Hướng dẫn lập báo cáo thuế hàng quý

Doanh nghiệp có trách nhiệm lập báo cáo quyết toán thuế và nộp cho cơ quan thuế theo đúng quy định và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về số liệu do mình báo cáo. Vậy nên, báo có thuế có vai trò vô cùng quan trọng và việc lập báo cáo thuế hàng quý được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Để giải đáp thắc mắc của quý khách hàng, công ty Luật Việt An đưa ra bài viết hướng dẫn lập báo cáo thuế hàng quý dưới đây.

Căn cứ pháp lý

• Luật Quản lý thuế 2019;
• Luật Thuế thu nhập cá nhân sửa đổi, bổ sung năm 2012, 2014, 2020;
• Thông tư số 119/2014/TT-BTC về cải cách, đơn giản các thủ tục hành chính về thuế, sửa đổi bổ sung bởi thông tư Thông tư 80/2021/TT-BTC;
• Thông tư 92/2015/TT-BTC hướng dẫn thực hiện thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân đối với cá nhân cư trú có hoạt động kinh doanh, sửa đổi bổ sung bởi thông tư Thông tư 80/2021/TT-BTC;
• Nghị định 12/2023/NĐ-CP về gia hạn thời hạn nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân và tiền thuê đất trong năm 2023;
• Thông tư 151/2014/TT-BTC về việc sửa đổi, bổ sung một số điều tại các Nghị định quy định về thuế;
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn chứng từ.

Báo cáo thuế là gì?

Báo cáo thuế được hiểu là hoạt động mang tính chất kê khai và nộp tất cả các loại thuế mà nhà nước quy định. Ví dụ: Thuế giá trị gia tăng, thuế môn bài, thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế xuất nhập khẩu.

Bên cạnh đó, báo cáo thuế còn có tác dụng là cầu nối giữa cơ quan quản lý thuế và doanh nghiệp. Báo cáo thuế giúp các cơ quan quản lý thuế nắm bắt tình hình hoạt động hiện tại của doanh nghiệp. Vậy nên, báo cáo thuế đóng vai trò vô cùng quan trọng và có thời hạn nộp cụ thể, các thông tin trong báo cáo cần được kiểm tra chi tiết và cẩn thận.

Tất cả các doanh nghiệp kinh doanh sản xuất và cung ứng dịch vụ thì sẽ đều phải báo cáo thuế. Tuy nhiên, tùy theo doanh thu của mỗi doanh nghiệp mà kì báo cáo thuế của mỗi doanh nghiệp là khác nhau.

Cách lập báo cáo thuế hằng quý

Thuế giá trị gia tăng (GTGT)

Đối với thuế giá trị gia tăng đầu tiên phải xác định được doanh nghiệp thực hiện kê khai theo phương pháp khấu trừ hay phương pháp trực tiếp. Thông thường những doanh nghiệp có doanh thu trên 1 tỉ đồng sẽ phải áp dụng kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ hoặc có thể tự nguyện.

Còn nếu doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì sẽ  phải thu thập tất cả các chứng từ phát sinh như hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, hợp đồng… có liên quan đến thuế gia tăng. Kiểm tra các chứng từ đó có hợp pháp không. Nếu hợp pháp thì lập tờ khai theo mẫu số 01/GTGT được quy định tại Thông tư số 119/2014/TT – BTC của Bộ tài chính.

Bên cạnh đó, với những doanh nghiệp chỉ mới thành lập mà có thực hiện nhận góp vốn bằng tài sản cố định, đầu tư mua sắm, máy móc, thiết bị, dụng cụ hoặc có doanh thu nhỏ hơn 1 tỷ đồng thì thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.

Đặc biệt, thuế giá trị gia tăng phải nộp được tính trên doanh thu. Mỗi loại hình sản xuất khác nhau sẽ có cách tính khác nhau. Sau khi tính chúng ta sẽ làm tờ khai theo mẫu số 04/GTGT được quy định tại Thông tư số 119/2014/TT – BTC của Bộ Tài chính và tiến hành nộp thuế. Thời hạn nộp thuế chậm nhất là ngày 30 tháng đầu tiên của quý sau.

Kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ

Đối với kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì doanh nghiệp cần chuẩn bị các loại giấy tờ bao gồm:

• Tờ khai thuế GTGT theo mẫu 01/GTGT;
• Bảng kê hóa đơn thuế GTGT theo 2 mẫu 01-1/GTGT và 01-2/GTGT;
• Phụ lục kèm theo (nếu có);

Kê khai thuế VAT theo phương pháp trực tiếp

Đối với kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì doanh nghiệp cần chuẩn bị các loại giấy tờ bao gồm:

• Trực tiếp theo GTGT: Tờ khai thuế GTGT theo mẫu 03/GTGT;
• Trực tiếp theo doanh thu: Tờ khai thuế GTGT theo mẫu 04/GTGT;
• Bảng kê khai hóa đơn thuế GTGT đầu ra theo mẫu 04-1/GTGT.

Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Kê khai thuế thu nhập cá nhân là việc kê khai bắt buộc mà các doanh nghiệp phải thực hiện. Kê khai thuế thu nhập cá nhân theo quý khí không đáp ứng điều kiện: số thuế TNCN hàng tháng nộp phải lớn hơn 50 triệu/tháng. Kê khai thuế TNCN được dựa trên hình thức kê khai thuế GTGT. Cụ thể, nếu doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo quý thì thuế TNCN cũng được thực hiện hình thức kê khai thuế theo quý.

Theo Thông tư 151/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính thì doanh nghiệp có đối tượng phải chịu thuế thu nhập cá nhân phải kê khai thuế thu nhập cá nhân cho các  cá nhân có ủy quyền. Sau khi xác định số tiền phát sinh được giảm trừ và số thuế phải nộp thì sẽ đến bước tiến hành kê khai thuế thu nhập cá nhân cho người lao động theo mẫu số 05/KK-TNCN Thông tư 92/2015/TT – BTC của Bộ Tài chính. Thời hạn nộp thuế chậm nhất là ngày thứ 30 của quý tiếp theo.

Nếu trong trường hợp khấu trừ thuế đối với thu nhập từ đầu tư vốn, chuyển nhượng chứng khoán, bản quyền, nhượng quyền thương mại, trúng thưởng thì khai và nộp tờ khai theo mẫu số 03/KK-TNCN theo quý. Bên cạnh đó nếu trong quý, doanh nghiệp không phát sinh khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (tức là không có số thuế phải nộp) thì không phải khai thuế.

Để kê khai thuế thu nhập cá nhân doanh nghiệp cần chuẩn bị các loại giấy tờ bao gồm:

• Tờ khai thuế TNCN theo mẫu 01/KK-TNCN đối với doanh nghiệp thanh toán tiền lương;
• Tờ khai thuế TNCN theo mẫu 03/KK-TNCN đối với doanh nghiệp trả tiền đầu tư vốn, chuyển nhượng cổ phần.

Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Để kê khai thuế TNDN thì các doanh nghiệp phải cung cấp được đầy đủ các loại chứng từ liên quan phát sinh trong năm. Thời hạn nộp báo cáo thuế TNDN muộn nhất vào ngày thứ 30 của quý tiếp theo. Cũng có trường hợp doanh nghiệp được gia hạn nộp thuế TNDN theo quy định tại từng thời điểm, chẳng hạn quý I/2023 theo Thông tư số 12/2023/TT-BTC của Bộ Tài chính thì thời hạn nộp thuế TNDN quý I/2023 chậm nhất là ngày 04/5/2023.

Thuế thu nhập doanh nghiệp là loại thuế có biến động. Các doanh nghiệp sẽ căn cứ vào lợi nhuận thu được sau khi trừ tất cả các chi phí để tính số thuế phải nộp.

Trong trường hợp số tiền tạm nộp chênh lệch với số quyết toán lớn hơn 20% thì doanh nghiệp phải nộp số còn thiếu so với số quyết toán vào ngày cuối cùng của thời hạn nộp thuế quý 4. Còn nếu trong trường hợp số tiền tạm nộp chênh lệch với số quyết toán nhỏ hơn 20% thì doanh nghiệp phải nộp số tiền chênh lệch từ ngày tạm nộp thuế đến ngày hết hạn nộp thuế.

Hồ sơ khai thuế TNDN tạm tính quý cần các giấy tờ sau:

• Tờ khai thuế TNDN quý theo mẫu 01A/TNDN.
• Tờ khai thuế TNDN quý theo mẫu số 01B/TNDN.

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp

Toàn bộ doanh nghiệp đang hoạt động sẽ phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn kể cả các doanh nghiệp mới thành lập và trong kỳ nếu phát sinh hóa đơn sử dụng thì doanh nghiệp phải lập báo cáo sử dụng hóa đơn đó. Đồng thời, trường hợp doanh nghiệp mới thành lập chưa có thông báo phát hành hóa đơn thì không cần lập báo cáo.

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý I sẽ nộp chậm nhất ngày 30/4, Quý II, nộp chậm nhất ngày 30/7, Quý III nộp chậm nhất ngày 30/10, Quý IV nộp chậm nhất ngày 30/1 của năm sau:

• Mẫu báo cáo: được quy định tại Phụ lục IA Hồ sơ hóa đơn, chứng từ – người nộp thuế ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.

Các bước nộp báo cáo thuế điện tử

Sau khi hoàn thành tờ khai thuế, doanh nghiệp cần nộp báo cáo thuế lên cơ quan thuế. Cách nộp đơn giản và tiện lợi nhất là nộp qua trang thuedientu.gdt.gov.vn  theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập hệ thống trang báo cáo thuế điện tử

• Truy cập: https://thuedientu.gdt.gov.vn– Trang thuế điện tử của Tổng cục Thuế.
• Sau đó vào phần đăng nhập hệ thống chọn “Doanh nghiệp”.
• Nhập thông tin đăng nhập > Đăng nhập

Lưu ý: Tên đăng nhập là mã số thuế mà doanh nghiệp được cấp. Mật khẩu sẽ được cấp ngay sau khi Ngân hàng Thương mại phê duyệt đăng ký nộp thuế điện tử của người nộp thuế.

Bước 2: Kê khai và nộp báo cáo thuế qua mạng

Để có thể tiến hành báo cáo thuế điện tử, các doanh nghiệp có thể chọn tạo tờ khai bằng một trong 2 cách sau: Sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai hoặc kê khai trực tiếp tại mục khai thuế trên Cổng thuế điện tử.

• Tại giao diện chính, chọn Khai thuế > Nộp tờ khai XML > tiếp đến nhấn Chọn tệp tờ khai.
• Chọn file tờ khai XML đã tạo từ phần mềm Hỗ trợ kê khai và nhấn Open để tải lên hệ thống.

Bước 3: Ký điện tử và hoàn thành báo cáo thuế điện tử

• Đầu tiên cắm USB Token có chứa chữ ký số điện tử vào máy tính.
• Tại phần Nộp tờ khai XML > chọn Ký điện tử.
• Nhập số PIN vào cửa sổ vừa hiển thị > chọn Tiếp nhận.
• Sau khi thực hiện ký điện tử thành công, chọn Nộp tờ khai để hoàn tất quy trình.

Bước 4: Kiểm tra lại kết quả tờ khai

Sau khi hoàn tất quá trình báo cáo thuế điện tử, cơ quan thuế sẽ gửi đến email doanh nghiệp đã đăng ký 2 thông báo:

• Thông báo 1: Đây là một thông báo xác nhận hồ sơ của bạn đã được tiếp nhận.
• Thông báo 2: Thông báo kết quả nộp báo cáo điện tử thành công sẽ được gửi đến doanh nghiệp trong vòng một ngày kể từ thời điểm cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ.

Trong trường hợp, doanh nghiệp nhận được thông báo không chấp nhận hồ sơ báo cáo thuế điện tử thì cần kiểm tra và điều chỉnh hồ sơ kê khai theo hướng dẫn đính kèm tại thông báo.

Quý khách hàng có nhu cầu hưỡng dẫn dịch vụ báo cáo thuế hàng quý, dịch vụ kê khai thuế, vui lòng liên hệ Công ty luật – Đại lý thuế Việt An để được hỗ trợ tốt nhất.