Thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại TP HCM

Thành phố Hồ Chí Minh là một điểm thu hút đầu tư lớn tại Việt Nam. Nhằm thúc đẩy các quan hệ thương mại, tham gia xúc tiến thị trường tại phía Nam Việt Nam, nhiều thương nhân nước ngoài đã lựa chọn hình thức thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại thành phố Hồ Chí Minh. Việc lựa chọn thành lập Văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh có những ưu điểm như không phát sinh các nghĩa vụ thuế trừ thuế thu nhập cá nhân của các lao động có phát sinh thu nhập chịu thuế, việc hoạt động đơn giản chủ yếu là xúc tiến các hợp đồng cho công ty mẹ, tiếp cận thị trường, phát triển thương hiệu tại Hồ Chí Minh. Nhằm giúp các thương nhân nước ngoài, công ty nước ngoài thuận tiện về thủ tục pháp lý trong quá trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Thành phố Hồ Chí Minh,  Công ty Luật Việt An tổng hợp các điều kiện, hồ sơ cần chuẩn bị, thủ tục và và dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Hồ Chí Minh như sau:

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Hồ Chí Minh

• Để có thể thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hồ Chí Minh, công ty nước ngoài phải thương nhân được pháp luật nước nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh công nhận hợp pháp; đã được thành lập ít nhất 01 năm và thời hạn hoạt động giấy chứng nhận hoạt động đối với các công ty có ghi thời hạn hoạt động phải còn thời hạn ít nhất 01 năm;
• Giấy chứng nhận hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp pháp luật nước ngoài có quy định thời hạn Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Hồ Chí Minh

• Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Hồ Chí Minh (đơn này Việt An sẽ soạn thảo);
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài. Tài liệu này phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;
• Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện.
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
  • Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
  • Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định pháp luật.

Các tài liệu, trừ khi được quy định rõ ràng, phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Hồ Chí Minh

• Cấp giấy chứng nhận hoạt động của Văn phòng đại diện;
• Khắc dấu Văn phòng đại diện;
• Đăng ký mã số thuế cho Văn phòng đại diện.

Thời gian hoàn thiện các thủ tục nêu trên cho văn phòng đại diện tại Hồ Chí Minh thông thường từ 20-25 ngày làm việc;

Thẩm quyền cấp Giấy phép hoạt động của Văn phòng đại diện nước ngoài tại Hồ Chí Minh.

• Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
• Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là Ban quản lý) thực hiện việc cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Chế độ báo cáo hoạt động văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hồ Chí Minh:

1. Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp phép;

Lưu ý các hồ sơ cần lưu giữ trong quá trình hoạt động của văn phòng đại diện nước ngoài tại Hồ Chí Minh

Hồ sơ pháp lý

• Giấy phép hoạt động VPDD lần đầu và các lần bổ sung
• Báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện đã nộp cho Sở công thương trong quá trình hoạt động;
• Giấy chứng nhận mẫu dấu của văn phòng đại diện;
• Dấu văn phòng đại diện;
• Thông báo mã số thuế của văn phòng đại diện;
• Thông báo (Thư) của công ty mẹ về việc bổ nhiệm Trưởng văn phòng đại diện;
• Danh sách các Trưởng văn phòng đại diện trong quá trình hoạt động;
• Danh sách nhân viên: người Việt Nam, người nước ngoài làm việc tại VPDD: thời gian làm việc, chi tiết các khoản thu nhập.
• Thông báo mở tài khoản ngân hàng.

Hồ sơ liên quan đến kế toán, quyết toán thuế

• Hồ sơ quyết toán thuế các năm theo chứng từ nộp thuế vào Ngân sách nhà nước
• Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân của Trưởng văn phòng đại diện và toàn bộ lao động đã làm việc tại văn phòng trong quá trình hoạt động;
• Sao kê tài khoản ngân hàng của văn phòng; Sổ quỹ tiền mặt của văn phòng;
• Sao kê tài khoản tiền lương của người lao động nước ngoài;
• Giấy xác nhận thu nhập và thuế đã nộp cho cơ quan thuế tại nước mà người lao động nước ngoài mang quốc tịch.
• Bảng tổng hợp số ngày cư trú tại Việt Nam của người nước ngoài;
• Thư xác nhận thu nhập hàng năm đối với người lao động nước ngoài do công ty mẹ xác nhận (kèm theo quyết định bổ nhiệm, hợp đồng lao động) Quyết định tăng lương; Bảng ký nhận tiền lương và các khoản chi khác.
• Hồ sơ giảm trừ gia cảnh; Hồ sơ miễn giảm thuế; Chính sách của công ty mẹ với nhân viên tại Văn phòng;
• Hợp đồng thuê văn phòng, thuê nhà ở và các hóa đơn đi kèm;
• Bảng excel tính toán thuế Thu nhập cá nhân, quyết toán thuế của từng lao động;
• Bảng kê chứng từ nộp thuế và Hóa đơn nộp thuế thu nhập cá nhân của toàn bộ lao động đã làm việc tại văn phòng trong quá trình hoạt động;
• Bảng kê chi trả thu nhập thực tế phát sinh cho nhân viên tại Văn phòng;
• Bảng chi chi trả các thu nhập cho các cá nhân vãng lai: dịch vụ tư vấn, dịch vụ kê khai thuế, khoản chi không lý do….
• Hồ sơ bảo hiểm bắt buộc.