Tư vấn thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện khác cơ quan quản lý

Từ ngày 01/7/2025, việc điều chỉnh địa giới hành chính tại nhiều tỉnh, thành phố chính thức có hiệu lực, dẫn đến sự thay đổi địa chỉ hành chính của hàng loạt đơn vị. Để đảm bảo tính đồng bộ trong kê khai thuế, phát hành hóa đơn và giao dịch hành chính khác, doanh nghiệp cần lưu ý cập nhật và sử dụng thông tin địa chỉ phù hợp theo danh mục mới. Luật Việt An xin gửi tới Quý Khách hàng tư vấn thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện khác cơ quan quản lý để doanh nghiệp thuận tiện thực hiện các thủ tục liên quan.

Văn phòng đại diện là gì?

Theo Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị không có tư cách pháp nhân phụ thuộc của công ty chủ quản. Tổ chức được thành lập để thực hiện nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền nhằm bảo vệ và thúc đẩy các lợi ích của doanh nghiệp tại địa phương hoặc thị trường cụ thể.

Song, doanh nghiệp có quyền thành lập một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại bất kỳ địa phương nào trong nước và nước ngoài, miễn là tuân thủ các quy định pháp luật liên quan. Tuy nhiên, mỗi văn phòng đại diện phải thực hiện đăng ký hoạt động và thông báo địa điểm kinh doanh theo đúng quy trình pháp lý.

Vì vậy, trong thời điểm điều chỉnh địa giới hành chính, địa chỉ của các văn phòng đại diện sẽ cần điều chỉnh cho phù hợp với cơ quan quản lý cho phù hợp với quy định, đảm bảo các hoạt động của doanh nghiệp được hoạt động trơn tru.

Thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện khác cơ quan quản lý

Căn cứ Mục 19 Phần II Quyết định 2354/QĐ-BTC năm 2025 quy định về trình tự thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh 2025 của doanh nghiệp như sau:

• Người nộp hồ sơ sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký số hoặc ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Người uỷ quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử để được cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp việc xác thực điện tử bị gián đoạn thì người ủy quyền thực hiện việc xác thực điện tử sau khi được cấp đăng ký doanh nghiệp.

Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người nộp hồ sơ sẽ nhận được giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả điện tử qua tài khoản của người nộp hồ sơ:

• Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp.
• Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Người nộp hồ sơ đăng nhập vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để nhận thông tin phản hồi về kết quả xử lý hồ sơ.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện khác cơ quan quản lý

Căn cứ Mục 19 Phần II Quyết định 2354/QĐ-BTC năm 2025 quy định về hồ sơ thủ tục đăng ký thay địa chỉ chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp sẽ bao gồm: Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

Bên cạnh đó, đối với trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục thì Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định sau đây:

• Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có: Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
• Trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có:
  • Bản sao hợp đồng ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp;
  • Giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.
• Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, nhân viên bưu chính phải nộp: Bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì việc ủy quyền thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, cụ thể:
  • Bản sao hợp đồng ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp;
  • Giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.

Người ủy quyền và người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của việc ủy quyền. Người uỷ quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử để được cấp đăng ký doanh nghiệp.

• Trường hợp việc xác thực điện tử bị gián đoạn thì người ủy quyền thực hiện việc xác thực điện tử sau khi được cấp đăng ký doanh nghiệp.
• Trường hợp người ủy quyền không xác nhận hoặc xác nhận không ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh yêu cầu doanh nghiệp báo cáo theo quy định tại khoản 5 Điều 21 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Cụ thể: Yêu cầu doanh nghiệp báo cáo về việc tuân thủ các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 216 Luật Doanh nghiệp 2020 “Yêu cầu doanh nghiệp báo cáo về việc tuân thủ quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 khi xét thấy cần thiết; đôn đốc việc thực hiện nghĩa vụ báo cáo của doanh nghiệp”.
• Trường hợp chưa có tài khoản định danh điện tử để thực hiện xác thực điện tử thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo bản sao thẻ Căn cước hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc hộ chiếu hoặc hộ chiếu nước ngoài hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực của người uỷ quyền.

Cách thức nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện khác cơ quan quản lý

Người thành lập doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thực hiện có thể đăng ký thay đổi địa chỉ với Cơ quan đăng ký kinh doanh theo Quyết định 2354/QĐ-BTC năm 2025 bằng các phương thức Trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp đến Phòng ĐKKD thuộc Sở Tài chính nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Lệ phí thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện

Theo quy định tại Khoản 3, Điều 57, Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp không phải nộp lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp cập nhật hoặc bổ sung thông tin sau đây:

• Bổ sung thông tin liên hệ như: số điện thoại, số fax, địa chỉ email hoặc website của doanh nghiệp.
• Điều chỉnh địa chỉ trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh do ảnh hưởng từ việc thay đổi đơn vị hành chính.
• Trường hợp doanh nghiệp cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký nhưng không làm thay đổi nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh, đồng thời không thuộc các trường hợp thông báo thay đổi được quy định từ Điều 49 đến Điều 54 của Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Quý Khách hàng có nhu cầu tư vấn thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện khác cơ quan quản lý, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!