Văn phòng đại diện công ty bảo hiểm nước ngoài tại Việt Nam

Với tầng suất đi lên của xã hội hiện nay, nhiều doanh nghiệp nước ngoài luôn tìm kiếm cho mình cơ hội để mở rộng kinh doanh cũng như phát triển nền kinh tế thị trường, đặc biệt là những doanh nghiệp bảo hiểm. Theo đó, việc các doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài hướng đến là mở các văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam. Tuy nhiên, việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam còn gặp nhiều khó khăn liên quan đến vấn đề pháp lý. Bài viết dưới đây của Công ty Luật Việt An sẽ cung cấp những thông tin về Văn phòng đại diện công ty bảo hiểm nước ngoài tại Việt Nam theo quy định của pháp luật.

Cơ sở pháp lý

• Biểu cam kết WTO của Việt Nam;
• Luật Thương mại năm 2020;
• Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Thương mại về việc thành lập, hoạt động, quyền và nghĩa vụ của Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
• Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP;
• Thông tư số 11/2016/TT-BCT quy định biểu mẫu thực hiện Nghị định số 07/2016/NĐ-CP.

Văn phòng đại diện là gì?

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện công ty bảo hiểm tại Việt Nam

Văn phòng đại diện công ty bảo hiểm tại Việt Nam là gì?

Văn phòng đại diện công ty bảo hiểm tại Việt Nam là đơn vị kinh doanh phụ thuộc của công ty mẹ từ nước ngoài, được thành lập theo pháp luật Việt Nam, với chức năng được phép tuyển dụng nhân viên để quản lý và xúc tiến hợp đồng mua bán với đối tác kinh doanh địa phương, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, tìm kiếm cơ hội mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.

Khác với việc thành lập doanh nghiệp hay chi nhánh phải tuân theo các quy định nghiêm ngặt về vốn, thì việc gia nhập thị trường Việt Nam nhằm tìm kiếm đối tác, khách hàng dưới dạng văn phòng đại diện sẽ thuận lợi hơn cho các doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài mới thành lập và chưa có đủ tiềm lực tài chính cho việc mở rộng thị trường.

Cơ sở thành lập văn phòng đại diện công ty bảo hiểm nước ngoài tại Việt Nam

Theo cam kết tại Biểu cam kết dịch vụ trong khuôn khổ WTO của Việt Nam, nhà đầu tư nước ngoài không bị hạn chế khi thành lập hiện diện thương mại dưới dạng văn phòng đại diện công ty bảo hiểm nước ngoài tại Việt Nam để cung ứng các dịch vụ bảo hiểm với phạm vi cung ứng dịch vụ như sau:

• Bảo hiểm gốc, gồm: Bảo hiểm nhân thọ (trừ bảo hiểm y tế) và Bảo hiểm phi nhân thọ;
• Tái bảo hiểm và nhượng tái bảo hiểm;
• Trung gian bảo hiểm (như môi giới bảo hiểm và đại lý bảo hiểm);
• Dịch vụ hỗ trợ bảo hiểm (như tư vấn, dịch vụ tính toán, đánh giá rủi ro và giải quyết bồi thường).

Đặt tên Văn phòng đại diện

• Tên Văn phòng đại diện phải được viết trong bảng chữ cái Tiếng Việt, chữ số và các kí hiệu;
• Tên phải bao gồm cụm từ “Văn phòng đại diện”;
• Tên Văn phòng đại diện phải được gắn tại trụ sở của Văn phòng đại diện, được in và viết với khổ chữ nhỏ hơn tên thương nhân nước ngoài trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do Văn phòng đại diện phát hành.

Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện

Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và Văn phòng đại diện không được phép cho thuê, mượn lại trụ sở.

Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện công ty bảo hiểm tại Việt Nam

Doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài chỉ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Công ty nước ngoài đã được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận;
• Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.
• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Các bước thành lập Văn phòng đại diện công ty bảo hiểm tại Việt Nam

Bước 1: Chuẩn bị tài liệu

Để được cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam, công ty bảo hiểm nước ngoài cần chuẩn bị hồ sơ như sau:

• Đơn đề nghị thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện của doanh nghiệp nước ngoài kí;
• Bản sao Giấy đăng kí kinh doanh hoặc giấy tờ khác có giá trị tương đương phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;
• Văn bản cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương đã được hợp pháp hóa lãnh sự;
• Bản sao hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân, Căn cước công dân của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Tài liệu liên quan đến địa điểm dự kiến đặt Văn phòng đại diện. Trong đó:
• Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
• Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định pháp luật.
• Giấy ủy quyền cho Luật Việt An thực hiện thủ tục.

Lưu ý: Các hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trên phải được dịch ra Tiếng Việt và chứng thực theo quy định pháp luật của Việt Nam.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Công ty bảo hiểm nước ngoài nộp hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện tại Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện.

Bước 3: Đăng ký cấp con dấu và đăng ký mẫu dấu của Văn phòng đại diện

Doanh nghiệp có quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu của Văn phòng đại diện.

Thời hạn hoàn thành: 05 ngày làm việc.

Bước 4: Mở tài khoản ngân hàng

Văn phòng đại diện mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.

Bước 5: Đăng ký cấp Thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện

• Công ty bảo hiểm đăng kí cấp chứng nhận mã số thuế của Văn phòng đại diện tại Cục thuế nơi đặt trụ sở Văn phòng đại diện.
• Thời hạn hoàn thành: 05 -07 ngày làm việc.

Thời hạn cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty bảo hiểm tại Việt Nam

• Thương nhân nước ngoài có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc bằng đường bưu điện hoặc trực tuyến đến Cơ quan cấp giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện;
• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam sẽ kiểm tra và yêu cầu bổ sung tài liệu còn thiếu; Việc cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam sẽ được trả lời trong 07 ngày làm việc.

Lệ phí cấp giấy phép

Lệ phí khi cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là 3.000.000 đồng/giấy phép.

Dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện công ty bảo hiểm nước ngoài tại Việt Nam của công ty luật Việt An

• Tư vấn trước thành lập về các vấn đề liên quan đến việc thành lập Văn phòng đại diện công ty bảo hiểm tại Việt Nam;
• Soạn thảo hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện công ty bảo hiểm tại Việt Nam phù hợp với các yêu cầu của Khách hàng và quy định của pháp luật;
• Xin cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty bảo hiểm tại Việt Nam;
• Đăng ký cấp con dấu và Giấy chứng nhận mẫu dấu cho Văn phòng đại diện công ty bảo hiểm tại Việt Nam;
• Đăng ký và hoàn thành thủ tục cấp Thông báo mã số thuế cho Văn phòng đại diện công ty bảo hiểm tại Việt Nam;
• Tư vấn các thủ tục sau thành lập Văn phòng đại diện công ty bảo hiểm tại Việt Nam.

Quý khách hàng quan tâm đến thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty bảo hiểm nước ngoài tại Việt Nam vui lòng liên hệ Công ty Luật Việt An để được hỗ trợ trọn gói nhanh chóng, chính xác nhất!

Bài viết được cập nhật đến tháng 3/2024, bất kỳ sự thay đổi về pháp luật nào chưa được cập nhật, vui lòng liên hệ đến Luật Việt An để được hỗ trợ.