Thủ tục khắc dấu văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh là một trong những hình thức hiện diện thương mại phổ biến của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Thương nhân nước ngoài được thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh của mình tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam hiện là thành viên. Chính vì vậy mà các thủ tục hành chính liên quan tới việc thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam cũng ngày càng được quan tâm. Trong bài viết dưới đây, Công ty Luật Việt An sẽ trình bày những nội dung pháp lý liên quan tới thủ tục khắc dấu văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp 2020;
• Luật Thương mại 2005;
• Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu;
• Nghị định 01/2021 NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Thương mại về việc thành lập, hoạt động, quyền và nghĩa vụ của Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Khái quát về văn phòng đại diện, chi nhánh thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Văn phòng đại diện là gì?

• Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó;
• Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để thực hiện hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép;
• Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp không có tư cách pháp nhân;
• Văn phòng đại diện được phép thay mặt công ty ký kết hợp đồng để phục vụ cho hoạt động của văn phòng như thuê nhà, mua sắm thiết bị, ký hợp đồng lao động,…

Chi nhánh là gì?

• Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện tòa bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền.
• Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện và chi nhánh thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có bắt buộc có con dấu hay không?

• Về bản chất, văn phòng đại diện hay chi nhánh không phải là một pháp nhân độc lập, vì vậy pháp luật Việt Nam hiện nay không bắt buộc văn phòng đại diện và chi nhánh phải có con dấu riêng và đăng ký con dấu.
• Văn phòng đại diện, chi nhánh của thương thương nhân nước ngoài có quyền sử dụng con dấu của doanh nghiệp theo quy định cụ thể nhằm thực hiện công việc mà doanh nghiệp ủy quyền.
• Tuy nhiên, trên thực tế, các văn phòng đại diện và chi nhánh của thương nhân nước ngoài hiện nay hầu hết phải sử dụng con dấu riêng để thuận tiện cho các hoạt động của mình.
• Như vậy, việc có con dấu riêng không phải là nghĩa vụ bắt buộc mà là quyền của văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
• Trường hợp sử dụng con dấu của văn phòng đại diện, chi nhánh thương nhân nước ngoài tại Việt Nam sẽ bắt buộc phải tiến hành đăng ký trước khi sử dụng.

Các quy định về con dấu của văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Số lượng con dấu

• Doanh nghiệp nước ngoài được quyết định về số lượng con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện.
• Chủ thể có quyền quyết định là:
• Chủ doanh nghiệp tư nhân (đối với doanh nghiệp tư nhân);
• Hội đồng thành viên (đối với công ty hợp danh);
• Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn);
• Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần).

Hình thức con dấu

• Dấu bao gồm dấu làm tại cơ sở khắc dấu, theo các hình thức:
• Dấu nổi: là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống như dấu ướt, khi sử dụng đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nổi nội dung thông tin trên bề mặt con dấu;
• Dấu thu nhỏ: là loại dấu ướt hoặc dấu nổi nhưng có kích thước nhỏ hơn;
• Dấu xi: là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống như dấu ướt, khi sử dụng con dấu dùng chất liệu xi để đóng niêm phong sẽ in nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.
• Ngoài ra, hiện nay, các doanh nghiệp sử dụng con dấu dưới hình thức chữ ký theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử như thủ tục thuế trực tuyến, bảo hiểm xã hội điện tử, giao dịch ngân hàng trực tuyến, hóa đơn điện tử hay hải quan điện tử;
• Pháp luật không có quy định cụ thể về hình dạng hay màu mực của con dấu vì vậy hình thức con dấu văn phòng đại diện, chi nhánh do doanh nghiệp nước nước ngoài quyết định.

Nội dung con dấu

• Theo quy định của pháp luật, nội dung con dấu văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân thương nhân nước ngoài tại Việt Nam do doanh nghiệp tự quyết định, không chịu ràng buộc bởi bất kỳ quy định pháp luật nào.
• Tuy nhiên, thông thường, nội dung mẫu con dấu của văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài là con dấu thông tin, có hiển thị tên, địa chỉ và số điện thoại văn phòng đại diện để phục vụ một số hoạt động quảng bá.
• Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thêm ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung con dấu của văn phòng đại diện, chi nhánh

Lưu ý về nội dung con dấu

Ngoài việc bảo đảm về quyền sở hữu trí tuệ, những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây không được sử dụng khi làm mẫu dấu:

• Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
• Hình ảnh, biểu tượng, tên quốc gia, tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội…;
• Ngôn ngữ, ký hiệu, hình ảnh vi phạm lịch sử, đạo đức, văn hoá và thuần phong mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

Các trường hợp đăng ký mẫu con dấu của thương nhân nước ngoài

• Đăng ký mẫu con dấu khi thương nhân người nước ngoài mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng, không vi phạm các quy định về con dấu của pháp luật Việt Nam;
• Đăng ký mẫu con dấu khi thương nhân đó khắc dấu tại Việt Nam và đăng ký sử dụng.

Thủ tục đăng ký mới mẫu dấu của văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Bước 1: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

• Thủ tục khắc dấu được thực hiện tại Phòng Quản lý hành chính về trật tự an toàn xã hội của Công an tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính của văn phòng đại diện, chi nhánh.
• Hồ sơ khắc dấu gồm:
• Giấy phép thành lập văn phòng đại diện;
• CMND/Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Giấy ủy quyền cho Luật Việt An thay mặt thực hiện thủ tục. Giấy ủy quyền phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Bước 2. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra thông tin, giấy tờ có trong hồ sơ và thực hiện theo các quy định sau:

• Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải ghi giấy biên nhận hồ sơ, ghi rõ ngày tiếp nhận hồ sơ, ngày trả kết quả và giao trực tiếp cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử tới liên hệ nộp hồ sơ;
• Trường hợp hồ sơ chưa vừa đủ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm thông báo ngay và hướng dẫn để cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước hoàn thiện hồ sơ;
• Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện tiếp nhận, cơ quan đăng ký mẫu con dấu phải có văn bản trả lời cơ quan, tổ chức về việc từ chối giải quyết hồ sơ.

Thời hạn hoàn thành: 05 ngày làm việc.

Thủ tục đăng ký lại mẫu dấu của văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài cần tiến hành đăng ký lại mẫu dấu trong các trường hợp:

• Con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc thay đổi chất liệu;
• Có sự thay đổi về tên, tổ chức chi nhánh, văn phòng đại diện;
• Văn phòng đại diện, chi nhánh bị mất con dấu;
• Văn phòng đại diện, chi nhánh hết hạn con dấu.

Bước 1: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

• Thủ tục đăng ký lại mẫu dấu được thực hiện tại Phòng Quản lý hành chính về trật tự an toàn xã hội của Công an tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính của văn phòng đại diện, chi nhánh.
• Hồ sơ đăng ký lại dấu gồm:
• Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu dấu, trong đó nêu ra lý do đăng ký lại.
• Giấy phép thành lập văn phòng đại diện;
• CMND/Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu được cấp trước đó;
• Giấy ủy quyền cho Luật Việt An thay mặt thực hiện thủ tục. Giấy ủy quyền phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Bước 2. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra thông tin, giấy tờ có trong hồ sơ và thực hiện theo các quy định  sau:

• Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải ghi giấy biên nhận hồ sơ, ghi rõ ngày tiếp nhận hồ sơ, ngày trả kết quả và giao trực tiếp cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử tới liên hệ nộp hồ sơ;
• Trường hợp hồ sơ chưa vừa đủ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm thông báo ngay và hướng dẫn để cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước hoàn thiện hồ sơ;
• Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện tiếp nhận, cơ quan đăng ký mẫu con dấu phải có văn bản trả lời cơ quan, tổ chức về việc từ chối giải quyết hồ sơ.

Lưu ý:

Văn bản, giấy tờ có trong hồ sơ là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm theo bản chính để cán bộ tiếp nhận hồ sơ đối chiếu theo quy định của pháp luật.

Quý khách hàng có nhu cầu thực hiện thủ tục khắc dấu văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, hoặc tư vấn về thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, xin vui lòng liên hệ Công ty Luật Việt An để được chúng tôi hỗ trợ tốt nhất!