Các bước kiểm tra trước khi lập báo cáo tài chính

Kiểm tra Sổ Tiền mặt (TK 111)

• Vào sổ chi tiết tiền mặt kiểm tra và đảm bảo tiền mặt không bị âm tại bất cứ thời điểm nào. Nếu sổ quỹ tiền mặt bị âm thì phải tìm biện pháp xử lý như lập hợp đồng vay tiền, giấy vay mượn để bổ sung vốn lưu động tạm thời, …
• Kiểm tra số dư cuối kỳ phải khớp với biên bản kiểm kê tiền mặt tại ngày 31/12.

Kiểm tra Sổ Tiền gửi ngân hàng (TK 112)

• Lấy sổ phụ của tất cả các tài khoản ngân hàng mà công ty đã mở.
• Đối chiếu số phát sinh và số dư tại từng thời điểm giữa sổ phụ ngân hàng và sổ chi tiết tài khoản 112 và đảm bảo chúng khớp nhau.
• Đối với tài khoản tiền ngoại tệ: Tiến hành đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ.
• Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái, ghi:

Nợ các TK 1122

Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)

• Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái, ghi:

Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)

Có các TK 1122

• Kết chuyển lãi tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính vào doanh thu hoạt động tài chính, ghi:

Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (nếu lãi tỷ giá hối đoái).

• Kết chuyển lỗ tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính vào chi phí tài chính, ghi:

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (nếu lỗ tỷ giá hối đoái)

Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131).

Kiểm tra tài khoản Chứng khoán kinh doanh (TK 121)

• Cuối năm tiến hành kiểm tra các khoản trái phiếu, cổ phiếu đã khớp với xác nhận số dư của công ty lưu ký chứng khoản.
• Tiến hành trích lập dự phòng các khoản đầu tư chứng khoán. Đánh giá lại giá trị các khoản đầu tư này theo giá thị trường tại ngày 31/12.

Kiểm tra Công nợ phải thu khách hàng (TK 131)

• Lập biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng và đảm bảo công nợ giữa hai bên khớp nhau.
• Trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi theo quy định (Nếu có).

Kiểm tra thuế GTGT được khấu trừ (TK 1331)

• Tài khoản này chỉ có số dư bên Nợ, phản ánh số thuế đầu vào còn được khấu trừ được hoàn lại nhưng NSNN chưa hoàn trả.
• Kiểm tra số lượng hóa đơn đầu vào có khớp với số lượng hóa đơn đã kê khai hay không.
• Kiểm tra số tiền hàng hóa dịch vụ và số tiền thuế GTGT trên hóa đơn có khớp với tờ khai thuế GTGT theo tháng/theo quý. Số dư tài khoản 1331 (nếu có) tại ngày 31/12 phải khớp với chỉ tiêu 41 “Thuế GTGT chưa khấu trừ hết kỳ này” trên tờ khai 01/GTGT tháng 12 hoặc quý 4. Nếu bị sai phải tiến hành kê khai điều chỉnh bổ sung.
• Kiểm tra các hóa đơn trên 20 triệu đồng có chứng từ thanh toán qua ngân hàng (ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, …) hay không.
• Cuối kỳ, kế toán xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ vào số thuế GTGT đầu ra khi xác định số thuế GTGT phải nộp trong kỳ, ghi:

Nợ TK 3331- Thuế GTGT phải nộp (33311)

Có TK 1331- Thuế GTGT được khấu trừ.

Kiểm tra Các khoản tạm ứng (TK 141)

• Tiến hành đối chiếu công nợ tạm ứng với nhân viên và đảm bảo công nợ giữa hai bên khớp nhau.
• Trích lập các khoản dự phòng tạm ứng đối với những trường hợp đã nghỉ việc và không đòi được.

Kiểm tra Công cụ dụng cụ (TK 153)

• Kiểm kê số lượng thực tế công cụ dụng cụ so với danh sách trên sổ sách và đảm bảo chúng khớp nhau.
• Kiểm tra bảng phân bổ công cụ dụng cụ với số ghi nhận trên sổ sách kế toán.

Kiểm tra các tài khoản Hàng tồn kho (TK 151, 152, 154, 155, 156, 157)

• Tài khoản này chỉ dư nợ, phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ.
• Kiểm tra các hóa đơn về hàng hóa, nguyên vật liệu đầu vào có đầy đủ phiếu nhập kho, số lượng và thành tiền của phiếu nhập kho có khớp với hóa đơn không.
• Kiểm kê số lượng thực tế hàng tồn kho và đảm bảo chúng khớp với số liệu trên sổ sách.
• Kiểm tra hàng hóa có bị âm kho hay có xuất nhầm hoặc xuất những mặt hàng không có trong kho không.
• Kiểm tra chi tiết hàng xuất kho đã được tính giá đúng chưa.
• Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nếu có: là khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho nếu có sự suy giảm của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho.

Kiểm tra TSCĐ và hao mòn TSCĐ (TK 211, 213, 214)

• Lập bảng tính khấu hao tài sản cố định, thẻ tài sản cố định.
• Đối chiếu bảng tính khấu hao TSCĐ với số phát sinh và số dư của TK 211, 213, 214.

Kiểm tra chi phí trả trước (TK 242)

• Kiểm tra xem có lập bảng phân bổ chi phí trả trước hàng tháng không.
• Đối chiếu bảng phân bổ chi phí trả trước với số phát sinh và số dư của TK 242.

Kiểm tra Công nợ Phải trả người bán (TK 331)

• Lập biên bản đối chiếu công nợ với nhà cung cấp và đảm bảo công nợ giữa hai bên khớp nhau.

Kiểm tra các Khoản phải nộp nhà nước (TK 333)

• Tài khoản 3331- Thuế GTGT phải nộp: Số dư bên có của TK này phản ánh số thuế GTGT phải nộp, giá trị này nếu có phải bằng với giá trị trên chỉ tiêu 40 (Thuế GTGT còn phải nộp trong kỳ) trên Tờ khai 01/GTGT tháng 12 hoặc quý 4.
• Tài khoản 33312- Thuế GTGT hàng nhập khẩu: Kiểm tra xem số thuế GTGT hàng nhập khẩu đã nộp (nếu có) đã được ghi nhận vào thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (TK 133) hay chưa?
• Tài khoản 3332- Thuế tiêu thụ đặc biệt: Kiểm tra xem số thuế tiêu thụ đặc biệt đã nộp (nếu có) đã được ghi nhận vào nguyên giá của hàng hóa hoặc tài sản chưa?
• Tài khoản 3333- Thuế nhập khẩu: Kiểm tra xem số thuế nhập khẩu đã nộp (nếu có) đã được ghi nhận vào nguyên giá của hàng hóa hoặc tài sản chưa?
• Tài khoản 3335- Thuế thu nhập cá nhân: Kiểm tra phần thuế TNCN trên sổ sách đã khớp với trên tờ khai thuế TNCN hàng quý.
• Tài khoản 3338- Thuế bảo vệ môi trường và các loại thuế khác (thuế môn bài): Kiểm tra đã hạch toán và nộp tiền thuế môn bài vào ngân sách nhà nước hay chưa.
• Lưu ý: Cuối kỳ, liên hệ cơ quan quản lý thuế xin bảng xác nhận nghĩa vụ nộp thuế và đảm bảo rằng: Số dư các tài khoản phải nộp nhà nước trên sổ sách phải khớp với bảng xác nhận nghĩa vụ nộp thuế của cơ quan thuế.

Kiểm tra lương và các khoản trích theo lương (TK 334, 338)

• Kiểm tra hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương và phiếu chi thanh toán lương.
• Kiểm tra số phát sinh hạch toán của tài khoản lương và các khoản trích theo lương so với bảng lương từng tháng.
• Số dư lương cuối kỳ chưa chi hoặc tạm ứng trước: làm bản đối chiếu công nợ với nhân viên.
• Số dư các khoản trích nộp bảo hiểm từng kỳ phải khớp với thôngbáo của cơ quan bảo hiểm.
• Kiểm tra việc đăng ký mã số thuế cá nhân và mã số thuế người phụ thuộc cho người lao động.

Kiểm tra các khoản đi vay (TK 341)

• Đối với khoản vay cá nhân
• Tiến hành đối chiếu khoản đi vay của công ty với các đối tượng khác.
• Lập bảng tính lãi vay theo kỳ và trích thuế TNCN 5% đối với từng lần chi trả lãi vay.
• Đối với khoản vay của công ty khác:
• Tiến hành đối chiếu khoản đi vay của công ty với các công ty khác.
• Lập bảng tính lãi vay theo kỳ và yêu cầu bên kia xuất hóa đơn đối với từng lần chi trả lãi vay.
• Đối với khoản vay của ngân hàng:
• Tiến hành đối chiếu khoản đi vay của công ty với ngân hàng.
• Lập bảng tính lãi vay theo kỳ và đối chiếu với bảng tính lãi vay của ngân hàng.

Kiểm tra Kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối (TK 421)

• Kiểm tra đầu năm tài chính có làm bút toán kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối năm trước sang năm nay hay chưa.
• Trường hợp có lãi ghi:

Nợ TK 4212

Có TK 4211

• Trường hợp lỗ ghi:

Nợ TK 4211

Có TK 4212

Kiểm tra các khoản Doanh thu (TK 511, 515, 711)

• Kiểm tra các khoản ghi nhận doanh thu đủ điều kiện ghi nhận hay chưa? Có 5 điều kiện để ghi nhận doanh thu như sau:
• Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa cho người mua;
• Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;
• Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. Khi hợp đồng quy định người mua được quyền trả lại sản phẩm, hàng hoá, đã mua theo những điều kiện cụ thể, doanh nghiệp chỉ được ghi nhận doanh thu khi những điều kiện cụ thể đó không còn tồn tại và người mua không được quyền trả lại sản phẩm, hàng hoá (trừ trường hợp khách hàng có quyền trả lại hàng hóa dưới hình thức đổi lại để lấy hàng hóa, dịch vụ khác);
• Doanh nghiệp đã hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;
• Xác định được các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
• Kiểm tra doanh thu ghi nhận đã khớp với doanh thu trên tờ khai thuế GTGT hàng kỳ hay chưa?
• Đã hạch toán, tập hợp, kết chuyển doanh thu chưa?
• Kiểm tra doanh thu nào chịu thuế TNDN, doanh thu nào được hưởng ưu đãi thuế, miễn thuế, …

Kiểm tra giá vốn hàng bán (TK 632)

• Kiểm tra giá vốn được trừ và giá vốn không được trừ khi xác định chi phí hợp lý.
• Căn cứ để tính giá thành là gì? có vượt định mức cho phép không?
• Đã hạch toán, tập hợp, kết chuyển giá vốn chưa?

Kiểm tra các khoản chi phí (TK 641, 642, 811)

• Chi phí nào hợp lý? chi phí nào không hợp lý?
• Đã hạch toán, tập hợp, kết chuyển chi phí chưa?

Tập hợp doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh (TK 911)

• Kiểm tra việc thực hiện kết chuyển doanh thu, chi phí, kết chuyển kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ vào lợi nhuận sau thuế chưa phân phối, kết chuyển lãi lỗ.

Lưu ý: Các tài khoản từ loại 5 đến loại 9 không có số dư cuối kỳ.