Lưu ý đặc biệt khi thuê văn phòng cho công ty

Việc thuê văn phòng là một trong những bước quan trọng khi thành lập và phát triển công ty, vì nó không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh mà còn tác động đến hình ảnh và sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng. Tuy nhiên, quá trình này không phải lúc nào cũng đơn giản, đặc biệt là nhiều vấn đề pháp lý mà công ty cần phải lưu ý. Sau đây, Luật Việt An sẽ tư vấn những lưu ý đặc biệt khi thuê văn phòng cho công ty.

Điều kiện của nhà ở để cho thuê làm văn phòng công ty

Cho thuê văn phòng cho công ty có thể được coi là một trong những hình thức của cho thuê nhà ở thương mại. Theo Luật Nhà ở năm 2023, nhà ở thương mại là nhà ở được đầu tư xây dựng để bán, cho thuê mua, cho thuê theo cơ chế thị trường. 

Theo Điều 160 Luật Nhà ở năm 2023, điều kiện của nhà ở để cho thuê làm văn phòng công ty bao gồm:

• Không thuộc trường hợp đang có tranh chấp, khiếu nại, khiếu kiện về quyền sở hữu theo quy định của pháp luật về giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo;
• Đang trong thời hạn sở hữu nhà ở đối với trường hợp sở hữu nhà ở có thời hạn;
• Không bị kê biên để thi hành án hoặc để chấp hành quyết định hành chính đã có hiệu lực pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc không thuộc trường hợp bị áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời, biện pháp ngăn chặn theo quyết định của Tòa án hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Không thuộc trường hợp đã có quyết định thu hồi đất, có thông báo giải tỏa, phá dỡ nhà ở của cơ quan có thẩm quyền;
• Phải bảo đảm chất lượng, an toàn cho bên thuê nhà ở, có đầy đủ hệ thống điện, cấp nước, thoát nước, bảo đảm vệ sinh môi trường, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Lưu ý về hợp đồng thuê văn phòng

Nội dung hợp đồng

Hợp đồng thuê văn phòng cho công ty là một trong những hình thức của hợp đồng về nhà ở. Theo đó, khi chọn địa điểm làm văn phòng, cần nghiên cứu kỹ hợp đồng cho thuê. Bởi đây là căn cứ pháp lý cao nhất có tính chất ràng buộc giữa bên thuê và bên cho thuê. Nếu không tìm hiểu kỹ hợp đồng sẽ dẫn đến nhiều rủi ro hoặc tranh chấp sau này.

Khi thuê nhà ở làm văn phòng công ty thì hợp đồng cho thuê phải có những nội dung được quy định tại Điều 163 Luật Nhà ở 2023, như:

• Họ và tên của cá nhân, tên của tổ chức và địa chỉ của các bên;
• Mô tả đặc điểm của nhà ở giao dịch và đặc điểm của thửa đất ở gắn với nhà ở đó.
• Thời hạn và phương thức thanh toán tiền;
• Thời gian giao nhận nhà ở; thời gian bảo hành; thời hạn cho thuê;
• Quyền và nghĩa vụ của các bên.
• Cam kết của các bên;
• Thỏa thuận khác;
• Thời điểm có hiệu lực của hợp đồng;
• Ngày, tháng, năm ký kết hợp đồng;
• Chữ ký và ghi rõ họ, tên của các bên, nếu là tổ chức thì phải đóng dấu (nếu có) và ghi rõ chức vụ của người ký.

Công chứng, chứng thực hợp đồng

Trường hợp thuê văn phòng là nhà ở không bắt buộc phải thực hiện công chứng hoặc chứng thực hợp đồng. Thời điểm có hiệu lực của hợp đồng là thời điểm các bên ký kết hợp đồng và ghi nhận thời điểm có hiệu lực của hợp đồng. Trước đây có thời kỳ hợp đồng thuê nhà bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

Một số lưu ý đặc biệt khi thuê văn phòng cho công ty

Thời hạn thuê, giá thuê

• Bên cho thuê và bên thuê được thỏa thuận về thời hạn thuê, giá thuê và hình thức trả tiền thuê nhà ở theo định kỳ hoặc trả một lần.
• Trường hợp bên cho thuê thực hiện cải tạo văn phòng và được bên thuê đồng ý thì bên cho thuê được quyền điều chỉnh giá thuê nếu thời gian cho thuê còn lại từ một phần ba thời hạn của hợp đồng thuê trở xuống. Giá thuê mới do các bên thỏa thuận; trường hợp không thỏa thuận được thì bên cho thuê có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê và phải bồi thường cho bên thuê theo quy định của pháp luật (Khoản 2 Điều 170 Luật Nhà ở 2023).

Ngoài ra, hợp đồng thuê văn phòng phải rõ ràng về loại hình hợp đồng, trong đó bao gồm thời gian thuê. Các loại hợp đồng thuê văn phòng phổ biến bao gồm:

• Hợp đồng thuê ngắn hạn: Thường từ vài tháng đến một năm, phù hợp với các công ty muốn thử nghiệm hoặc không ổn định về địa điểm.
• Hợp đồng thuê dài hạn: Thường từ 2 đến 5 năm hoặc lâu hơn, phù hợp với các công ty có kế hoạch ổn định lâu dài.

Lựa chọn vị trí văn phòng

Khi lựa chọn văn phòng, cần chú ý đến vị trí. Để đảm bảo thuận tiện cho nhân viên khi đi làm cũng như khách hàng, đối tác dễ tìm, văn phòng nên lựa chọn tại những vị trí ở gần trung tâm hoặc gần mặt đường lớn. Đặc biệt, đối với các công ty có nhiều giao dịch, việc chọn văn phòng gần các tuyến đường chính hoặc trung tâm thương mại sẽ giúp tiết kiệm thời gian đi lại và nâng cao tính chuyên nghiệp.

Đối với những văn phòng có tính chất riêng tư, ít khi gặp gỡ khách hàng, đối tác thì có thể lựa chọn ở vị trí đa dạng hơn.

Diện tích và công năng của văn phòng

• Diện tích cũng là yếu tố công ty cần cân nhắc khi thuê văn phòng công ty. Khi thuê văn phòng, nên xác định chiến lược lâu dài của công ty để lựa chọn diện tích văn phòng phù hợp, giúp tránh được tình trạng văn phòng quá chật hẹp hay quá rộng dẫn đến lãng phí.
• Ngoài ra, nên kiểm tra xem không gian văn phòng có phù hợp với các hoạt động công việc của công ty, có thể phân chia khu vực làm việc hợp lý cho các bộ phận hay không. Ngoài ra, cần xem xét các tiện ích như thang máy, phòng họp, không gian tiếp khách.

Cơ sở vật chất của văn phòng

Khi thuê văn phòng công ty đặc biệt trong các tòa nhà, cần chú ý đến cơ sở vật chất của văn phòng. Trong đó, những hạng mục cần quan tâm như hệ thống, điện, mạng, thang máy… 

Đây là những yếu tố sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình hoạt động của văn phòng. Vậy nên các công ty cần chọn những nơi cho thuê văn phòng có cơ sở vật chất đồng bộ và hiện đại. Điều này sẽ giúp quá trình hoạt động của văn phòng có nhiều thuận lợi.

Kiểm tra tính pháp lý của văn phòng và bên cho thuê

Ngoài những nội dung trên, một lưu ý đặc biệt khi thuê văn phòng cho công ty trước khi ký hợp đồng, đó là doanh nghiệp cần kiểm tra tính hợp pháp của tòa nhà và chủ sở hữu hoặc đơn vị cho thuê. Điều này bao gồm:

• Chủ sở hữu hợp pháp: Đảm bảo chủ sở hữu của tòa nhà hoặc đơn vị cho thuê có quyền pháp lý hợp pháp đối với tài sản cho thuê (bao gồm sổ đỏ, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, hoặc hợp đồng cho thuê dài hạn).
• Giấy phép xây dựng: Kiểm tra xem tòa nhà có giấy phép xây dựng hợp lệ và tuân thủ các quy định của pháp luật về xây dựng và an toàn phòng cháy chữa cháy hay không.
• Các giấy tờ pháp lý khác như ký quỹ, bảo lãnh,…

Lưu ý về trách nhiệm của bên cho thuê văn phòng

Theo Điều 39 Luật Nhà ở 2023, đối với cho thuê văn phòng là nhà ở thương mại, bên cho thuê cần có nghĩa vụ như sau:

• Bàn giao nhà ở kèm theo các giấy tờ liên quan đến nhà ở giao dịch cho khách hàng và thực hiện giao dịch cho thuê theo đúng quy định.
• Bảo hành nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở và pháp luật về xây dựng; thực hiện nghĩa vụ tài chính với Nhà nước theo quy định của pháp luật.
• Bồi thường thiệt hại trong trường hợp gây thiệt hại cho khách hàng.
• Thực hiện nghĩa vụ đóng thuế thu nhập cá nhân hoặc thuế thu nhập doanh nghiệp khi phát sinh doanh thu từ việc cho thuê nhà theo quy định của pháp luật…

Trên đây là một số lưu ý đặc biệt khi thuê văn phòng cho công ty. Qúy khách hàng có thắc mắc liên quan, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được tư vấn hỗ trợ tốt nhất!