Các trường hợp nào phải cấp giấy phép lao động tại Việt Nam?

Trường hợp nào phải cấp giấy phép lao động tại Việt Nam là vấn đề pháp lý cốt lõi, định hình tính hợp pháp của việc sử dụng lao động quốc tế của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây của Luật Việt An sẽ phân tích chi tiết các quy định hiện hành, lồng ghép các căn cứ pháp lý để giúp Quý khách hàng xác định chính xác đối tượng bắt buộc phải xin cấp phép.

Trường hợp nào phải cấp giấy phép lao động tại Việt Nam?

Căn cứ theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 151 Bộ luật Lao động 2019, điều kiện tiên quyết để người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam là phải có giấy phép lao động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp, ngoại trừ các trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép quy định tại Điều 154 của Bộ luật này.

Do đó, về nguyên tắc, mọi cá nhân mang quốc tịch nước ngoài làm việc tại Việt Nam không rơi vào danh sách được miễn thì đều bắt buộc phải tiến hành xin cấp giấy phép lao động.

Cách xác định người nước ngoài có phải xin giấy phép lao động hay không

Xác định trường hợp người lao động phải xin giấy phép lao động

Để xác định chính xác, doanh nghiệp cần đối chiếu hình thức làm việc, chức danh và thời gian làm việc của người nước ngoài với các quy định miễn trừ được liệt kê cụ thể tại Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Nếu hồ sơ nhân sự không thỏa mãn các tiêu chí miễn trừ tại các điều luật này, doanh nghiệp bắt buộc phải tiến hành xin cấp giấy phép lao động.

Người nước ngoài làm việc theo hợp đồng lao động tại Việt Nam

Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo hình thức thực hiện hợp đồng lao động quy định tại điểm a khoản 1 Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP là đối tượng phổ biến nhất bắt buộc phải xin giấy phép lao động.

Đặc biệt lưu ý, căn cứ theo khoản 4 Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, chỉ sau khi người lao động nước ngoài được cấp giấy phép lao động, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài mới được chính thức ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày dự kiến làm việc.

Người nước ngoài được điều chuyển sang làm việc tại Việt Nam

Căn cứ điểm h khoản 1 Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hình thức được điều chuyển từ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ở nước ngoài sang Việt Nam làm việc cũng thuộc đối tượng phải xin giấy phép lao động.

Tuy nhiên, nếu việc điều chuyển này đáp ứng tiêu chí “di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp” thuộc phạm vi 11 ngành dịch vụ theo biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam với Tổ chức Thương mại thế giới và người lao động đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục, thì theo điểm b khoản 13 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người đó sẽ thuộc diện không phải xin cấp giấy phép lao động.

Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia có phải xin giấy phép lao động không?

Các vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia nước ngoài được định nghĩa tại các khoản 1, 2, 3 Điều 3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP bắt buộc phải xin giấy phép lao động khi làm việc dài hạn.

Điểm ngoại lệ duy nhất dành cho các đối tượng này được quy định tại điểm a khoản 13 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, theo đó họ sẽ được miễn giấy phép lao động nếu vào Việt Nam làm việc với tổng thời gian dưới 90 ngày trong 01 năm (tính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày cuối cùng của năm).

Lao động kỹ thuật nước ngoài làm việc tại Việt Nam có phải xin giấy phép lao động không?

Tương tự như chuyên gia, lao động kỹ thuật nước ngoài đáp ứng các tiêu chuẩn về đào tạo và kinh nghiệm theo quy định tại khoản 4 Điều 3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP phải thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép lao động.

Họ chỉ được miễn thủ tục này nếu thời gian làm việc tuân thủ quy định tại điểm a khoản 13 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, tức là có tổng thời gian làm việc dưới 90 ngày trong một năm tương tự nêu trên.

Người nước ngoài làm việc cho nhà thầu, dự án tại Việt Nam

Căn cứ điểm i khoản 1 Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người nước ngoài tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam là đối tượng phải xin cấp giấy phép lao động.

Bên cạnh đó, theo khoản 3 Điều 152 Bộ luật Lao động 2019, nhà thầu trước khi tuyển và sử dụng lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam bắt buộc phải kê khai cụ thể các vị trí công việc, trình độ chuyên môn, kỹ thuật, kinh nghiệm làm việc và phải được sự chấp thuận bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Người nước ngoài làm việc cho văn phòng đại diện, chi nhánh tại Việt Nam

Nhân sự nước ngoài làm việc tại văn phòng đại diện, chi nhánh nhìn chung phải xin giấy phép lao động.

Tuy nhiên, căn cứ vào khoản 3 Điều 154 Bộ luật Lao động 2019, pháp luật sẽ miễn giấy phép lao động đối với trường hợp cá nhân đó giữ vị trí Trưởng văn phòng đại diện, dự án hoặc chịu trách nhiệm chính về hoạt động của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam.

Chủ sở hữu, thành viên góp vốn, thành viên hội đồng quản trị có phải xin giấy phép lao động không?

Việc xác định các đối tượng này có thuộc đối tượng phải xin giấy phép lao động phụ thuộc vào giá trị vốn góp của nhà đầu tư:

• Trường hợp phải xin giấy phép (giá trị góp vốn thấp hơn 03 tỷ): Theo quy định tại điểm l khoản 1 Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần, chủ sở hữu, thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn dưới 3 tỷ đồng bắt buộc phải xin giấy phép lao động.
• Trường hợp được miễn (giá trị góp vốn không thấp hơn 3 tỷ): Căn cứ khoản 1, khoản 2 Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 và khoản 2, khoản 3 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, các chức danh trên chỉ được miễn giấy phép lao động khi có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên.

Người nước ngoài làm việc ngắn hạn tại Việt Nam có cần giấy phép lao động không?

Người lao động nước ngoài làm việc ngắn hạn sẽ được miễn giấy phép lao động nếu rơi vào các trường hợp pháp luật quy định cụ thể tại 154 Bộ luật Lao động 201 và và Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP như sau:

• Người vào Việt Nam với thời hạn dưới 03 tháng để thực hiện chào bán dịch vụ.
• Người vào Việt Nam với thời hạn dưới 03 tháng để xử lý sự cố, tình huống kỹ thuật, công nghệ phức tạp mà chuyên gia tại chỗ không xử lý được.
• Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật có tổng thời gian làm việc dưới 90 ngày trong 01 năm.

Trường hợp phải xin giấy phép lao động và trường hợp được miễn khác nhau thế nào?

Để dễ dàng phân biệt, Quý khách hàng có thể tham khảo bảng so sánh sự khác biệt cơ bản về thủ tục giữa hai trường hợp này:

Dấu hiệu nhận biết hồ sơ bắt buộc phải xin giấy phép lao động

Doanh nghiệp có thể nhận diện nhanh hồ sơ bắt buộc phải xin giấy phép lao động qua các dấu hiệu:

• Người lao động sẽ ký kết hợp đồng lao động tại Việt Nam với thời hạn dài (trên 3 tháng) và không thuộc các diện miễn trừ theo khoản 13 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
• Người nước ngoài góp vốn vào công ty với mức vốn dưới 3 tỷ VNĐ theo quy định tại điểm l khoản 1 Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
• Người nước ngoài được cử sang làm việc nhưng không thuộc 11 ngành dịch vụ cam kết của WTO hoặc thời gian tuyển dụng ở công ty mẹ chưa đủ 12 tháng liên tục.

Rủi ro khi người nước ngoài thuộc diện phải cấp giấy phép lao động nhưng chưa xin giấy phép

Theo quy định tại Điều 153 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 31 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, việc lơ là hoặc chậm trễ trong thủ tục xin giấy phép lao động sẽ dẫn đến các chế tài pháp lý nghiêm khắc:

• Đối với người lao động:
  • Xử phạt hành chính, mức phạt có thể lên tới 25 triệu đồng.
  • Bị buộc xuất cảnh; hoặc,
  • Trục xuất.
• Đối với người sử dụng lao động: Bị xử phạt hành chính, mức phạt có thể lên tới 75 triệu đồng.

Doanh nghiệp cần làm gì khi chưa chắc người nước ngoài có phải xin giấy phép lao động?

Khi tiếp nhận nhân sự quốc tế mà chưa thể tự xác định đối tượng này có thuộc “trường hợp nào phải cấp giấy phép lao động tại Việt Nam”, doanh nghiệp cần:

• Tạm ngưng việc giao kết hợp đồng lao động hoặc bố trí làm việc để bảo đảm tuân thủ nguyên tắc sử dụng lao động hợp pháp theo khoản 4 Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
• Tập hợp đầy đủ hồ sơ bằng cấp, chứng chỉ kinh nghiệm, hộ chiếu, giấy tờ góp vốn và tìm đến các đơn vị tư vấn pháp lý chuyên nghiệp để được hỗ trợ sớm nhất.

Dịch vụ tư vấn xác định trường hợp phải cấp giấy phép lao động của Luật Việt An

Việc xác định chính xác đối tượng lao động nước ngoài thuộc diện cấp hay miễn giấy phép lao động là bước then chốt để tuân thủ pháp luật. Tại Luật Việt An, chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn và đại diện pháp lý trọn gói, bao gồm:

• Rà soát hồ sơ: Kiểm tra bằng cấp, kinh nghiệm và vị trí công việc của chuyên gia, nhà quản lý, lao động kỹ thuật.
• Phân loại pháp lý: Xác định chính xác các trường hợp phải cấp giấy phép hoặc được miễn theo quy định mới nhất.
• Đại diện thực hiện thủ tục: Thay mặt doanh nghiệp thực hiện toàn bộ quy trình: soạn thảo hồ sơ, nộp đơn, theo dõi tiến độ và nhận kết quả từ cơ quan chức năng, bao gồm cả giải trình nhu cầu sử dụng lao động.

Với đội ngũ luật sư dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi không chỉ giúp Quý khách hàng nắm vững quy định phức tạp mà còn tối ưu hóa thời gian, đảm bảo hồ sơ hợp lệ ngay từ lần nộp đầu tiên. Điều này giữ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro pháp lý và đảm bảo quyền lợi cao nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Câu hỏi thường gặp

Thời hạn của giấy phép lao động hiện nay là bao lâu?

Căn cứ Điều 155 Bộ luật Lao động 2019 và khoản 1 Điều 21 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn của giấy phép lao động được cấp theo thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến hoặc văn bản cử sang làm việc, nhưng tối đa không quá 02 năm.

Người lao động nước ngoài có được gia hạn giấy phép lao động không?

Theo quy định tại Điều 155 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 29 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa là 02 năm.

Công ty muốn tuyển chuyên gia nước ngoài nhưng chưa báo cáo giải trình nhu cầu thì có xin được giấy phép không?

Căn cứ khoản 2 Điều 152 Bộ luật Lao động 2019, trước khi tuyển dụng người lao động nước ngoài, doanh nghiệp bắt buộc phải giải trình nhu cầu sử dụng lao động và được sự chấp thuận bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Khám sức khỏe để xin giấy phép lao động ở nước ngoài có được chấp nhận tại Việt Nam không?

Căn cứ khoản 2 Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế nước ngoài cấp được sử dụng nếu Việt Nam và quốc gia đó có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và thời hạn sử dụng không quá 12 tháng kể từ ngày được cấp.

Nếu người nước ngoài làm việc tại nhiều tỉnh thành thì cơ quan nào cấp giấy phép lao động?

Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trường hợp người lao động nước ngoài làm việc cho một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động có trụ sở chính sẽ có thẩm quyền cấp giấy phép lao động.

Hy vọng những chia sẻ chi tiết dựa trên căn cứ pháp lý từ Luật Việt An đã giúp Quý khách hàng giải đáp các thắc mắc. Nếu cần hỗ trợ, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn kịp thời và chính xác nhất.