Lưu ý về thẩm quyền ký kết hợp đồng trong công ty

Trong quá trình kinh doanh của công ty, ký kết hợp đồng là một hoạt động vô cùng quan trọng. Các hợp đồng đầu vào giúp công ty đảm bảo nguồn nguyên vật liệu để phục vụ sản xuất trong khi các hợp đồng đầu ra giúp công ty tiêu thụ sản phẩm và sinh lời. Bên cạnh đó, các hợp đồng cung ứng dịch vụ cũng hỗ trợ cho cả quá trình từ sản xuất, kinh doanh cho đến tiêu thụ của công ty. Tuy nhiên, thực tiễn cho thấy, các doanh nghiệp nội vẫn chưa chú trọng đến vấn đề pháp lý của hợp đồng, đặc biệt là thẩm quyền ký kết hợp đồng. Qua bài viết sau đây, Luật Việt An xin chia sẻ một số lưu ý về thẩm quyền ký kết hợp đồng trong công ty. 

Thẩm quyền ký kết hợp đồng trong công ty

Theo quy định tại Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 138 Bộ luật Dân ự 2015, thẩm quyền ký kết hợp đồng trong doanh nghiệp thuộc về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người đại diện theo uỷ quyền. 

Người đại diện theo pháp luật

Căn cứ khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 thì người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Từ đó, có thể thấy, người đại diện theo pháp luật của công ty hoàn toàn có quyền ký tên trên hợp đồng trong công ty. 

Người đại diện theo uỷ quyền

Theo khoản 1 Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015, đại diện theo uỷ quyền hiểu theo nghĩa rộng là việc một cá nhân, tổ chức thay mặt cho cá nhân, tổ chức khác để xác lập, thực hiện các giao dịch hoặc công việc theo nội dung uỷ quyền. 

Việc đại diện theo uỷ quyền thường được phát sinh trong trường hợp người đại diện theo pháp luật không có mặt tại Việt Nam hoặc không thể, không muốn thực hiện, xác lập giao dịch, công việc đó. 

Lưu ý về thẩm quyền ký kết hợp đồng trong công ty

Như trên đã phân tích, người đại diện theo pháp luật và người đại diện theo uỷ quyền của công ty là người có thẩm quyền ký kết hợp đồng trong công ty. Tuy nhiên, việc người đại diện ký kết hợp đồng trong công ty chỉ mang tính chất hình thức còn thẩm quyền quyết định có ký kết hợp đồng đó không sẽ thuộc về Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông, đối với một số giao dịch đặc thù. Hay nói cách khác, đối với một số giao dịch pháp định, chỉ khi chủ các cơ quan quản lý của công ty (như trên) đồng ý thì người đại diện mới được tiến hành ký kết hợp đồng đó và hợp đồng đó mới phát sinh hiệu lực pháp luật đối. Cụ thể như sau: 

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên

Những hợp đồng phải đợc Hội đồng thành viên chấp thuận thông qua

Theo Điều 67 Luật Doanh nghiệp 2020, các hợp đồng, giao dịch phải được Hội đồng thành viên chấp thuận thông qua bao gồm những hợp đồng được ký kết giữa công ty và các đối tượng sau:

• Thành viên, người đại diện theo ủy quyền của thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, người đại diện theo pháp luật của công ty;
• Người có liên quan của thành viên, người đại diện theo ủy quyền của thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, người đại diện theo pháp luật của công ty;
• Người quản lý công ty mẹ, người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý công ty mẹ;
• Người có liên quan của người quản lý công ty mẹ, người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý công ty mẹ.

Thủ tục chấp thuận

• Thông báo cho các thành viên Hội đồng thành viên, Kiểm soát viên về dự định ký kết hợp đồng và đối tượng ký kết;
• Gửi bản dự thảo hợp đồng hoặc nội dung chủ yếu cho thành viên Hội đồng thành viên, Kiểm soát viên;
• Nếu điều lệ công ty không quy định khác thì Hội đồng thành viên phải quyết định việc có chấp thuận hay không trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được thông báo. Hợp đồng, giao dịch được chấp thuận nếu có sự tán thành của số thành viên đại diện ít nhất 65% tổng số vốn có quyền biểu quyết. Thành viên có liên quan trong các hợp đồng, giao dịch không được tính vào việc biểu quyết.

Trường hợp hợp đồng nêu trên bị tuyên vô hiệu do ký kết không đúng thẩm quyền, gây thiệt hại cho công ty thì người ký kết, thành viên có liên quan và người có liên quan phải bồi thường thiệt hại và hoàn trả cho công ty các khoản lợi thu được từ hợp đồng, giao dịch đó.

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên:

Những hợp đồng phải được chủ sở hữu chấp thuận

Theo Khoản 1 Điều 86 Luật Doanh nghiệp 2020 thì nếu Điều lệ công ty không có quy định khác thì các hợp đồng hoặc giao dịch giữa công ty (tổ chức làm chủ sở hữu) và các đối tượng sau đây phải được Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên xem xét quyết định:

• Chủ sở hữu công ty và người có liên quan của chủ sở hữu công ty;
• Thành viên Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên;
• Người có liên quan của Thành viên Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên;
• Người quản lý của chủ sở hữu công ty, người có thẩm quyền bổ nhiệm những người quản lý đó;
• Người có liên quan của người quản lý của chủ sở hữu công ty, người có thẩm quyền bổ nhiệm những người quản lý đó.

Thủ tục chấp thuận:

• Người ký kết hợp đồng thông báo cho Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên;

• Gửi bản dự thảo hợp đồng hoặc nội dung chủ yếu của hợp đồng đó;
• Trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận được thông báo, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên sẽ quyết định có chấp thuận hay không hợp đồng hay giao dịch đó theo nguyên tắc đa số: mỗi người một phiếu biểu quyết, người có lợi ích liên quan không được biểu quyết.

Nếu hợp đồng được ký kết không phù hợp với các quy định trên và gây thiệt hại cho công ty thì sẽ bị tuyên vô hiệu. Người ký hợp đồng và người có liên quan là các bên của hợp đồng liên đới chịu trách nhiệm về thiệt hại phát sinh và hoàn trả cho công ty các khoản lợi thu được từ việc thực hiện hợp đồng, giao dịch đó.

Đối với công ty cổ phần

Những hợp đồng phải được Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị chấp thuận

Theo Điều 167 Luật Doanh nghiệp 2020, các hợp đồng, giao dịch sau đây phải được Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị chấp chấp thuận. 

• Hợp đồng, giao dịch giữa công ty và các đối tượng sau đây phải được Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị chấp thuận:
  • Cổ đông, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức sở hữu trên 10% tổng số cổ phần phổ thông của công ty và người có liên quan của họ;
  • Thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người có liên quan của họ;
  • Doanh nghiệp mà thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác của công ty phải kê khai theo quy định tại khoản 2 Điều 164 Luật Doanh nghiệp 2020. 
• Hội đồng quản trị chấp thuận các hợp đồng, giao dịch thuộc trường hợp nêu trên và có giá trị nhỏ hơn 35% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp ghi trong báo cáo tài chính gần nhất hoặc một tỷ lệ hoặc giá trị khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty. 
• Đại hội đồng cổ đông chấp thuận hợp đồng, giao dịch sau đây:
  • Hợp đồng, giao dịch khác ngoài hợp đồng, giao dịch thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng quản trị nêu trên. 
  • Hợp đồng, giao dịch vay, cho vay, bán tài sản có giá trị lớn hơn 10% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp ghi trong báo cáo tài chính gần nhất giữa công ty và cổ đông sở hữu từ 51% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên hoặc người có liên quan của cổ đông đó.

Thủ tục chấp thuận:

Đối với các hợp đồng thuộc trường hợp thứ 3 thuộc thẩm quyền quyết định của Đại hội đồng cổ đông thì thủ tục chấp thuận được thực hiện như sau: 

• Hội đồng quản trị trình dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc giải trình về nội dung chủ yếu của hợp đồng, giao dịch tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản. 
• Hợp đồng, giao dịch được chấp thuận khi có số cổ đông đại diện 65% tổng số phiếu biểu quyết tán thành, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định khác. Tuy nhiên, cổ đông có lợi ích liên quan không được tham gia biểu quyết.

Nếu hợp đồng được ký kết không phù hợp với các quy định trên và gây thiệt hại cho công ty thì sẽ bị tuyên vô hiệu. người ký kết hợp đồng, cổ đông, thành viên Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc có liên quan phải liên đới bồi thường thiệt hại và hoàn trả cho công ty các khoản lợi thu được từ các hợp đồng, giao dịch đó.

Hợp đồng công ty không có dấu có sao không?

Căn cứ khoản 4 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu. Trong khi đó, hiện tại pháp luật chỉ có quy định bắt buộc sử dụng con dấu doanh nghiệp đối với sổ kế toán và các chứng từ kế toán mà không có quy định bắt buộc về việc hợp đồng phải sử dụng con dấu. 

Vì vậy, nếu Điều lệ công ty không quy định hoặc các bên không có thoả thuận về việc sử dụng con dấu trong hợp đồng thì đương nhiên hợp đồng có sẽ có hiệu lực dù không có con dấu nếu đáp ứng được các điều kiện khác về hình thức, nội dung, người thực hiện giao kết được quy định tại Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015.

Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn pháp luật về hợp đồng hoặc các vấn đề pháp lý khác, xin vui lòng liên hệ công ty luật Việt An để được hướng dẫn chi tiết cũng như cung cấp các dịch vụ pháp lý liên quan đến hợp đồng!