Thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh với công ty mẹ

Văn phòng đại diện là tổ chức đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp theo uỷ quyền và bảo vệ các quyền và lợi ích đó, được lập ra với chức năng sau:

• Thực hiện chức năng của một văn phòng liên lạc;
• Thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

Một vài đặc điểm của văn phòng đại diện:

• Không phát sinh nghĩa vụ thuế độc lập;
• Có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện và con dấu riêng để phục vụ các hoạt động trong nội bộ của văn phòng đại diện;
• Không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế với dấu của văn phòng đại diện, nhưng vẫn ký kết hợp đồng theo sự ủy quyền của doanh nghiệp đã mở văn phòng đại diện đó và đóng dấu của doanh nghiệp.

Một vài lưu ý đối khi thành lập văn phòng đại diện:

• Ngành, nghề kinh doanh, nội dung hoạt động của văn phòng đại diện: Không thực hiện đăng ký theo mã ngành cấp 4 trong hệ thống ngành nghề kinh tế Việt Nam mà chỉ ghi nhận nội dung hoạt động dựa theo ủy quyền của công ty mẹ, đa số văn phòng đại diện được ghi nhận là thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, trưng bày giới thiệu sản phẩm;
• Văn phòng đại diện không phải kê khai, nộp thuế môn bài; tuy nhiên văn phòng đại diện có nghĩa vụ kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền công, tiền lương của nhân viên văn phòng đại diện.
• Do có mẫu dấu riêng nên sau khi thành lập doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục công bố mẫu dấu tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
• Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”. Ngoài ra, trụ sở của văn phòng đại diện: không được là chung cư/ tập thể.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

• Thông báo lập văn phòng đại diện;
• Quyết định của Hội đồng thành viên/ Chủ sở hữu công ty/ Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;
• Bản sao Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Giấy chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Văn bản ủy quyền cho người đại diện làm thủ tục ĐKDN.

Quy trình thực hiện thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh:

• Thẩm quyền thực hiện đăng ký thành lập văn phòng đại diện: Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp dự kiến đặt văn phòng đại diện, mà không phải Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính như khi thành lập văn phòng đại diện cùng tỉnh với công ty mẹ;
• Doanh nghiệp có thể tiến hành nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh có thẩm quyền, hoặc nộp trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp;
• Riêng đối với doanh nghiệp lập văn phòng đại diện tại tỉnh, thành phố khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, Phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở gửi thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính;

*Lưu ý: Riêng đối với văn phòng đại diện được đặt tại nước ngoài: trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức mở văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký, kèm theo bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện để bổ sung thông tin về  văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.