Lưu ý về thẩm quyền ký kết hợp đồng trong công ty

Trong quá trình kinh doanh của công ty, ký kết hợp đồng là một hoạt động vô cùng quan trọng. Các hợp đồng đầu vào giúp công ty đảm bảo nguồn nguyên vật liệu để phục vụ sản xuất trong khi các hợp đồng đầu ra giúp công ty tiêu thụ sản phẩm và sinh lời. Bên cạnh đó, các hợp đồng cung ứng dịch vụ cũng hỗ trợ cho cả quá trình từ sản xuất, kinh doanh cho đến tiêu thụ của công ty. Tuy nhiên, thực tiễn cho thấy, các doanh nghiệp nội vẫn chưa chú trọng đến vấn đề pháp lý của hợp đồng. Chúng ta vẫn giữ quan niệm rằng Giám đốc hay Tổng Giám đốc là người mặc nhiên có thẩm quyền ký kết hợp đồng. Điều này dẫn tới nhiều giao dịch không minh bạch về tài chính cũng như “thương trường là chiến trường”, đối tác làm ăn hoàn toàn có thể thu thập được thông tin nội bộ và tuyên bố hợp đồng vô hiệu; từ đó gây bất lợi cho doanh nghiệp.

Chúng tôi xin tổng hợp các quy định của pháp luật về việc ký kết hợp đồng như sau:

Với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên:

Theo Điều 67, các hợp đồng, giao dịch phải được Hội đồng thành viên chấp thuận thông qua bao gồm những hợp đồng được ký kết giữa công ty và các đối tượng sau:

• Thành viên, người đại diện theo ủy quyền của thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, người đại diện theo pháp luật của công ty;
• Người có liên quan của thành viên, người đại diện theo ủy quyền của thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, người đại diện theo pháp luật của công ty;
• Người quản lý công ty mẹ, người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý công ty mẹ;
• Người có liên quan của người quản lý công ty mẹ, người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý công ty mẹ.

Thủ tục chấp thuận:

• Thông báo cho các thành viên Hội đồng thành viên, Kiểm soát viên về dự định ký kết hợp đồng và đối tượng ký kết;
• Gửi bản dự thảo hợp đồng hoặc nội dung chủ yếu cho thành viên Hội đồng thành viên, Kiểm soát viên;
• Nếu điều lệ công ty không quy định khác thì Hội đồng thành viên phải quyết định việc có chấp thuận hay không trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được thông báo. Hợp đồng, giao dịch được chấp thuận nếu có sự tán thành của số thành viên đại diện ít nhất 65% tổng số vốn có quyền biểu quyết. Thành viên có liên quan trong các hợp đồng, giao dịch không được tính vào việc biểu quyết.

Trường hợp hợp đồng nêu trên bị tuyên vô hiệu do ký kết không đúng thẩm quyền, gây thiệt hại cho công ty thì người ký kết, thành viên có liên quan và người có liên quan phải bồi thường thiệt hại và hoàn trả cho công ty các khoản lợi thu được từ hợp đồng, giao dịch đó.

Với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên:

Theo Khoản 1 Điều 86 thì nếu Điều lệ công ty không có quy định khác thì các hợp đồng hoặc giao dịch giữa công ty và các đối tượng sau đây phải được Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên xem xét quyết định:

• Chủ sở hữu công ty và người có liên quan của chủ sở hữu công ty;
• Thành viên Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên;
• Người có liên quan của Thành viên Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên;
• Người quản lý của chủ sở hữu công ty, người có thẩm quyền bổ nhiệm những người quản lý đó;
• Người có liên quan của người quản lý của chủ sở hữu công ty, người có thẩm quyền bổ nhiệm những người quản lý đó.

Thủ tục chấp thuận:

• Người ký kết hợp đồng thông báo cho Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên;
• Gửi bản dự thảo hợp đồng hoặc nội dung chủ yếu của hợp đồng đó;
• Trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận được thông báo, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên sẽ quyết định có chấp thuận hay không hợp đồng hay giao dịch đó theo nguyên tắc đa số: mỗi người một phiếu biểu quyết, người có lợi ích liên quan không được biểu quyết.

Nếu hợp đồng được ký kết không phù hợp với các quy định trên và gây thiệt hại cho công ty thì sẽ bị tuyên vô hiệu. Người ký hợp đồng và người có liên quan là các bên của hợp đồng liên đới chịu trách nhiệm về thiệt hại phát sinh và hoàn trả cho công ty các khoản lợi thu được từ việc thực hiện hợp đồng, giao dịch đó.

Với công ty cổ phần:

Theo Điều 162 Luật Doanh nghiệp 2014, các hợp đồng, giao dịch giữa công ty và các đối tượng sau đây phải được Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị chấp thuận:

• Cổ đông, người đại diện ủy quyền của cổ đông sở hữu trên 10% tổng số cổ phần phổ thông của công ty và những người có liên quan của họ;
• Thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người có liên quan của họ;
• Các doanh nghiệp mà thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác của công ty có sở hữu phần vốn góp hoặc cổ phần;
• Các doanh nghiệp mà những người có liên quan của mà thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác của công ty cùng sở hữu hoặc sở hữu riêng phần vốn góp hoặc cổ phần trên 10% vốn điều lệ.

Thủ tục chấp thuận:

• Các hợp đồng và giao dịch có giá trị nhỏ hơn 35% tổng giá trị tài sản doanh nghiệp ghi trong báo cáo tài chính, gần nhất hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty phải được Hội đồng quản trị chấp thuận thông qua biểu quyết. Người có lợi ích liên quan không được biểu quyết;
• Các giao dịch và hợp đồng có giá trị ngoài quy định trên phải được Đại hội đồng cổ đông chấp thuận khi có số cổ đông đại diện 65% tổng số phiếu biểu quyết tán thành, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định khác. Tuy nhiên, cổ đông có lợi ích liên quan không được tham gia biểu quyết.
• Trước đó, việc ký kết hợp đồng phải được báo cáo và nội dung hợp đồng hoặc bản dự thảo phải được gửi đến Hội đồng quản trị và Kiểm soát viên.

Nếu hợp đồng được ký kết không phù hợp với các quy định trên và gây thiệt hại cho công ty thì sẽ bị tuyên vô hiệu. người ký kết hợp đồng, cổ đông, thành viên Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc có liên quan phải liên đới bồi thường thiệt hại và hoàn trả cho công ty các khoản lợi thu được từ các hợp đồng, giao dịch đó.

Doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn pháp luật về hợp đồng, xin vui lòng liên hệ công ty luật Việt An để được hướng dẫn chi tiết cũng như cung cấp các dịch vụ pháp lý liên quan đến hợp đồng!