Quy định về văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là cơ quan đại diện cho doanh nghiệp, có thể coi đây là bộ mặt của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm được quy định pháp luật về văn phòng đại diện. Vậy pháp luật Việt Nam quy định như thế nào về văn phòng đại diện? Để giải đáp thắc mắc này, công ty Luật Việt An sẽ trình bày những quy định về văn phòng đại diện ở Việt Nam hiện nay.

Cơ sở pháp lý

• Luật Doanh nghiệp Việt Nam 2020;
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP về Đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị định 07/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết Luật Thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Văn phòng đại diện là gì?

Tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp Việt Nam 2020 đã quy định về thế nào là văn phòng đại diện. Theo đó, văn phòng đại diện chính là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện chỉ đại diện cho doanh nghiệp chứ không thực hiện các chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Nhiệm vụ của văn phòng đại diện

Dựa trên Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp Việt Nam 2020, có thể xác định văn phòng đại diện có các nhiệm vụ chủ yếu như:

• Đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp;
• Bảo vệ cho các lợi ích của doanh nghiệp.

Tên văn phòng đại diện

Theo quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp Việt Nam 2020 về tên chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh, tên của văn phòng đại diện của doanh nghiệp phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng:
  • Các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt;
  • Các chữ cái khác như F, J, Z, W;
  • Chữ số;
  • Các ký hiệu.
• Tên của văn phòng đại diện phải có kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” trong tên.
• Tên của văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở của văn phòng đại diện. Trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành, khổ chữ của tên văn phòng đại diện phải được in hoặc viết với cỡ chữ nhỏ hơn so với tên tiếng Việt của doanh nghiệp.

Dấu của văn phòng đại diện

Quy định về dấu của văn phòng đại diện được quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp Việt Nam 2020. Cụ thể:

• Dấu ở đây được hiểu bao gồm:
  • Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu;
  • Hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số.
• Loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của văn phòng đại diện sẽ do doanh nghiệp quyết định.
• Điều lệ công ty hoặc quy chế của văn phòng đại diện ban hành ra sẽ quy định về việc quản lý và lưu giữ dấu. Do đó, việc quản lý và lưu giữ dấu sẽ thực hiện theo các quy định này.

Đăng ký thành lập văn phòng đại diện

Quy trình đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

Theo quy định tại Điều 45 Luật Doanh nghiệp Việt Nam 2020, để thực hiện đăng ký thành lập văn phòng đại diện, quý doanh nghiệp cần thực hiện theo các quy trình sau:

Bước 1 (Lập hồ sơ): Khi doanh nghiệp có nhu cầu muốn thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm những giấy tờ sau:

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện;
• Bản sao của quyết định thành lập và biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân là người đứng đầu văn phòng đại diện.

Bước 2 (Nộp hồ sơ): Sau khi chuẩn bị xong các giấy tờ trong hồ sơ, doanh nghiệp có thể gửi hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tới Cơ quan đăng ký kinh doanh. Cơ quan đăng ký kinh doanh này phải ở nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện.

Bước 3 (Xem xét hồ sơ): Kể từ ngày nhận được hồ sơ, trong vòng 03 ngày, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ phải có trách nhiệm xem xét liệu rằng hồ sơ có hợp lệ hay không.

Bước 4 (Ra quyết định): Sau khoảng thời gian xem xét hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ ra quyết định xem hồ sơ có hợp lệ để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hay không.

• Nếu hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;
• Nếu hồ sơ không hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp nộp hồ sơ những nội dung cần sửa đổi, bổ sung trong hồ sơ đăng ký.
• Nếu từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt đông văn phòng đại diện, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản trong đó có nêu rõ lý do cho doanh nghiệp.

Thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

Trong trường hợp, doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, nhưng có sự thay đổi khác so với nội dung đã được đăng ký của Giấy chứng nhận này thì theo quy định tại Khoản 4 Điều 45 Luật Doanh nghiệp Việt Nam 2020, doanh nghiệp sẽ phải chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong khoảng thời gian là 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Điều kiện để thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam

Căn cứ Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, thương nhân nước ngoài muốn được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo đúng các quy định về thành lập, đăng ký kinh doanh của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia vào điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặcđược thành lập, đăng ký kinh doanh theo pháp luật được các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Thương nhân nước ngoài đã có thời gian hoạt động ít nhất là 01 năm, kể từ ngày doanh nghiệp này được thành lập hoặc được đăng ký;
• Nếu thương nhân nước ngoài có Giấy đăng ký kinh doanh hoặc các giấy tờ khác có giá trị pháp lý tương đương, mà có quy định về thời hạn hoạt động thì thời hạn này phải còn ít nhất 01 năm kể từ ngày thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với những gì Việt Nam đã cam kết trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia và trở thành thành viên;
• Nếu nội dung hoạt động của văn phòng đại diện không phù hợp với các cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc các quốc gia, vùng lãnh thổ cùng tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Để được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, thương nhân nước ngoài phải nhận được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.

Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Cách thức chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Theo Khoản 1 Điều 213 Luật Doanh nghiệp Việt Nam 2020 và Điều 77 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về Đăng ký thành lập doanh nghiệp, các thức chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện bao gồm:

• Doanh nghiệp tự mình quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện;
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Trình tự, thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân Việt Nam

Điều 72 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký thành lập doanh nghiệp đã quy định một cách chi tiết về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện. Theo đó, việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện được thực hiện theo các trình tự, thủ tục sau:

• Bước 1 (Hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế): Văn phòng đại diện phải đăng ký với Cơ quan thuế để hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo đúng như các nghĩa vụ được quy định trong pháp luật về thuế.
• Bước 2 (Thông báo chấm dứt hoạt động): Kể từ ngày quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, trong vòng 10 ngày, doanh nghiệp phải gửi Thông báo kèm theo đó là nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản cuộc họp về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tới cho Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện.
• Bước 3 (Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin cho Cơ quan thuế): Sau khi nhận được hồ sơ của doanh nghiệp mong chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh tiến hành gửi thông tin về văn phòng đại diện bị chấm dứt hoạt động cho Cơ quan thuế.
• Bước 4 (Cơ quan thuế gửi ý kiến): Kể từ ngày tiếp nhận được thông tin, trong vòng 2 ngày làm việc, Cơ quan thuế gửi ý kiến cho Phòng đăng ký kinh doanh về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của văn phòng đại diện.
• Bước 5 (Phòng đăng ký kinh doanh chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện): Nếu cơ quan thuế không gửi ý kiến từ chối, thì kể từ ngày nhận được hồ sơ chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện, trong vòng 5 ngày làm việc, Phòng đăng ký kinh doanh tiến hành chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Bước 6 (Thông báo cho doanh nghiệp): Sau khi hoạt động văn phòng đại diện được Phòng đăng ký kinh doanh tiến hành chấm dứt, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

Trình tự, thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Trình tự, thủ tục về chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được quy định tại Điều 37 Nghị định 07/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết Luật Thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Cụ thể:

Bước 1 (Chuẩn bị hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện): Theo quy định tại Điều 36 Nghị định 07/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết Luật Thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài bao gồm:

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện có chữ ký của đại diện của thẩm quyền của thương nhân, và thông báo này phải được làm theo mẫu của Bộ Công thương quy định.
• Bản sao của văn bản mà Cơ quan cấp Giấy phép không gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, hoặc bản sao Quyết định thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
• Danh sách chủ nợ và số nợ mà thương nhân nước ngoài chưa thanh toán, trong đó phải liệt kê cả nợ thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội.
• Danh sách người lao động và quyền lợi của người lao động.
• Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (Bản chính).

Bước 2 (Nộp hồ sơ): Sau khi đã chuẩn bị xong đầy đủ và chính xác các thông tin của hồ sơ, thương nhân nước ngoài sẽ nộp sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của mình đến Cơ quan cấp giấy phép. Việc nộp hồ sơ này có thể thực hiện theo một trong các cách thức dưới đây:

• Nộp hồ sơ trực tiếp tại văn phòng của Cơ quan cấp giấy phép;
• Nộp hồ sơ gián tiếp thông quan đường bưu điện;
• Nộp hồ sơ trực tuyến (trong trường hợp đủ điều kiện áp dụng).

Bước 3 (Xem xét và kiểm tra hồ sơ): Kể từ ngày nhận được hồ sơ, trong vòng 3 ngày làm việc, Cơ quan cấp giấy phép sẽ có trách nhiệm tiến hành kiểm tra hồ sơ và có thể yêu cầu thương nhân nước ngoài bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Yêu cầu bổ sung này chỉ được thực hiện một lần duy nhất trong khi giải quyết hồ sơ.

Bước 4 (Công bố lên trang thông tin điện tử): Kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, trong vòng 5 ngày làm việc, Cơ quan cấp giấy phép hoạt động văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài phải công bố lên trang thông tin điện tử của mình về việc thương nhân này đã chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

Như vậy khác với thủ tục chấm dứt văn phòng đại diện của thương nhân Việt Nam được thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư, thủ tục này đối với văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được theo thẩm quyền của cơ quan cấp giấy phép. Thông thường, cơ quan có thẩm quyền trong việc cấp và thu hồi giấy phép là Sở Công thương, Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.

Quý khách hàng có bất kỳ vướng mắc liên quan đến quy định về văn phòng đại diện xin vui lòng liên hệ Công ty Luật Việt An để được chúng tôi hỗ trợ tốt nhất!