Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có thể thay đổi địa điểm kinh doanh để tạo điều kiện thuận lợi, phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty. Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính thì cần thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ đó với Phòng đăng ký kinh doanh.Vậy khi tiến hành thủ tục này, công ty cần lưu ý những hồ sơ gì? Sau đây, Luật Việt An sẽ cung cấp thông tin pháp lý về hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty.

Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp năm 2020;
• Nghị định số 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp;
• Thông tư 105/2020/TT-BTC hướng dẫn về đăng ký thuế;
• Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.

Địa chỉ công ty là gì?

Địa chỉ của công ty hay còn được gọi là trụ sở chính của công ty. Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp năm 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Theo Điều 28 Luật Doanh nghiệp năm 2020, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp là một trong những nội dung chủ yếu trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Thay đổi địa chỉ công ty

Địa chỉ trụ sở chính của công ty là nội dung chủ yếu trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, vì vậy khi công ty thay đổi địa chỉ trụ sở tức là đang thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy, theo Điều 28 của Luật Doanh nghiệp năm 2020, doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Theo Điều 47 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP, trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi đặt trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.

Như vậy, khi tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ công ty, có thể xảy ra hai trường hợp sau:

• Thay đổi địa chỉ công ty nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế: Đây là trường hợp doanh nghiệp chuyển địa chỉ khỏi nơi đã đăng ký tới một địa chỉ mới trong cùng quận/huyện/thành phố trực thuộc tỉnh. Trường hợp thay đổi này làm thay đổi thông tin đăng ký thuế nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế nên doanh nghiệp chỉ cần tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
• Thay đổi địa chỉ công ty làm thay đổi cơ quan thuế quản lý: Theo Khoản 2 Điều 10 của Thông tư 105/2020/TT-BTC, người nộp thuế đăng ký thuế khi có thay đổi địa chỉ trụ sở sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác hoặc thay đổi địa chỉ trụ sở sang địa bàn cấp huyện khác nhưng cùng địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương làm thay đổi cơ quan thuế quản lý cần tiến hành thay đổi thông tin đăng ký thuế. Sau đó mới tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Theo Điều 47 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP và hướng dẫn thủ tục cụ thể tại Quyết định 885/QĐ-BKHĐT thì hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký theo mẫu số 11 Phụ lục II.1 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;
• Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh;
• Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
• Trường hợp Hội đồng thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị công ty cổ phần thông qua các nghị quyết, quyết định theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản theo quy định của Luật Doanh nghiệp, bản sao biên bản họp trong hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ công ty được thay thế bằng bản sao báo cáo kết quả kiểm phiếu của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc biên bản kiểm phiếu của Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần.
• Bản sao bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật hoặc phán quyết của Trọng tài có hiệu lực trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty theo quyết định của Tòa án hoặc Trọng tài.
• Giấy ủy quyền cho Luật Việt An thực hiện thủ tục.

Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký thay đổi địa chỉ công ty có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty, khi đó hồ sơ cần lưu ý:

• Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ công ty, kèm theo hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký thay đổi địa chỉ công ty và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
• Trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ công ty, kèm theo hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ công ty phải có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký thay đổi địa chỉ công ty và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân người được giới thiệu.
• Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ công ty thì khi thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ công ty, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký thay đổi địa chỉ công ty.
• Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ công ty thì việc ủy quyền thực hiện như Trường hợp ủy quyền cho tổ chức.

Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế

Theo Khoản 2 Điều 10 Thông tư 105/2020/TT-BTC, hồ sơ chuyển thuế nộp tại cơ quan thuế cũ (nơi chuyển đi) bao gồm:

• Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.
• Công văn đề nghị chốt thuế chuyển địa chỉ trụ sở chính khác quận, huyện, tỉnh, thành phố.
• Quyết định của Đại hội đồng cổ đông về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính công ty cổ phần.
• Biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính công ty cổ phần.
• Bản sao có công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty cổ phần.
• Giấy ủy quyền nếu người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi nộp hồ sơ mà ủy quyền cho người khác.

Sau khi cơ quan thuế nơi chuyển đi ban hành thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ thay đổi trụ sở công ty tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Lưu ý

• Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi địa chỉ công ty.
• Trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty làm thay đổi cơ quan quản lý thuế, khi hồ sơ đăng ký chuyển trụ sở của công ty đủ điều kiện để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp truyền thông tin đăng ký thay đổi sang Hệ thống thông tin đăng ký thuế. Hệ thống thông tin đăng ký thuế tự động kiểm tra thông tin liên quan đến thủ tục chuyển trụ sở theo quy định của pháp luật về thuế mà không cần sự kiểm tra của cán bộ đăng ký thuế. Như vậy, sau khi thay đổi trụ sở và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới công ty không cần làm thủ tục đăng ký thuế tại cơ quan thuế mới.

Dịch vụ của Luật Việt An về thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

• Tư vấn pháp luật về hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty;
• Soạn thảo văn bản, giấy tờ, chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty;
• Đại diện, thay mặt khách hàng thực hiện các thủ tục với cơ quan nhà nước để thay đổi địa chỉ trụ sở công ty.
• Tư vấn pháp lý cho doanh nghiệp sau thay đổi trụ sở công ty;

Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hoặc có nhu cầu tư vấn hồ sơ, thủ tục pháp lý về thay đổi địa chỉ trụ sở công ty, vui lòng liên hệ Công ty Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!