Điều kiện thành lập công ty kinh doanh dịch vụ dịch thuật

Hoạt động dịch thuật giữ vai trò quan trọng trong việc kết nối thông tin, thúc đẩy giao thương và hỗ trợ các giao dịch dân sự, thương mại trong bối cảnh hội nhập quốc tế. Chính vì vậy, ngày càng nhiều cá nhân, tổ chức mong muốn thành lập doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này để đáp ứng nhu cầu dịch thuật ngày một tăng. Tuy nhiên, để công ty dịch thuật được pháp luật công nhận và vận hành hợp pháp, chủ thể kinh doanh phải tuân thủ các điều kiện chặt chẽ về ngành nghề, nhân sự và trách nhiệm nghề nghiệp. Với kinh nghiệm tư vấn trong lĩnh vực doanh nghiệp, qua bài viết này, Luật Việt An sẽ phân tích đầy đủ và cập nhật về các điều kiện thành lập công ty kinh doanh dịch vụ dịch thuật. Bài viết giúp Quý khách hàng hiểu rõ cơ sở pháp lý và chuẩn bị hồ sơ đúng quy định trước khi đi vào hoạt động.

Điều kiện tiếp cận thị trường đối với nhà đầu tư nước ngoài

Dịch vụ phiên dịch, biên dịch (CPC 879) hiện chưa được cam kết trong Biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam trong khuôn khổ WTO. Tuy vậy, trong khuôn khổ cam kết CPTPP, hiện Việt Nam không đặt ra bất kỳ hạn chế nào với nhóm dịch vụ này, do vậy có thể hiểu nhà đầu tư nước ngoài đến từ các nước thành viên CPTPP có thể tiếp cận thị trường kinh doanh dịch thuật tại Việt Nam.

Tuy vậy, thủ tục xin cấp giấy chứng nhận đăng ký đầu tư sẽ cần có các bước xin ý kiến của bộ ngành liên quan. Thêm vào đó, nhà đầu tư nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện kinh doanh tương tự như nhà đầu tư trong nước, đặc biệt là điều kiện về nhân sự dịch thuật.

Điều kiện thành lập công ty dịch vụ dịch thuật

Ngành kinh doanh dịch vụ dịch thuật là ngành kinh doanh không có điều kiện theo Luật Đầu tư 2020, tuy nhiên, để thành lập được công ty dịch thuật vẫn cần đáp ứng một số yêu cầu sau:

Tiêu chuẩn và điều kiện của người dịch

Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 23/2015/NĐ–CP, người dịch cần đáp ứng điều kiện sau:

• Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật
• Điều kiện bằng cấp: có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên hoặc bằng tốt nghiệp đại học trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch.
• Đối với ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp đại học theo quy định tại Khoản này thì phải thông thạo ngôn ngữ cần dịch. Ngôn ngữ phổ biến được hiểu là ngôn ngữ được thể hiện trên nhiều giấy tờ, văn bản được sử dụng tại Việt Nam và nhiều người Việt Nam có thể dịch ngôn ngữ này ra tiếng Việt hoặc ngược lại. Ví dụ: tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức, tiếng Nga, tiếng Trung Quốc, tiếng Hàn Quốc, tiếng Nhật Bản, tiếng Tây Ban Nha.

Theo hướng dẫn của Thông tư 01/2020/TT-BTP, có thể lấy ví dụ về quy định này như sau:

Ví dụ: Ông X có trình độ thạc sỹ Luật quốc tế tại Trung Quốc, chương trình học bằng tiếng Trung Quốc, nên ông X có đủ tiêu chuẩn để dịch tiếng Trung Quốc. Ông Y là cử nhân kinh tế tại Nhật Bản nhưng chương trình học bằng tiếng Anh, nên ông Y đủ tiêu chuẩn để dịch tiếng Anh.

Cũng theo hướng dẫn tại thông tư trên, ngôn ngữ không phổ biến là ngôn ngữ ít được thể hiện trên giấy tờ, văn bản sử dụng tại Việt Nam và ít người có thể dịch được ngôn ngữ này ra tiếng Việt hoặc ngược lại.

Điều kiện chứng thực chữ ký người dịch

Theo quy định tại Điều 28 Nghị định 23/2025/NĐ-CP, trong các cơ sở kinh doanh dịch vụ dịch thuật tư nhân, để hợp pháp hóa các bản dịch bằng thủ tục chứng thực, người dịch phải được công nhận là cộng tác viên của Phòng Tư pháp theo danh sách cộng tác viên dịch thuật của phòng do Sở Tư pháp phê duyệt trên cơ sở đánh giá tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định. Danh sách này được niêm yết công khai tại trụ sở của Phòng Tư pháp để tạo điều kiện thuận lợi cho người yêu cầu chứng thực trong việc liên hệ với người dịch, và được rà soát hàng năm về điều kiện, tiêu chuẩn cộng tác viên.

Điều kiện để trở thành cộng tác viên của Phòng Tư pháp được quy định như sau:

• Người có đủ tiêu chuẩn, điều kiện của người dịch được liệt kê ở trên được làm cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp trong phạm vi cả nước. Khi lập danh sách, cộng tác viên dịch thuật phải nộp kèm hồ sơ trích ngang gồm các thông tin về tên đầy đủ; ngày tháng năm sinh; nơi sinh; chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu; nơi cư trú; giấy tờ chứng minh trình độ ngôn ngữ hoặc cam kết thông thạo ngôn ngữ không phổ biến.
• Phải ký hợp đồng cộng tác viên dịch thuật với Phòng Tư pháp, trong đó xác định rõ trách nhiệm của người dịch đối với nội dung, chất lượng của bản dịch.
• Phải đăng ký chữ ký mẫu tại Phòng Tư pháp bằng cách nộp Văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu và trực tiếp ký trước mặt Trưởng Phòng Tư pháp 03 (ba) chữ ký mẫu trong Văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu. Trường hợp muốn thay đổi chữ ký thì cộng tác viên phải có văn bản đề nghị đăng ký lại chữ ký mẫu và ký 03 (ba) chữ ký trong Văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu.

Như vậy, ngoài việc đáp ứng các quy định về trình độ chuyên môn, người dịch thuật trong các cơ sở kinh doanh dịch thuật các giấy tờ để được công nhận tính pháp lý của các bản dịch, nhân sự đó phải được liệt kê trong danh sách công tác viên dịch thuật của Sở Tư pháp nơi doanh nghiệp đó đặt trụ sở. Nếu không nằm trong danh sách này, người dịch đáp ứng đủ điều kiện cũng chỉ được thực hiện dịch  giấy tờ, văn bản phục vụ mục đích cá nhân và có yêu cầu chứng thực chữ ký trên bản dịch thì phải xuất trình các giấy tờ nhất định theo khoản 2 Điều 31 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Phạm vi hoạt động dịch thuật

Người dịch cần lưu ý một số giấy tờ, văn bản không được dịch để chứng thực chữ kí người dịch:

• Giấy tờ, văn bản đã bị tẩy xóa, sữa chữa; thêm, bớt nội dung không hợp lệ;
• Giấy tờ, văn bản đã bị hỏng, cũ nát không xác định được nội dung;
• Giấy tờ, văn bản đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mất nhưng ghi rõ không được dịch;
• Giấy tờ, văn bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh chống xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức, vi phạm quyền công dân.
• Giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự.

Thủ tục thành lập công ty dịch vụ dịch thuật

Để thành lập Công ty về dịch thuật, trước hết khách hàng phải chuẩn bị hồ sơ để làm thủ tục “khai sinh pháp lý” cho Công ty dịch thuật. Thành lập Công ty về dịch thuật không yêu cầu về các điều kiện riêng mà chỉ cần đáp ứng các yêu cầu theo quy định về thành lập doanh nghiệp nên thành phần hồ sơ cũng tương  tự như thành lập một công ty bình thường khác.

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Cá nhân, tổ chức chuẩn bị và nộp hồ sơ như sau:

Hồ sơ thực hiện thủ tục:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
• Điều lệ công ty (trừ doanh nghiệp tư nhân)
• Danh sách chủ sở hữu thành viên, cổ đông
• Bản sao giấy tờ của cá nhân, tổ chức liên quan
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

Thẩm quyền giải quyết:

• Nơi tiếp nhận hồ sơ: Cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở tài chính.
• Hình thức nộp hồ sơ: Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ theo một trong những hình thức như sau:
  • Nộp trực tiếp;
  • Nộp thông qua dịch vụ bưu chính.

Bước 2: Thanh toán lệ phí

• Người nộp hồ sơ nộp lệ phí công bố thông tin doanh nghiệp tại thời điểm nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
• Mức lệ phí công bố thông tin doanh nghiệp: Cùng theo Thông tư số 47/2019/TT-BTC, mức lệ phí công bố thông tin doanh nghiệp là: 100.000 đồng/lần (Lệ phí này được hoàn trả nếu hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không được chấp thuận).

Bước 3: Cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận và xử lý hồ sơ

• Cơ quan đăng ký kinh doanh và nhập thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp khi có đủ các điều kiện sau đây:
  • Có đủ giấy tờ theo quy định;
  • Tên doanh nghiệp đã được điền vào giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;
  • Có số điện thoại của người nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp;
  • Đã nộp đủ phí, lệ phí theo quy định.
• Cơ quan đăng ký kinh doanh trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ.

Bước 4: Cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo kết quả

Trường hợp 1: Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

• Trong thời hạn 03 ngày, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh ra thông báo bằng văn bản bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp nếu thuộc một trong những trường hợp sau:
  • Hồ sơ chưa hợp lệ;
  • Tên doanh nghiệp yêu cầu đăng ký không đúng theo quy định;
  • Thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không thống nhất.
• Nội dung sửa đổi, bổ sung: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ ghi toàn bộ yêu cầu sửa đổi, bổ sung tại văn bản thông báo. Do đó, doanh nghiệp có thể căn cứ vào thông báo này để sửa đổi, bổ sung hồ sơ cho phù hợp với quy định.
• Thời hạn sửa đổi, bổ sung: 60 ngày kể từ ngày Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Nếu quá hạn mà doanh nghiệp không nộp hồ sơ sửa đổi, bổ sung thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không còn giá trị. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ hủy hồ sơ đăng ký theo quy trình trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp 2: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ hợp lệ khi có đủ các điều kiện như sau:

• Ngành, nghề đăng ký kinh doanh không bị cấm đầu tư kinh doanh;
• Tên của doanh nghiệp được đặt theo đúng quy định tại các điều 37, 38, 39 và 41 của Luật Doanh nghiệp 2020;
• Có hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ;
• Nộp đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về phí và lệ phí.

Bước 5: Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Cơ quan đăng ký kinh doanh công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Theo quy định tại Điều 32 Luật Doanh nghiệp, nội dung công bố bao gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
• Ngành, nghề kinh doanh;
• Danh sách cổ đông sáng lập; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần (nếu có).

Thời hạn thông báo công khai thông tin về doanh nghiệp là 30 ngày kể từ ngày được công khai.

Bước 6: Các thủ tục doanh nghiệp thực hiện sau khi thành lập

• Khắc con dấu: Hiện nay, việc quản lý, sử dụng con dấu sẽ do doanh nghiệp tự quyết định. Vì vậy, doanh nghiệp được quyền quyết định mẫu con dấu và khắc tại cơ sở khắc dấu.
• Treo bảng hiệu tại địa chỉ trụ sở công ty.
• Đăng ký chữ ký số (theo yêu cầu của doanh nghiệp).
• Đăng ký tài khoản ngân hàng.
• Đăng ký kê khai thuế: Doanh nghiệp tiến hành đăng nhập hệ thống thuế điện tử với tài khoản do Cơ quan thuế cấp để tiến hành đăng ký các tờ khai cần thiết.
• Đăng ký và thông báo sử dụng hoá đơn điện tử.
• …

Một số công ty dịch thuật nổi tiếng tại Việt Nam

Công ty Cổ phần Dịch Thuật HACO

Công ty Cổ phần Dịch Thuật HACO là một trong những đơn vị dịch thuật lâu năm, cung cấp dịch vụ dịch đa lĩnh vực như pháp lý, kỹ thuật, tài chính và phiên dịch sự kiện. Với quy trình đạt chuẩn ISO và đội ngũ biên dịch viên chuyên nghiệp, HACO luôn đảm bảo chất lượng bản dịch chính xác, bảo mật.

Địa chỉ: Số 2/25 Thọ Tháp, phường Dịch Vọng, quận Cầu Giấy, Hà Nội.

Công ty Cổ phần Expertrans Global

Công ty Cổ phần Expertrans Global là thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực dịch thuật và giải pháp BPO tại Việt Nam, cung cấp dịch vụ hơn 120 ngôn ngữ cho khách hàng trong và ngoài nước. Với đội ngũ biên dịch viên giàu kinh nghiệm, công ty phục vụ nhiều dự án lớn thuộc công nghệ, tài chính, pháp lý và sản xuất.

Địa chỉ: Tầng 3, tòa HUD3 Tower, số 121–123 Tô Hiệu, quận Hà Đông, Hà Nội.

Công ty Dịch Thuật Số 1

Công ty Dịch Thuật Số 1 chuyên dịch thuật hồ sơ cá nhân, hồ sơ du học, giấy tờ pháp lý, hợp đồng và nhiều tài liệu chuyên ngành. Công ty nổi bật nhờ tốc độ xử lý nhanh, dịch công chứng lấy gấp và đội ngũ cộng tác viên rộng khắp.

Địa chỉ: Số 565 Minh Khai, phường Vĩnh Tuy, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội.

Công ty Dịch Thuật A2Z

Công ty Dịch Thuật A2Z là thương hiệu có hệ thống chi nhánh rộng, cung cấp dịch vụ dịch công chứng, dịch đa ngôn ngữ và phiên dịch hội nghị trong nhiều lĩnh vực. Công ty được biết đến với chi phí hợp lý và quy trình làm việc chuyên nghiệp, phù hợp cả cá nhân và doanh nghiệp.

Địa chỉ: Số 12/26 Phan Văn Trị, quận Đống Đa, Hà Nội.

Công ty TNHH Dịch Thuật Phương Đông

Công ty TNHH Dịch Thuật Phương Đông cung cấp dịch vụ dịch thuật chất lượng cao cho hơn 50 ngôn ngữ, đặc biệt mạnh về lĩnh vực pháp lý, y tế, kỹ thuật và kinh tế. Với tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt và đội ngũ biên dịch viên chuyên môn sâu, công ty được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Địa chỉ: Tầng 5, số 379 Đội Cấn, phường Liễu Giai, quận Ba Đình, Hà Nội.

Vốn điều lệ tối thiểu để thành lập công ty dịch thuật là bao nhiêu?

Theo các quy định về điều kiện thành lập công ty dịch thuật thì hiện nay, pháp luật chỉ quy định các điều kiện đối với người dịch thuật và cộng tác viên tư pháp mà không có quy định về vốn điều lệ tối thiểu. Do đó, chủ doanh nghiệp có thể tự quyết định mức vốn điều lệ theo nhu cầu, điều kiện và khả năng của mình.

Trên thực tế cho thấy, doanh nghiệp thường đăng ký mức vốn từ 3 tỷ đồng để tối ưu lợi ích. Đây là con số vàng giúp nâng cao hồ sơ năng lực khi đấu thầu và đủ điều kiện xin Thẻ tạm trú (ĐT3) thời hạn 3 năm cho nhà đầu tư nước ngoài.

Mở công ty dịch thuật Online (sử dụng AI/Machine Learning) có cần xin giấy phép sàn thương mại điện tử không?

Căn cứ Nghị định 52/2013/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 85/2021/NĐ-CP), nghĩa vụ pháp lý phụ thuộc vào mô hình vận hành. Nếu website chỉ cung cấp dịch vụ của chính chủ sở hữu, doanh nghiệp thực hiện thủ tục thông báo. Trường hợp cho phép bên thứ ba tham gia kinh doanh, doanh nghiệp bắt buộc Đăng ký sàn giao dịch thương mại điện tử với Bộ Công Thương.

Mọi khó khăn, vướng mắc liên quan đến điều kiện thành lập công ty kinh doanh dịch vụ dịch thuật, Quý khách hàng vui lòng liên hệ Công ty Luật Việt An để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất!