Lưu ý sau khi thay đổi đăng ký doanh nghiệp

Thay đổi đăng ký doanh nghiệp bao gồm thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh. Việc thay đổi đăng ký doanh nghiệp dẫn đến phát sinh nhiểu vấn đề, do đó, cần lưu ý các thủ tục sau khi thay đổi để đảm bảo cho doanh nghiệp được hoạt động bình thường và hạn chế thiệt hại có thể xảy ra.

1. Thay đổi về tên doanh nghiệp

Việc thay đổi tên của doanh nghiệp kéo theo việc thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; thay đổi con dấu; thay đổi hóa đơn, chứng từ doanh nghiệp. Do đó, sau khi thay đổi tên, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục pháp lý sau:

• Đổi dấu pháp nhân của doanh nghiệp;

Lưu ý: Thông tin của doanh nghiệp trên mẫu dấu (khi khắc mẫu dấu lần đầu hay khi thay đổi) không nên ghi nhận tên quận nơi đóng trụ sở chính để tránh thủ tục phát sinh khi có thay đổi.

• Làm lại biển hiệu đặt tại trụ sở chính (trong trường hợp doanh nghiệp có chi nhánh, văn phòng đại diện hay địa điểm kinh doanh thì đồng thời làm lại biển hiệu tên gắn tại những nơi này);
• Gửi công văn lên cơ quan thuế về việc thay đổi nội dung tên công ty trên hóa đơn, in lại hóa đơn (nếu cần);

Lưu ý:

– Đối với những hóa đơn cũ, nếu công ty có nhu cầu tiếp tục sử dụng thì công ty đóng dấu mới vào bên cạnh tiêu thức tên đã in sẵn đồng thời doanh nghiệp cần gửi thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn lên cơ quan thuế (theo khoản 1 mục IV Công văn số 2010/TCT-TVQT hướng dẫn thực hiện một số nội dung Thông tư số 39/2014/TT-BTC);

– Trường hợp doanh nghiệp không muốn tiếp tục dùng số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng thì thực hiện hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mới theo quy định.

• Làm thủ tục liên quan tới các đơn vị: Ngân hàng, bảo hiểm, cơ quan quản lý điện, điện thoại, internet,…
• Thay đổi tên trên website công ty;
• Làm thủ tục thay đổi tên cho các giấy phép, giấy chứng nhận công ty đang sở hữu: Giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế, lữ hành nội địa/ Giấy phép kinh doanh vận tải, Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu, Giấy phép phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự, an toàn vệ sinh thực phẩm,…

Đối với những tài sản công ty đang sở hữu phải đăng ký quyền sở hữu theo quy định của pháp luật thì khi đổi tên, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục để thay đổi tên tương ứng trong giấy chứng nhận quyền sở hữu đó;

Lưu ý: Đối với những tài sản liên quan đến đất đai, khi doanh nghiệp thay đổi tên đồng thời phải thực hiện các thủ tục đổi tên phức tạp, có thể ảnh hưởng đến tình hình tài chính của công ty. Do đó, trong những trường hợp này, doanh nghiệp nên hạn chế việc đổi tên.

• Gửi công văn thay đổi tên công ty với các đối tác, khách hàng của công ty.

2. Thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp

Trụ sở là nơi liên lạc của doanh nghiệp, là nơi tiếp nhận các thông báo của cơ quan thuế. Do đó, sau khi thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở, doanh nghiệp cần tiếp tục thực hiện các thủ tục sau để thống nhất địa chỉ trụ sở với các giấy tờ của công ty:

• Tiến hành thủ tục đổi dấu pháp nhân khi công ty có sự thay đổi địa chỉ trụ sở khác quận và trên con dấu của doanh nghiệp có địa chỉ quận;
• Làm lại biển hiệu đặt tại trụ sở chính của công ty;
• Gửi công văn lên cơ quan thuế về việc thay đổi thông tin trên hóa đơn công ty (nếu cần);

Nếu có nhu cầu công ty có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ (nếu không thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp) bằng cách đóng dấu mới vào hóa đơn cũ chưa sử dụng (tương tự như đối với trường hợp thay đổi tên công ty).

• Làm thủ tục liên quan tới các đơn vị: Ngân hàng, bảo hiểm, cơ quan quản lý điện, điện thoại, internet,…;
• Làm thủ tục thay đổi trụ sở doanh nghiệp cho các giấy phép, giấy chứng nhận khác công ty đang sở hữu: Giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế, lữ hành nội địa/ Giấy phép kinh doanh vận tải, Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu, Giấy phép phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự, an toàn vệ sinh thực phẩm….

3. Thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân dại diện cho doanh nghiệp thực các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp. Do đó, khi sau thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục sau để đảo bảo cho hoạt động kinh doanh:

• Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần tiến hành các thủ tục đăng ký thông tin chủ tài khoản tại ngân hàng;
• Thông báo cho các đối tác, bạn hàng về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty;
• Một số trường hợp doanh nghiệp phải đổi các giấy phép con có thông tin của người đại diện như: Giấy phép phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự, Giấy phép kinh doanh lữ hành, giấy phép hoạt động giáo dục,…
• Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật có gắn liền với việc chuyển nhượng vốn cho người đại diện theo pháp luật mới cần lưu ý thủ tục kê khai thuế thu nhập cá nhân của người chuyển nhượng;

Theo quy định của Luật thuế thu nhập cá nhân thì sau khi hoàn thành việc chuyển nhượng, người chuyển nhượng sẽ phải kê khai nộp thuế với mức thuế suất là 20% thu nhập chuyển nhượng.

4. Thay đổi ngành nghề kinh doanh

Đối với những ngành nghề kinh doanh không có điều kiện thì khi có thay đổi, doanh nghiệp tiến hành kinh doanh ngành nghề mới và thực hiện thủ tục thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Riêng đối với ngành nghề có điều kiện thì sau khi thay đổi ngành nghề, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Đối với các ngành nghề yêu cầu chứng chỉ hành nghề, trong quá trình hoạt động doanh nghiệp luôn phải đảm bảo số lượng chứng chỉ hành nghề theo quy định của pháp luật;
• Các ngành nghề đăng ký kinh doanh mới có điều kiện, doanh nghiệp chỉ được hoạt động khi có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật. Ví dụ như: Xin cấp Giấy phép kinh doanh vận tải, kinh doanh phòng khám chữa bệnh, kinh doanh lữ hành, kinh doanh sàn giao dịch bất động sản….

5. Thay đổi đăng ký kinh doanh do chuyển nhượng vốn, tăng vốn điều lệ doanh nghiệp

• Khi doanh nghiệp phát sinh việc chuyển nhượng vốn hoặc tăng vốn thì mọi hoạt động thanh toán theo hợp đồng chuyển nhượng của hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh hoặc góp vốn theo cam kết góp vốn được thực hiện thông qua hình thức chuyển khoản;

Lưu ý: Pháp luật chỉ quy định các doanh nghiệp không được thanh toán bằng tiền mặt trong các giao dịch góp vốn và mua bán, chuyển nhượng phần vốn góp vào doanh nghiệp (Nghị định 222/2013/NĐ-CP). Đối với thành viên công ty là cá nhân tuy không bị cấm thực hiện góp vốn, chuyển nhượng bằng tiền mặt nhưng nên thực hiện theo hình thức chuyển khoản để tránh rủi ro.

• Tiến hành thủ tục kê khai thuế thu nhập cá nhân phát sinh theo hợp đồng chuyển nhượng, kể cả trong các trường hợp chuyển nhượng không phát sinh thu nhập chịu thuế (chuyển nhượng ngang giá hoặc chuyển nhượng lỗ) (theo Thông tư 156/2013/TT-BTC);
• Nộp tờ khai thuế môn bài và thuế môn bài bổ sung trong trường hợp có tăng mức thuế môn bài của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật;

Bậc Thuế môn bài cho doanh nghiệp trong năm 2017 là 2.000.000 đồng đối với doanh nghiệp có vốn dưới 10 tỷ đồng, và 3 triệu đồng đối với doanh nghiệp có vốn từ 10 tỷ trở lên (theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP).

• Kê khai trong báo cáo tài chính của năm có sự thay đổi về mục nguồn vốn chủ sở hữu;
• Sửa đổi, bổ sung vào sổ cổ đông/ sổ thành viên, điều lệ bổ sung thêm các thành viên, cổ đông mới.

6. Thay đổi/ thành lập địa điểm/ chi nhánh/ Văn phòng đại diện

• Đóng thuế môn bài cho địa điểm, chi nhánh;

Theo quy định, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải đóng mức phí môn bài 1.000.000 đồng/năm.

• Kê khai thuế cho chi nhánh hạch toán độc lập;
• Bổ sung tên chi nhánh, Văn phòng đại diện vào Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Thông báo cho khách hàng tên chi nhánh, Văn phòng đại diện để tiện lợi trong giao dịch và thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Như vậy, sau khi thay đổi đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các thủ tục pháp lý để bảo đảm tốt nhất quyền lợi và nghĩa vụ của doanh nghiệp, tránh gây nhầm lần cho đối tác, bạn hàng làm mất uy tín, giảm sút lợi nhuận kinh doanh.