Quy định mới về thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Với nền kinh tế tăng cường hội nhập và phát triển hiện nay, việc thành lập chi nhánh và văn phòng đại diện công ty là một trong những vấn đề ưu tiên hàng đầu của công ty khi muốn phát triển và mở rộng lĩnh vực kinh doanh. Đối với các thương nhân nước ngoài thực hiện hoạt động kinh doanh tại Việt Nam, khi có nhu cầu thành lập Chi nhánh và Văn phòng đại diện cần đáp ứng đủ điều kiện theo quy định của pháp luật. Trong bài viết dưới đây, Luật Việt An sẽ cung cấp cho quý khách hàng những tư vấn pháp lý khái quát về quy định mới về thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.

Khát quát về thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện công ty là gì?

• Thành lập chi nhánh là quá trình tạo ra một đơn vị kinh doanh mới thuộc sở hữu, hoạt động dưới sự kiểm soát và quản lý của công ty mẹ. Chi nhánh giúp mở rộng phạm vi hoạt động và đáp ứng nhu cầu khách hàng, đồng thời nhận được sự hỗ trợ và nguồn lực từ công ty mẹ.
• Thành lập văn phòng đại diện là quá trình thực hiện thiết lập đơn vị phụ thuộc của công ty tại một địa điểm khác với trụ sở công ty để thực hiện hoạt động giao dịch nhưng không được phát sinh hoạt động kinh doanh.

Chức năng của chi nhánh, văn phòng đại diện công ty

• Chi nhánh có chức năng về mặt kinh doanh, tài chính và quản lý, giúp cho công ty có thể mở rộng thị trường, tăng khả năng cạnh tranh và hiệu quả sản xuất. Chi nhánh được quyền thực hiện các hoạt động kinh doanh, phát sinh doanh thu.
• Văn phòng đại diện có chức năng chính là văn phòng liên lạc, thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin. Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh và chỉ được thực hiện các công việc xúc tiến, giao dịch thay cho công ty mẹ.

Điều kiện thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Điều kiện thành lập chi nhánh

• Điều kiện chủ sở hữu: Điều đầu tiên cần có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới tiến hành thủ tục thành lập chi nhánh (không được thực hiện song song hai thủ tục).

• Điều kiện về tên: Tên chi nhánh bằng tiếng Việt hoặc bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt, phải mang tên công ty kèm theo cụm từ “Chi nhánh”.

• Điều kiện trụ sở chính: Trụ sở chính của  chi nhánh có địa chỉ được xác định, số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Công ty có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh tại một địa phương theo địa giới hành chính.

• Điều kiện Ngành, nghề kinh doanh: Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của công ty.

• Điều kiện về người đứng đầu: Là cá nhân, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự; có thể là thành viên công ty hoặc không.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

• • Điều kiện chủ sở hữu văn phòng đại diện: Tương tự với chi nhánh.
  • Điều kiện về tên văn phòng đại diện: Bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.

• Điều kiện trụ sở chính: Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).

• Điều kiện về chức năng:

• Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện với các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện như ký hợp đồng thuê nhà, hợp đồng lao động với nhân sự của văn phòng,….
• Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh. 

Quy định mới về thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Ngày 25/01/2016, Chính phủ đã ban hành Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam thay thế Nghị định 72/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 7 năm 2006. Nghị định 07/2016/NĐ-CP bắt đầu có hiệu lực từ ngày 10/03/2016 (các biểu mẫu được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 12/VBHN-BCT). Đồng thời Nghị định 28/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết Luật Quản lý ngoại thương về một số biện pháp phát triển ngoại thương sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 14/2024/NĐ-CP cũng có các quy định mới về thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.

Về cơ quan có thẩm quyền cấp phép thành lập Văn phòng Đại diện/Chi nhánh của thương nhân nước ngoài

Nếu tại Nghị định 72/2006/NĐ-CP quy định thẩm quyền cấp phép thành lập Văn phòng Đại diện/Chi nhánh của thương nhân nước ngoài thuộc về Bộ Thương mại/Sở Thương mại/Sở Thương mại – Du lịch thì Nghị định 07/2016/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung mở rộng thẩm quyền như sau: 

• Thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện:

• Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện với trường hợp ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.
• Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (gọi chung là Ban quản lý) với Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.

• Thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh: Bộ Công Thương.

Việc sửa đổi bổ sung này hoàn toàn phù hợp bởi Nghị quyết số 01/2007/NQ-QH12 của Kỳ họp thứ nhất Quốc hội khoá XII, ngày 31 tháng 7 năm 2007 đã hợp nhất Bộ Công nghiệp với Bộ Thương mại thành Bộ Công Thương. Việc phân định thẩm quyền được điều chỉnh tạo sự thống nhất trong các văn bản pháp luật cũng như nâng cao hiệu quả quản lý.

Về hồ sơ đề nghị cấp phép thành lập Văn phòng Đại diện/ Chi nhánh của thương nhân nước ngoài

Bổ sung điều kiện về thời hạn trong Giấy đăng ký kinh doanh. 

Đối với Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện hoặc Chi nhánh. 

Theo Nghị định 120/2011/NĐ-CP sửa đổi thủ tục hành chính tại Nghị định hướng dẫn luật thương mại thì thời hạn này là khác nhau: 

• Ít nhất 01 năm đối với hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện; 
• Ít nhất 03 năm đối với hồ sơ thành lập Chi nhánh. 

Tuy nhiên, theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP thì yêu cầu chung về thời hạn ít nhất là 01 năm, khoảng thời gian tối thiểu này là hợp lý trong trường hợp giấy đăng ký kinh doanh có quy định thời hạn hoạt động để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh tại Văn phòng đại diện/Chi nhánh là hợp pháp và có thể được tiến hành.

Bổ sung văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng Đại diện/Chi nhánh 

Văn bản này theo quy định mới phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam. Văn bản này giúp cơ quan, cá nhân có thẩm quyền có thể xác định rõ người đứng đầu Văn phòng đại diện/Chi nhánh là ai, việc họ được cử/bổ nhiệm là hợp pháp và đáp ứng được các điều kiện cần thiết, không trái pháp luật Việt Nam.

Bổ sung bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện/Chi nhánh. 

Văn bản này cần thiết để chứng minh nhân thân của người đứng đầu Văn phòng đại diện/Chi nhánh.

Bổ sung tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện/Chi nhánh 

Các tài liệu bao gồm:

• Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện/Chi nhánh;
• Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện/Chi nhánh.

Trụ sở Văn phòng đại diện/Chi nhánh là nơi trực tiếp thực hiện các hoạt động giao dịch với khách hàng, do vậy, để tránh hiện tượng Văn phòng đại diện/Chi nhánh đăng ký nhưng hoạt động, đảm bảo cho hoạt động quản lý và lợi ích khách hàng thì yêu cầu về tài liệu này là thiết yếu.

Ngoài ra, đối với bản sao GCNĐKKD, văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng Đại diện/Chi nhánh, bản sao báo cáo tài chính, bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện/Chi nhánh  (nếu là người nước ngoài), bản sao điều lệ hoạt động của Chi nhánh không cần có chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự của cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài nhưng phải dịch ra tiếng việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Nghị định 07/2016/NĐ-CP đã quy định chặt chẽ, minh bạch, rõ ràng và đầy đủ về các loại văn bản, giấy tờ, tài liệu cần có trong hồ sơ cấp phép thành lập Văn phòng Đại diện/ Chi nhánh của thương nhân nước ngoài. Việc quy định này có tác động tích cực đến các thương nhân nước ngoài khi muốn tiến hành các hoạt động thương mại tại Việt Nam thông qua việc thành lập Văn phòng đại diện/ Chi nhánh.

Về phương thức nộp hồ sơ đề nghị cấp phép thành lập 

Nghị định 07/2016/NĐ-CP đã quy định rõ các phương thức nộp hồ sơ đề nghị cấp phép thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty nước ngoài:

• Nộp qua dịch vụ bưu chính đến cơ quan cấp Giấy phép.
• Nộp trực tiếp tại trụ sở cơ quan cấp Giấy phép. Người nộp hồ sơ phải có giấy giới thiệu hoặc ủy quyền của tổ chức được dịch ra tiếng Việt và được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Nộp trực tuyến các thành phần hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý qua Cổng Dịch vụ công quốc gia/Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh. 

Việc quy định rõ các phương thức nộp hồ sơ như trên tạo điều kiện cho các công ty nước ngoài lựa chọn phương thức phù hợp, tăng hiệu quả thủ tục cấp phép, tiết kiệm thời gian, chi phí.

Về thời hạn cấp phép thành lập

So với các quy định trước đó, thời hạn cấp phép thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện công ty nước ngoài được rút ngắn hơn, cụ thể:

• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. 
• Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Nếu như trước đó việc xem xét, thẩm định hồ sơ hợp lệ được Cơ quan cấp Giấy phép thực hiện trong 15 ngày thì thời hạn hiện tại được rút ngắn tới 08 ngày, từ đó hỗ trợ các công ty nước ngoài thực hiện thủ tục thành lập nhanh gọn, đẩy mạnh khuyến khích việc mở rộng kinh doanh.

Trên đây là phân tích về quy định mới về thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hay có nhu cầu tư vấn các quy định của pháp luật, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được tư vấn, hỗ trợ tốt nhất!