Quy định mới về thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Đối với các thương nhân nước ngoài thực hiện hoạt động kinh doanh tại Việt Nam, khi có nhu cầu  thành lập Chi nhánh và Văn phòng đại diện cần có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật. Ngày 25/01/2016, Chính phủ đã ban hành Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam thay thế Nghị định số 72/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 7 năm 2006 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Nghị định 07/2016/NĐ-CP bắt đầu có hiệu lực từ ngày 10/03/2016. Quy định mới về thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam đã có nhiều thay đổi đáng kể, tạo ra những cơ hội mới cũng như những thách thức mới cho các nhà đầu tư nước ngoài. Bài viết dưới đây, Luật Việt An sẽ tổng hợp và phân tích những điểm mới trong quy định của pháp luật, giúp doanh nghiệp của bạn có thể đưa ra những quyết định đầu tư đúng đắn. 

Khái quát về chi nhánh và văn phòng đại diện

Căn cứ tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: 

Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp. 

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Do đó, các trường hợp không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh theo quy định tại Điều 14 Nghị định 07/2016/NĐ-CP bao gồm: 

• Không đáp ứng một trong những điều kiện quy định tại Điều 7 đối với trường hợp đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện hoặc không đáp ứng một trong những điều kiện quy định tại Điều 8 đối với trường hợp đề nghị cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh.
• Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh tại Việt Nam theo quy định tại Điều 44 Nghị định này.
• Việc thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh bị hạn chế theo quy định của pháp luật vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng.
• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Điều kiện thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ/CP quy định thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh khi đáp ứng các điều kiện quy định tại Điều 8 Nghị định 07/2016/NĐ-CP như sau:

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 05 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của Chi nhánh phải phù hợp với cam kết mở cửa thị trường của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và phù hợp với ngành nghề kinh doanh của thương nhân nước ngoài;
• Trường hợp nội dung hoạt động của Chi nhánh không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Chi nhánh phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.

Quy định mới về thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Bổ sung điều kiện về thời hạn trong Giấy đăng ký kinh doanh.

Đối với Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện hoặc Chi nhánh. 

Theo nghị định 120/2011/NĐ-CP sửa đổi thủ tục hành chính tại Nghị định hướng dẫn luật thương mại thì thời hạn này là khác nhau: ít nhất 01 năm (hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện); ít nhất 03 năm ( hồ sơ thành lập Chi nhánh). Tuy nhiên, theo nghị định 07/2016/NĐ-CP thì yêu cầu chung về thời hạn ít nhất là 01 năm, khoảng thời gian tối thiểu này là hợp lý trong trường hợp giấy đăng ký kinh doanh có quy định thời hạn hoạt động để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh tại Văn phòng đại diện/Chi nhánh là hợp pháp và có thể được tiến hành.

Bổ sung văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng Đại diện/Chi nhánh

Phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam. Văn bản này giúp cơ quan, cá nhân có thẩm quyền có thể xác định rõ người đứng đầu Văn phòng đại diện/ Chi nhánh là ai, việc họ được cử/bổ nhiệm là hợp pháp và đáp ứng được các điều kiện cần thiết, không trái pháp luật Việt Nam

Bổ sung các loại giấy tờ tùy thân

Bổ sung bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện/Chi nhánh. Văn bản này cần thiết để chứng minh nhân thân của người đứng đầu Văn phòng đại diện/Chi nhánh.

Bổ sung tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện/Chi nhánh bao gồm:

• Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện/Chi nhánh;
• Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện/Chi nhánh

Trụ sở Văn phòng đại diện/Chi nhánh là nơi trực tiếp thực hiện các hoạt động giao dịch với khách hàng, do vậy, để tránh hiện tượng Văn phòng đại diện/Chi nhánh “ma” hay “nay đây mai đó”, đảm bảo cho hoạt động quản lý và lợi ích khách hàng thì yêu cầu về tài liệu này là thiết yếu.

Ngoài ra, đối với bản sao GCNĐKKD, văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng Đại diện/Chi nhánh, bản sao báo cáo tài chính, bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện/Chi nhánh (nếu là người nước ngoài), bản sao điều lệ hoạt động của Chi nhánh không cần có chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự của cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài nhưng phải dịch ra tiếng việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Trên đây là tư vấn của Luật Việt An về quy định mới về Thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. Quý khách hay có nhu cầu tư vấn vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!