Thủ tục cấp giấy phép lao động

Trong bối cảnh hội nhập sâu rộng và phát triển kinh tế toàn cầu, Việt Nam ngày càng trở thành điểm đến hấp dẫn cho nguồn nhân lực quốc tế. Tuy nhiên, để người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam, doanh nghiệp và cá nhân sử dụng lao động phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật – trong đó, thủ tục xin cấp Giấy phép lao động là điều kiện tiên quyết.

Kể từ ngày 07/08/2025, với việc Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực, quy trình này đã được cải cách toàn diện. Việc nắm rõ các cập nhật pháp lý mới nhất không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn từng bước thực hiện thủ tục cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam, một cách đầy đủ, dễ hiểu và đúng luật.

Điều kiện xin giấy phép lao động

Theo quy định của Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người lao động nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện sau:

Điều kiện chung:

• Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
• Có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế.
• Không phải là người đang chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
• Được người sử dụng lao động đề nghị cấp giấy phép lao động và được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận.

Điều kiện về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm:

• Chuyên gia: Có bằng đại học trở lên và ít nhất 02 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp. Đặc biệt, đối với các lĩnh vực ưu tiên (tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số), yêu cầu kinh nghiệm giảm xuống chỉ còn 01 năm.
• Lao động kỹ thuật: Đã được đào tạo chuyên ngành kỹ thuật hoặc chuyên ngành khác ít nhất 01 năm và có ít nhất 02 năm kinh nghiệm; hoặc có ít nhất 03 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến.
• Giám đốc điều hành: Phải có ít nhất 03 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc dự kiến tại Việt Nam.

Trường hợp không phải xin giấy phép lao động

Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định chi tiết các trường hợp người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động bao gồm:

• Là Trưởng văn phòng đại diện, dự án hoặc chịu trách nhiệm chính về hoạt động của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam.
• Vào Việt Nam với thời hạn dưới 03 tháng để thực hiện chào bán dịch vụ.
• Vào Việt Nam với thời hạn dưới 03 tháng để xử lý sự cố, tình huống kỹ thuật, công nghệ phức tạp nảy sinh làm ảnh hưởng hoặc có nguy cơ ảnh hưởng tới sản xuất, kinh doanh mà các chuyên gia Việt Nam và các chuyên gia nước ngoài hiện đang ở Việt Nam không xử lý được.
• Là luật sư nước ngoài đã được cấp Giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam theo quy định
• Theo quy định của Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
• Người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam và sinh sống trên lãnh thổ Việt Nam;
• Là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên của công ty trách nhiệm hữu hạn;
• Là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên của công ty cổ phần;
• Vào Việt Nam để cung cấp dịch vụ tư vấn về chuyên môn và kỹ thuật hoặc thực hiện các nhiệm vụ khác phục vụ cho công tác nghiên cứu, xây dựng, thẩm định, theo dõi đánh giá, quản lý và thực hiện chương trình, dự án sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức theo quy định hay thỏa thuận trong các điều ước quốc tế về nguồn hỗ trợ phát triển chính thức đã ký kết giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và nước ngoài;
• Phóng viên nước ngoài hoạt động thông tin báo chí được Bộ Ngoại giao xác nhận;
• Được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cử sang Việt Nam giảng dạy, làm nhà quản lý, giám đốc điều hành tại cơ sở giáo dục do cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài, tổ chức liên chính phủ đề nghị thành lập tại Việt Nam hoặc các cơ sở, tổ chức được thành lập theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam đã ký kết, tham gia;
• Học sinh, sinh viên, học viên nước ngoài đang học tập tại các trường, cơ sở đào tạo ở Việt Nam hoặc nước ngoài có thỏa thuận thực tập hoặc thư mời làm việc cho người sử dụng lao động tại Việt Nam; học viên thực tập, tập sự trên tàu biển Việt Nam;
• Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam được phép làm việc tại Việt Nam theo quy định tại điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên;
• Có hộ chiếu công vụ vào làm việc cho cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội;
• Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại;
• Tình nguyện viên làm việc tại Việt Nam theo hình thức tự nguyện và không hưởng lương để thực hiện điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên và có xác nhận của cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế tại Việt Nam;
• Vào Việt Nam thực hiện thỏa thuận quốc tế mà cơ quan, tổ chức ở Trung ương, cấp tỉnh ký kết theo quy định của pháp luật;
• Người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật thuộc một trong các trường hợp sau:
  • Vào Việt Nam làm việc có tổng thời gian dưới 90 ngày trong 01 năm, tính từ 01 tháng 01 đến ngày cuối cùng của năm
  • Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp: Di chuyển có thời hạn trong nội bộ doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam thuộc phạm vi 11 ngành dịch vụ theo biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam với tổ chức thương mại thế giới và đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục. Hiện diện thương mại bao gồm tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài; văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam; văn phòng điều hành của nhà đầu tư nước ngoài trong hợp đồng hợp tác kinh doanh.
• Được Bộ Giáo dục và Đào tạo xác nhận vào Việt Nam để thực hiện các công việc sau:
  • Giảng dạy, nghiên cứu, chuyển giao chương trình giáo dục quốc tế;
  • Làm nhà quản lý, giám đốc điều hành, hiệu trưởng, phó hiệu trưởng cơ sở giáo dục do cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc tổ chức liên chính phủ đề nghị thành lập tại Việt Nam.
• Được các bộ, cơ quan ngang bộ hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xác nhận vào Việt Nam làm việc trong các lĩnh vực: tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia, các lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội.

Đối với một số trường hợp được miễn giấy phép lao động (như làm việc ngắn hạn dưới 90 ngày/năm), người sử dụng lao động không cần làm thủ tục xin “Giấy xác nhận” mà chỉ cần thông báo bằng văn bản đến cơ quan có thẩm quyền trước ít nhất 03 ngày làm việc.

Các bước thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động

Người sử dụng lao động (NSD LĐ) muốn xin giấy phép lao động (GPLĐ) cho Người lao động (NLĐ) nước ngoài tại Việt Nam phải thực hiện thủ tục theo các bước sau:

Bước 1: Thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam

NSDLĐ đăng tin tuyển dụng NLĐ Việt Nam trong trường hợp tuyển dụng người lao động nước ngoài vào làm việc theo hình thức sau đây:

• Thực hiện hợp đồng lao động;
• Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam;
• Thực hiện hợp đồng lao động với cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam.

Tối thiểu 05 ngày trước khi nộp hồ sơ xin cấp/gia hạn giấy phép lao động, doanh nghiệp phải đăng tin tuyển dụng trên:

• Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
• Đăng tải thông tin tuyển dụng tại trang thông tin điện tử của Trung tâm dịch vụ việc làm Hà Nội tại địa chỉ vieclamhanoi.net

Bước 2: Chuẩn bị và Nộp hồ sơ

Người sử dụng lao động chuẩn bị 01 bộ hồ sơ và nộp đến cơ quan có thẩm quyền. Hồ sơ bao gồm:

• Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động: Theo Mẫu số 03 ban hành kèm Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Mẫu này đã tích hợp nội dung giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
• Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe: Có giá trị trong vòng 12 tháng. Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài cấp được sử dụng trong trường hợp Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy khám sức khỏe có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau.
• Phiếu lý lịch tư pháp: Cấp không quá 06 tháng. Có thể thực hiện thủ tục liên thông trực tuyến để cấp đồng thời Phiếu lý lịch tư pháp và giấy phép lao động qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.
• Văn bản, giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật theo các điều kiện mới.
• 02 ảnh màu (kích thước 4cm x 6cm, phông nền trắng), chụp không quá 06 tháng.
• Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn giá trị.
• Các giấy tờ khác liên quan đến người lao động nước ngoài tùy theo hình thức làm việc. Lưu ý: Các giấy tờ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định, trừ trường hợp được miễn.

Thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài

Nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động tại Ủy ban nhân dân (UBND) cấp tỉnh nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc. Thời hạn nộp hồ sơ: Trong vòng 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày làm việc trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc.

Thời gian cấp giấy phép lao động

• Thời gian giải quyết: Trong thời hạn tối đa 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét, chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép lao động.
• Kết quả: Cấp Giấy phép lao động. Trường hợp không cấp, cơ quan chức năng sẽ có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

Thời hạn của Giấy phép lao động

Tối đa là 02 năm. Theo quy định mới, giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần duy nhất, với thời hạn tối đa không quá 02 năm. Sau khi hết thời hạn gia hạn, nếu muốn tiếp tục làm việc, phải làm thủ tục xin cấp mới hoàn toàn.

Dịch vụ cấp giấy phép lao động của Công ty luật Việt An

• Tư vấn hỗ trợ đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài cho doanh nghiệp.
• Tư vấn hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài theo qui định;
• Tư vấn thủ tục khám sức khỏe tại Việt Nam để xin giấy phép lao động;
• Dịch, công chứng dịch, hợp pháp lãnh sự các tài liệu phục vụ cho việc cấp giấy phép lao động;
• Tư vấn điều kiện để được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam;
• Hoàn thiện hồ sơ cấp giấy phép lao động tại Việt Nam cho khách hàng;
• Tư vấn các trường hợp không thuộc diện phải cấp giấy phép lao động và thực hiện thủ tục cấp xác nhận thuộc trường hợp không phải xin cấp giấy phép lao động;
• Đại diện doanh nghiệp và người lao động thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép lao động tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Tư vấn, hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài sau khi được cấp giấy phép lao động.

Trên đây là các thông tin cần thiết về Thủ tục cấp Giấy phép lao động. Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn, sử dụng dịch vụ cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam xin vui lòng liên hệ Công ty luật Việt An để được hỗ trợ nhanh nhất, chuyên nghiệp nhất, với chi phí hợp lý nhất!