Hướng dẫn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025

Để có thể tiến hành thủ tục quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN), một trong những tài liệu quan trọng là chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Theo đó, tổ chức trả thu nhập cần phải tiến hành đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Hiện nay, việc áp dụng đăng ký chứng từ khấu trừ thuế điện tử đang là một phần quan trọng của sự hiện đại hóa quy trình quản lý thuế, giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính. Sau đây, Luật Việt An sẽ Hướng dẫn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025.

Sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025 dưới dạng chữ điện tử

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một trong những chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế theo Khoản 1 Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. 

Theo quy định tại khoản 5 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định như sau: 

“Xử lý chuyển tiếp

…5. Việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tiếp tục thực hiện theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc phát hành, sử dụng, quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in trên máy tính (và văn bản sửa đổi, bổ sung) và Quyết định số 102/2008/QĐ-BTC ngày 12/11/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành mẫu chứng từ thu thuế thu nhập cá nhân đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022. Trường hợp các tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin được áp dụng hình thức chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01 tháng 7 năm 2022 và thực hiện các thủ tục theo hướng dẫn tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính.”

Như vậy, kể từ ngày 1/7/2022, mọi doanh nghiệp, tổ chức cá nhân phải chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN.

Theo Khoản 2 Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân như sau:

• Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Chứng từ điện tử, biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

Nội dung chủ yếu của chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025

Chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN phải đảm bảo các nội dung bắt buộc theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cụ thể gồm có:

• Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);
• Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);
• Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;
• Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Lưu ý: Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

Hướng dẫn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025

Căn cứ Mục 2 Công văn 7563/CTTPHCM-TTHT năm 2022 hướng dẫn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

“2. Đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP:

Tổ chức trả thu nhập có nhu cầu sử dụng chứng từ khấu trừ phải nộp hồ sơ cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý qua Cổng thông tin thuedientu. Hồ sơ bao gồm: Thông báo phát hành chứng từ khấu trừ. Sử dụng mẫu thông báo phát hành biên lai 02/PH-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo phát hành cho chứng từ khấu trừ thuế điện tử. Trường hợp Cổng thông tin thuedientu (ứng dụng HTKK) chưa cập nhật mẫu 02/PH-BLG thì các tổ chức chi trả thu nhập gửi hồ sơ đến cổng hcmtax.

Lưu ý: Đối với các tổ chức chi trả thu nhập là văn phòng đại diện chưa có chữ ký số, để tiết kiệm chi phí, văn phòng đại diện có thể đăng ký chữ ký số được cấp một lần có hiệu lực sử dụng chỉ trong vòng 5 ngày.”

Như vậy, từ quy định trên, có thể hướng dẫn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025 như sau:

Nộp hồ sơ

Tổ chức trả thu nhập có nhu cầu sử dụng chứng từ khấu trừ phải nộp hồ sơ cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý qua Cổng thông tin thuedientu.

Thành phần hồ sơ

Hồ sơ chuẩn bị bao gồm:

• Thông báo phát hành chứng từ khấu trừ theo mẫu thông báo phát hành biên lai 02/PH-BLG Phụ lục 1A ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Trường hợp Cổng thông tin thuedientu (ứng dụng HTKK) chưa cập nhật mẫu 02/PH-BLG thì các tổ chức chi trả thu nhập gửi hồ sơ đến cổng hcmtax.

Lưu ý

Đối với các tổ chức chi trả thu nhập là văn phòng đại diện chưa có chữ ký số, để tiết kiệm chi phí, văn phòng đại diện có thể đăng ký chữ ký số được cấp một lần có hiệu lực sử dụng chỉ trong vòng 5 ngày.

Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thué TNCN

Tại Khoản 2, Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ:

“…2. Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế, tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức thu thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định này. Trường hợp sử dụng biên lai điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.”

Đồng thời căn cứ theo Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

“Thời điểm lập chứng từ

Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.”

Căn cứ các quy định trên, trường hợp Công ty sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:

• Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tổ chức khấu trừ thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP .
• Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
• Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
• Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN được quy định tại Mẫu số 03/TNCN ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Trên đây là hướng dẫn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025. Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hay có nhu cầu tư vấn thủ tục đăng ký chứng từ khấu trừ thuế, quyết toán thuế, vui lòng liên hệ Đại lý Thuế – Công ty Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!