Thủ tục gia hạn Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Theo quy định của pháp luật, Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có giá trị trong thời gian tối đa là 05 năm, nhưng không vượt quá thời hạn ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài (nếu có). Sau 05 năm thời hạn hoạt động, các thương nhân nước ngoài có nhu cầu duy trì hoạt động văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục gia hạn Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết về chi tiết Luật Thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
• Thông tư 11/2016/TT-BCT về biểu mẫu thực hiện Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
• Nghị định 98/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động thương mại, sản xuất, buôn bán hàng giả, hàng cấm và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.

Các điều kiện để gia hạn Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

• Thương nhân nước ngoài vẫn còn hoạt động theo pháp luật tại quốc gia mà thương nhân đã thành lập;
• Văn phòng đại diện không vi phạm các quy định của pháp luật Việt Nam;
• Thủ tục gia hạn cần được thực hiện ít nhất 30 ngày trước khi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện hết hạn.

Thủ tục gia hạn Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Thời hạn nộp hồ sơ gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Trong thời hạn ít nhất 30 ngày trước khi Giấy phép hết hạn, thương nhân nước ngoài phải nộp hồ sơ gia hạn thời hạn hoạt động của Văn phòng đại diện.

Hồ sơ gia hạn Giấy phép văn phòng đại diện bao gồm

• Đơn đề nghị gia hạn (theo mẫu của Bộ Công Thương);
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị tương đương (phải được dịch sang tiếng Việt và đóng dấu hợp pháp lãnh sự);
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế của thương nhân nước ngoài (phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng, chứng thực);
• Bản sao Giấy phép thành lập văn phòng đại diện;
• Giấy giới thiệu hoặc ủy quyền cho một cá nhân khác thực hiện thủ tục (trong trường hợp người có nghĩa vụ không trực tiếp thực hiện thủ tục).

Cơ quan giải quyết gia hạn Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện

• Sau khi chuẩn bị đầy đủ thành phần hồ sơ nêu trên, thương nhân nước ngoài đã nộp tại Sở Công Thương tỉnh/thành phố nơi cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
• Hoặc: Trường hợp văn phòng đại diện nằm trong các khu vực nêu trên, hồ sơ sẽ được nộp tại Ban quản lý của khu vực đó.

Thời gian xử lý hồ sơ gia hạn Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

Kết quả:

Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài (có thời hạn mới) hoặc văn bản từ chối nêu rõ lý do.

Phạt vi phạm do Văn phòng đại diện hết hạn mà không thực hiện thủ tục gia hạn

Trường hợp Văn phòng đại diện hết hạn mà thương nhân nước ngoài không làm thủ tục gia hạn Giấy phép thành lập văn phòng đại diện có thể bị phạt từ 60.000.000 đến 100.000.000 đồng (mức tiền phạt gấp đôi do vi phạm của tổ chức).

Các nghĩa vụ cần thực hiện của Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Theo quy định của Luật Thương mại thì Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có những nghĩa vụ sau đây:

• Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam tức không được trực tiếp ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa phục vụ hoạt động kinh doanh và thu tiền tại Việt Nam. Tuy nhiên, nếu Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài mua bán hàng hóa, dicjhvuj cho hoạt động của mình tại Việt Nam thì không bị hạn chế.
• Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật Thương mại cho phép.
• Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 17 Luật Thương mại.
• Nộp thuế đặc biệt thuế thu nhập cá nhân cho người lao động làm việc tại Văn phòng đại diện, các phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Quy định về TrưởngVăn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài

Khoản 6 Điều 33 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định TrưởngVăn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

• Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;
• Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;
• Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;
• Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

Theo quy định pháp luật điều kiện để đứng tên trưởng văn phòng đại điện phải đáp ứng các trường hợp cụ thể sau:

• Nếu giám đốc công ty nhưng không đồng thời là người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác hoặc của tổ chức kinh tế thì vẫn được bổ nhiệm làm Trưởng văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
• Nếu giám đốc công ty đồng thời người là đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác hoặc của tổ chức kinh tế thì không được làm Trưởng văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài.

Một số câu hỏi thường gặp liên quan đến thủ tục gia hạn Giấy phép văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Thương nhân nước ngoài phải gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi nào?

Hồ sơ gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh phải được nộp trong thời hạn ít nhất 30 ngày trước khi Giấy phép hết hạn.

Do Thương nhân nước ngoài phải cung cấp bản Hợp pháp hóa lãnh sự của Đăng ký kinh doanh, xác nhận thuế (Tài liệu chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất) nên Thương nhân nước ngoài và Văn phòng đại diện cần chuẩn bị hồ sơ sớm để kịp thời hạn nộp hồ sơ gia hạn.

Thương nhân có thể vừa gia hạn vừa làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện không?

Trường hợp khi gia hạn giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà có sự thay đổi Giấy phép, Thương nhân nộp hồ sơ gia hạn và hồ sơ điều chỉnh giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cùng một lần để được cấp giấy phép mới.

Hết thời hạn hoạt động của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thì thương nhân có phải làm thủ tục chấm dứt Văn phòng đại diện không?

Trường hợp thương nhân không muốn tiếp tục hoạt động Văn phòng đại diện khi hết hạn, thương nhân cần nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện theo quy định về Chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện.

Dịch vụ gia hạn Giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

• Tư vấn điều kiện, thời điểm nộp hồ sơ gia hạn Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam;
• Hỗ trợ soạn thảo, hoàn thiện hồ sơ, giấy tờ gia hạn Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam;
• Đại diện nộp hồ sơ gia hạn Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam;
• Tư vấn, hỗ trợ thủ tục nộp báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam;
• Kê khai, đóng thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội cho nhân sự của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam;
• Hỗ trợ hoàn thiện các hồ sơ nội bộ của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam;

Mọi thắc mắc về chi tiết thủ tục Gia hạn giấy phép thành lập văn phòng đại diện, vui lòng liên hệ Công ty Luật Việt An để biết thêm chi tiết.

Công ty TNHH Luật Việt An là đơn vị uy tín và chuyên nghiệp cung cấp các dịch vụ tư vấn và hỗ trợ thực hiện thủ tục liên quan đến các lĩnh vực: đầu tư nước ngoài; thành lập doanh nghiệp; xin giấy phép con các ngành, nghề có điều kiện; bảo hộ sở hữu trí tuệ; giấy phép lao động…