Hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài năm 2026

Hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài năm 2026 là bước pháp lý tiên quyết và bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp tại Việt Nam khi có kế hoạch tuyển dụng nhân sự quốc tế. Việc chuẩn bị và nộp bộ hồ sơ này không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình nhân sự mà còn đảm bảo tính tuân thủ nghiêm ngặt theo các quy định mới nhất của pháp luật hiện hành. Trong bài viết này, Luật Việt An sẽ hướng dẫn chi tiết toàn bộ quy trình giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.

Hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài là gì?

Hồ sơ giải trình đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài là tập hợp các văn bản do người sử dụng lao động (doanh nghiệp, tổ chức) lập ra để báo cáo và thuyết phục cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về lý do bắt buộc phải tuyển dụng người nước ngoài cho một vị trí công việc cụ thể thay vì sử dụng lao động Việt Nam.

Về bản chất, đây là bước thủ tục đầu tiên và bắt buộc (trừ một số trường hợp được miễn) quy định trong quy trình bảo lãnh xin cấp Giấy phép lao động (Work Permit) cho người nước ngoài tại Việt Nam.

Khi nào doanh nghiệp phải giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài?

Căn cứ vào Khoản 2 Điều 152 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp chỉ được tuyển dụng người lao động nước ngoài vào 4 nhóm vị trí công việc mà lao động Việt Nam chưa đáp ứng được:

• Nhà quản lý.
• Giám đốc điều hành.
• Chuyên gia.
• Lao động kỹ thuật.

Trường hợp không phải giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Các trường hợp không phải xác định nhu cầu sử dụng lao động hiện nay được mở rộng và đồng nhất với 15 trường hợp được miễn Giấy phép lao động:

Phân loại	Điều kiện
Lĩnh vực ưu tiên	Các ngành tài chính, KHCN, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số… (Yêu cầu có xác nhận của Bộ/UBND cấp tỉnh).
Làm việc ngắn hạn	Chuyên gia, quản lý, lao động kỹ thuật có tổng thời gian làm việc dưới 90 ngày/năm dương lịch.
Góp vốn lớn	Chủ sở hữu, thành viên góp vốn TNHH/HĐQT công ty cổ phần có giá trị vốn từ 3 tỷ đồng trở lên.
Thiết lập tổ chức	Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại của tổ chức nước ngoài tại Việt Nam.
Dự án ODA	Cung cấp dịch vụ chuyên môn, kỹ thuật hoặc phục vụ trực tiếp cho các dự án ODA.
Hoạt động Báo chí	Phóng viên nước ngoài hoạt động thông tin báo chí (Yêu cầu có xác nhận của Bộ Ngoại giao).
Luân chuyển nội bộ	Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp nước ngoài thuộc 11 ngành dịch vụ theo cam kết WTO.
Thỏa thuận quốc tế	Thực hiện các thỏa thuận quốc tế do cơ quan cấp Trung ương hoặc cấp tỉnh ký kết.
Khách công vụ	Sử dụng hộ chiếu công vụ vào làm việc cho cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội.
Tình nguyện viên	Làm việc tự nguyện, không lương thực hiện điều ước quốc tế (Yêu cầu có xác nhận của tổ chức).
Giáo dục quốc tế	Giảng dạy, nghiên cứu, quản lý tại cơ sở giáo dục do cơ quan ngoại giao đề nghị (Bộ GD&ĐT xác nhận).
Thực tập sinh	Sinh viên nước ngoài có thỏa thuận thực tập tại Việt Nam hoặc tập sự trên tàu biển Việt Nam.
Hôn nhân	Kết hôn với công dân Việt Nam và đang sinh sống hợp pháp trên lãnh thổ Việt Nam.
Thân nhân ngoại giao	Làm việc theo các điều ước quốc tế về thân nhân ngoại giao mà Việt Nam là thành viên.

So sánh miễn GPLĐ và miễn giải trình

Tiêu chí	Miễn Giải trình nhu cầu sử dụng lao động	Miễn Giấy phép lao động (GPLĐ)
Bản chất	Doanh nghiệp không cần báo cáo, xin chấp thuận từ cơ quan nhà nước (Sở LĐ-TB&XH/Ban Quản lý KCN) về việc cần tuyển vị trí đó cho người nước ngoài.	Người lao động nước ngoài không cần thực hiện thủ tục cấp mới GPLĐ, nhưng vẫn được làm việc hợp pháp tại Việt Nam.
Đối tượng áp dụng	Người sử dụng lao động (Doanh nghiệp, tổ chức bảo lãnh).	Người lao động nước ngoài (thông qua đơn vị bảo lãnh thực hiện thủ tục).
Thứ tự trong quy trình	Nằm ở Bước 1 (Thủ tục tiền đề). Bỏ qua bước này nếu thuộc diện miễn.	Nằm ở Bước 2 (Thủ tục chính). Thay thế việc xin GPLĐ bằng một thủ tục nhẹ hơn hoặc hoàn toàn không cần làm thủ tục.
Thủ tục pháp lý đi kèm	Nếu chỉ được miễn giải trình, doanh nghiệp vẫn phải làm thủ tục xin cấp Giấy phép lao động (hoặc Xác nhận miễn GPLĐ) cho người đó.	Đa số các trường hợp miễn GPLĐ vẫn phải làm thủ tục xin cấp “Giấy xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động”. Chỉ một số rất ít trường hợp được miễn hoàn toàn (ví dụ: vào VN dưới 30 ngày và dưới 3 lần/năm).
Mục đích quản lý của cơ quan Nhà nước	Đơn giản hóa thủ tục hành chính đối với các vị trí không ảnh hưởng đến cơ hội việc làm của lao động trong nước.	Khuyến khích thu hút vốn đầu tư, chuyên gia cấp cao, hoặc thực hiện các cam kết quốc tế và lý do nhân đạo (kết hôn).

Nội dung cần có trong văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Thông tin về Doanh nghiệp/Tổ chức (Người sử dụng lao động)

• Tên doanh nghiệp/Tổ chức: Ghi đầy đủ tên tiếng Việt theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Loại hình doanh nghiệp: (Ví dụ: Công ty TNHH, Công ty Cổ phần, Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài…).
• Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế.
• Địa chỉ trụ sở chính: Nơi doanh nghiệp đăng ký hoạt động.
• Thông tin liên hệ: Số điện thoại, địa chỉ email, website (nếu có).
• Lĩnh vực hoạt động/Ngành nghề kinh doanh chính: Trình bày ngắn gọn để cơ quan nhà nước nắm được quy mô và tính chất hoạt động của công ty.

Thông tin về Vị trí công việc và Chức danh

Doanh nghiệp cần xác định rõ người lao động nước ngoài sẽ vào làm việc dưới chức danh nào theo quy định của pháp luật:

• Chức danh công việc: Phải thuộc một trong 4 nhóm:

• Nhà quản lý.
• Giám đốc điều hành.
• Chuyên gia.
• Lao động kỹ thuật.

• Số lượng: Cụ thể số lượng người cần tuyển cho vị trí này.

Mô tả chi tiết Vị trí công việc

Đây là phần để cơ quan chức năng đánh giá tính chất công việc:

• Nhiệm vụ cụ thể: Nêu rõ các công việc hàng ngày, trách nhiệm chính mà người lao động nước ngoài sẽ phải thực hiện.
• Địa điểm làm việc: Ghi rõ địa chỉ nơi người lao động sẽ trực tiếp làm việc (nếu khác với trụ sở chính).

Yêu cầu về Trình độ và Kinh nghiệm

Doanh nghiệp phải chứng minh vị trí này đòi hỏi tiêu chuẩn cao mà lao động trong nước khó đáp ứng:

• Trình độ chuyên môn: Bằng cấp (Cử nhân, Thạc sĩ, Tiến sĩ…) và chuyên ngành được đào tạo.
• Kinh nghiệm làm việc: Yêu cầu số năm kinh nghiệm làm việc tối thiểu ở vị trí tương đương (thường là từ 3 – 5 năm tùy thuộc vào chức danh Chuyên gia, Lao động kỹ thuật hay Giám đốc điều hành).
• Kỹ năng đặc thù khác: Ngoại ngữ, chứng chỉ nghề nghiệp quốc tế, kỹ năng sử dụng công nghệ/phần mềm đặc thù (nếu có).

Giải trình lý do sử dụng lao động nước ngoài (Phần Quan Trọng Nhất)

Cơ quan nhà nước luôn ưu tiên việc làm cho người lao động Việt Nam. Do đó, bạn cần lập luận chặt chẽ lý do tại sao không thể tuyển dụng người Việt:

• Tình trạng tuyển dụng hiện tại: Nêu rõ doanh nghiệp đã thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam cho vị trí này (trên các cổng thông tin việc làm, trung tâm dịch vụ việc làm) nhưng không có ứng viên nào trúng tuyển hoặc không có nguồn cung đáp ứng đủ yêu cầu.
• Tính chất đặc thù của công việc: Giải thích vì sao công việc này bắt buộc phải do người nước ngoài đảm nhận (ví dụ: yêu cầu am hiểu sâu sắc thị trường nước ngoài, nắm giữ bí quyết công nghệ độc quyền của công ty mẹ, kỹ năng ngôn ngữ bản địa phức tạp mà lao động Việt Nam chưa đáp ứng được).

Thời gian dự kiến làm việc và Hình thức làm việc

• Thời gian dự kiến: Từ ngày/tháng/năm nào đến ngày/tháng/năm nào (thời hạn tối đa thường không quá 2 năm cho một lần cấp phép).
• Hình thức làm việc: Hợp đồng lao động, di chuyển nội bộ doanh nghiệp, thực hiện hợp đồng kinh tế/thương mại,…

Cách xác định vị trí công việc cần sử dụng lao động nước ngoài

Luật chỉ cho phép sử dụng lao động nước ngoài cho 04 nhóm vị trí mà lao động Việt Nam chưa đáp ứng được. Cần phân loại vị trí đang cần tuyển vào một trong các nhóm sau:

• Nhà quản lý: Người quản lý doanh nghiệp, Phó Giám đốc, Trưởng phòng/Ban. (Yêu cầu phải có quyết định bổ nhiệm hoặc điều lệ công ty chứng minh thẩm quyền quản lý).
• Giám đốc điều hành: Người đứng đầu điều hành trực tiếp một đơn vị, chi nhánh trực thuộc.
• Chuyên gia: Yêu cầu có bằng đại học (hoặc tương đương) và kinh nghiệm thực tiễn phù hợp với công việc dự kiến.
  • Ví dụ thực tiễn: Chuyên gia tối ưu hóa quy trình khai thác cảng, Chuyên gia thiết lập hệ thống vận hành Depot.
• Lao động kỹ thuật: Yêu cầu có chứng nhận đào tạo chuyên ngành kỹ thuật ít nhất 01 năm và có kinh nghiệm làm việc phù hợp.

Lý do doanh nghiệp không tuyển được lao động Việt Nam cho vị trí dự kiến

Tiêu chí	Nội dung chi tiết
Thiếu kinh nghiệm thực tiễn với hệ thống/công nghệ mới	Vị trí yêu cầu người có khả năng vận hành, chuyển giao công nghệ cho các dây chuyền, máy móc hoặc phần mềm quản lý chuyên biệt mà tại Việt Nam chưa có chương trình đào tạo chuyên sâu hoặc chưa được ứng dụng rộng rãi.
Kinh nghiệm quản lý ở quy mô quốc tế	Vị trí cấp cao yêu cầu ứng viên đã có nhiều năm kinh nghiệm quản lý, điều hành các dự án đa quốc gia, am hiểu chuẩn mực kinh doanh và pháp lý quốc tế để phục vụ chiến lược mở rộng của doanh nghiệp.
Chuyên gia nội bộ của tập đoàn	Vị trí đòi hỏi người lao động phải am hiểu sâu sắc quy trình vận hành, văn hóa doanh nghiệp và các tiêu chuẩn nội bộ của công ty mẹ ở nước ngoài để đảm bảo tính đồng bộ trên toàn cầu.
Nắm giữ bí quyết thương mại/công nghệ độc quyền	Yêu cầu chuyên gia trực tiếp từ công ty mẹ hoặc đối tác sang để trực tiếp giám sát, bảo mật và chuyển giao các kỹ thuật độc quyền mà lao động tuyển mới không thể nắm bắt ngay.
Ngôn ngữ chuyên ngành hẹp	Cần thông thạo ngôn ngữ bản địa của đối tác (ví dụ: tiếng Hàn, tiếng Nhật, tiếng Trung…) kết hợp với khả năng đọc hiểu các tài liệu kỹ thuật phức tạp, đàm phán hợp đồng chuyên sâu mà ứng viên trong nước rất hiếm người đạt được cả hai yếu tố này.
Quản lý nhóm đa văn hóa	Đòi hỏi kỹ năng thấu hiểu văn hóa thị trường mục tiêu để trực tiếp chăm sóc khách hàng quốc tế hoặc điều hành đội ngũ nhân sự đa quốc gia.

Thông tin người lao động nước ngoài cần ghi trong hồ sơ giải trình

Điểm mới đột phá của Nghị định 219/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 07/08/2025) là quy định tích hợp đồng thời thủ tục báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động với thủ tục đề nghị cấp Giấy phép lao động vào chung một quy trình (sử dụng Mẫu số 03).

Nhóm thông tin nhân thân và giấy tờ tùy thân

• Họ và tên: Viết chữ in hoa, khớp tuyệt đối với thông tin trên mặt hộ chiếu.
• Ngày tháng năm sinh & Giới tính.
• Quốc tịch: Ghi đúng quốc tịch trên hộ chiếu mà người lao động sử dụng để làm việc.
• Thông tin hộ chiếu: Cung cấp đầy đủ Số hộ chiếu, Ngày cấp, Cơ quan cấp và Thời hạn có giá trị của hộ chiếu.

Nhóm thông tin về trình độ và kinh nghiệm

Đây là cơ sở để cơ quan nhà nước đối chiếu với tiêu chuẩn chức danh:

• Trình độ chuyên môn: Ghi rõ bậc đào tạo (Cử nhân, Thạc sĩ, Tiến sĩ…) và chuyên ngành đào tạo.
• Kinh nghiệm làm việc: Xác nhận số năm kinh nghiệm thực tiễn.
• Lưu ý theo tiêu chuẩn mới của NĐ 219: Chức danh Chuyên gia hiện chỉ yêu cầu bằng Đại học và 2 năm kinh nghiệm phù hợp (hoặc 1 năm đối với các lĩnh vực đặc thù như khoa học, công nghệ, chuyển đổi số), không còn yêu cầu bắt buộc 3 năm như trước.

Nhóm thông tin về vị trí và công việc dự kiến tại Việt Nam

• Chức danh công việc: Bắt buộc phân loại vào một trong 4 nhóm: Nhà quản lý, Giám đốc điều hành, Chuyên gia hoặc Lao động kỹ thuật.
• Vị trí công việc cụ thể: Tên chức vụ/chuyên môn tại đơn vị (ví dụ: Kỹ sư trưởng, Chuyên viên phân tích tài chính…).
• Hình thức làm việc: Chọn hình thức tương ứng (ví dụ: Thực hiện hợp đồng lao động, Di chuyển nội bộ doanh nghiệp, Nhà cung cấp dịch vụ…).
• Thời gian làm việc: Ghi chính xác Từ ngày/tháng/năm đến ngày/tháng/năm (thời hạn tối đa không quá 2 năm, phải khớp với dự thảo hợp đồng hoặc thư phái cử).
• Địa điểm làm việc cụ thể: Ghi rõ tên chi nhánh, văn phòng, nhà máy và địa chỉ làm việc thực tế của người lao động.

Mẫu hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài năm 2026

Mẫu hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài năm 2026 là mẫu số 3 phụ lục

(Kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP ngày 07 tháng 8 năm 2025 của Chính phủ)

Hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài khi cấp mới Giấy phép lao động

Theo quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP, việc tích hợp báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài vào chung với hồ sơ đề nghị cấp mới Giấy phép lao động được quy định cụ thể tại Khoản 1 Điều 18.

• Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.
• Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp, trừ trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên Hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế. Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài cấp được sử dụng trong trường hợp Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy khám sức khỏe có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe đó không quá 12 tháng kể từ ngày được cấp.
• Hộ chiếu còn thời hạn.
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp không quá 6 tháng, kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ, trừ trường hợp đã thực hiện liên thông thủ tục hành chính về cấp Phiếu lý lịch tư pháp và cấp giấy phép lao động theo quy định tại khoản 3 Điều 6 Nghị định này.
• 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính).
• Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài
• Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật theo quy định

Hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài khi gia hạn Giấy phép lao động

Nội dung báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài khi gia hạn Giấy phép lao động được quy định cụ thể tại Khoản 1 Điều 27 Nghị định 219/2025/NĐ-CP:

• Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị gia hạn giấy phép lao động theo Mẫu số 03.
• Giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có đủ điều kiện cấp.
• 02 ảnh màu.
• Giấy phép lao động đã được cấp trước đó.
• Các loại giấy tờ chứng minh người lao động tiếp tục làm việc.

Lưu ý: Hồ sơ đề nghị gia hạn phải được nộp trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi Giấy phép lao động hiện tại hết hạn.

Nộp hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài ở đâu?

Theo quy định hiện hành và định hướng chuyển đổi số trong cải cách thủ tục hành chính, hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (nay được tích hợp trong hồ sơ đề nghị cấp mới/gia hạn Giấy phép lao động) được nộp theo hình thức trực tuyến (online).

Cụ thể, bộ phận Tổ chức Hành chính có thể nộp hồ sơ tại các cơ quan sau, tùy thuộc vào tuyến quản lý và vị trí đặt trụ sở của đơn vị:

Tuyến Tỉnh/Thành phố trực thuộc Trung ương

• Cơ quan tiếp nhận: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐ-TB&XH) nơi người lao động dự kiến làm việc.
• Hình thức nộp: Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công của tỉnh/thành phố hoặc Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Nếu nộp trực tiếp bản cứng, chuyên viên hành chính sẽ nộp tại Bộ phận Một cửa (Trung tâm Phục vụ hành chính công) của tỉnh/thành phố đó.
• Phạm vi áp dụng: Dành cho các doanh nghiệp, tổ chức thông thường đóng trên địa bàn.

Tuyến Ban Quản lý Khu công nghiệp, Khu kinh tế

• Cơ quan tiếp nhận: Ban Quản lý các Khu công nghiệp, Khu chế xuất, Khu kinh tế, Khu công nghệ cao.
• Phạm vi áp dụng: Đây là tuyến tiếp nhận rất phổ biến. Đối với các đơn vị, công ty cổ phần hoạt động trong lĩnh vực vận tải, khai thác cảng có trụ sở đặt tại các Khu công nghiệp (chẳng hạn như khu vực Hiệp Phước, TP.HCM), hồ sơ thường được nộp về Ban Quản lý (ví dụ: HEPZA tại TP.HCM) theo cơ chế ủy quyền của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Việc nộp hồ sơ cũng được thực hiện qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến của Ban Quản lý.

Tuyến Trung ương

• Cơ quan tiếp nhận: Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Cục Việc làm).
• Phạm vi áp dụng: Dành cho các cơ quan nhà nước ở trung ương, tổ chức chính trị – xã hội cấp trung ương, tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam.

Thời hạn nộp hồ sơ giải trình trước khi người nước ngoài làm việc

Theo quy định mới nhất tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP (áp dụng từ tháng 8/2025 và định hướng cho năm 2026), thời hạn nộp hồ sơ liên quan đến giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài đã được rút ngắn và thay đổi đáng kể do việc gộp thủ tục. Cụ thể như sau:

Đối với trường hợp cấp mới Giấy phép lao động (GPLĐ)

Vì thủ tục báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động đã được tích hợp thành một bước chung với thủ tục xin cấp GPLĐ, người sử dụng lao động phải nộp bộ hồ sơ tích hợp này trong thời hạn:

• Trước ít nhất 10 ngày và không quá 60 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam. (Lưu ý: Theo quy định cũ, doanh nghiệp phải nộp báo cáo giải trình riêng biệt trước ít nhất 15 ngày, sau đó mới nộp tiếp hồ sơ xin GPLĐ. Hiện tại hai bước này đã gộp lại và chỉ cần nộp 1 lần trong khung thời gian từ 10 – 60 ngày trước ngày làm việc).

Đối với trường hợp gia hạn Giấy phép lao động

Hồ sơ đề nghị gia hạn (bên trong đã tích hợp sẵn nội dung báo cáo giải trình nhu cầu tiếp tục sử dụng lao động) phải được nộp trong khoảng thời gian:

• Trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày tính đến ngày Giấy phép lao động hiện tại hết hạn.

Đối với nhóm làm việc ngắn hạn (Được miễn GPLĐ và miễn giải trình)

Riêng đối với trường hợp chuyên gia, nhà quản lý, lao động kỹ thuật vào Việt Nam làm việc có tổng thời gian dưới 90 ngày trong 01 năm (thuộc nhóm không phải báo cáo giải trình và không thuộc diện cấp GPLĐ), doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ báo cáo:

• Gửi thông báo bằng văn bản đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động trước ít nhất 03 ngày làm việc tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc.

Thời gian xem xét chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Căn cứ Khoản 3 Điều 22  Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.

Lỗi thường gặp khi lập hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Lỗi thường gặp	Chi tiết
Sai lệch chức danh và vị trí	Tên chức danh, vị trí công việc nêu trong văn bản đề nghị (Mẫu số 03) không khớp chính xác từng chữ với nội dung trên Giấy xác nhận kinh nghiệm hoặc Hợp đồng lao động dự kiến.
Mô tả công việc không tương xứng với bằng cấp	Nhu cầu công việc mô tả đòi hỏi kỹ năng chuyên sâu về kỹ thuật, vận hành logistics hoặc khai thác hạ tầng, nhưng bằng cấp chuyên môn của người lao động lại thuộc lĩnh vực không liên quan (ví dụ: giải trình vị trí “Chuyên gia tối ưu hóa quy trình khai thác” nhưng bằng cấp lại là Cử nhân Ngôn ngữ học).
Thiếu dẫn chứng về tính đặc thù	Phần mô tả trong Mẫu số 03 không làm nổi bật được các yêu cầu khắt khe về công nghệ, ngoại ngữ chuyên ngành hoặc kinh nghiệm vận hành đặc thù.
Không chứng minh được nỗ lực tuyển dụng trong nước	Không đề cập đến việc đơn vị đã tổ chức thông báo tuyển dụng nội địa trên các nền tảng việc làm nhưng không có ứng viên người Việt nào trúng tuyển.
Thiếu Hợp pháp hóa lãnh sự	Bằng cấp, Giấy xác nhận kinh nghiệm, Giấy khám sức khỏe hoặc Lý lịch tư pháp cấp tại nước ngoài không được Hợp pháp hóa lãnh sự trước khi dịch thuật công chứng.
Bản dịch thuật sai thuật ngữ chuyên ngành	Dịch sai tên chuyên ngành học hoặc chức danh công việc, dẫn đến việc cơ quan nhà nước đánh giá ứng viên không đủ điều kiện kinh nghiệm cho vị trí ứng tuyển.
Hết hạn giấy tờ	Giấy khám sức khỏe quá thời hạn 12 tháng, hoặc ảnh thẻ sai quy chuẩn (không phải nền trắng, chụp quá 06 tháng).

Cách xử lý khi hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài bị từ chối

Bước 1. Tiếp nhận và phân tích văn bản từ chối

Cơ quan nhà nước luôn trả kết quả kèm theo một văn bản thông báo rõ lý do không chấp thuận. Cần đọc kỹ thông báo này để khoanh vùng nguyên nhân. Các lý do phổ biến thường bao gồm:

• Lý do không tuyển dụng được lao động Việt Nam chưa đủ sức thuyết phục.
• Chức danh công việc (Quản lý, Chuyên gia…) không khớp với bằng cấp hoặc kinh nghiệm khai báo.
• Thiếu minh chứng về việc đã thông báo tuyển dụng công khai đủ 15 ngày.

Bước 2. Rà soát và đánh giá lại hồ sơ gốc

Đối chiếu văn bản từ chối với hồ sơ (Mẫu số 03) đã nộp. Đánh giá tính hợp lý của các thông tin đã cung cấp:

• Kiểm tra lại thời gian đăng thông báo tuyển dụng trên hệ thống xem đã đủ thời hạn quy định chưa.
• Rà soát lại phần mô tả công việc xem có quá chung chung, giống với các vị trí mà lao động trong nước dễ dàng đáp ứng hay không.

Bước 3. Chỉnh sửa nội dung và bổ sung tài liệu

Căn cứ vào lỗi sai, tiến hành lập lại văn bản giải trình mới:

• Nếu lỗi do lý do chưa thuyết phục: Viết lại đoạn giải trình. Chuyển từ việc mô tả công việc chung chung sang nhấn mạnh các yêu cầu mang tính kỹ thuật, công nghệ độc quyền, hoặc kỹ năng đặc thù mà vị trí này bắt buộc phải có.
• Nếu lỗi do chức danh: Điều chỉnh lại chức danh công việc cho phù hợp với kinh nghiệm và bằng cấp thực tế của người nước ngoài, hoặc cung cấp thêm tài liệu chứng minh kinh nghiệm hợp lệ.
• Bổ sung các tài liệu khác theo đúng yêu cầu ghi trong văn bản từ chối.

Bước 4. Liên hệ chuyên viên thụ lý (Nếu cần thiết)

Trong trường hợp lý do từ chối ghi trong văn bản chung chung hoặc chưa rõ ràng, người phụ trách pháp lý/hành chính của đơn vị nên chủ động liên hệ trực tiếp với chuyên viên xử lý hồ sơ (thông qua số điện thoại trên Cổng Dịch vụ công hoặc tổng đài cơ quan) để được hướng dẫn chính xác điểm cần khắc phục, tránh việc nộp lại nhiều lần.

Bước 5. Trình ký và nộp lại hồ sơ

Sau khi hoàn thiện bộ hồ sơ mới, thực hiện trình người đại diện theo pháp luật ký, đóng dấu. Sau đó, tiến hành nộp lại hồ sơ (nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công) và tiếp tục theo dõi tiến độ giải quyết.

Dịch vụ soạn hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài của Luật Việt An

Dịch vụ tư vấn và soạn thảo hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài của Luật Việt An (Viet An Law Firm) là một trong những giải pháp pháp lý chuyên sâu, hỗ trợ các tổ chức và doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình bảo lãnh nhân sự quốc tế.

Đặc biệt, trong bối cảnh áp dụng các quy định mới của Nghị định 219/2025/NĐ-CP, dịch vụ này hiện được Luật Việt An triển khai tích hợp đồng bộ với quy trình xin cấp/gia hạn Giấy phép lao động.

Dưới đây là chi tiết các hạng mục công việc và quy trình triển khai dịch vụ tiêu chuẩn của Luật Việt An:

• Tư vấn phương án giải trình hợp lý
• Rà soát tính hợp lệ của tài liệu gốc
• Soạn thảo biểu mẫu chuẩn
• Xử lý các thủ tục bổ trợ
• Đại diện thực hiện thủ tục hành chính
• Theo dõi và bàn giao kết quả

Một số câu hỏi liên quan

Khi nào doanh nghiệp cần nộp hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài?

Theo quy định mới tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp thực hiện báo cáo giải trình nhu cầu đồng thời cùng lúc với việc nộp hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài.

Doanh nghiệp cần sử dụng biểu mẫu nào để thực hiện thủ tục này?

Doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 03 (Tờ khai đề nghị cấp giấy phép lao động/gia hạn/cấp lại, tích hợp giải trình nhu cầu) ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Điều kiện bắt buộc nào phải thực hiện trước khi nộp hồ sơ giải trình?

Doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam cho vị trí dự kiến ít nhất 15 ngày trên Cổng thông tin của Bộ LĐ-TB&XH hoặc Trung tâm Dịch vụ việc làm.

Cơ quan nào có thẩm quyền tiếp nhận và phê duyệt hồ sơ giải trình?

Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (LĐ-TB&XH) cấp tỉnh/thành phố, hoặc Ban Quản lý các khu công nghiệp, khu công nghệ cao, khu kinh tế nơi người lao động làm việc.

Trọng tâm cốt lõi của phần lý do giải trình là gì?

Trọng tâm là phải chứng minh vị trí công việc có tính đặc thù cao (yêu cầu công nghệ lõi, ngôn ngữ chuyên ngành hẹp, kinh nghiệm quản lý quốc tế) và doanh nghiệp đã nỗ lực tuyển dụng nhưng lao động Việt Nam không đáp ứng được.

Nếu người lao động nước ngoài thay đổi vị trí công việc trong công ty, doanh nghiệp có cần giải trình lại không?

Có. Bất kỳ sự thay đổi nào về vị trí, chức danh hoặc hình thức làm việc so với giấy phép đã cấp đều yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện lại thủ tục giải trình nhu cầu và xin cấp giấy phép lao động mới.

Nếu quý khách hàng muốn được tư vấn chi tiết về hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài năm 2026, xin vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!