Lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Trong bối cảnh Việt Nam càng hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế toàn cầu, nhiều thương nhân nước ngoài tìm cách mở rộng hoạt động kinh doanh tại Việt Nam thông qua việc thành lập văn phòng đại diện (VPĐD). Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp quốc tế gặp khó khăn trong việc hiểu rõ quy định pháp luật, điều kiện và thủ tục cần thiết để thực hiện đúng quy định, tránh rủi ro pháp lý. Để giúp những nhà đầu tư nước ngoài “gỡ rối” những nút thắt pháp lý, Công ty Luật Việt An xin tổng hợp một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam như sau:

Khái niệm văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Theo Khoản 6 Điều 3 Luật Thương mại 2005 thì văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Với những nhà đầu tư nước ngoài thận trọng, việc tìm hiểu thị trường trước khi dồn nhiều công sức, nguồn lực cho hoạt động đầu tư mạnh mẽ là điều cần thiết. Tuy nhiên, làm thế nào để thực hiện tìm hiểu, thăm dò thị trường, hình thức hoạt động nào là phù hợp tại Việt Nam là một câu hỏi pháp lý mà nhiều nhà đầu tư khó tìm được câu trả lời. Đây cũng là điều dễ hiểu vì pháp luật là một “chướng ngại vật”, không chỉ vì rào cản ngôn ngữ mà còn vì sự khác biệt giữa hệ thống pháp luật Việt Nam và nước sở tại của nhà đầu tư. Thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam có lẽ là lựa chọn phù hợp nhất với những nhà đầu tư đang trong giai đoạn đầu thâm nhập thị trường Việt Nam vì các thủ tục, quy trình thành lập đơn giản hơn và nhanh chóng hơn.

Hoạt động của văn phòng đại diện

• Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại theo luật định chứ không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam;
• Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài;
• Được giao kết hợp đồng trong các trường hợp sau: thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của văn phòng đại diện, tuyển dụng lao động (Việt Nam hoặc nước ngoài) để làm việc cho văn phòng đại diện, mở tài khoản phục vụ cho hoạt động của văn phòng đại diện.

Điều kiện để được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Theo Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Quyền và nghĩa vụ của Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Điều 17, Điều 18 Luật Thương mại 2005 quy định rõ những việc mà Văn phòng đại diện được phép và không được phép thực hiện.

Quyền của Văn phòng đại diện:

• Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
• Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Các quyền khác theo quy định của pháp luật.

Nghĩa vụ của Văn phòng đại diện:

• Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.
• Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật này cho phép.
• Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 17 của Luật Thương mại 2005.
• Nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Hoạt động xúc tiến thương mại được phép thực hiện bởi văn phòng đại diện

• Khuyến mại: không được thực hiện;
• Quảng cáo thương mại: văn phòng đại diện không được trực tiếp thực hiện mà chỉ có thể ký hợp đồng (khi được thương nhân nước ngoài ủy quyền) với thương nhân kinh doanh dịch vụ quảng cáo thương mại để thực hiện hoạt động này;
• Trưng bày, giới thiệu hàng hóa, dịch vụ: văn phòng đại diện chỉ được trưng bày, giới thiệu hàng hóa, dịch vụ cho thương nhân mà mình đại diện tại trụ sở văn phòng đại diện. Ngoài trường hợp này thì văn phòng đại diện chỉ được ký hợp đồng (khi được thương nhân nước ngoài ủy quyền) với thương nhân kinh doanh dịch vụ trưng bày, giới thiệu hàng hóa, dịch vụ đê thực hiện hoạt động này;
• Hội chợ, triển lãm thương mại: văn phòng đại diện không được trực tiếp thực hiện mà chỉ có thể ký hợp đồng (khi được thương nhân nước ngoài ủy quyền) với thương nhân kinh doanh dịch vụ hội chợ, triển lãm thương mại.

Số lượng văn phòng đại diện:

Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một văn phòng đại diện có cùng một tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Trụ sở văn phòng đại diện:

Văn phòng đại diện có thể ký hợp đồng thuê trụ sở để thực hiện hoạt động tại Việt Nam; tuy nhiên không được cho mượn hoặc cho thuê lại trụ sở.

Tên văn phòng đại diện:

• Các ký tự được sử dụng: các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu;
• Phải mang tên thương nhân nước ngoài và cụm từ “Văn phòng đại diện”;
• Phải được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện;
• Trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm của văn phòng đại diện: được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên thương nhân nước ngoài.

Nghĩa vụ báo cáo hoạt động văn phòng đại diện

• Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo hoạt động theo mẫu của Bộ Công thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công thương tỉnh, thành phố đặt văn phòng đại diện;
• Khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu thì văn phòng đại diện có nghĩa vụ giải trình những vấn đề có liên quan.

Người đứng đầu văn phòng đại diện

Các quy định cơ bản

• Có thể là người có quốc tịch Việt Nam hoặc có quốc tịch nước ngoài có ký hợp đồng lao động với văn phòng đại diện;
• Chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của văn phòng đại diện trong phạm vi được ủy quyền;
• Chịu trách nhiệm trong trường hợp thực hiện các hoạt động vượt quá phạm vi ủy quyền;
• Có văn bản ủy quyền (được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài) cho người khác khi xuất cảnh khỏi Việt Nam;
• Không được kiêm nhiệm: làm người đứng đầu chi nhánh của cùng thương nhân nước ngoài hoặc của thương nhân nước ngoài khác, người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác hoặc tổ chức kinh tế thành lập tại Việt Nam.

Ủy quyền giao kết hợp đồng của người đứng đầu

Việc thương nhân nước ngoài ủy quyền cho người đứng đầu văn phòng đại diện giao kết hợp đồng phải được đại diện theo từng lần giao kết, sửa đổi, bổ sung hợp đồng.

Dịch vụ của Công ty Luật Việt An về thành lập văn phòng đại diện nước ngoài:

• Tư vấn các quy định pháp luật và trình tự, thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam;
• Tư vấn giấy tờ, tài liệu cần thiết để lập hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài;
• Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài;
• Đại diện theo ủy quyền của khách hàng nộp hồ sơ, giải trình, sửa đổi, bổ sung và nhận kết quả tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Tư vấn sau thành lập: hợp đồng, lao động, thuế, hoạt động xúc tiến thương mại của văn phòng đại diện nước ngoài;
• Tư vấn hoặc soạn thảo hợp đồng theo yêu cầu.

Trên đây là một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam. Quý Khách hàng quan tâm đến việc thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam, xin vui lòng liên hệ Công ty Luật Việt An để biết thêm chi tiết!