Thủ tục cấp Giấy phép Lao động cho người nước ngoài

Giấy phép lao động là giấy phép do cơ quan có thẩm quyền cấp cho người lao động nước ngoài với mục đích cho phép người lao động được phép lao động tại Việt Nam, giấy phép lao động đối với người nước ngoài tại Việt Nam được coi là cơ sở pháp lý cao nhất đảm bảo điều kiện pháp lý để người lao động là công dân nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam được làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Vì vậy, sau đây Luật Việt An rất hân hạnh được trả lời một số câu hỏi thông thường của Quý khách về thủ tục xin cấp cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam.

Ai đủ điều kiện được cấp Giấy phép Lao động tại Việt Nam

Điều kiện chung

• Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật;
• Có sức khỏe phù hợp với yêu cầu công việc, được chứng minh bằng giấy khám sức khỏe còn giá trị trong 12 tháng;
• Không phải là người đang chấp hành hình phạt hoặc có án tích chưa được xóa, không bị truy cứu trách nhiệm hình sự;
• Được người sử dụng lao động đề nghị cấp giấy phép lao động và được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận.

Điều kiện về chuyên môn, kinh nghiệm làm việc

• Chuyên gia: Có bằng đại học trở lên và ít nhất 02 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp. Đặc biệt, đối với các lĩnh vực ưu tiên như tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số, yêu cầu kinh nghiệm chỉ còn 01 năm.
• Lao động kỹ thuật: Đã được đào tạo chuyên ngành kỹ thuật hoặc chuyên ngành khác ít nhất 01 năm và có ít nhất 02 năm kinh nghiệm; hoặc có ít nhất 03 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến.
• Giám đốc điều hành: Phải có ít nhất 03 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc dự kiến tại Việt Nam.

Những trường hợp nào không thuộc diện cấp Giấy phép Lao động?

Căn cứ Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định chi tiết các trường hợp người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động gồm:

• Là Trưởng văn phòng đại diện, dự án hoặc chịu trách nhiệm chính về hoạt động của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam.
• Vào Việt Nam với thời hạn dưới 03 tháng để thực hiện chào bán dịch vụ.
• Vào Việt Nam với thời hạn dưới 03 tháng để xử lý sự cố, tình huống kỹ thuật, công nghệ phức tạp nảy sinh làm ảnh hưởng hoặc có nguy cơ ảnh hưởng tới sản xuất, kinh doanh mà các chuyên gia Việt Nam và các chuyên gia nước ngoài hiện đang ở Việt Nam không xử lý được.
• Là luật sư nước ngoài đã được cấp Giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam theo quy định
• Theo quy định của Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
• Người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam và sinh sống trên lãnh thổ Việt Nam;
• Là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên của công ty trách nhiệm hữu hạn;
• Là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên của công ty cổ phần;
• Vào Việt Nam để cung cấp dịch vụ tư vấn về chuyên môn và kỹ thuật hoặc thực hiện các nhiệm vụ khác phục vụ cho công tác nghiên cứu, xây dựng, thẩm định, theo dõi đánh giá, quản lý và thực hiện chương trình, dự án sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức theo quy định hay thỏa thuận trong các điều ước quốc tế về nguồn hỗ trợ phát triển chính thức đã ký kết giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và nước ngoài;
• Phóng viên nước ngoài hoạt động thông tin báo chí được Bộ Ngoại giao xác nhận;
• Được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cử sang Việt Nam giảng dạy, làm nhà quản lý, giám đốc điều hành tại cơ sở giáo dục do cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài, tổ chức liên chính phủ đề nghị thành lập tại Việt Nam hoặc các cơ sở, tổ chức được thành lập theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam đã ký kết, tham gia;
• Học sinh, sinh viên, học viên nước ngoài đang học tập tại các trường, cơ sở đào tạo ở Việt Nam hoặc nước ngoài có thỏa thuận thực tập hoặc thư mời làm việc cho người sử dụng lao động tại Việt Nam; học viên thực tập, tập sự trên tàu biển Việt Nam;
• Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam được phép làm việc tại Việt Nam theo quy định tại điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên;
• Có hộ chiếu công vụ vào làm việc cho cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội;
• Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại;
• Tình nguyện viên làm việc tại Việt Nam theo hình thức tự nguyện và không hưởng lương để thực hiện điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên và có xác nhận của cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế tại Việt Nam;
• Vào Việt Nam thực hiện thỏa thuận quốc tế mà cơ quan, tổ chức ở Trung ương, cấp tỉnh ký kết theo quy định của pháp luật;
• Người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật thuộc một trong các trường hợp sau:
  • Vào Việt Nam làm việc có tổng thời gian dưới 90 ngày trong 01 năm, tính từ 01 tháng 01 đến ngày cuối cùng của năm
  • Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp: Di chuyển có thời hạn trong nội bộ doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam thuộc phạm vi 11 ngành dịch vụ theo biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam với tổ chức thương mại thế giới và đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục. Hiện diện thương mại bao gồm tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài; văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam; văn phòng điều hành của nhà đầu tư nước ngoài trong hợp đồng hợp tác kinh doanh.
• Được Bộ Giáo dục và Đào tạo xác nhận vào Việt Nam để thực hiện các công việc sau:
  • Giảng dạy, nghiên cứu, chuyển giao chương trình giáo dục quốc tế;
  • Làm nhà quản lý, giám đốc điều hành, hiệu trưởng, phó hiệu trưởng cơ sở giáo dục do cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc tổ chức liên chính phủ đề nghị thành lập tại Việt Nam.
• Được các bộ, cơ quan ngang bộ hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xác nhận vào Việt Nam làm việc trong các lĩnh vực: tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia, các lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội.

Người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp Giấy phép lao động có cần phải thực hiện thủ tục nào không khi làm việc tại Việt Nam?

Đối với các trường hợp được miễn giấy phép lao động, người sử dụng lao động cần thực hiện một trong hai thủ tục sau:

• Đề nghị cấp Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động: Hồ sơ bao gồm các tài liệu tại Điều 8 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
• Thông báo: Đối với các trường hợp như làm việc ngắn hạn dưới 90 ngày/năm, người sử dụng lao động chỉ cần thông báo bằng văn bản đến cơ quan có thẩm quyền (UBND cấp tỉnh hoặc cơ quan được phân cấp) trước ít nhất 03 ngày làm việc kể từ ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc.

Hồ sơ xin cấp giấp phép lao động bao gồm những tài liệu nào?

• Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động: Sử dụng Mẫu số 03 ban hành kèm Nghị định 219/2025/NĐ-CP, đã tích hợp nội dung giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
• Giấy chứng nhận sức khỏe: Giấy khám sức khỏe được cấp bởi cơ sở y tế có thẩm quyền trong hoặc ngoài nước, còn giá trị trong vòng 12 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ.
• Phiếu lý lịch tư pháp: Hoặc văn bản xác nhận người lao động không đang trong thời gian chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự, được cấp không quá 06 tháng trước thời điểm nộp hồ sơ.
• Giấy tờ chứng minh trình độ chuyên môn: Bao gồm bằng cấp, chứng chỉ hoặc văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc theo quy định tại Quyết định 636/QĐ-BNV. Các giấy tờ này cần được hợp pháp hóa lãnh sự nếu được cấp ở nước ngoài.
• Ảnh chân dung: 02 ảnh màu kích thước 4x6cm, nền trắng, chụp mặt nhìn thẳng, không đeo kính màu, được chụp không quá 06 tháng trước thời điểm nộp hồ sơ.
• Bản sao hộ chiếu: Bản sao có chứng thực hoặc bản sao có xác nhận của người sử dụng lao động, đảm bảo hộ chiếu còn giá trị theo quy định của pháp luật.
• Các giấy tờ liên quan khác: Tùy từng trường hợp cụ thể, có thể bao gồm văn bản cử sang làm việc, hợp đồng cung cấp dịch vụ, giấy phép hoạt động của tổ chức phi chính phủ, hoặc các giấy tờ khác theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Lưu ý: Nếu các giấy tờ trên của nước ngoài thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại hoặc theo quy định của pháp luật; dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Trình tự thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam như thế nào?

Bước 1: Nộp hồ sơ

• Người sử dụng lao động nộp 01 bộ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động đến Ủy ban nhân dân (UBND) cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc.

• Thời hạn nộp: Trong vòng 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày làm việc trước ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc.

Lưu ý:

• NSDLĐ đăng tin tuyển dụng NLĐ Việt Nam tại Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc đăng tải thông tin tuyển dụng tại trang thông tin điện tử của Trung tâm dịch vụ việc làm Hà Nội tại địa chỉ vieclamhanoi.net trong trường hợp tuyển dụng người lao động nước ngoài vào làm việc theo hình thức sau đây:

+ Thực hiện hợp đồng lao động;

+ Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam;

+ Thực hiện hợp đồng lao động với cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam.

Bước 2: Xử lý hồ sơ và Cấp Giấy phép

• Thời gian giải quyết: Trong thời hạn tối đa 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét, chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động và cấp giấy phép lao động.
• Trường hợp không cấp giấy phép lao động, cơ quan chức năng sẽ có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

Trên đây là tư vấn của Luật Việt An về thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài. Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hay có nhu cầu tư vấn pháp lý chuyên sâu khác, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất.