Mẫu biên bản bàn giao tài liệu mới nhất

Biên bản bàn giao tài liệu là một văn bản quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là trong các trường hợp như: chuyển giao công việc, kết thúc dự án, lưu trữ hồ sơ, thay đổi nhân sự,… Việc lập biên bản này giúp đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng trong quá trình làm việc, đồng thời cũng là bằng chứng pháp lý trong trường hợp cần thiết. Bài viết dưới đây của Luật Việt An sẽ cung cấp cho quý khách mẫu biên bản bàn giao tài liệu mới nhất.

Mẫu biên bản bàn giao tài liệu là gì?

• Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ hay biên bản bàn giao hồ sơ, là mẫu văn bản ghi nhận lại việc giao nhận hồ sơ (giấy tờ, tài liệu,…) một cách cụ thể, rõ ràng
• Biên bản giao nhận hồ sơ sẽ ghi lại cụ thể những thông tin như người bàn giao, người nhận, nội dung bàn giao là gì,… Mặc dù không có hiệu lực pháp lý nhưng biên bản bàn giao dùng chứng minh cho các sự kiện thực tế đã xảy ra, làm căn cứ pháp lý cho các vấn đề nảy sinh sau này.
• Ví dụ: Biên bản giao nhận hồ sơ lao động giữa người quản lý lao động cũ và người quản lý lao động mới; Bàn giao hồ sơ khách hàng khi nhân viên chuyển phòng ban; Bàn giao tài liệu lưu trữ khi có yêu cầu kiểm tra…

Mục đích của biên bản bàn giao tài liệu

Biên bản giao nhận hồ sơ nên soạn thảo trước khi nhận hoặc giao giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ và hoàn thành ngay sau khi tiến hành giao nhận hồ sơ. Mục đích chính của biên bản bàn giao tài liệu bao gồm:

• Biên bản ghi nhận rõ ràng việc đã diễn ra quá trình chuyển giao tài liệu từ người này sang người khác hoặc từ bộ phận này sang bộ phận khác.
• Biên bản có giá trị pháp lý, có thể dùng làm bằng chứng trong trường hợp xảy ra tranh chấp về việc mất mát, hư hỏng hoặc sai lệch thông tin trong tài liệu.
• Biên bản giúp doanh nghiệp quản lý tài liệu một cách hệ thống, tránh tình trạng thất lạc, trùng lặp thông tin, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
• Biên bản giúp tăng tính minh bạch trong quá trình làm việc, giúp các bên liên quan dễ dàng theo dõi và kiểm soát công việc.
• Đối với những tài liệu quan trọng, việc lập biên bản bàn giao giúp bảo vệ thông tin khỏi bị rò rỉ hoặc sử dụng sai mục đích.

Mẫu biên bản bàn giao tài liệu mới nhất

Mẫu biên bản bàn giao tài liệu được dùng trong quá trình giao dịch thương mại, mua bán hàng hóa, tư vấn….. việc các tổ chức, cá nhân và doanh nghiệp thường xuyên có những hoạt động trao đổi bàn giao chứng từ, tài liệu, hồ sơ. Hiện nay không có quy định của pháp luật về mẫu biên bản bàn giao tài liệu. Tuy nhiên, quý khách có thể tham khảo mẫu biên bản bàn giao tài liệu sau đây:

Cách viết biên bản bàn giao tài liệu

Viết biên bản bàn giao tài liệu cho doanh nghiệp là một thủ tục quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong quá trình chuyển giao tài liệu. Biên bản này sẽ giúp tránh những tranh chấp không đáng có về sau, cách viết biên bản bàn giao tài liệu như sau:

• Tiêu đề và Quốc hiệu
  • Quốc hiệu: Đặt trên cùng, ở giữa trang với nội dung:
  • Tiêu đề: Làm nổi bật nội dung biên bản bằng cách viết in hoa và đặt giữa trang. Ví dụ: BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI LIỆU
• Thông tin chung
  • Ngày lập biên bản: Ghi rõ ngày, tháng, năm biên bản được lập.
  • Địa điểm: Ghi địa điểm thực hiện bàn giao tài liệu.
• Thông tin của các bên liên quan
  • Bên giao: Ghi rõ họ tên, chức vụ, bộ phận công tác. Trường hợp đại diện cho các phòng ban có liên quan hoặc nhiều người bàn giao cùng lúc thì ghi tất cả tên của người bàn giao cùng với chức vụ của những người đó.
  • Bên nhận: Ghi rõ họ tên, chức vụ, bộ phận công tác. Trường hợp có nhiều người nhận cùng lúc thì ghi tất cả tên của người nhận cùng với chức vụ của những người đó.
• Nội dung bàn giao tài liệu
  • Danh sách tài liệu: Lập bảng ghi chi tiết các tài liệu được bàn giao, bao gồm tên tài liệu, hình thức (bản cứng, bản mềm).
  • STT: Số thứ tự tài liệu.Tên tài liệu: Ghi tên cụ thể của từng tài liệu.
  • Mã tài liệu (nếu có): Đánh mã hoặc phiên bản của tài liệu nếu có để dễ nhận diện.
  • Số lượng: Ghi rõ số lượng từng tài liệu.
  • Ghi chú: Để lại phần ghi chú cho các lưu ý hoặc đặc điểm của tài liệu ( mới, cũ, hư hỏng).
•  Các điều khoản đi kèm
  • Ghi rõ trách nhiệm của bên nhận, như bảo mật và bảo quản tài liệu cẩn thận và sử dụng tài liệu đúng mục đích.
  • Nếu cần, nêu thêm quyền và nghĩa vụ của các bên trong quá trình quản lý tài liệu.
• Phần chữ ký xác nhận
  • Chữ ký: Cả hai bên phải ký xác nhận để đảm bảo tính hợp lệ.
  • Ngày ký: Có thể ghi thêm ngày ký nếu khác ngày lập biên bản.

Những điểm cần lưu ý khi lập biên bản

Để đảm bảo biên bản có giá trị pháp lý và tránh những tranh chấp không đáng có, cần lưu ý những điểm sau:

• Các thông tin về người bàn giao, người nhận, tài liệu, thời gian, địa điểm phải được ghi đầy đủ, chính xác.
• Mô tả ngắn gọn về tài liệu giúp xác định rõ loại tài liệu và tình trạng của tài liệu.
• Ghi rõ trạng thái của tài liệu (mới, cũ, hư hỏng,…) để tránh tranh chấp sau này.
• Ghi chính xác số lượng từng loại tài liệu.
• Nếu có các điều khoản khác liên quan đến việc bàn giao tài liệu, cần ghi rõ trong biên bản.
• Cả hai bên đều phải ký và đóng dấu (nếu có) để xác nhận việc bàn giao.
• Lời khuyên: Nên lập ít nhất 2 bản biên bản, mỗi bên giữ một bản. Nếu tài liệu có giá trị cao hoặc liên quan đến thông tin mật, nên có đại diện của bên thứ ba chứng kiến và ký xác nhận. Bảo quản biên bản ở nơi khô ráo, an toàn, tránh thất lạc hoặc hư hỏng

Trên đây là mẫu biên bản bàn giao tài liệu mới nhất chúng tôi cung cấp cho quý khách. Quý khách có bất kỳ thắc mắc nào vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hướng dẫn.