Ủy quyền đại diện khi đăng ký nhãn hiệu

Để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu, cần tiến hành thủ tục đăng ký nhãn hiệu tại Cục Sở hữu trí tuệ. Việc đăng ký nhãn hiệu do chủ đơn tiến hành hoặc có thể ủy quyền đại diện cho tổ chức, cá nhân có thẩm quyền. Việc ủy quyền đại diện để thực hiện các thủ tục đăng ký nhãn hiệu không chỉ là một giải pháp pháp lý hiệu quả giúp tiết kiệm thời gian và công sức, mà còn đảm bảo các quy trình đăng ký được thực hiện đúng quy định pháp luật. Vậy ủy quyền đại diện khi đăng ký nhãn hiệu cần lưu ý những gì? Sau đây, Luật Việt An sẽ tư vấn giải đáp thắc mắc cho quý khách hàng.

Trường hợp tự nguyện ủy quyền đại diện khi đăng ký nhãn hiệu

Theo quy định tại Điều 135 của Bộ luật Dân sự 2015, ủy quyền được định nghĩa là một hình thức đại diện pháp lý, trong đó một bên, gọi là bên ủy quyền, trao quyền cho một bên khác, gọi là bên được ủy quyền, thực hiện một hoặc nhiều công việc nhân danh bên ủy quyền. Trong thực tế, việc ủy quyền khá phổ biến và được thực hiện dưới nhiều hình thức như giấy ủy quyền viết tay, hợp đồng ủy quyền, ủy quyền bằng miệng,…

• Theo Khoản 1 Điều 89 Luật Sở hữu trí tuệ, tổ chức, cá nhân Việt Nam, cá nhân nước ngoài thường trú tại Việt Nam, tổ chức, cá nhân nước ngoài có cơ sở sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam nộp đơn đăng ký xác lập quyền sở hữu công nghiệp trực tiếp hoặc thông qua đại diện hợp pháp tại Việt Nam. 
• Như vậy, khi tiến hành đăng ký nhãn hiệu, tổ chức, cá nhân Việt Nam, cá nhân nước ngoài thường trú tại Việt Nam, tổ chức, cá nhân nước ngoài có cơ sở sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam có thể ủy quyền đại diện cho tổ chức, cá nhân hợp pháp tại Việt Nam
• Tuy nhiên, theo Điều 107 Luật Sở hữu trí tuệ, ủy quyền đại diện trong việc tiến hành thủ tục đăng ký nhãn hiệu chỉ được công nhận khi lập thành giấy ủy quyền.

Giấy ủy quyền phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

• Tên, địa chỉ đầy đủ của bên ủy quyền và bên được ủy quyền;
• Phạm vi ủy quyền;
• Thời hạn ủy quyền;
• Ngày lập giấy ủy quyền;
• Chữ ký, con dấu (nếu có) của bên ủy quyền.

Cần lưu ý, giấy ủy quyền không có thời hạn ủy quyền được coi là có hiệu lực vô thời hạn và chỉ chấm dứt hiệu lực khi bên ủy quyền gửi văn bản chấm dứt ủy quyền tới Cục sở hữu trí tuệ.

Trường hợp bắt buộc ủy quyền đại diện khi đăng ký nhãn hiệu

Theo Khoản 2 Điều 89 Luật Sở hữu trí tuệ, cá nhân nước ngoài không thường trú tại Việt Nam, tổ chức, cá nhân nước ngoài không có cơ sở sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam nộp đơn đăng ký xác lập quyền sở hữu công nghiệp thông qua đại diện hợp pháp tại Việt Nam.

Như vậy:

• Tổ chức, cá nhân Việt Nam, cá nhân nước ngoài thường trú tại Việt Nam, tổ chức, cá nhân nước ngoài có cơ sở sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam: được tự nguyện lựa chọn ủy quyền đại diện khi tiến hành đăng ký nhãn hiệu. 
• Cá nhân nước ngoài không thường trú tại Việt Nam, tổ chức, cá nhân nước ngoài không có cơ sở sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam: bắt buộc ủy quyền đại diện khi tiến hành đăng ký nhãn hiệu. 

Quy định này nhằm đảm bảo quyền lợi của các cá nhân, tổ chức nước ngoài trong quá trình đăng ký, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan nhà nước trong việc liên lạc, xử lý hồ sơ và giải quyết các vấn đề phát sinh. Đại diện hợp pháp tại Việt Nam đóng vai trò trung gian, hỗ trợ xử lý các yêu cầu về thủ tục pháp lý, giảm thiểu các rủi ro hoặc sai sót từ phía người nộp đơn không am hiểu quy định pháp luật Việt Nam.

Người đại diện theo ủy quyền khi đăng ký nhãn hiệu gồm những ai?

Theo Điều 4 Thông tư số 23/2023/TT-BKHCN, đại diện hợp pháp của người nộp đơn đăng ký nhãn hiệu bao gồm những tổ chức, cá nhân sau:

Đối với tự nguyện ủy quyền đại diện 

Đối với tổ chức, cá nhân Việt Nam, cá nhân nước ngoài thường trú tại Việt Nam, tổ chức, cá nhân nước ngoài có cơ sở sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam được tự nguyện lựa chọn ủy quyền đại diện khi tiến hành đăng ký nhãn hiệu, bao gồm:

Trường hợp người nộp đơn là cá nhân: 

• Hoặc tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp theo ủy quyền của người nộp đơn

Trường hợp người nộp đơn là tổ chức: 

• Người đại diện theo pháp luật của người nộp đơn hoặc người thuộc tổ chức được người đại diện theo pháp luật của người nộp đơn
• Tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp theo ủy quyền của người nộp đơn
• Người đứng đầu văn phòng đại diện hoặc đứng đầu chi nhánh tại Việt Nam hoặc người đại diện theo pháp luật của tổ chức 100% vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam được thành lập theo quy định pháp luật về đầu tư (nếu người nộp đơn, là tổ chức nước ngoài).

Đối với bắt buộc ủy quyền đại diện 

Đối với người nộp đơn, người khiếu nại là cá nhân nước ngoài không thường trú tại Việt Nam, tổ chức, cá nhân nước ngoài không có cơ sở sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam: tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp theo ủy quyền của người nộp đơn, người khiếu nại.

• Tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp bao gồm các công ty luật chuyên về sở hữu trí tuệ (như Luật Việt An), công ty tư vấn sở hữu trí tuệ, tổ chức dịch vụ khoa học và công nghệ,…
• Theo Điều 152 Luật Sở hữu trí tuệ, tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp chỉ được thực hiện các dịch vụ trong phạm vi được ủy quyền và được phép ủy quyền lại cho tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp khác, nếu được sự đồng ý bằng văn bản của người ủy quyền.

Lưu ý về hồ sơ đăng ký nhãn hiệu khi sử dụng dịch vụ ủy quyền đại diện đăng ký nhãn hiệu

Theo Điều 100 Luật Sở hữu trí tuệ, nếu đơn đăng ký nhãn hiệu được nộp thông qua đại diện, thì bên cạnh những tài liệu giấy tờ như thông thường, cần nộp kèm giấy ủy quyền. 

Giấy ủy quyền có thể được làm bằng ngôn ngữ khác nhưng phải được dịch ra tiếng Việt khi cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp yêu cầu.

Trường hợp ủy quyền nhưng không nộp giấy ủy quyền khi đăng ký nhãn hiệu hoặc đơn bắt buộc phải nộp qua ủy quyền nhưng không tiến hành ủy quyền thì đơn đăng ký nhãn hiệu sẽ bị coi là không hợp lệ theo Điều 109 Luật Sở hữu trí tuệ.

Phạm vi ủy quyền đăng ký nhãn hiệu

• Nộp đơn đăng ký nhãn hiệu: Bên được ủy quyền sẽ đại diện cho chủ sở hữu nộp đơn đăng ký nhãn hiệu với Cục Sở hữu trí tuệ hoặc cơ quan chức năng tương đương tại các quốc gia khác.
• Nhận thông báo và trả lời: Bên được ủy quyền sẽ nhận các thông báo từ cơ quan đăng ký, cũng như thực hiện việc phản hồi, giải quyết các yêu cầu bổ sung hoặc tranh chấp nếu có.
• Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan: Ngoài việc nộp đơn, bên được ủy quyền có thể thực hiện các thủ tục khác liên quan đến việc đăng ký nhãn hiệu, như yêu cầu sửa đổi, bổ sung thông tin, hoặc gia hạn thời gian bảo hộ.
• Quản lý hồ sơ: Bảo quản và xử lý toàn bộ tài liệu liên quan đến quá trình đăng ký nhãn hiệu.

Lưu ý, đại diện sở hữu công nghiệp không được thực hiện các hoạt động như: 

• Đồng thời đại diện cho các bên tranh chấp với nhau về quyền sở hữu công nghiệp; 
• Rút đơn yêu cầu cấp văn bằng bảo hộ, tuyên bố từ bỏ sự bảo hộ, rút đơn khiếu nại về việc xác lập quyền sở hữu công nghiệp nếu không được bên ủy quyền đại diện cho phép; 
• Lừa dối hoặc ép buộc khách hàng trong việc giao kết và thực hiện hợp đồng dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp;…

Trên đây là tư vấn về Ủy quyền đại diện khi đăng ký nhãn hiệu. Khách hàng có nhu cầu đăng ký nhãn hiệu, hãy liên hệ ngay với Đại diện sở hữu trí tuệ – Công ty Luật Việt An để được tư vấn và nhận dịch vụ trọn gói với chi phí hợp lý nhất!