Soạn thảo hợp đồng ủy thác nhập khẩu

Ngày nay, hình thức ủy thác nhập khẩu trở lên phổ biến đối với cá nhân không có tư cách nhập khẩu hoặc các doanh nghiệp mới thành lập chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực nhập khẩu. Tuy nhiên phải soạn thảo hợp đồng như thế nào? Để giải đáp thắc mắc của quý khách hàng, công ty Luật Việt An đưa ra bài viết về soạn thảo hợp đồng ủy thác nhập khẩu dưới đây.

Căn cứ pháp lý

• Luật Thương mại 2005;
• Luật Quản lý ngoại thương 2017;
• Nghị định số 69/2018/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý ngoại thương;
• Thông tư số 12/2018/TT-BCT quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý ngoại thương và Nghị định số 69/2018/NĐ-CP, sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 42/2019/TT-BCT và Thông tư 08/2023/TT-BCT.

Khái quát về hợp đồng ủy thác nhập khẩu

Hợp đồng ủy thác nhập khẩu là gì?

Ủy thác nhập khẩu bản chất là ủy thác mua bán hàng hóa, theo đó bên nhận uỷ thác thực hiện việc mua bán hàng hoá với danh nghĩa của mình theo những điều kiện đã thoả thuận với bên uỷ thác và được nhận thù lao uỷ thác (Điều 155 Luật thương mại 2005). Do đó, có thể nói hợp đồng ủy thác nhập khẩu là sự thỏa thuận của hai bên bao gồm những điều khoản chính quy định về: thông tin dịch vụ ủy thác nhập khẩu, mức phí, quyền và trách nhiệm các bên, thanh toán…bên ủy thác sẽ trả tiền dịch vụ cho bên nhận ủy thác.

Mục đích của hợp đồng ủy thác nhập khẩu

Cá nhân không có tư cách pháp nhân, nên không có chức năng nhập khẩu, doanh nghiệp mới thành lập, chưa đàm phán được với người bán hàng nước ngoài, chưa rõ các quy trình và hình thức làm việc với hải quan cũng như quy trình nhập khẩu hàng hóa hoặc doanh nghiệp có đầy đủ chức năng, nhưng có thể do mặt hàng mới, doanh nghiệp cảm thấy chưa đủ kinh nghiệm nhập…. thường tìm đến các nhà nhập khẩu. Hợp đồng ủy thác nhập khẩu đáp ứng được nhu cầu của bên ủy thác và bên nhận ủy thác.

Hợp đồng ủy thác nhập khẩu là cơ sở pháp lý ghi nhận quyền và nghĩa vụ, đảm bảo cả hai bên thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ, đồng thời ghi nhận phương thức giải quyết tranh chấp của hai bên khi có tranh chấp xảy ra..

Các điều khoản cơ bản cần có trong hợp đồng ủy thác nhập khẩu

Thông tin các bên

Đây là điều khoản cơ bản của hợp đồng, nhằm xác định chủ thể của hợp đồng. Do đó, các bên cần cung cấp chính xác và cụ thể các thông tin sau:

• Tên doanh nghiệp;
• Địa chỉ trụ sở chính;
• Điện thoại; Telex; Fax;
• Số tài khoản;
• Tên đại diện; Chức vụ;
• Số giấy ủy quyền (nếu thay giám đốc ký);
• Thời gian ký kết.

Điều khoản về nội dung công việc ủy thác

Điều khoản này quy định rõ những mặt hàng bên ủy thác cho bên nhận ủy thác nhập khẩu. Đồng thời phải ghi rõ tổng giá trị đơn hàng nhập khẩu.

Điều khoản về giá cả

Đơn giá mặt hàng theo quy định hoặc giá thỏa thuận với nước ngoài. Trong đó quy định nếu giá cả có thay đổi bên nhận ủy thác phải báo ngay cho bên ủy thác biết khi nắm được thông tin về giá để xử lý.

Điều khoản về quy cách, chất lượng hàng nhập khẩu

Điều khoản cần có các nội dung sau:

• Quy định bên nhận ủy thác có trách nhiệm tìm nguồn hàng nhập khẩu theo yêu cầu về qui cách, phẩm chất và bao bì theo đúng nội dung đặt hàng của bên yêu cầu, bên ủy thác phải nêu rõ yêu cầu của từng loại hàng và phải được ghi trong hợp đồng.
• Bên nhận ủy thác có trách nhiệm hướng dẫn cho bên ủy thác lựa chọn mua những loại hàng nhập với những điều kiện có lợi nhất cho bên ủy thác.

Điều khoản về thù lao ủy thác

Trong đó quy định bên ủy thác thanh toán cho bên nhận ủy thác thù lao ủy thác và các chi phí khác như thỏa thuận.

Điều khoản về phương thức và thời hạn thanh toán

Điều khoản này quy định về việc bên ủy thác thanh toán cho bên nhận ủy thác chi phí ủy thác bằng hình thức chuyển khoản, ghi rõ số tài khoản và thời hạn thanh toán.

Điều khoản về trách nhiệm của các bên trong thực hiện hợp đồng

Điều khoản bao gồm các nội dung:

Quyền và nghĩa vụ của bên ủy thác

Quyền của bên ủy thác:

• Yêu cầu bên nhận uỷ thác thông báo đầy đủ về tình hình thực hiện hợp đồng uỷ thác;
• Không chịu trách nhiệm trong trường hợp bên nhận uỷ thác vi phạm pháp luật, trừ trường hợp vi phạm đó phát sinh từ hoặc liên quan đến vi phạm của bên ủy thác.

Nghĩa vụ của Bên ủy thác:

• Cung cấp đầy đủ thông tin về loại hàng, model, thông số kỹ thuật, nhãn hiệu, xuất xứ, … để người nhận ủy thác đặt hàng;
• Cung cấp tài liệu và phương tiện cần thiết cho việc thực hiện hợp đồng uỷ thác;
• Phối hợp với bên nhận ủy thác đàm phán hợp đồng với đối tác nước ngoài;
• Chuyển tiền hàng để bên nhận ủy thác thanh toán cho người bán hàng;
• Phối hợp với bên nhận ủy thác kiểm tra hàng hóa và giao nhận tại cảng đến.

Quyền và nghĩa vụ của bên nhận ủy thác

Quyền của bên nhận ủy thác:

• Yêu cầu bên uỷ thác cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết cho việc thực hiện hợp đồng uỷ thác;
• Nhận thù lao uỷ thác và các chi phí hợp lý khác đầy đủ và đúng hạn;
• Không chịu trách nhiệm về hàng hoá đã bàn giao đúng thoả thuận cho bên uỷ thác.

Nghĩa vụ của bên nhận ủy thác:

• Đàm phán, ký kết, thực hiện Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế với người bán hàng nước ngoài;
• Thực hiện các thủ tục cần thiết để nhập khẩu hàng hóa, thực hiện thủ tục hải quan, chuẩn bị hồ sơ, kê khai, thanh quyết toán các loại thuế: thuế nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế GTGT… cho hàng nhập khẩu.
• Thanh toán tiền cho đối tác bán hàng nước ngoài;
• Lưu giữ toàn bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm nhưng không giới hạn Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu, Hợp đồng thương mại (Contract) ký với đối tác nước ngoài, Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) do người bán nước ngoài xuất, Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) do người bán nước ngoài xuất, Vận đơn (Bill of Lading) do Bên vận chuyển (tàu biển hoặc máy bay) cấp, Tờ khai hải quan (Customs Declaration), biên lai nộp thuế nếu có, …để bàn giao lại cho bên ủy thác;
• Thực hiện mua bán hàng hoá theo thỏa thuận;
• Kịp thời thông báo cho bên uỷ thác về các vấn đề có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng uỷ thác;
• Thực hiện các chỉ dẫn của bên uỷ thác phù hợp với thoả thuận;
• Bảo quản tài sản, tài liệu được giao để thực hiện hợp đồng uỷ thác;
• Giao toàn bộ hàng hóa nhập khẩu cho bên ủy thác giao theo đúng thoả thuận.

Điều khoản về bảo mật

Mỗi bên sẽ không tiết lộ bất cứ thông tin nào liên quan đến Hợp Đồng này hoặc của bên còn lại cho bất cứ bên thứ ba nào mà không có sự đồng ý trước bằng văn bản của bên còn lại, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Mỗi bên cam kết có biện pháp phù hợp để đảm bảo rằng những nhân viên có liên quan của mình cũng tuân thủ quy định này và sẽ chịu trách nhiệm trong trường hợp có bất cứ hành vi nào vi phạm quy định này. Điều khoản này sẽ vẫn có hiệu lực kể cả sau khi Hợp Đồng này hết hạn hoặc chấm dứt.

Điều khoản về bất khả kháng

Bất khả kháng là những sự kiện khách quan nằm ngoài sự kiểm soát của các Bên bao gồm nhưng không giới hạn ở: động đất, bão, lũ lụt, gió lốc, sóng thần, lở đất, hỏa hoạn, chiến tranh hay đe dọa chiến tranh… hoặc các thảm họa khác không thể lường trước được; hoặc sự thay đổi của luật pháp bởi chính quyền Việt Nam.

Khi một bên không thể thực hiện tất cả hay một phần của nghĩa vụ Hợp đồng do sự kiện bất khả kháng gây ra một cách trực tiếp, bên này sẽ không được xem là vi phạm Hợp đồng nếu đáp ứng được tất cả những điều kiện sau:

• Bất khả kháng là nguyên nhân trực tiếp của sự gián đoạn hoặc trì hoãn việc thực hiện nghĩa vụ; và
• Bên bị gặp phải sự kiện bất khả kháng đã nỗ lực để thực hiện nghĩa vụ của mình và giảm thiểu thiệt hại gây ra cho bên kia bởi sự kiện bất khả kháng; và
• Tại thời điểm xảy ra sự kiện bất khả kháng, bên gặp phải sự kiện bất khả kháng kháng phải thông báo ngay cho bên kia cũng như cung cấp văn bản thông báo và giải thích về lý do gây ra sự gián đoạn hoặc trì hoãn thực hiện nghĩa vụ.

Điều khoản về trách nhiệm của các bên do vi phạm hợp đồng

Các bên có thể quy định về phạt vi phạm với giá trị không quá 8% phần giá trị hợp đồng bị vi phạm và quy định về bồi thương thiệt hại đồng thời với quy định về thông báo, thời hạn thông báo, khắc phục vi phạm. Một số trường hợp vi phạm hợp đồng cần lưu ý khi soạn thảo gồm:

Hàng hóa sai quy cách

Trường hợp hàng hóa nhập khẩu kém chất lượng, lạc hậu về công nghệ, kỹ thuật, giá cao có nguyên nhân từ việc bên ủy thác đưa ra tiêu chuẩn mua hàng không rõ ràng thì bên ủy thác phải tự chịu hậu quả. Nếu bên ủy thác từ chối nhận hàng trong trường hợp này, bên ủy thác vẫn phải thanh toán toàn bộ giá trị nhập hàng cho bên nhận ủy thác đồng thời phải chịu phạt và bồi thường toàn bộ thiệt hại phát sinh cho bên nhận ủy thác.

Trường hợp bên nhận ủy thác nhập hàng không đúng yêu cầu của bên ủy thác hoặc bên ủy thác có bằng chứng về việc bên nhận ủy thác có hành vi gian dối, móc nối với đối tác bán hàng nước ngoài để nhập hàng kém chất lượng và gây sức ép buộc bên ủy thác phải nhận hàng thì bên ủy thác có quyền từ chối nhận hàng.

Thời gian giao nhận hàng hóa

Nếu bên ủy thác đến nhận hàng chậm so với thời gian quy định, bên ủy thác sẽ bị gánh chịu các khoản phạt do Bên nhận chuyên chở, vận tải hàng hóa phạt và bồi thường chi phí lưu kho, lưu bãi, bảo quản hàng, cảng phí và các khoản phạt khác (nếu có).

Trách nhiệm giải quyết khiếu nại

Khi bên ủy thác có khiếu nại về hàng nhập mà bên nhận ủy thác không làm hết trách nhiệm trong việc thụ lý và giải quyết các khiếu nại với đối tác nước ngoài để có kết quả thực tế nhằm bảo vệ quyền lợi cho bên nhận ủy thác, thì bên nhận ủy thác sẽ chịu phạt và bồi thường cho bên ủy thác thay cho bên nước ngoài đã bán hàng.

Nghĩa vụ thanh toán

Nếu bên ủy thác thanh toán cho bên nước ngoài chậm, gây thiệt hại cho uy tín và các hoạt động giao dịch khác của bên nhận ủy thác với bên nước ngoài đó thì bên ủy thác phải gánh chịu các khoản phạt và bồi thường thay cho bên nhận ủy thác khi bị bên nước ngoài khiếu nại, đồng thời còn phải thanh toán đủ các khoản tiền mua hàng nhập và tiền lãi chậm trả do bên nước ngoài yêu cầu.

Trường hợp bên ủy thác chậm thanh toán thù lao ủy thác sẽ phải chịu lãi suất đối với số tiền chậm thanh toán trong thời gian chậm thanh toán theo mức lãi suất nợ quá hạn của Ngân hàng Vietcombank công bố.

Điều khoản về thủ tục giải quyết tranh chấp trong hợp đồng

Các bên có thể quy định về các hình thức giải quyết tranh chấp khác nhau như thương lượng, hòa giải, trọng tài thương mại hoặc tòa án. Khi quy định cần lưu ý về điều kiện phát sinh thẩm quyền, chẳng hạn cần ghi nhận thỏa thuận hòa giải hoặc trọng tài có hiệu lực pháp lý khi muốn giải quyết bằng 2 hình thức này.

Điều khoản giải quyết tranh chấp bằng trọng tài có thể quy định như sau:

“Trong trường hợp có bất cứ mâu thuẫn nào phát sinh từ Hợp Đồng, Các Bên sẽ ưu tiên giải quyết vấn đề bằng thương lượng. Nếu không thể giải quyết được trong vòng 30 ngày, vấn đề sẽ được giải quyết bởi Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) theo quy tắc tố tụng của Trung tâm này, địa điểm tiến hành giải quyết bằng trọng tài là thành phố Hồ Chí Minh. Bên thua kiện phải thanh toán tất cả các chi phí liên quan đến việc giải quyết tranh chấp cho Bên thắng kiện (bao gồm cả chi phí luật sư)”.

Những lưu ý khi ký kết hợp đồng ủy thác nhập khẩu

• Trên thực tế có rất nhiều trường hợp bên ủy thác và nhận ủy thác đã quen thân nhau từ trước và khi thực hiện hợp đồng thì chỉ giao kết bằng miệng mà không có giấy tờ văn bản pháp lý chứng minh thỏa thuận của hai bên. Điều này dẫn đến khi hàng hóa có vấn đề và bên kia không chịu trách nhiệm và không thể khởi kiện để đòi lại quyền lợi. Có rất nhiều trường hợp xảy ra mà chúng ta không thể đoán trước được, vì thế các doanh nghiệp cần phải lưu ý kỹ về việc giao kết hợp đồng bằng văn bản để tránh phạm phải những sai lầm.
• Trường hợp hợp đồng không có hiệu lực, dù đã thực hiện ký kết hợp đồng với sự đồng thuận của các bên liên quan thế nhưng lại không được hợp pháp hóa vì hợp đồng có thể ký kết bởi những người mà không có thẩm quyền quyết định được quy định trong luật pháp Việt Nam và Quốc tế..
• Hợp đồng phải ghi đầy đủ thông tin như trách nhiệm bồi thường hợp đồng, khắc phục hậu quả có thể xảy ra, cách thức bồi thường hợp đồng và thời gian bồi thường.
• Trong quá trình lựa chọn đối tác hợp đồng, bên ủy thác cần cân nhắc lựa chọn kỹ những công ty nhập khẩu uy tín để giảm thiểu những rủi ro do bên nhận ủy thác gây ra như vấn đề thủ tục hải quan.
• Cần lưu ý vấn đề quyền hạn và nghĩa vụ thực hiện của các bên tham gia khi xảy ra tranh chấp được phát sinh hay có liên quan đến hợp đồng và việc lựa chọn cơ quan giải quyết tranh chấp.

Dịch vụ soạn thảo hợp đồng ủy thác nhập khẩu của Luật Việt An

• Đánh giá khả năng của việc ủy thác nhập khẩu;
• Tư vấn điều kiện ủy thác phù hợp với nhu cầu;
• Hỗ trợ/thay mặt Khách hàng dự thảo hợp đồng ủy thác nhập khẩu;
• Rà soát hợp đồng ủy thác do Khách hàng cung cấp;
• Điều chỉnh hợp đồng ủy thác phù hợp với kết quả đàm phán;
• Theo dõi, đốc thúc việc ký kết, thực hiện hợp đồng;
• Hỗ trợ/đại diện Khách hàng khiếu nại, khởi kiện khi quyền lợi bị xâm phạm.

Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn về soạn thảo hợp đồng ủy thác nhập khẩu xin vui lòng liên hệ Công ty luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất.