao động nước ngoài tại Việt Nam.

Đối tượng áp dụng

Quy trình cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam áp dụng cho các đối tượng được quy định tại khoản 1 Điều 2, Nghị định 152/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP và Nghị định 128/2025/NĐ-CP. Cụ thể, các đối tượng này bao gồm:

• Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo hợp đồng lao động với các doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân được phép hoạt động tại Việt Nam.
• Người lao động nước ngoài được cử sang Việt Nam để thực hiện các hợp đồng cung cấp dịch vụ, thỏa thuận quốc tế hoặc các chương trình hợp tác.
• Các nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật làm việc tại các tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, tổ chức phi chính phủ, hoặc các dự án đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.
• Các trường hợp đặc biệt khác như người lao động làm việc cho văn phòng đại diện, chi nhánh doanh nghiệp nước ngoài, hoặc các tổ chức quốc tế hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.

Việc xác định rõ đối tượng áp dụng giúp các cơ quan quản lý và người sử dụng lao động dễ dàng xác định phạm vi áp dụng của quy định, từ đó thực hiện đúng các bước trong quy trình cấp giấy phép lao động.

Điều kiện cấp giấy phép lao động

Để được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam, người lao động nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện nghiêm ngặt được quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP và Nghị định 128/2025/NĐ-CP. Các điều kiện cụ thể bao gồm:

• Độ tuổi và năng lực hành vi dân sự: Người lao động nước ngoài phải từ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc pháp luật nước ngoài nơi người lao động mang quốc tịch.
• Trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc: Người lao động cần có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề hoặc kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc dự kiến đảm nhận. Điều này được chứng minh thông qua bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn, hoặc các văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc từ các tổ chức, doanh nghiệp có thẩm quyền.
• Sức khỏe: Người lao động phải có đủ sức khỏe theo tiêu chuẩn do Bộ trưởng Bộ Y tế quy định. Giấy chứng nhận sức khỏe phải được cấp bởi cơ sở y tế có thẩm quyền trong hoặc ngoài nước và còn giá trị trong vòng 12 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ.
• Lý lịch tư pháp: Người lao động không được đang trong thời gian chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc pháp luật nước ngoài. Điều này được xác nhận thông qua phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản tương đương, được cấp không quá 06 tháng trước thời điểm nộp hồ sơ.
• Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài: Trừ các trường hợp được miễn theo quy định, người sử dụng lao động phải có văn bản chấp thuận từ cơ quan có thẩm quyền về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
• Các điều kiện khác: Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động, có thể yêu cầu thêm các giấy tờ hoặc điều kiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành, ví dụ như giấy phép hành nghề đối với các ngành nghề như y tế, giáo dục hoặc xây dựng.

Những điều kiện này nhằm đảm bảo rằng người lao động nước ngoài đáp ứng đầy đủ các yêu cầu để làm việc hợp pháp tại Việt Nam, đồng thời bảo vệ quyền lợi của cả người lao động và người sử dụng lao động.

Quy trình, thủ tục và hồ sơ

Quy trình thực hiện

Quy trình cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện theo các bước cụ thể, đảm bảo tính minh bạch, nhanh chóng và hiệu quả:

• Nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động: Trước ít nhất 15 ngày kể từ ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động đến Sở Nội Vụ nơi người lao động dự kiến làm việc. Hồ sơ cần được chuẩn bị đầy đủ và hợp lệ theo quy định.
• Xử lý hồ sơ: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ, Sở Nội Vụ sẽ xem xét và cấp giấy phép lao động. Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ hoặc không đủ điều kiện, cơ quan có thẩm quyền sẽ trả lời bằng văn bản, nêu rõ lý do từ chối để người nộp hồ sơ có thể bổ sung hoặc điều chỉnh.

Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động

Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động bao gồm các giấy tờ sau:

• Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động: Sử dụng mẫu số 11/PLI theo Phụ lục I, Nghị định 70/2023/NĐ-CP, được điền đầy đủ và chính xác thông tin.
• Giấy chứng nhận sức khỏe: Giấy khám sức khỏe được cấp bởi cơ sở y tế có thẩm quyền trong hoặc ngoài nước, còn giá trị trong vòng 12 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ.
• Phiếu lý lịch tư pháp: Hoặc văn bản xác nhận người lao động không đang trong thời gian chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự, được cấp không quá 06 tháng trước thời điểm nộp hồ sơ.
• Giấy tờ chứng minh trình độ chuyên môn: Bao gồm bằng cấp, chứng chỉ hoặc văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc theo quy định tại Quyết định 636/QĐ-BNV. Các giấy tờ này cần được hợp pháp hóa lãnh sự nếu được cấp ở nước ngoài.
• Ảnh chân dung: 02 ảnh màu kích thước 4x6cm, nền trắng, chụp mặt nhìn thẳng, không đeo kính màu, được chụp không quá 06 tháng trước thời điểm nộp hồ sơ.
• Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài: Trừ các trường hợp được miễn theo quy định, văn bản này phải được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền trước khi nộp hồ sơ.
• Bản sao hộ chiếu: Bản sao có chứng thực hoặc bản sao có xác nhận của người sử dụng lao động, đảm bảo hộ chiếu còn giá trị theo quy định của pháp luật.
• Các giấy tờ liên quan khác: Tùy từng trường hợp cụ thể, có thể bao gồm văn bản cử sang làm việc, hợp đồng cung cấp dịch vụ, giấy phép hoạt động của tổ chức phi chính phủ, hoặc các giấy tờ khác theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Cách thức nộp hồ sơ

Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động có thể được nộp qua các hình thức sau:

• Nộp trực tiếp: Tại Trung tâm phục vụ hành chính công của tỉnh/thành phố nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.
• Qua dịch vụ bưu chính công ích: Hồ sơ được gửi qua bưu điện đến cơ quan có thẩm quyền, đảm bảo đúng thời hạn và địa chỉ.
• Nộp trực tuyến: Nếu địa phương có triển khai cổng dịch vụ công trực tuyến, người sử dụng lao động có thể nộp hồ sơ thông qua hệ thống này, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Lưu ý quan trọng

Đối với các trường hợp cấp lại hoặc gia hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động cần tham khảo chi tiết tại Phụ lục II mục 2, Nghị định 128/2025/NĐ-CP và Quyết định 636/QĐ-BNV. Các quy định này cung cấp thông tin cụ thể về hồ sơ, quy trình và điều kiện áp dụng, giúp đảm bảo việc thực hiện thủ tục được chính xác và nhanh chóng.

Các tổ chức và cá nhân có thể thực hiện thủ tục bao gồm tổ chức quốc tế, văn phòng dự án nước ngoài, văn phòng đại diện, chi nhánh doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, tổ chức sự nghiệp, cơ sở giáo dục, tổ chức phi chính phủ, doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh và cá nhân được phép hoạt động kinh doanh tại Việt Nam.

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và nộp đúng thời hạn là yếu tố then chốt để tránh bị từ chối hoặc chậm trễ trong quá trình xử lý. Các doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ lưỡng các giấy tờ trước khi nộp để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

Dịch vụ xin Giấp phép lao động cho người nước ngoài của Luật Việt An

Để hỗ trợ doanh nghiệp và cá nhân trong việc thực hiện quy trình cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam, Công ty Luật Việt An cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ pháp lý chuyên nghiệp, đảm bảo quy trình được thực hiện nhanh chóng, chính xác và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật. Với đội ngũ luật sư và chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết:

• Tư vấn chi tiết về các điều kiện, thủ tục và hồ sơ cần thiết để cấp giấy phép lao động.
• Hỗ trợ chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ, đảm bảo đầy đủ và hợp lệ trước khi nộp.
• Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan nhà nước, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Cung cấp dịch vụ trọn gói, bao gồm cả việc xin văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, cấp mới, cấp lại hoặc gia hạn giấy phép lao động.

Để biết thêm thông tin chi tiết hoặc sử dụng dịch vụ, quý khách hàng vui lòng liên hệ  Luật Việt An để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất!