Thủ tục sau khi thành lập công ty cổ phần

Theo thông tin từ Cục Quản lý Đăng ký kinh doanh (Bộ Kế hoạch và Đầu tư), 36.244 doanh nghiệp đã được thành lập mới trong quý I năm 2024 với tổng số vốn điều lệ đăng ký đạt 332.175 tỷ đồng. Số liệu trên đã cho thấy đà tăng trưởng trong lĩnh vực thành lập doanh nghiệp trong năm 2024, cụ thể tăng 6,9% về số lượng doanh nghiệp và tăng 7,0% về số vốn đăng ký mới so cùng kỳ năm 2023.

Tuy vậy, bên cạnh những dấu hiệu tích cực thì cũng không ít doanh nghiệp gặp khó khăn, thách thức trong việc đáp ứng các quy định về vốn, cơ sở vật chất, nhân sự và các thủ tục sau thành lập nhằm đáp ứng các yêu cầu theo luật hiện hành trước khi đi vào hoạt động chính thức. Việc này dẫn đến thực trạng nhiều doanh nghiệp bị xử phạt hành chính và tiêu tốn thời gian xử lý của doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty cổ phần với cơ cấu và điều kiện nội bộ phức tạp.

Hiểu được nhu cầu thực tiễn đó, Đại lý thuế Việt An với nhiều năm kinh nghiệm trên thị trường trong lĩnh vực Luật & Kế Toán – Thuế cho doanh nghiệp tại Việt Nam luôn sẵn sàng đồng hành hỗ trợ doanh nghiệp từ khi thành lập và trong suốt quá trình hoạt động sau này. Công ty cổ phần sẽ được hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện hồ sơ, thủ tục pháp lý liên quan đến hoạt động của mình sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp dựa trên kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm của chuyên viên – luật sư Công ty Luật – Đại lý thuế Việt An. Những thủ tục doanh nghiệp cần hoàn thiện ngay sau thành lập công ty cổ phần bao gồm:

Thanh toán cổ phần đã đăng ký mua khi đăng ký thành lập doanh nghiệp

Theo quy định hiện hành của Luật Doanh nghiệp 2020, thời hạn để các cổ đông sáng lập trong công ty cổ phần hoàn tất thủ tục góp vốn đăng ký thành lập ghi nhận trong hồ sơ tối đa là 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Thời hạn này có thể ngắn hơn theo cam kết giữa các cổ đông sáng lập được ghi nhận trong điều lệ công ty / hợp đồng đăng ký mua cổ phần và trong hồ sơ thành lập công ty. Khi đó, các cổ đông sẽ phải thực hiện thanh toán cổ phần đã đăng ký mua theo điều lệ công ty hoặc hợp đồng. Do vậy, các cổ động sáng lập cần nắm bắt rõ để thực hiện đúng nghĩa vụ góp vốn vào tài khoản của công ty sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Hội đồng quản trị cũng có trách nhiệm giám sát, đôn đốc thanh toán đủ và đúng hạn các cổ phần các cổ đông đã đăng ký mua.

Hình thức góp vốn

Các cổ đông cá nhân có thể góp vốn bằng tiền mặt. Các cổ đông là tổ chức, phải góp vốn bằng hình thức chuyển khoản (không dùng tiền mặt).

Hệ quả vi phạm thời hạn góp vốn

Chưa thanh toán toàn bộ

• Kết thúc thời hạn trên, cổ đông sáng chưa thanh toán bất kỳ số cổ phần nào đã đăng ký góp sẽ đương nhiên không còn là cổ đông của công ty và không được hưởng các quyền của một cổ đông công ty (trong đó có quyền chuyển nhượng quyền mua cổ phần đó cho người khác)
• Công ty cổ phần sẽ phải thực hiện thủ tục đăng ký giảm vốn điều lệ, thay đổi danh sách cổ đông sáng lập công ty trong vòng 30 ngày kể từ hết thời hạn góp vốn.

Chỉ thanh toán một phần

• Cổ đông chỉ thanh toán một phần số cổ phần đã đăng ký góp sẽ có quyền biểu quyết, nhận lợi tức và các quyền khác tương ứng với số cổ phần đã thanh toán
• Cổ động đó không được chuyển nhượng quyền mua số cổ phần chưa thanh toán cho người khác.
• Công ty cổ phần sẽ phải thực hiện thủ tục đăng ký giảm vốn điều lệ, thay đổi cơ cấu góp vốn công ty trong vòng 30 ngày kể từ hết thời hạn góp vốn.

Lập sổ đăng ký cổ đông

• Lập sổ đăng ký cổ đông là nghĩa vụ của công ty cổ phần sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Tính pháp lý: Sổ đăng ký cổ đông là tài liệu quan trọng ghi chép và lưu giữ các thông tin liên quan đến cổ đông và các lần chuyển nhượng cổ phần của các cổ đông trong công ty cổ phần.
• Hình thức: Sổ đăng ký cổ đông có thể là văn bản, tập dữ liệu điện tử hoặc cả hai loại này.
• Lưu giữ sổ đăng ký cổ đông: Sổ đăng ký cổ đông được lưu giữ tại trụ sở chính công ty hoặc Trung tâm lưu ký chứng khoán (trường hợp công ty cổ phần đã niêm yết).
• Quyền tra cứu của cổ đông: Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu hoặc trích lục, sao chép nội dung sổ đăng ký cổ đông trong giờ làm việc của công ty hoặc Trung tâm lưu ký chứng khoán.

Khai lệ phí môn bài

Căn cứ Điều 3.8 Nghị định 139/2016/NĐ-CP về lệ phí môn bài được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 22/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp sẽ được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu mới thành lập hoặc ra hoạt động sản xuất, kinh doanh. Quy định về miễn lệ phí được áp dụng đối với cả đơn vị phụ thuộc được thành lập cùng năm.

Doanh nghiệp có thể tiến hành thủ tục kê khai lệ phí môn bài kể từ ngày thành lập hoặc ngày bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, thời hạn kê khai trước ngày 30 tháng 01 năm liền kề năm thành lập.

Ví dụ: Công ty cổ phần được thành lập tháng 07/2024 sẽ được miễn lệ phí môn bài năm 2024, công ty sẽ bắt đầu thực hiện nộp thuế môn bài cho năm 2025 trở đi theo thời hạn trên.

Mức thu lệ phí môn bài được quy định như sau:

• Doanh nghiệp có vốn điều trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 đồng/năm;
• Doanh nghiệp có vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 đồng/năm;

Treo biển hiệu công ty

Biển hiệu của công ty cần được gắn tại địa chỉ nơi đặt trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của công ty.

Đối với yêu cầu về nội dung, biển hiệu của công ty thông thường sẽ làm kích thước khổ A4 sử dụng các tông màu bắt mắt và phải được đặt ở các vị trí dễ quan sát dễ nhận biết. Biển hiệu phải được viết bằng chữ Việt Nam và có thể hiện đầy đủ thông tin cơ bản: tên, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại liên hệ hoặc mã số giấy phép kinh doanh (nếu luật chuyên ngành có yêu cầu)… của doanh nghiệp.

Khắc con dấu

Công ty cổ phần sẽ phải tiến hành khắc con dấu doanh nghiệp sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Việc quản lý và khắc con dấu theo mẫu nào do công ty tự quyết định và thực hiện có thể dưới dạng quy chế nội bộ mà không chịu sự quản lý của cơ quan nhà nước (trừ các trường hợp khác theo quy định của luật). Hội đồng quản trị sẽ tổ chức họp, thống nhất và đưa ra quyết định về số lượng, hình thức, nội dung, mẫu và việc quản lý và sử dụng con dấu.

Mua chữ ký số điện tử

Theo pháp luật kế toán hiện hành, các doanh nghiệp khi thành lập đều phải đăng ký sử dụng chữ ký số. Có thể hiểu chữ ký số là dạng thiết bị được mã hoá dùng thay cho chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật nhằm ký tên lên tờ khai hoặc thao tác khác nhằm xác định mọi thao tác là của doanh nghiệp. Chữ ký số thường được sử dụng trong các giao dịch thương mại điện tử như: xuất hóa đơn GTGT, kê khai và nộp thuế, làm thủ tục bảo hiểm, thủ tục hải quan… Công ty cổ phần mới thành lập có thể thông qua Luật Việt An để có mức phí sử dụng chữ ký số giá ưu đãi và dịch vụ hỗ trợ tốt nhất.

Mở tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp

Mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp được thực hiện bởi  người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Hồ sơ chuẩn bị đăng ký mở tài khoản ngân hàng theo yêu cầu của từng ngân hàng, thông thường bao gồm:

• 01 bản công chứng “Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp”.
• 01 bản công chứng “Căn cước công dân” của người đại diện pháp luật ghi trên giấy phép.

Tùy từng Ngân hàng, doanh nghiệp có thể yêu cầu phải mang theo con dấu doanh nghiệp khi đến làm thủ tục và yêu cầu các giấy tờ khác. Doanh nghiệp có thể tự thực hiện mở tài khoản hoặc uỷ quyền cho Việt An hỗ trợ thực hiện.

Lưu ý:

• Doanh nghiệp có thể thực hiện mở 1 hoặc nhiều tài khoản phục vụ hoạt động kinh doanh. Việc đăng ký nộp thuế điện tử sẽ được thực hiện từ một ngân hàng mà doanh nghiệp đã đăng ký mở tài khoản.
• Hiện nay công ty không cần làm thủ tục đăng ký tài khoản ngân hàng trên Sở kế hoạch đầu tư và cơ quan thuế.

Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử

Doanh nghiệp sau khi thành lập nếu có phát sinh hoạt động kinh doanh có ghi nhận doanh thu thì bắt buộc phải phát hành hóa đơn.

Theo quy định mới hiện nay việc đăng ký hóa đơn điên tử đã đơn giản hoá thủ tục hành chính. Vì vậy, sau khi liên hệ được nhà cung cấp hoá đơn, doanh nghiệp sẽ kê khai sử dụng hóa đơn điện tử ngay tại hồ sơ đăng ký thành lập hoặc làm thông báo đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong trường hợp không kê khai trong hồ sơ thành lập. Cơ quan thuế sẽ gửi email thông báo chấp nhận để doanh nghiệp có thể thực hiện phát hành hoá đơn. Quy trình thực hiện cụ thể như sau:

• Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử
• Nhà cung cấp sẽ thiết kế hóa đơn mẫu cho doanh nghiệp với đầy đủ các thông tin bắt buộc cần có, ngoài ra có thêm các thông tin như: Logo, số điện thoại, email liên hệ, thông tin tài khoản ngân hàng
• Ban hành quyết định sử dụng hóa đơn điện tử
• Thông báo đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và chờ thông báo từ cơ quan thuế.

Nộp đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định

Theo khoản 3, khoản 4 Điều 13 Thông tư số 45/2013/TT-BTC hướng dẫn về phương pháp trích khấu hao tài sản cố định:

• Doanh nghiệp tự quyết định phương pháp trích khấu hao, thời gian trích khấu hao TSCĐ theo quy định tại Thông tư này và thông báo với cơ quan thuế trực tiếp quản lý trước khi bắt đầu thực hiện.
• Khi doanh nghiệp có phát sinh mua sắm tài sản cố định, trước khi đưa tài sản vào sử dụng và tính khấu hao thì doanh nghiệp phải đăng ký phương pháp trích khấu hao với chi cục thuế quản lý.

Lưu ý:

Công ty chỉ phải thông báo 1 lần cho cơ quan thuế, khi phát sinh thêm mới tài sản không phải thông báo thêm. Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký để khi phát sinh tài sản cố định mặc nhiên trích khâu hao theo quy định.

Các nội dung cần chuẩn bị khi cơ quan thuế xuống kiểm tra trụ sở công ty

Cơ quan thuế có thể sẽ đi kiểm tra đối với doanh nghiệp mới thành lập hoặc vừa nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử vì thế doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ theo các nội dung dưới đây nếu cơ quan thuế xuống kiểm tra:

• Treo biển hiệu công ty tại trụ sở đăng ký;
• Hợp đồng thuê nhà hoặc hợp đồng mượn nhà; CCCD của chủ nhà;
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (bản sao);
• Đăng ký kinh doanh;
• Con dấu của doanh nghiệp;
• Bố trí văn phòng làm việc doanh nghiệp có hoạt động;
• Đại diện theo pháp luật để tiếp cơ quan thuế;
• Hóa đơn chứng từ khác (nếu có).

Một số câu hỏi thường gặp liên quan

Có bắt buộc phải góp vốn điều lệ công ty cổ phần bằng hình thức chuyển khoản không?

Theo quy định của pháp luật, các cá nhân thành lập công ty có thể lựa chọn góp vốn điều lệ bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản của công ty. Đối với côn ty góp vốn vào công ty mới bắt buộc phải góp vốn thành lập công ty bằng hình thức chuyển khoản vào tài khoản công ty mới thành lập.

Có bắt buộc phải mở tài khoản cho công ty cổ phần không?

Hiện nay không có quy định nào bắt buộc doanh nghiệp phải mở tài khoản ngân hàng, tuy nhiên trên thực tế cho thấy tài khoản công ty rất quan trọng, ngoài mục đích thực hiện nộp thuế môn bài điện tử cho công ty thì khi sử dụng tài khoản ngân hàng của công ty thể hiện được tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp, thuận tiện hơn trong giao dịch thanh toán và nhận thanh toán với khách hàng, tiết kiệm được thời gian và chi phí. Hơn nữa, chứng minh hợp lệ đối với hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị thanh toán trên 20 triệu đồng (một trong những điều kiện để được trừ khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế hay điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng). Khi đã có tài khoản ngân hàng, các doanh nghiệp có thể rút tiền mặt tại ngân hàng.

Vui lòng liên hệ tới Luật Việt An để được tư vấn, hỗ trợ và giải đáp mọi thắc về thủ tục sau thành lập công ty cho doanh nghiệp của Quý khách!