Quy định về thông báo xử lý dữ liệu cá nhân

Dữ liệu cá nhân là một khái niệm ngày càng quan trọng trong thời đại số hóa, khi mà các tổ chức, cá nhân thu thập, xử lý và sử dụng dữ liệu cá nhân của người dùng cho nhiều mục đích khác nhau. Việc bảo vệ dữ liệu cá nhân không chỉ là nhu cầu thiết yếu của cá nhân mà còn là trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân có hoạt động liên quan đến dữ liệu cá nhân. Trong bài viết này, Luật Việt An sẽ trình bày rõ hơn các quy định về thông báo xử lý dữ liệu cá nhân.

Căn cứ pháp lý

• Bộ luật Dân sự 2015.
• Nghị định số 13/2023/NĐ-CP về dữ liệu cá nhân.

Thông báo xử lý dữ liệu cá nhân là gì?

Thông báo xử lý dữ liệu cá nhân là một tuyên bố mô tả cách một tổ chức thu thập, sử dụng, phân tích, đánh giá các dữ liệu cá nhân mà họ có đối với các chủ thể của dữ liệu cá nhân đó.

Nghĩa vụ thông báo khi xử lý dữ liệu cá nhân

Theo Nghị định số 13/2023/NĐ-CP, việc thông báo xử lý dữ liệu cá nhân là một trong những nghĩa vụ của Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân. Trên nguyên tắc mọi hoạt động của quá trình xử lý dữ liệu cá nhân đểu phải có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu (trừ trường hợp luật có quy định khác), đây là nghĩa vụ ràng buộc trách nhiệm của các bên thứ ba sử dụng, lưu trữ dữ liệu cá nhân của người khác. Mục đích của việc quy định về thông báo xử lý dữ liệu cá nhân bao gồm:

• Tăng tính minh bạch: Thông báo này giúp tăng cường sự minh bạch trong việc sử dụng dữ liệu cá nhân, cho phép người dùng hiểu rõ hơn về cách dữ liệu của họ được sử dụng để làm gì.
• Tôn trọng quyền riêng tư: Thông báo này tôn trọng quyền riêng tư của người dùng bằng cách cho họ biết dữ liệu cá nhân của họ được sử dụng như thế nào. Tránh trường hợp xâm phạm quyền của cá nhân đó.
• Tạo niềm tin: Khi người dùng biết rõ về cách dữ liệu của họ được xử lý, họ có thể cảm thấy an tâm hơn và tin tưởng hơn vào tổ chức đang nắm giữ dữ liệu cá nhân của họ
• Quyền kiểm soát: Thông báo này cung cấp cho người dùng quyền kiểm soát dữ liệu cá nhân của họ, cho phép họ quyết định liệu họ có muốn chia sẻ dữ liệu với tổ chức hay không

Nội dung thông báo cho chủ thể dữ liệu về xử lý dữ liệu cá nhân

Theo quy định của Nghị định 13/2023/NĐ-CP, thông báo xử lý dữ liệu cá nhân phải bao gồm các nội dung như sau:

• Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân
• Loại dữ liệu cá nhân được sử dụng có liên quan tới mục đích xử lý
• Thông tin về các tổ chức, cá nhân khác có liên quan tới mục đích xử lý
• Hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra
• Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc xử lý dữ liệu

Đây là một số thông tin bắt buộc phải có trong thông báo xử lý dữ liệu cá nhân nhằm đảo bảo tính minh bạch, chính xác trong việc xử lý dữ liệu cá nhân. Ngoài các mục đã nêu ở trên, doanh nghiệp có thể thêm các nội dung khác nếu cần thiết để đảm bảo các thông tin về xử lý dữ liệu cá nhân được chính xác nhất cho thể, tránh gây hiều nhầm cho các bên liên quan.

Trường hợp không cần thông báo xử lý dữ liệu cá nhân

Theo Nghị định số 13/2023/NĐ-CP, Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân không cần thực hiện quy định về thông báo xử lý dữ liệu cá nhân trong các trường hợp sau:

• Chủ thể dữ liệu đã biết rõ và đồng ý toàn bộ với nội dung quy định về thông báo xử lý dữ liệu cá nhân trước khi đồng ý cho Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân tiến hành thu thập dữ liệu cá nhân, phù hợp với các quy định về quyền đồng ý của chủ thể dữ liệu tại Điều 9 của Nghị định 13/2023/NĐ-CP.
• Dữ liệu cá nhân được xử lý bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền với mục đích phục vụ hoạt động của cơ quan nhà nước theo quy định của pháp luật.

Như vậy, trong trường hợp cần xử lý dữ liệu cá nhân để phục vụ cho hoạt động của các cơ quan nhà nước được hiệu quả hoặc trong trường hợp csc chủ thể đã biết rõ dữ liệu cá nhân của mình bị xử lý thì không cần phải thông báo về việc xử lý dữ liệu cá nhân.

Hình thức thông báo xử lý dữ liệu cá nhân

Theo quy định của Nghị định số 13/2023/NĐ-CP, việc thông báo xử lý dữ liệu cá nhân phải được thể hiện ở một định dạng có thể được in, sao chép bằng văn bản, bao gồm cả dưới dạng điện tử hoặc định dạng kiểm chứng được. Như vậy việc thông báo bằng miệng hay bất cứ hình thức nào khác không thể kiểm chứng được sẽ không được chấp nhận. Quy định này nhằm đảm bảo tính xác thực và chính xác trong việc thực hiện nghĩa vụ thông báo của các chủ thể có nghĩa vụ bảo vệ thông tin cá nhân của người dùng (chủ thể dữ liệu).

Trách nhiệm của các bên liên quan trong việc thông báo xử lý dữ liệu cá nhân

Theo Nghị định số 13/2023/NĐ-CP, các bên liên quan trong việc thông báo xử lý dữ liệu cá nhân có những trách nhiệm sau:

• Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân có trách nhiệm thực hiện việc thông báo xử lý dữ liệu cá nhân đúng hạn và đúng nội dung quy định.
• Chủ thể dữ liệu có quyền yêu cầu Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân thực hiện việc thông báo xử lý dữ liệu cá nhân.
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền có trách nhiệm giám sát việc thực hiện quy định về thông báo xử lý dữ liệu cá nhân của Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân.

Thông báo và xử lý dữ liệu cá nhân trong một số trường hợp đặc biệt

Trường hợp dữ liệu cá nhân thu được từ hoạt động ghi âm, ghi hình tại nơi công cộng

Trong trường hợp này, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền được ghi âm, ghi hình và xử lý dữ liệu cá nhân thu được trong hoạt động ghi âm, ghi hình phải có trách nhiệm trong việc thông báo để các chủ thể biết được mình đang bị ghi âm, ghi hình, trừ trường hợp cơ quan có thẩm quyền ghi âm ghi hình vì mục đích bảo vệ an ninh quốc gia, trật tự án toàn xã hội, hoặc pháp luật có quy định khác

Trường hợp xử lý dữ liệu cá nhân của người bị tuyên bố mất tích, đã chết

Trong trường hợp muốn xử lý dữ liệu cá nhân của người bị tuyên bố mất tích, đã chết thì phải thông báo và nhận được sự đồng ý của vợ, chồng hoặc con thành niên của người đó, nếu không có những người này thì phải được sự đồng ý của cha mẹ người đó. Trong trường hợp không có những người đã nêu trên thì mặc nhiên quy định là không có sự đồng ý trong việc xử lý dữ liệu cá nhân

Trường hợp xử lý dữ liệu cá nhân của trẻ em

Trong trường hợp này, các tổ chức, cá nhân muốn xử lý dữ liệu phải thông báo và có sự đồng ý của cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp thì mới có thể tiếp tục tiến hành xử lý. Ngoài ra bên xử lý dữ liệu cá nhân cũng phải có trách nhiệm tỏng việc xác minh tuổi của trẻ em trước khi xử lý dữ liệu.

Một số câu hỏi thường gặp liên quan đến thông báo xử lý dữ liệu cá nhân

Việc thông báo xử lý dữ liệu cá nhân có phải bắt buộc hay không?

Theo quy định tại Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, việc thông báo xử lý dữ liệu cá nhân là bắt buộc, trừ trường hợp chủ thể của dữ liệu cá nhân đã biết rõ thông tin cá nhân bị xử lý theo quy định về quyền đồng ý của chủ thể dữ liệu hoặc việc xử lý dữ liệu nhằm phục vụ cho hoạt động của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Không thông báo xử lý dữ liệu cá nhân có thể bị xử lý hình sự hay không?
Có. Theo quy định tại Điều 4, Nghị định 13/2023/NĐ-CP Cơ quan, tổ chức, cá nhân vi phạm quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân tùy theo mức độ có thể bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính, xử lý hình sự theo quy định.

Quý khách hàng có nhu cầu liên quan đến pháp luật hành chính, pháp luật dân sự, pháp luật về dữ liệu cá nhân, soạn thảo chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân xin vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!